Canllawiau i Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) ar weinyddu etholiad Senedd y DU ym Mhrydain Fawr
Rheoli'r broses gaffael ar gyfer gwaith ar gontract allanol
Os byddwch yn penderfynu rhoi gwaith ar gontract allanol, dylech ddechrau'r broses gaffael cyn gynted â phosibl.
Bydd eich awdurdod lleol wedi mabwysiadu gorchmynion rheolau sefydlog neu reoliadau yn ymwneud â chaffael a chontractau. Dylech ofyn i staff perthnasol yn eich awdurdod lleol am gyngor ar y gweithdrefnau i'w dilyn a'r gofynion cyfreithiol ar gyfer caffael cyflenwadau a gwasanaethau. Mae hyn yn cynnwys ystyried unrhyw gyfarpar y gall fod angen i chi ei gaffael ar gyfer yr hyfforddiant a'r prosesau rydych yn eu cynnal yn fewnol fel:
Bydd angen i chi hefyd ystyried gofynion y Gorchmynion Ffioedd a Thaliadau a chanllawiau cysylltiedig.
Dylech ddogfennu pob cam o'r broses gaffael. Dylid cydnabod y risgiau o roi gwaith ar gontract allanol yn glir yn eich dogfennaeth, gan nodi trefniadau wrth gefn a'u cynnwys yn y broses.
Mae arfer caffael cyhoeddus da yn argymell cael o leiaf dri dyfynbris ysgrifenedig gan ddarpar gyflenwyr. Mae'n bosibl y bydd gan rai awdurdodau lleol restr sefydlog o gontractwyr cymeradwy sydd eisoes wedi cwblhau proses dendro. Gall fod yn fwy effeithiol a darbodus defnyddio contractwyr a systemau o'r fath sy'n bodoli eisoes.
Mae manyleb fanwl o ofynion yn hanfodol ar gyfer proses gaffael effeithiol, a dylid ei datblygu ar gyfer yr holl waith a roddir ar gontract allanol. Dylai cyflenwyr fod yn gallu darparu gwybodaeth gadarn am sut y maent yn bwriadu cyflawni'r gwaith fel sy'n ofynnol gan y fanyleb. Rhaid i'r fanyleb o leiaf wneud y canlynol:
- cynnwys disgrifiad manwl o'r hyn rydych am iddynt ei gyflawni a phryd
- rhoi cyfarwyddiadau clir ynghylch y gofynion a'r rhwymedigaethau statudol angenrheidiol mewn perthynas â'r gwaith neu'r gwasanaethau penodol i'w cyflawni a'u darparu, fel cyfarwyddiadau argraffu ac unrhyw ofynion o ran cynnwys a chynllun a therfynau amser statudol
- cynnwys gwybodaeth berthnasol am unrhyw ddata a ddarperir, yn cynnwys prosesau ar gyfer anfon a derbyn data a'u rheoli'n ddiogel
- cael ei rhoi i bob un a wahoddwyd i gyflwyno tendr ar gyfer y gwaith, a dylai'r contractwr llwyddiannus allu bodloni holl ofynion y fanyleb
- egluro y dylai'r contractwr llwyddiannus fod yn cyflawni gwaith neu'n darparu gwasanaethau yn unol â'r fanyleb ac na ddylid gwneud unrhyw newidiadau wrth gyflawni'r contract heb awdurdodiad ymlaen llaw
Dylech gymryd camau i sicrhau bod y contractwr dethol yn deall y gofynion a bod ganddo'r profiad a'r addasrwydd i ymgymryd â'r gwaith sy'n cael ei roi ar gontract allanol. Nid y pris terfynol yng nghynigion y cyflenwyr ddylai fod yr unig ystyriaeth wrth ddewis contractwr. Dylid ystyried pob cynnig yn ofalus er mwyn asesu beth yn union y mae'n ei gynnig.
Dylid canolbwyntio ar ‘werth am arian’, a dylai'r penderfyniad terfynol fod yn seiliedig ar ymrwymiad y contractwr i ddangos y canlynol:
- y cyfuniad gorau o gost y nwyddau neu'r gwasanaeth
- y gallu i fodloni eich gofynion fel y'u nodir yn y fanyleb
- y gallu i gwblhau'r gwaith yn brydlon ac i safon uchel
- sicrwydd digonol y caiff gofynion y ddeddfwriaeth diogelu data eu bodloni
- y caiff y gwiriadau priodol eu cynnal mewn perthynas â datganiadau'r cyflenwyr ynghylch diogelwch, iechyd a diogelwch, a thrin data yn ddiogel
Gall contractwyr is-gontractio gwaith a dylech roi caniatâd ysgrifenedig ymlaen llaw cyn defnyddio unrhyw is-gontractwyr. Dylech sicrhau bod unrhyw is-gontractwyr yn ymwybodol o'r gofynion penodol fel y'u nodir yn y fanyleb a chael sicrwydd y bydd yr is-gontractwr yn gallu cyflawni'r gwaith.
Ar ôl i chi wneud eich penderfyniad terfynol, dylech ofyn am unrhyw eirdaon ffurfiol ar gyfer y contractwr a ddewiswyd. Dylech hefyd hysbysu'r contractwyr aflwyddiannus a bod yn barod i gael ôl-drafodaeth gyda nhw os byddant yn gofyn am un.
Dylai fod gennych gontract ffurfiol, ysgrifenedig ar waith gyda phob contractwr rydych wedi rhoi swyddogaeth neu dasg ar gontract allanol iddo. Mae'n hanfodol bod gofynion statudol a'u goblygiadau yn cael eu hesbonio'n llawn lle bynnag y caiff contractwyr eu defnyddio, a bod y gofynion hyn wedi'u nodi'n bendant yn y contract ar gyfer unrhyw waith.