Canllawiau i Swyddogion Canlyniadau sy’n gweinyddu etholiad y Senedd

Dylech gymryd pob cam angenrheidiol i sicrhau diogelwch y papurau pleidleisio a’r gwaith papur perthnasol o’r amser y mae’r gorsafoedd pleidleisio’n cau hyd at ddatgan y canlyniadau, yn enwedig lle mae angen cludo papurau pleidleisio o’r dilysu i’r cyfrif neu lle mae egwyl yn y broses yn golygu bod angen storio’r papurau pleidleisio rhwng cwblhau’r dilysu a dechrau’r cyfrif.1

Os oes angen i chi storio papurau pleidleisio, rhaid i chi eu storio mewn blychau pleidleisio wedi'u selio mewn lle diogel, gan ganiatáu i asiantiaid ychwanegu eu seliau i'r blychau pleidleisio.2  Dylech wastad agor y blychau pleidleisio sydd wedi’u selio yng ngolwg unrhyw ymgeiswyr ac asiantiaid sy’n bresennol, er mwyn iddynt allu bodloni eu hunain nad oes neb wedi ymyrryd â’r blychau pleidleisio na’r papurau pleidleisio.

Dylech wneud trefniadau ar gyfer sut y cedwir y papurau pleidleisio a deunyddiau eraill yn ddiogel unwaith y byddant yn cyrraedd y lleoliad(au) dilysu a chyfrif, er enghraifft, drwy sicrhau nad ydynt byth yn cael eu gadael heb oruchwyliaeth.

Dylai’r cynlluniau hyn hefyd gynnwys diogelwch y deunyddiau hynny y mae’n rhaid i chi eu cadw wedi’u selio (fel y rhestr rhifau gyfatebol), naill ai drwy i staff gadw llygaid ar y deunyddiau neu drwy eu diogelu mewn ystafell wedi’i chloi.

Gallwch gysylltu â Phwynt Cyswllt Unigol yr Heddlu (SPOC) lleol wrth benderfynu ar y dull mwyaf priodol o sicrhau storfa ddiogel, a dylech sicrhau eich bod yn briffio ymgeiswyr ac asiantiaid am eich trefniadau, fel y gallant fod yn hyderus yn uniondeb y cyfrif.

Bydd angen i chi hefyd sicrhau bod unrhyw ddata personol yn cael ei ddinistrio ar yr adeg briodol, yn unol â’ch polisi cadw dogfennau.

Diogelu papurau pleidleisio yn ystod egwyl yn y broses

Os oes egwyl yn y broses, bydd angen i chi selio papurau pleidleisio mewn blychau pleidleisio neu gynhwysydd addas arall a’u storio’n ddiogel yn ystod yr egwyl.

Ar ôl cwblhau’r dilysu, rhaid i chi roi’r papurau pleidleisio ar gyfer unrhyw gystadlaethau nad ydynt yn cael eu cyfrif yn syth ar ôl eu dilysu mewn blychau pleidleisio sydd wedyn yn cael eu selio. Rhaid i chi ganiatáu unrhyw asiantiaid sy'n bresennol i atodi eu seliau.3

Er mwyn sicrhau diogelwch y papurau pleidleisio, gallech ystyried:

• eu storio mewn blychau pleidleisio wedi’u selio mewn ystafell wedi’i chloi, gan sicrhau bod gennych reolaeth dros yr holl allweddi i’r cyfleuster hwnnw
• trefnu bod staff diogelwch yn ‘gwarchod’ y blychau pleidleisio bob amser nes bydd y dilysu/cyfrif yn ailddechrau

Dylech gysylltu â’ch Pwynt Cyswllt Unigol yr heddlu lleol wrth benderfynu ar y dull mwyaf priodol o sicrhau storio diogel.

Ar ôl i'r dilysu/cyfrif ailddechrau, dylech agor y blychau pleidleisio wedi’u selio yng ngolwg unrhyw ymgeiswyr ac asiantiaid sy’n bresennol, er mwyn iddynt allu bodloni eu hunain nad oes neb wedi ymyrryd â’r blychau pleidleisio na’r papurau pleidleisio.

Diogelu papurau pleidleisio os bydd y lleoliad yn cael ei wacáu

O bryd i’w gilydd mae digwyddiadau’n codi yn ystod y dilysu a’r cyfrif a allai olygu bod angen gwacáu’r lleoliad, naill ai’n barhaol neu nes bydd y sefyllfa wedi’i datrys.

Yn amlwg, yn yr amgylchiadau hyn, mae diogelwch y rhai sy’n bresennol yn hollbwysig ond efallai na fydd rhai sefyllfaoedd yn peri risg uniongyrchol i ddiogelwch staff. Gall cynlluniau gwacáu sydd wedi’u paratoi ymlaen llaw helpu i gynnal uniondeb y prosesau dilysu a chyfrif a diogelwch y papurau pleidleisio.

Os bydd angen gwacáu’r adeilad ar frys, efallai y bydd modd diogelu’r papurau pleidleisio sy’n dal ar y byrddau drwy gloi’r lleoliad neu eu storio mewn ystafell wedi’i chloi yn y lleoliad. Os felly, bydd angen i chi gael rheolaeth dros yr holl allweddi i’r ystafell honno neu i’r lleoliad. Os oes gennych fwy o amser, efallai y bydd modd rhoi’r papurau pleidleisio mewn blychau pleidleisio ac yna selio’r blychau pleidleisio (gan wahodd asiantiaid i osod eu seliau os oes modd) ac wedyn diogelu’r blychau wedi’u selio yn y lleoliad.

Weithiau bydd y sefyllfa’n golygu os caiff y papurau pleidleisio eu gadael yn y lleoliad eu bod yn debygol o gael eu difrodi. Mewn sefyllfaoedd o'r fath, gallai fod posibilrwydd i’r papurau pleidleisio gael eu diogelu mewn blychau pleidleisio a’u symud o’r lleoliad gan staff a’u cludo i fan diogel nes y gall y dilysu a’r cyfrif ailddechrau. Dan yr amgylchiadau hyn, byddai cael protocol clir ar gyfer selio’r papurau pleidleisio mewn blychau pleidleisio a labelu’r blychau hynny’n glir o fudd i chi. Dylech hefyd ystyried sut fyddech chi'n sicrhau bod blychau pleidleisio’n cael eu cludo’n ddiogel ac yna'u storio dan yr amgylchiadau hyn.