Canllawiau i Swyddogion Canlyniadau sy’n gweinyddu etholiad y Senedd

Dylai eich cynllun prosiect gynnwys manylion ynghylch sut fyddwch yn cyflawni’r prosesau allweddol, gan gynnwys enwebiadau, agor pleidleisiau post, pleidleisio mewn gorsafoedd pleidleisio, a'r dilysu a'r cyfrif. Dylai hefyd gynnwys sut fyddwch yn cyflawni eich dyletswydd i sicrhau bod yr orsaf bleidleisio yn hygyrch i bob pleidleisiwr. Am ragor o wybodaeth i gefnogi eich gwaith cynllunio, gweler ein canllawiau ynghylch deall y rhwystrau rhag pleidleisio.

Yn achos etholaeth sy'n cwmpasu mwy nag un awdurdod lleol, bydd sefydlu llinell gyfathrebu yn gynnar yn y broses gydag unrhyw ddirprwyon sydd wedi'u penodi yn eich cynorthwyo chi i gynllunio'n effeithiol.

Gall sefydlu rhagdybiaethau realistig a chadarn eich helpu i gynllunio ar gyfer cyflawni’r prosesau allweddol hyn. Gall rhagdybiaethau cadarn ddarparu tystiolaeth ddefnyddiol wrth egluro eich penderfyniadau, ac felly dylech eu dogfennu. Bydd rhannu’r rhagdybiaethau â rhanddeiliaid yn gynnar hefyd yn eu galluogi i gael eu profi gan eraill am eu cadernid cyn i’r gwaith cynllunio manwl gael ei gwblhau a bydd yn helpu i fagu hyder yn eich cynlluniau. 

Dylai eich cynlluniau gynnwys rhagdybiaethau sy’n ymwneud â disgwyliadau ar gyfer y canlynol:

• y nifer sy’n pleidleisio ar ddiwrnod yr etholiad
• nifer y pleidleiswyr drwy’r post
• nifer yr ymgeiswyr 
• argaeledd staff
• cyflymder a gallu'r staff
• amserlen ar gyfer cwblhau pob proses

Dylid adolygu’r holl gynlluniau a rhagdybiaethau yn rheolaidd, ac yn enwedig ar adegau allweddol o’r broses fel cau enwebiadau, lle all risgiau newid yn dibynnu ar gyd-destun yr etholiad, ac a allai effeithio ar eich rhagdybiaethau cynllunio. Bydd hyn yn helpu i hysbysu asesiad realistig ynghylch a fyddwch yn gallu cyflawni’r cynllun cyffredinol, ac a fydd angen rhoi cynlluniau wrth gefn ar waith a pha bryd. 

Ym mhob achos, dylai eich cynllun fod yn ddigon hyblyg i’ch galluogi i ymateb os bydd unrhyw un o’ch rhagdybiaethau yn newid, gan gynnwys pa gamau wrth gefn y byddwch yn eu cymryd dan amgylchiadau o’r fath, a dylech gyfathrebu â rhanddeiliaid drwy gydol eich proses gynllunio a bod yn barod i egluro’r rhesymau dros y penderfyniadau rydych yn eu gwneud. Ar gyfer penderfyniadau allweddol, dylech roi eich rhesymau i randdeiliaid yn ysgrifenedig.

Y nifer a bleidleisiodd

Mae nifer y pleidleiswyr a ddisgwylir yn ffactor hollbwysig wrth benderfynu ar eich cynlluniau a deall pa adnoddau fydd eu hangen ar gyfer y rhan fwyaf o brosesau, yn enwedig ar gyfer gorsafoedd pleidleisio a’r dilysu a’r cyfrif. Dylech benderfynu beth fydd y nifer a fydd yn debygol o bleidleisio - gan ystyried y potensial ar gyfer ymgysylltu a diddordeb hwyr yn yr etholiadau, pan fydd y cwmpas ar gyfer addasu cynlluniau yn gyfyngedig.

Dylai eich amcangyfrif o’r nifer sy’n pleidleisio fod yn seiliedig ar y dybiaeth, yn y fan leiaf, na fydd nifer y pleidleiswyr yn is na’r nifer a bleidleisiodd yn yr etholiadau diwethaf. 

Dylech ystyried effaith y newidiadau i'r broses o wneud cais am bleidlais bost ac effaith hyn ar nifer tybiedig y pleidleisiau post. 

