Canllawiau i Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) ar weinyddu etholiad Senedd y DU ym Mhrydain Fawr

Oni bai eich bod yn bwriadu dosbarthu eich holl ddeunydd etholiad â llaw, bydd angen i chi gynnal trafodaethau cynnar â'ch darparwr dosbarthu post er mwyn cadarnhau'r trefniadau terfynol. Dylech ganolbwyntio ar sicrhau y caiff deunydd ei ddosbarthu i etholwyr yn llwyddiannus gan roi cymaint o amser â phosibl iddynt dderbyn y wybodaeth a chymryd y camau angenrheidiol. 

Mae rhai cyflenwyr argraffu yn defnyddio'r Post Brenhinol ar gyfer dosbarthu post o'r dechrau i'r diwedd, ond mae rhai yn defnyddio darparwyr mynediad ymhellach i lawr y gadwyn gyflenwi (DSA) ar gyfer rhan gychwynnol y broses ddosbarthu. Fel rhan o'r broses hon, caiff y post ei gasglu a'i brosesu gan gwmni heblaw'r Post Brenhinol, ond wedyn caiff ei drosglwyddo i ganolfannau post y Post Brenhinol ar gyfer y cam prosesu terfynol ac i'w ddosbarthu o swyddfeydd dosbarthu lleol. 

Ni waeth sut y caiff y broses o ddosbarthu eich post ei rheoli, mae'n bwysig cadw golwg barhaus arni, gan mai chi sy'n gyfrifol hyd yn oed os byddwch wedi rhoi gwahanol brosesau ar gontractau allanol. 

Dylech drafod â'ch cyflenwyr argraffu er mwyn cadarnhau a ydynt yn bwriadu defnyddio darparwyr DSA fel rhan o'r broses o ddosbarthu eich deunydd etholiad, neu a gaiff yr eitemau eu trosglwyddo'n uniongyrchol i'r Post Brenhinol. Bydd hyn yn eich helpu i ddeall y broses ddosbarthu lawn ac i ymdrin ag unrhyw broblemau os byddant yn codi. 

Os ydych wedi cytuno â'ch cyflenwr y bydd darparwyr mynediad ymhellach i lawr y gadwyn gyflenwi yn cael eu defnyddio fel rhan o'r broses anfon a dosbarthu, dylech gael y wybodaeth ddiweddaraf gan eich cyflenwr am hynt y broses drwyddi draw.

Rheoli amserlenni dosbarthu

Dylech gydgysylltu â'ch cyflenwr argraffu er mwyn rheoli'r broses o ddosbarthu deunyddiau a sicrhau bod pleidleiswyr yn derbyn y deunydd cyn gynted â phosibl er mwyn rhoi cymaint o amser â phosibl iddynt weithredu ar yr wybodaeth. 

Wrth wneud y trefniadau hyn, dylech wneud y canlynol: 

• cytuno ar amserlenni dosbarthu caeth ymhell cyn yr etholiad a chael cadarnhad ffurfiol o'r amserlenni hynny. Er enghraifft, pryd y bydd y broses o ddosbarthu deunydd yr etholiad yn dechrau a'r dyddiad dosbarthu olaf
• cael docedi post er mwyn cadarnhau nifer y dogfennau a ddosbarthwyd a'r dyddiadau dosbarthu, ar gyfer pob cyfres. Bydd hyn hefyd yn helpu i nodi unrhyw broblemau posibl a allai fod wedi codi o ran dosbarthu ac yn bwydo i mewn i unrhyw werthusiad dilynol o berfformiad y contractwr, ac yn eich galluogi i ddarparu gwybodaeth i bleidleiswyr ar y dyddiadau y dylent ddisgwyl derbyn deunydd

Ceir rhagor o wybodaeth yn ein canllawiau ar yr opsiynau ar gyfer dosbarthu pecynnau pleidleisio.

Y Post Brenhinol

Dylech fod mewn cyswllt â'ch rheolwr cyfrif yn y Post Brenhinol, a dylech barhau i gysylltu ag ef yn rheolaidd.

Ar gam cynnar yn eich proses gynllunio, dylech sicrhau'r canlynol: 

• bod unrhyw drwyddedau ymateb busnes sydd gennych yn gyfredol
• eich bod wedi cael y cyfnod dosbarthu amcangyfrifedig ar gyfer deunyddiau'r etholiad yn seiliedig ar y dyddiadau dosbarthu a'r dull dosbarthu/pecyn postio a ddewiswyd. Bydd hyn yn eich helpu i reoli'r sianelau cyfathrebu â phleidleiswyr yn eich ardal ac yn helpu i ganfod yn gynnar unrhyw broblemau sy'n codi wrth ddosbarthu deunyddiau'r etholiad
• y bydd unrhyw drefniadau pleidleisio drwy'r post yn helpu i sicrhau bod cymaint o amser â phosibl ar gael i bleidleiswyr post dderbyn, cwblhau a dychwelyd eu pleidlais bost
• y caiff y stamp cywir ei roi ar unrhyw bleidleisiau post a anfonir i gyfeiriadau y tu allan i'r DU
• bod y Post Brenhinol yn gwybod ble a phryd i ddosbarthu'r pleidleisiau post a gaiff eu dychwelyd i fan diogel, yn barod i'w prosesu; efallai yr hoffech ystyried trefnu amser penodol ar gyfer y broses ddosbarthu hon

Bydd angen i chi hefyd ystyried a ddylid trefnu unrhyw archwiliadau terfynol o bleidleisiau post a phwyso a mesur buddiannau'r archwiliad.