Paratoi ar gyfer rheoli'r broses o gyflawni gwaith ar gontract allanol
Fel rhan o'ch paratoadau ar gyfer cynnal y bleidlais, dylech gysylltu â'r cyflenwyr i gadarnhau'r trefniadau terfynol ymhell cyn dechrau cyfnod yr etholiad. Mae hyn yn arbennig o bwysig os oes gennych gontractau ar waith ers tro, a dylech sicrhau bod yr holl drefniadau cytundebol yn briodol ac yn bodloni eich gofynion yn llawn o hyd, neu os bu newidiadau i bersonél ar y naill ochr neu'r llall.
Pan fyddwch yn cysylltu â'r cyflenwyr cyn y bleidlais, dylech gadarnhau'r canlynol:
pwy yw'r unigolion cyswllt allweddol ar y naill ochr a'r llall, a phwy y gellir cysylltu â nhw pan na fydd y prif unigolion cyswllt ar gael (gan gynnwys y tu allan i oriau) er mwyn sicrhau bod y gwaith yn mynd rhagddo heb oedi diangen
yr amserlen ar gyfer cyflawni pob cam o'r gwaith, gan gynnwys:
pryd y byddwch yn rhoi data a gwybodaeth arall i'r contractwr
pryd y caiff pob proflen ei rhoi i chi ar gyfer pob eitem a gaiff ei llunio, a'r terfyn amser ar gyfer cynnal eich gwiriadau ac ymateb i bob un
y cyfnodau argraffu a chyflawni ar gyfer pob eitem, gan gynnwys pryd a sut y caiff gwiriadau sicrhau ansawdd eu cynnal ar bob cam
y cyfnod anfon ar gyfer pob eitem, gan gynnwys y dyddiadau dosbarthu tebygol o ystyried y gwasanaeth dosbarthu a ddefnyddir a'r niferoedd a anfonir ar bob dyddiad
y trefniadau ar gyfer rheoli ffeiliau etholwyr ychwanegol/etholwyr i'w dileu o'r data (lle y bo'n berthnasol)
unrhyw fwriad i ddefnyddio is-gontractwyr; gan gynnwys mewn perthynas â defnyddio darparwyr mynediad ymhellach i lawr y gadwyn gyflenwi i ddosbarthu deunyddiau i etholwyr
y fformatau a'r dulliau cyfathrebu a ddefnyddir i roi gwybodaeth i gyflenwyr (yn enwedig data o'ch System Rheoli Etholiad), rhannu proflenni a chadarnhau bod data neu eitemau wedi dod i law neu fod proflenni ac ati wedi cael eu cymeradwyo drwy gydol y broses, a chadarnhau bod eitemau wedi cael eu hanfon. Mae'n bwysig cytuno ar hyn ymlaen llaw er mwyn cael trywydd archwilio clir ar bob cam o'r broses
yr union fanylebau ar gyfer pob eitem a gaiff ei llunio; yn ôl y gyfraith, rhaid i eitemau megis papurau pleidleisio gael eu hargraffu yn unol â'r cyfarwyddiadau ar gyfer argraffu yn yr atodiad i'r rheolau etholiadau perthnasol. Er enghraifft, dylech holi eich cyflenwr argraffu beth yw ei uchafswm maint ar gyfer argraffu papurau pleidleisio a pha drefniadau wrth gefn fydd ar waith os bydd angen papurau pleidleisio hwy
sut y byddwch yn rhoi gwybod i'ch gilydd am unrhyw broblemau a fydd yn codi, a'r broses uwchgyfeirio a ddefnyddir i wneud penderfyniadau a datrys problemau os bydd angen
Pan fyddwch wedi cytuno ar yr holl drefniadau penodol a nodir uchod, dylech lunio dogfen ysgrifenedig sy'n cynnwys yr holl fanylion ac y gellir cyfeirio ati drwy gydol y broses er mwyn sicrhau y caiff pob cam ei reoli a'i gyflawni yn unol â'r manylebau y cytunwyd arnynt.
Mae'n bwysig cofio y bydd y terfynau amser y cytunwyd arnynt yn berthnasol i'r naill barti a'r llall, felly bydd angen i chi sicrhau eich bod yn cymryd yr holl gamau gofynnol ar y dyddiadau y cytunwyd arnynt er mwyn helpu i gwblhau'r gwaith yn unol â'r amserlen y cytunwyd arni.