Canllawiau i Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) ar weinyddu etholiad Senedd y DU ym Mhrydain Fawr
Lleoliadau a chynlluniau dilysu a chyfrif
Dylech sicrhau bod y prosesau dilysu a chyfrif yn cael eu llunio a'u rheoli er mwyn sicrhau canlyniad cywir, gyda llwybr archwilio clir, a'u bod yn dryloyw, a bod pawb sydd â hawl i fod yno yn gallu gweld popeth sy'n cael ei gyflawni yn glir.
Gellir cynnal y broses ddilysu a'r broses gyfrif mewn lleoliadau gwahanol ac, o dan yr amgylchiadau hyn, bydd angen i chi ystyried teithio i'r gwahanol leoliadau a'r effaith ar amseriadau, y camau sydd eu hangen i becynnu'r papurau pleidleisio yn unol â rheolau'r etholiad perthnasol, a'u cludo'n ddiogel i leoliad y cyfrif.
Dewis y lleoliad(au)
Wrth ddewis y lleoliad ar gyfer eich prosesau dilysu a chyfrif, dylech ystyried y pwyntiau canlynol:
- cyfleustra ble mae'r lleoliad wedi'i leoli
- gwersi a ddysgwyd o ddigwyddiadau etholiadol blaenorol
- trefniadau mynediad i gerbydau a llefydd parcio
- mynedfeydd i'r rhai sydd â hawl i fod yn bresennol a staff, ac ar gyfer anfon y blychau pleidleisio
- mynediad i'r anabl, i'r lleoliad ac o'i fewn
- maint y lleoliad, gan ystyried y canlynol:
- faint o le sydd ei angen i gynnal y prosesau dilysu a chyfrif
- digon o le storio ar gyfer parseli, blychau pleidleisio a chyfarpar arall
- digon o le i'r rhai sydd â hawl i fod yn bresennol ac arsylwi ar weithrediadau yn ystod y broses gyfrif
- y goleuo yn y lleoliad a'r tu allan
- gwres yn y lleoliad
- llwyfan ar gyfer cyhoeddi'r canlyniadau, ac ar gyfer gwneud cyhoeddiadau cyson drwy gydol y cyfnod pleidleisio
- yr acwsteg yn y lleoliad
- systemau TG a systemau cyfathrebu mewnol ac allanol
- cyfleusterau i'r rhai sy'n mynychu'r cyfnod dilysu a chyfrif
- gofynion y cyfryngau
- gofynion o ran dodrefn
- gofynion diogelwch a storio
- trefniadau wrth gefn i fynd i'r afael â'r risg o golli lleoliad
Dylech hefyd sicrhau bod unrhyw gyfarpar wedi ei brofi cyn cynnal y prosesau dilysu a chyfrif a bod gennych gynlluniau wrth gefn rhag ofn y bydd y cyfarpar neu'r pŵer yn methu.
Cynllunio'r cynllun
Mae angen i chi sicrhau bod eich holl brosesau yn dryloyw, a bod pawb sydd â hawl i fod yno yn gallu gweld popeth sy'n cael ei gyflawni yn ystod y broses ddilysu a chyfrif yn glir gan eu galluogi i fod yn hyderus bod y broses gyfrif yn cael ei rheoli'n dda ac i fod yn hyderus yn y canlyniad.
Dylech baratoi cynlluniau o'ch lleoliad(au) dilysu a chyfrif ar gam cynnar. Bydd cynllun da yn un sydd wedi'i lywio gan y model dilysu a chyfrif y byddwch yn penderfynu ei fabwysiadu, ac sy'n ystyried y llifau gwaith rydych yn bwriadu eu dilyn a'r lle a fydd ar gael i chi.
Er mwyn osgoi unrhyw broblemau yn y broses dilysu a chyfrif, dylech roi eich hun yn esgidiau ymgeisydd neu asiant wrth gynllunio'r cynllun er mwyn profi a yw'r trefniadau yn darparu'r tryloywder angenrheidiol.
Fodd bynnag, mae angen i chi sicrhau hefyd nad yw'r rhai sy'n arsylwi ar y broses yn tarfu ar waith eich staff.
Wrth ystyried cynllun a threfn y lleoliad dilysu a chyfrif, dylech ystyried y canlynol:
- bod trefniadau diogelwch priodol ar waith i sicrhau mai dim ond y rhai sy'n gymwys i fod yn bresennol sydd yno
- bod digon o fyrddau ar gyfer nifer y staff dilysu a chyfrif rydych wedi'u penodi a bod digon o le i gynnal y prosesau'n effeithlon
- bod cynllun y byrddau yn gwneud y canlynol:
- ystyried nifer yr asiantiaid cyfrif sy'n debygol o gael eu penodi i oruchwylio'r prosesau dilysu a chyfrif, yn ogystal â'r bobl eraill sydd â hawl i fod yn bresennol
- ei gwneud hi'n bosibl i'r rhai sydd â hawl i fod yn bresennol weld popeth yn hawdd
- ystyried nifer a maint y papurau pleidleisio
- bod digon o le o amgylch y byrddau ac ardaloedd cylchdroi a bod unrhyw rwystrau wedi'u symud
- bod digon o seddi i'r rhai sydd â hawl i fod yn bresennol
- bod y system annerch y cyhoedd yn gweithio a bod modd ei glywed o ddigon o bellter
- bod gofynion y cyfryngau wedi'u hystyried e.e. drwy ddarparu ardal ar wahân i'r cyfryngau, gan ei bod yn debygol y bydd angen lle arnynt ar gyfer eu cyfarpar arbenigol (sydd weithiau'n fawr)
- bod iechyd a diogelwch pawb sy'n bresennol wedi'u hasesu. Er enghraifft:
- ni ddylai unrhyw geblau o gyfarpar neu gamerâu'r cyfryngau beri i unrhyw un faglu yn ystod y gweithrediadau
- ni ddylid rhwystro allanfeydd argyfwng mewn unrhyw ffordd
- ni ddylid gadael mwy o bobl i mewn i'r lleoliad na'r uchafswm a ganiateir