Canllawiau i Swyddogion Canlyniadau sy’n gweinyddu etholiad y Senedd

Mae derbyn blychau pleidleisio a deunyddiau’n gywir ac yn drefnus o orsafoedd pleidleisio yn elfen allweddol o broses ddilysu fanwl gywir. Mae angen i chi benderfynu ar y trefniadau mwyaf effeithiol ar gyfer derbyn blychau pleidleisio a deunyddiau eraill. 

Bydd gwneud rhagdybiaethau ynghylch yr amseroedd ar gyfer danfon blychau pleidleisio yn eich helpu i sicrhau y canlynol: 

• bod staff sy’n derbyn blychau pleidleisio o orsafoedd pleidleisio yn gallu rhoi gwybod i chi os oes unrhyw flwch(blychau) yn hwyr gan y gallai hyn nodi problem naill ai i Swyddog Llywyddu unigol neu broblem ehangach sy’n effeithio ar nifer y Swyddogion Llywyddu
• bod eich amseroedd amcangyfrifedig ar gyfer cwblhau'r cam dilysu yn seiliedig ar eich amser amcangyfrifedig o bryd fydd y blychau pleidleisio olaf ar gyfer y bleidlais yn debygol o gyrraedd.

Dylech allu amcangyfrif pryd y disgwylir i bob blwch pleidleisio gyrraedd y lleoliad dilysu, gan gydnabod y posibilrwydd o oedi o ganlyniad i giwiau posibl yn y gorsafoedd pleidleisio pan fo’r gorsafoedd pleidleisio’n cau, neu ffactorau eraill megis tywydd gwael ac ati. Bydd eich dadansoddiad o etholiadau blaenorol yn darparu gwybodaeth werthfawr i helpu gyda hyn ac mae llawer o wefannau ac apiau i'w cael hefyd sy'n cyfrifo’r amser y mae’n ei gymryd i deithio rhwng gorsaf bleidleisio a’r lleoliad dilysu. 

Gallwch hefyd sefydlu’r amser cyfartalog y mae’n ei gymryd i Swyddog Llywyddu gwblhau'r ffurflenni perthnasol a phecynnu deunyddiau ar ôl i'r gorsafoedd pleidleisio gau, drwy ystyried profiad mewn etholiadau blaenorol neu drwy gynnal ymarfer i amseru’r broses yn ymarferol. 

Dylech fod yn ymwybodol o unrhyw faterion byw a allai effeithio ar gludo blychau pleidleisio i’r lleoliad dilysu, er enghraifft tywydd garw neu gau ffyrdd, a bydd angen i chi benderfynu pa fesurau wrth gefn sy’n briodol. Bydd angen i chi fonitro’r sefyllfa ar ddiwrnod yr etholiad a gallu gwneud penderfyniadau gweithredol i ddelio â sefyllfaoedd wrth iddynt godi, fel cerbydau’n torri i lawr. Bydd angen i chi hefyd benderfynu pa brotocolau cyfathrebu fydd ar waith er mwyn i yrwyr roi gwybod i chi am unrhyw oedi.

Gallai’r ddarpariaeth i ganiatáu'r rheiny sydd mewn ciwiau pan fo gorsafoedd pleidleisio’n cau i fwrw pleidlais achosi oedi os bydd gorsafoedd pleidleisio’n gweithredu ar ôl 10pm. Mae angen i chi benderfynu pa fecanweithiau rydych chi am eu rhoi ar waith i leihau unrhyw oedi petai'r sefyllfa hon yn codi. Dylech hefyd gael protocolau cyfathrebu ar waith fel y gellir rhoi gwybod i chi ar unwaith os bydd ciwiau’n datblygu. Bydd hyn yn eich galluogi i wneud asesiad cynnar o’r oedi tebygol ac addasu’r dilysu yn ôl yr angen, er enghraifft drwy ailddyrannu adnoddau.

Bydd angen i chi sicrhau bod Swyddogion Llywyddu yn gallu cael y blychau pleidleisio i’r lleoliad dilysu yn ddiogel ac yn effeithlon fel y gellir cychwyn y prosesau dilysu a chyfrif cyn gynted â phosibl.  

Bydd angen i chi ystyried cysylltiadau daearyddol a thrafnidiaeth yr ardal etholiadol a nodweddion penodol y lleoliad a ddewiswyd (er enghraifft, llefydd parcio ceir, ffyrdd mynediad, ac ati). 

Defnyddio pwyntiau casglu

Un opsiwn posibl fyddai derbyn deunyddiau gorsafoedd pleidleisio gan Swyddogion Llywyddu mewn un neu ragor o leoliadau (pwyntiau casglu) ac yna cludo’r deunyddiau mewn swmp i’r lleoliad dilysu. Bydd angen i chi benderfynu a allai defnyddio pwyntiau casglu gyflymu’r broses o dderbyn deunyddiau gorsafoedd pleidleisio yn y lleoliad dilysu.

Os byddwch yn mabwysiadu’r dull hwn, bydd angen i chi sefydlu trefniadau cadarn i sicrhau bod blychau pleidleisio a deunyddiau o orsafoedd pleidleisio yn cael eu derbyn yn gywir ac yn drefnus yn y mannau casglu. Os yn bosibl, dylai staff sy’n derbyn y blychau pleidleisio hefyd wirio'r cyfrifon papurau pleidleisio’n fras, gan gynnwys y rhifyddeg sylfaenol, cyn y caniateir i Swyddogion Llywyddu adael. Yna, byddai angen cludo’r blychau pleidleisio a deunyddiau eraill yn ddiogel o orsafoedd pleidleisio i’r lleoliad dilysu. 

Am ragor o wybodaeth, darllenwch ein canllawiau ar sicrhau diogelwch papurau pleidleisio a deunyddiau eraill. 

Os byddwch yn penderfynu defnyddio pwyntiau casglu, byddai’n syniad da cynnal gwiriad pellach bod popeth a ddanfonwyd i’r mannau casglu gan Swyddogion Llywyddu wedi’i dderbyn hefyd yn y lleoliad dilysu a chyfrif. Bydd angen i chi gynnwys yr amser y byddai’n ei gymryd i gwblhau’r gwiriadau hyn wrth gyfrifo'r effeithlonrwydd posibl o ddefnyddio pwyntiau casglu a phwyso a mesur y ffactorau hyn wrth ddod i unrhyw benderfyniad.

Nifer y blychau pleidleisio

Bydd angen i chi gynllunio ar gyfer faint o flychau pleidleisio y byddwch yn eu derbyn yn y dilysu a’r cyfrif. Pennir hyn gan eich cyfrifiad o sawl papur pleidleisio y gall blwch pleidleisio ei ddal yn dibynnu ar faint y papur/papurau pleidleisio, ac felly sawl blwch pleidleisio fydd yn cael ei gyflenwi i orsafoedd pleidleisio. Am ragor o wybodaeth, darllenwch ein hadran ar yr offer a’r deunyddiau sydd i’w darparu ar gyfer yr orsaf bleidleisio.