Lleoliadau a chynlluniau anfon ac agor pleidleisiau post
Wrth ddewis eich lleoliad(au) ar gyfer sesiynau anfon ac agor pleidleisiau post, dylech ystyried y canlynol:
gwersi a ddysgwyd o ddigwyddiadau etholiadol blaenorol
nifer y pecynnau pleidleisio drwy'r post i'w hanfon
nifer amcangyfrifedig y pleidleisiau post a ddychwelwyd
llifau gwaith bwriadedig
gofynion TG
gofynion diogelwch a storio
a oes mynediad i'r anabl, i'r lleoliadau ac ynddynt
Dylai eich cynlluniau gynnwys y canlynol:
nifer y staff a ble y byddant wedi'u lleoli
y cyfarpar sydd ei angen, gan gynnwys pwyntiau trydan a rhwydwaith
y llifau gwaith i'w dilyn.
Wrth fapio llifau gwaith, dylech ystyried ffactorau sy'n cynnwys unrhyw wersi a ddysgwyd o ddigwyddiadau etholiadol blaenorol a'r nifer ddisgwyliedig o bleidleiswyr. Os bwriedir cynnal eich sesiwn agor pleidleisiau post olaf yn y lleoliad dilysu a chyfrif, dylech sicrhau bod eich cynllun dilysu a chyfrif yn darparu ar gyfer hyn.
Bydd y broses o lunio cynllun gorsaf bleidleisio yn helpu i dynnu sylw at unrhyw broblemau posibl cyn paratoi'r lleoliadau a bydd yn golygu y gellir gwneud unrhyw newidiadau i lif gwaith neu leoliad staff neu gyfarpar mewn da bryd.
Mae cynlluniau hefyd yn cyfrannu at dryloywder, gan fod modd i'r cynlluniau hyn gael eu rhoi i unrhyw un sydd â hawl i fod yn bresennol er mwyn eu helpu i ddilyn yr hyn sy'n digwydd, ble a phryd.
Dylech sicrhau, pa gynllun bynnag a ddewisir, ei fod yn hygyrch i bawb sy'n gweithio ar y prosesau a'r rhai a gaiff eu harsylwi.
Ystyriaethau ar gyfer arsylwi ar brosesau anfon pleidleisiau post ar gontractau allanol
Os ydych wedi rhoi'r gwaith o anfon pleidleisiau post ar gontract allanol, bydd angen o hyd i chi fod yn fodlon bod eich contractwyr wedi gwneud trefniadau digonol i weinyddu'r mater yn effeithiol ac yn dryloyw. Fel rhan o hyn, gallech ofyn i'ch contractwr am gopïau o'i gynlluniau arfaethedig.
Byddai'r cynlluniau hyn hefyd yn helpu i sicrhau bod unrhyw arsylwyr sy'n bresennol yn deall y prosesau a ddilynir, a byddant o fudd arbennig i'ch staff a benodwyd i gynnal hapwiriadau wrth argraffu, coladu ac anfon pecynnau pleidleisio drwy'r post.
Dylech ddynodi aelod o'r tîm prosiect i fonitro gwaith ar gontract allanol a gwaith y contractwr, ac yn benodol i fod yn bresennol yn y rhannau hynny o'r broses anfon a roddwyd ar gontract allanol.