Canllawiau i Swyddogion Canlyniadau sy’n gweinyddu etholiad y Senedd
Datblygu cynlluniau ar gyfer yr etholiad
Cynllun Prosiect
Dylech baratoi cynllun prosiect, ei drin fel dogfen fyw, ei adolygu’n rheolaidd, a’i ddefnyddio i fonitro cynnydd.
Dylech gofnodi’r holl gamau a gymerwyd i baratoi eich cynllun er mwyn gallu darparu trywydd archwilio sy’n dangos eich proses gwneud penderfyniadau. Dylech allu egluro eich penderfyniadau, a dylech fod yn barod i wneud hynny mewn ymateb i ymholiadau.
Dylai eich cynllun sicrhau:
- gall pleidleiswyr bleidleisio'n hawdd a gwybod y caiff eu pleidlais ei chyfrif yn y modd a fwriadwyd ganddynt
- ei bod yn hawdd i bobl sydd eisiau sefyll mewn etholiad gael gwybod sut i gymryd rhan, beth yw’r rheolau, a beth y mae’n rhaid iddynt ei wneud i gydymffurfio â’r rheolau hyn
- bod pawb â'r hyder i gymryd rhan yn ddiogel yn y broses etholiadol
- bod pawb â'r hyder yn y modd y caiff y broses a'r canlyniadau eu rheoli
Rydym wedi cynhyrchu cynllun prosiect enghreifftiol y gallech ei ddefnyddio a’i addasu i gyd-fynd â’ch amgylchiadau lleol pe dymunech. Mae’r cynllun prosiect enghreifftiol yn cynnwys nifer o enghreifftiau o bethau i’w cyflawni a dylech hefyd ychwanegu unrhyw rai eraill rydych chi’n eu hystyried yn angenrheidiol, gan gynnwys rhai sy’n benodol i’ch amgylchiadau lleol
Gallwch ddod o hyd i'r cynllun prosiect enghreifftiol yn adran gynllunio ein tudalen adnoddau.
Etholaethau trawsffiniol
Yn achos etholaeth sy'n cwmpasu mwy nag un awdurdod lleol, dylai bod yr ymgysylltu rhyngoch chi ac unrhyw ddirprwyon penodedig yn eich ardal yn dechrau yn gynnar yn y broses i gefnogi profiad o ansawdd uchel cyson i bleidleiswyr a'r rheini sy'n sefyll yn yr etholiad.
Cyn dechrau cynllunio’n fanwl, dylech nodi beth rydych chi eisiau ei gyflawni a sut beth fyddai llwyddiant. Dylai eich cynllun prosiect gynnwys amcanion wedi’u diffinio’n glir a mesurau llwyddiant i’ch helpu i fesur i ba raddau y mae’r broses o gynnal yr etholiad wedi bod yn llwyddiannus fel rhan o’r cynllun prosiect enghreifftiol.
Dylech sicrhau bod eich cynllun yn adlewyrchu cyd-destun a natur benodol yr etholiadau, gan gynnwys unrhyw newidiadau i ddeddfwriaeth neu’r dirwedd wleidyddol ers etholiad diwethaf y Senedd. Byddai hyn yn cynnwys unrhyw gyfarwyddiadau neu argymhellion a wneir gan y Bwrdd Rheoli Etholiadol.
Dylai eich cynllun prosiect hefyd nodi’r adnoddau sydd eu hangen, gan gynnwys unrhyw feichiau newydd, er enghraifft unrhyw gostau newydd sy’n gysylltiedig â gwneud addasiadau rhesymol i bleidleiswyr mewn gorsafoedd pleidleisio. Ar ôl pennu’r ffioedd a’r taliadau ar gyfer etholiad y Senedd, dylech gysoni’r costau a ragwelir ar gyfer gweithgareddau â’r gyllideb sydd ar gael. Dylech gymryd pob cam angenrheidiol i sicrhau bod yr awdurdodau lleol yn darparu’r adnoddau angenrheidiol i’ch galluogi i gyflawni eich swyddogaethau.
Mae angen i chi hefyd gynllunio ar gyfer gweithredu gofynion hygyrchedd yn y gorsafoedd pleidleisio.
Dylai eich cynlluniau gynnwys:
- lle mae angen ystyried hygyrchedd
- pa rwystrau sy’n atal pawb rhag cael yr un cyfle i bleidleisio
- pa bryd y bydd angen i chi weithredu unrhyw ofynion a nodwyd; er enghraifft, os oes angen i chi brynu offer ychwanegol – a fydd yn cael ei dderbyn mewn pryd?
