Canllawiau i Swyddogion Canlyniadau sy’n gweinyddu etholiad y Senedd

Dylech sicrhau bod y prosesau dilysu a chyfrif yn cael eu cynllunio a’u rheoli i sicrhau canlyniad cywir, gyda thrywydd archwilio clir a’u bod yn dryloyw, gyda phopeth yn cael ei wneud yng ngolwg pawb sydd â hawl i fod yn bresennol. 

Gall y dilysu a’r cyfrif ddigwydd mewn gwahanol leoliadau a dan yr amgylchiadau hyn bydd angen i chi ystyried teithio i’r gwahanol leoliadau a’r effaith ar yr amseru, y camau sydd eu hangen i bacio’r papurau pleidleisio yn unol â rheolau perthnasol yr etholiad, a threfnu cludiant diogel i leoliad y cyfrif.

Dewiswch y lleoliad(au)

Wrth ddewis y lleoliad(au) ar gyfer y dilysu a’r cyfrif, dylech ystyried:

• hwylustod y lleoliad 
• gwersi a ddysgwyd o ddigwyddiadau etholiadol blaenorol
• trefniadau mynediad ar gyfer cerbydau a pharcio
• mynedfeydd ar gyfer y rheini sydd â hawl i fod yn bresennol a staff, ac ar gyfer danfon y blychau pleidleisio
• mynediad i bobl anabl, i’r lleoliad ac oddi mewn iddo
• maint y lleoliad gan ystyried:
  • y lle sydd ei angen i gynnal y dilysu, cyfrif a phryd bynnag sy'n briodol, prosesau casglu, cyfrifo a dyrannu seddi
  • digonedd o le i storio parseli, blychau pleidleisio ac offer arall
  • digonedd o le i’r rheini sydd â hawl i fod yn bresennol ac i arsylwi’r broses yn ystod y cyfrif
• golau yn y lleoliad ac yn allanol
• gwres yn yr adeilad
• llwyfan neu blatfform ar gyfer cyhoeddi’r canlyniadau, ac ar gyfer gwneud cyhoeddiadau rheolaidd drwy gydol y gweithdrefnau
• acwsteg y lleoliad
• systemau TG a chyfathrebu mewnol ac allanol, yn cynnwys unrhyw rai sydd eu hangen ar gyfer cyfathrebu a chyfleu gwybodaeth, yn cynnwys canlyniadau
• cyfleusterau ar gyfer y rheini sy’n mynychu'r dilysu a’r cyfrif
• gofynion y cyfryngau 
• gofynion dodrefnu 
• gofynion diogelwch a storio 
• trefniadau wrth gefn i fynd i'r afael â'r risg o golli lleoliad

Dylech sicrhau bod pob darn o offer, yn cynnwys yr offer i'w ddefnyddio i drosglwyddo gwybodaeth, yn cael ei brofi cyn y dilysu a'r cyfrif. Dylech hefyd sicrhau bod gennych chi drefniadau wrth gefn ar waith rhag i offer dorri neu broblem trydan. 

Cynllunio trefn yr ystafell

Mae angen i chi sicrhau bod eich holl brosesau’n dryloyw, gyda phopeth yn y dilysu a’r cyfrif yn cael ei wneud yng ngolwg pawb sydd â hawl i fod yn bresennol, gan eu galluogi i fod yn hyderus bod y broses gyfrif yn cael ei rheoli’n dda ac er mwyn iddynt allu bod yn hyderus yn y canlyniad.

Dylech baratoi cynlluniau gosodiadau ar gyfer eich lleoliad(au) dilysu a chyfrif yn gynnar. Bydd cynllun ystafell da yn seiliedig ar y model dilysu a chyfrif rydych yn penderfynu ei fabwysiadu, ystyriaeth o'r llifoedd gwaith rydych yn bwriadu eu dilyn a'r gofod fydd gennych ar gael. 

Er mwyn osgoi unrhyw broblemau yn ystod y dilysu a’r cyfrif, dylech roi eich hun mewn sefyllfa ymgeisydd neu asiant wrth gynllunio trefn yr ystafell i brofi a yw’r trefniadau yn sicrhau'r tryloywder angenrheidiol.

Fodd bynnag, mae angen i chi hefyd sicrhau na amharir ar waith eich staff gan y rhai sy’n arsylwi’r broses. 

Wrth ystyried cynllun a threfn y dilysu a’r cyfrif, dylech ystyried y canlynol:

• bod trefniadau diogelwch priodol ar waith i sicrhau mai dim ond y rheini sy'n gymwys i fynychu sy'n gwneud hynny mewn gwirionedd
• bod digon o fyrddau ar gyfer nifer y staff dilysu a chyfrif yr ydych wedi'u penodi a digon o le i'r prosesau gael eu cyflawni'n effeithlon
• trefn y byrddau:
  • yn ystyried nifer yr asiantiaid cyfrif sy'n debygol o gael eu penodi i oruchwylio'r dilysu a'r cyfrif, yn ogystal ag eraill sydd â hawl i fod yn bresennol
  • yn ei gwneud yn rhwydd i bawb sydd â hawl i fod yn bresennol i weld
  • nifer a maint tebygol y papurau pleidleisio
• digon o le o gwmpas y byrddau a mannau dosbarthu a chael gwared ar unrhyw rwystrau
• bod digon o seddi ar gyfer y rhai sydd â hawl i fynychu’r gweithdrefnau
• bod proses annerch y cyhoedd yn gweithio'n iawn gyda digon o sŵn yn dod ohoni 
• ystyriwyd gofynion y cyfryngau, e.e. drwy ddarparu ardal ar wahân ar gyfer y cyfryngau, gan ei bod yn debygol eu bod angen lle ar gyfer eu hoffer arbenigol (sy’n swmpus weithiau)
• bod iechyd a diogelwch pawb sy’n mynychu wedi cael ei asesu, er enghraifft:
  • ni ddylai unrhyw geblau o offer neu gamerâu'r cyfryngau fod yn risg o faglu i unrhyw un sy’n bresennol yn y gweithdrefnau
  • ni ddylid rhwystro mynediad rhwydd at allanfeydd argyfwng mewn unrhyw ffordd
  • ni ddylid mynd dros uchafswm capasiti y lleoliad
• pryd bynnag mae angen, dylai fod ardal addas ar gael ar gyfer unrhyw waith casglu canlyniadau, cyfrifo a dyrannu seddi (fel sy'n briodol)