Dylech hefyd ystyried patrymau cyfraddau pleidleisiau post mewn unrhyw etholiadau blaenorol ac unrhyw beth a allai effeithio ar hyn. Er enghraifft, gallai dadleuon rhwng Arweinwyr ar y teledu achosi ton o bobl yn cofrestru a cheisiadau pleidleisio absennol yn hwyr, yn ogystal â chael effaith ar y patrwm traddodiadol o ba bryd mae pleidleisiau post yn cael eu dychwelyd, a chael effaith ar y nifer sy'n pleidleisio.

Mae bob amser yn fwy diogel bod yn ofalus mewn perthynas â’r nifer sy’n pleidleisio gan fod datblygiadau cenedlaethol a lleol yn gallu arwain at newidiadau cyflym yn y nifer sy’n pleidleisio.

Bydd yr adnoddau sydd gennych i gynnal y prosesau hyn, gan gynnwys nifer y staff a maint y lleoliad, hefyd yn ystyriaeth berthnasol i’ch gwaith cynllunio. 

Nifer y pleidiau a/neu ymgeiswyr

Bydd nifer y pleidiau a/neu ymgeiswyr sy’n sefyll mewn etholiad hefyd yn effeithio ar eich ystyriaethau cynllunio. Er enghraifft, gallai nifer fawr o bleidiau a/neu ymgeiswyr unigol sy’n sefyll mewn etholiad olygu: 

• bydd y papurau pleidleisio yn fawr ac efallai y bydd staff a phleidleiswyr yn eu trin yn fwy araf
• y gall fod angen dyfais bleidleisio gyffyrddadwy hirach er mwyn gwneud lle i'r papur pleidleisio hirach
• bydd angen mwy o le ar gyfer y papurau pleidleisio mawr
• efallai y bydd y broses gyfrif ar gyfer gwahanu’r pleidleisiau i fwndeli ar gyfer pleidiau a/neu ymgeiswyr penodol yn fwy araf ac yn cymryd mwy o le
• efallai y bydd angen mwy o le i ymgeiswyr ac asiantiaid yn y lleoliadau

Er mwyn sefydlu’r nifer tebygol o bleidiau a/neu ymgeiswyr unigol, dylech:

• gysylltu'n gynnar â’r pleidiau gwleidyddol
• monitro mynegiannau o ddiddordeb
• monitro ceisiadau am becynnau enwebu

Yna gellir ystyried yr wybodaeth hon wrth wneud penderfyniadau ynghylch lleoliadau, gosodiad y cyfrif, yr offer angenrheidiol a’r gofynion staffio i sicrhau bod yr etholiad yn cael ei gynnal yn ddiogel.

Dylech adolygu eich rhagdybiaethau cynllunio unwaith y byddwch yn gwybod manylion yr holl ymgeiswyr sy’n sefyll yn eich ardal, i sicrhau eu bod yn dal yn addas neu os oes angen gwneud unrhyw newidiadau i sicrhau bod y diwrnod pleidleisio a’r cyfrif yn cael eu cynnal yn ddidrafferth, yn ddiogel ac yn effeithlon. 

Am ragor o wybodaeth, gweler ein canllawiau ynghylch ystyriaethau diogelwch mewn digwyddiadau etholiadol. 

Staffio ac amseru

Dylech edrych ar nifer y staff a’r prosesau a ddefnyddiwyd mewn etholiadau blaenorol a nifer y papurau pleidleisio a broseswyd. Yna gellir defnyddio gwerthusiad o’r prosesau a’r cymarebau staffio, a phryd y cwblhawyd gwahanol gamau proses yr etholiad, i fod yn sail i benderfyniadau ar gyfer yr etholiadau hyn.

Dylech rannu’r manylion a’r amseroedd hyn â rhanddeiliaid ynghyd â’r rhagdybiaethau sy’n sail iddynt. 

Efallai y bydd gan rai rhanddeiliaid ddisgwyliadau ynghylch pa mor gyflym y gellir cwblhau’r prosesau, nad oes modd eu cyflawni’n ymarferol, a gall hyn arwain at densiwn a rhwystredigaeth. Er mwyn rheoli disgwyliadau, dylech egluro’n eithaf manwl y prosesau dan sylw a pha mor hir y mae pob cam yn debygol o’i gymryd. Am ragor o wybodaeth, darllenwch ein canllawiau ynghylch darparu gwybodaeth ynghylch prosesau etholiadol allweddol.