- nodiadau ysgrifenedig o'r holl ystyriaethau a'r camau a gymerwyd mewn perthynas ag unrhyw addasiadau rhesymol y gofynnwyd amdanynt
Dylech hefyd sefydlu perthynas waith gydag arbenigwyr yn yr awdurdodau lleol yn eich etholaeth a ddylai allu cynnig cymorth a chyngor ar unrhyw addasiadau rhesymol sydd eu hangen.
Mae addasiad rhesymol yn newid a wneir i leihau neu ddileu anfantais mewn perthynas ag anabledd rhywun o’i gymharu â phobl nad ydynt yn anabl. Er enghraifft, cael gwared ar rwystrau ffisegol neu ddarparu cymorth ychwanegol i bobl anabl.
Bydd angen i chi adolygu eich cynlluniau i sicrhau eu bod yn amlinellu eich prosesau a’r mesurau diogelu sydd gennych ar waith, gan y byddant yn rhoi sylfaen gadarn i chi gyflawni eich rhwymedigaethau diogelu data. Bydd swyddog diogelu data eich cyngor yn gallu eich helpu i fodloni eich gofynion a chanfod yr arferion gorau. Yn benodol, bydd angen i chi sicrhau eich bod wedi cofrestru â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth fel rheolydd data.
Am ragor o wybodaeth ynghylch y ddeddfwriaeth diogelu data, yn cynnwys cofrestru fel rheolydd data, gweler ein canllawiau ynghylch Diogelu Data.
Etholaethau trawsffiniol
Yn achos etholaeth sy'n cwmpasu mwy nag un awdurdod lleol, mae yna oblygiadau ymarferol ar gyfer rheoli prosesau allweddol a dylech adlewyrchu hyn yn eich gwaith cynllunio. Er enghraifft, chi fydd yn gyfrifol am ddilysu llofnodion a dyddiadau geni ar ddatganiadau pleidleisiau post a ddychwelir gan etholwyr o un neu fwy ardal awdurdod lleol, yn ogystal ag o'ch ardal awdurdod lleol eich hun.
Byddwch hefyd yn gyfrifol am ddarpariaeth a chyfarpar gorsafoedd pleidleisio am yr etholaeth gyfan, a bydd angen i chi benderfynu sut ydych chi'n rheoli hyn.
Dylech gysylltu â'r Swyddog Cofrestru Etholiadol, a dirprwyon penodedig ac unrhyw staff arall perthnasol yr etholiad o unrhyw ardal(oedd) awdurdod lleol arall yn eich etholaeth wrth i chi gynllunio ar gyfer cyflawni'r pleidleisio.
Cofrestr Risg
Dylech hefyd baratoi cofrestr risg, a ddylai hefyd fod yn ddogfen fyw sy’n cael ei hadolygu’n rheolaidd. Dylech ddefnyddio eich cofrestr risg i fonitro’r risgiau hysbys a dogfennu unrhyw newidiadau mewn risg, yn ogystal â sicrhau bod camau lliniaru yn cael eu nodi a’u cymryd fel y bo’n briodol. Dylai eich cofrestr risg nodi:
- unrhyw anawsterau a phroblemau a allai godi, a'r camau a gymerwyd i'w lliniaru
- difrifoldeb unrhyw risg drwy nodi’r tebygolrwydd y bydd y risg yn digwydd ac effaith y risg pe bai’n digwydd
Rydym wedi datblygu cofrestr risg enghreifftiol y gallech ei defnyddio pe dymunech. Mae’r gofrestr risg enghreifftiol yn darparu rhai risgiau enghreifftiol ac awgrymiadau ar gyfer lliniaru’r risgiau hynny. Yn ogystal â’r risgiau a nodir, dylech hefyd nodi unrhyw risgiau eraill, gan gynnwys rhai sy’n benodol i’ch amgylchiadau lleol, a sut fyddech chi’n lliniaru’r rhain.
Mae'r gofrestr risg enghreifftiol i'w chael yn adran gynllunio ein tudalen adnoddau.
Gallwch hefyd ddefnyddio'r adnoddau a’r gefnogaeth ychwanegol a gynigir gan y Bwrdd Rheoli Etholiadol fel rhan o'ch gwaith cynllunio ar gyfer yr etholiad.