Canllawiau i Swyddogion Canlyniadau sy’n gweinyddu etholiad y Senedd

Oni bai eich bod yn bwriadu anfon eich holl ddeunydd etholiadol â llaw, bydd angen i chi gael trafodaethau cynnar gyda’ch darparwr danfon post i gwblhau’r trefniadau. Dylech ganolbwyntio ar sicrhau bod deunydd yn cael ei ddarparu i etholwyr yn llwyddiannus gan wneud y mwyaf o’r amser sydd ar gael iddynt i dderbyn y wybodaeth a chymryd camau yn ôl yr angen.

Mae rhai cyflenwyr argraffu yn defnyddio’r Post Brenhinol ar gyfer danfon post o un pen i’r llall, ond mae rhai’n defnyddio darparwyr mynediad i lawr y gadwyn ar gyfer rhan gychwynnol y broses ddosbarthu. Mae hyn yn golygu bod y post yn cael ei gasglu a’i brosesu gan gwmni ar wahân i’r Post Brenhinol, ond wedyn yn cael ei drosglwyddo i ganolfannau post y Post Brenhinol i’w brosesu’n derfynol a’i ddanfon o swyddfeydd dosbarthu lleol. 

Ni waeth sut mae danfon eich post yn cael ei reoli, mae'n bwysig cynnal trosolwg bob amser gan fod y cyfrifoldeb yn dal i fod ar eich ysgwyddau chi hyd yn oed pan fyddwch yn rhoi gwahanol brosesau ar gontract allanol. 

Dylech drafod gyda’ch cyflenwyr argraffu i gadarnhau a ydynt yn bwriadu defnyddio darparwyr mynediad i lawr y gadwyn fel rhan o’r broses o ddanfon eich deunydd etholiadol, neu a fydd eitemau’n cael eu trosglwyddo’n uniongyrchol i’r Post Brenhinol. Bydd hyn yn eich helpu i ddeall y broses ddanfon yn ei chyfanrwydd a rheoli unrhyw faterion pe byddant yn codi. 

Os ydych chi wedi cytuno â’ch cyflenwr argraffu y bydd darparwyr mynediad i lawr y gadwyn yn cael eu defnyddio fel rhan o’r broses anfon a dosbarthu, dylech gael y wybodaeth ddiweddaraf gan eich contractwr am gynnydd y danfoniad drwy gydol y broses.

Rheoli amserlenni danfon

Dylech gysylltu â’ch cyflenwr argraffu i reoli’r gwaith o ddanfon deunyddiau a sicrhau bod pleidleiswyr yn cael y deunydd cyn gynted â phosibl er mwyn iddynt gael yr amser hiraf posibl i weithredu ar y wybodaeth.

Wrth wneud y trefniadau hyn dylech:

• gytuno a chael cadarnhad ffurfiol o amserlenni danfon llym ymhell cyn yr etholiad. Er enghraifft, pryd fydd deunydd yr etholiad yn dechrau cael ei anfon a’r dyddiad olaf ar gyfer anfon
• cael docedi post i gadarnhau nifer y dogfennau sy’n cael eu hanfon a’r dyddiadau anfon, ar gyfer pob cyflenwad. Bydd hyn hefyd yn helpu i nodi problemau posibl a allai fod wedi codi o ran anfon, bwydo i mewn i unrhyw werthusiad dilynol o berfformiad contractwr, a'ch galluogi i ddarparu gwybodaeth i bleidleiswyr am ddyddiadau y dylent ddisgwyl derbyn deunydd

This will also help to identify any possible issues that may have arisen with regards to dispatch and feed into any subsequent evaluation of contractor performance, and enable you to provide information to voters on dates that they should expect to receive material.

Cewch ragor o wybodaeth yn ein canllawiau ynghylch opsiynau ar gyfer danfon pecynnau pleidleisiau post.  

Y Post Brenhinol

Dylech gysylltu â’ch rheolwr cyfrif yn y Post Brenhinol, a pharhau i gysylltu ag ef yn rheolaidd. 

Yn gynnar yn y broses gynllunio, dylech sicrhau:

• bod unrhyw drwyddedau ateb busnes sydd gennych chi yn gyfredol 
• eich bod yn cael amcangyfrif o’r cyfnod danfon ar gyfer deunydd etholiadol yn seiliedig ar y dyddiadau anfon a’r dull danfon/pecyn postio a ddewiswyd. Bydd hyn yn eich helpu i reoli sianeli cyfathrebu i bleidleiswyr yn eich ardal a helpu i ganfod unrhyw broblemau a geir yn gynnar wrth ddarparu deunydd etholiadol
• bydd unrhyw drefniadau pleidleisio drwy'r post yn helpu i gynyddu'r amser sydd ar gael i bleidleiswyr post dderbyn, cwblhau a dychwelyd eu pleidlais bost
• bydd y stampiau cywir yn cael eu cynnwys ar unrhyw bleidleisiau post sy’n cael eu hanfon i gyfeiriadau y tu allan i’r DU
• bod y Post Brenhinol yn gwybod lle a pha bryd i ddanfon eich pleidleisiau post y’u dychwelwyd i le diogel, yn barod i’w prosesu; efallai y byddwch am ystyried gwasanaeth danfon wedi’i amseru 

Bydd angen i chi hefyd ystyried a ddylid trefnu proses sgubo derfynol ar gyfer pleidleisiau post, a phwyso a mesur beth fyddai manteision hynny.