Os byddwch yn penderfynu dosbarthu pleidleisiau post â llaw, dylech gynllunio ar gyfer sut y bydd hyn yn gweithio'n ymarferol. Dylech benodi digon o staff i sicrhau bod pecynnau pleidleisio drwy'r post yn cael eu derbyn gan bleidleiswyr post cyn gynted â phosibl er mwyn sicrhau bod pleidleiswyr post yn cael cymaint o amser â phosibl i dderbyn, cwblhau a dychwelyd eu pleidlais bost.
Dylech sicrhau bod staff yn ymwybodol o ystyriaethau diogelu data, a dylech ystyried ei gwneud yn ofynnol i staff gadarnhau'n ysgrifenedig ar adeg recriwtio y byddant yn dilyn eich polisi diogelu data.
Dylech hefyd sicrhau bod system ar waith i fonitro'r broses o ddosbarthu pecynnau pleidleisio drwy'r post, gyda'r nod o sicrhau eu bod wedi cael eu hanfon ledled yr ardal etholaethol gyfan yn unol â'r amserlen gytûn. Gall hyn gynnwys gofyn i staff dosbarthu lenwi taflenni cofnodi, cael goruchwylwyr i gynnal hapwiriadau, a monitro unrhyw achosion lle ceir cyfraddau anarferol o isel o ddychwelyd pleidleisiau post a gwblhawyd fesul dosbarth etholiadol.
Cynllunio ar gyfer dosbarthiadau ad-hoc â llaw
Efallai y bydd amgylchiadau pan fydd angen i chi ddosbarthu pecynnau pleidleisio drwy’r post â llaw, hyd yn oed pan fydd y rhan fwyaf o’ch pecynnau wedi’u dosbarthu drwy’r post, er enghraifft wrth amnewid pecynnau pleidleisio drwy’r post a gollwyd neu a ddifethwyd, neu wrth anfon pecynnau pleidleisio drwy’r post ar gyfer ceisiadau sydd wedi'u penderfynu yn agos at neu ar y diwrnod pleidleisio.
Dylech gynllunio sut y bydd hyn yn gweithio'n ymarferol, gan gynnwys sut y byddwch yn sicrhau y gellir argraffu'r pecynnau pleidleisio drwy'r post hyn a'u dosbarthu ar fyr rybudd. Ceir rhagor o wybodaeth am reoli’r broses o ddosbarthu pecynnau pleidleisio drwy’r post ychwanegol yn agos at yr etholiad yn ein canllawiau ar gynllunio ar gyfer anfon pleidleisiau post.