Canllawiau i Swyddogion Canlyniadau sy’n gweinyddu etholiad y Senedd

Os byddwch yn penderfynu rhoi gwaith ar gontract allanol, dylech ddechrau’r broses gaffael cyn gynted â phosibl.

Bydd eich awdurdod lleol wedi mabwysiadu rheolau sefydlog neu reoliadau sy'n ymwneud â chaffael a chontractau. Dylech gael cyngor gan staff perthnasol yn eich awdurdod lleol ar y gweithdrefnau i’w dilyn a’r gofynion cyfreithiol ar gyfer caffael cyflenwadau a gwasanaethau. Mae hyn yn cynnwys ystyried unrhyw offer y gallai fod angen i chi ei gaffael ar gyfer yr hyfforddiant a’r prosesau rydych chi’n ymgymryd â nhw yn fewnol, fel:

• cyflwyno enwebiadau yn electronig
• anfon pleidleisiau post
• agor pleidleisiau post
• gorsafoedd pleidleisio - gan gynnwys y defnydd o lechi
• dilysu a chyfrif

Bydd angen i chi hefyd ystyried gofynion y Gorchmynion Ffioedd a Thaliadau.

Dylech ddogfennu pob cam o'r broses gaffael. Dylid cydnabod yn glir risgiau rhoi gwaith ar gontract allanol yn eich dogfennau, gyda threfniadau wrth gefn yn cael eu nodi a’u cynnwys yn y broses.

Mae arferion caffael cyhoeddus da yn argymell cael o leiaf tri dyfynbris ysgrifenedig gan ddarpar gyflenwyr. Wedi dweud hynny, efallai fod gan rai awdurdodau lleol restr o gontractwyr cymeradwy sydd eisoes wedi bod drwy broses dendro. Gall fod yn fwy effeithiol a darbodus defnyddio contractwyr a systemau o'r fath.

Mae manyleb fanwl o’r gofynion yn hanfodol ar gyfer caffael effeithiol, a dylid ei datblygu ar gyfer yr holl waith a roddir ar gontract allanol. Dylai cyflenwyr allu darparu gwybodaeth gadarn am sut maen nhw’n mynd i gyflawni’r gwaith fel sy’n ofynnol gan y fanyleb. Dylai'r fanyleb gynnwys y canlynol fan leiaf: 

• disgrifiad manwl o’r hyn yr ydych am iddynt ei gyflawni a pha bryd
• rhoi cyfarwyddiadau clir ynghylch y gofynion a’r rhwymedigaethau statudol angenrheidiol mewn perthynas â’r gwaith neu’r gwasanaethau penodol sydd i’w cyflawni, megis cyfarwyddiadau ynghylch argraffu ac unrhyw ofynion o ran cynnwys a gosodiad, dyddiadau cau statudol
• cynnwys gwybodaeth berthnasol am unrhyw ddata a fydd yn cael ei ddarparu, gan gynnwys prosesau ar gyfer anfon a derbyn, a rheoli data yn ddiogel
• cael ei darparu i bawb a wahoddir i dendro am y gwaith, a rhaid i’r contractwr llwyddiannus allu bodloni holl ofynion y fanyleb
• egluro'n glir y dylai’r contractwr llwyddiannus fod yn cynhyrchu gwaith neu’n darparu gwasanaethau yn unol â’r fanyleb ac na ddylid gwneud unrhyw newidiadau wrth gyflawni’r contract heb ganiatâd ymlaen llaw

Dylech gymryd camau i sicrhau bod y contractwr a ddewiswyd yn deall y gofynion a bod ganddo’r profiad a'i fod yn addas i ymgymryd â’r gwaith sy’n cael ei roi ar gontract allanol. Ni ddylai'r pris terfynol yng nghynigion y cyflenwr fod yr unig ystyriaeth wrth ddewis contractwr. Dylid ystyried pob cais yn ofalus er mwyn asesu’n union beth mae’n ei gynnig.  

Dylid canolbwyntio ar werth am arian, gyda’r penderfyniad terfynol yn benderfyniad sy’n seiliedig ar ymrwymiad y contractwr i ddangos:

• y cyfuniad gorau o gost y nwyddau neu’r gwasanaeth 
• y gallu i fodloni eich gofynion fel y'u nodir yn y fanyleb
• y gallu i gwblhau gwaith yn brydlon ac i safon uchel
• digon o dystiolaeth y bydd gofynion y ddeddfwriaeth diogelu data yn cael eu bodloni
• bydd y gwiriadau priodol yn cael eu gwneud mewn perthynas â datganiadau'r cyflenwyr o ran diogelwch, iechyd a diogelwch, a thrin data'n ddiogel

Gall contractwyr is-gontractio gwaith a dylech roi caniatâd ysgrifenedig ymlaen llaw cyn y bydd is-gontractwyr yn cael eu defnyddio. Dylech sicrhau bod unrhyw is-gontractwyr yn ymwybodol o’r gofynion penodol a nodir yn y fanyleb a cheisio sicrwydd y bydd yr is-gontractwr yn gallu cyflawni’r gwaith.

Ar ôl i chi wneud eich penderfyniad terfynol, dylech ofyn am unrhyw eirdaon ffurfiol gan yr ymgeisydd a ddewiswyd. Dylech roi gwybod i ymgeiswyr aflwyddiannus a bod yn barod i gael ôl-drafodaeth gyda nhw os byddant yn gofyn am hynny.

Dylai fod gennych gontract ysgrifenedig ffurfiol ar waith gyda phob contractwr yr ydych wedi rhoi swyddogaeth neu dasg ar gontract allanol iddo. Mae’n hanfodol bod gofynion statudol a’u goblygiadau’n cael eu hegluro’n llawn lle bynnag y defnyddir contractwyr, a bod y gofynion hyn yn cael eu nodi’n glir yn y contract ar gyfer unrhyw waith.