Canllawiau i Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) ar weinyddu etholiad Senedd y DU ym Mhrydain Fawr

Efallai y byddwch yn dewis rhoi'r gwaith o reoli cyflenwad eich pecynnau pleidleisio drwy'r post i bartner dosbarthu neu ofyn i'ch cyflenwr argraffu reoli hyn. Gallwch ddefnyddio'r Post Brenhinol neu unrhyw gwmni dosbarthu masnachol arall i ddosbarthu pleidleisiau post. Gallwch gael rhagor o wybodaeth yn ein canllawiau: Gweithio gyda phartneriaid dosbarthu post. 

Opsiynau ar gyfer dosbarthu

Os ydych yn defnyddio'r Post Brenhinol i ddosbarthu eich pleidleisiau post, dylech roi trefniadau ar waith ar gyfer y trwyddedau perthnasol a rhifau Ymateb Busnes cyn gynted â phosibl a chadarnhau bod eich deunydd arfaethedig yn bodloni eu manylebau er mwyn osgoi unrhyw oedi posibl pan ddisgwylir i'ch pecynnau pleidleisio drwy'r post gael eu dosbarthu i etholwyr. Os ydych yn defnyddio cwmni dosbarthu masnachol, dylech wneud trefniadau tebyg fel y bo'n briodol.  

Dylai eich cynlluniau wrth gefn nodi sut y byddech yn anfon ac yn derbyn unrhyw becynnau pleidleisio drwy'r post a ddychwelwyd os na all y Post Brenhinol neu'r cwmni dosbarthu masnachol sydd ar gontract ddosbarthu'r pecynnau pleidleisio drwy'r post, er enghraifft, oherwydd gweithredu diwydiannol.

Os ydych yn defnyddio'r Post Brenhinol i ddosbarthu eich pleidleisiau post, dylech sicrhau bod gennych gopi cyfredol o ganllawiau arferion gorau'r Post Brenhinol ar bleidleisiau post, Managing Postal Voting.   

Sicrhau ansawdd y broses ddosbarthu

Dylech wneud trefniadau ar gyfer trosglwyddo'r pecynnau pleidleisio drwy'r post o'ch cwmni argraffu i'r Post Brenhinol neu'r cwmni dosbarthu a ddewiswyd gennych yn ddiogel. Dylech sicrhau bod gweithdrefn a thrywydd archwilio clir ar waith ar gyfer trosglwyddo pecynnau pleidleisio drwy'r post.

Rhaid i chi gyfrif cyfanswm nifer yr amlenni a anfonir a threfnu iddynt gael eu dosbarthu i'ch contractwr dosbarthu ynghyd â derbynneb yn dangos cyfanswm nifer y pecynnau pleidleisio drwy'r post yn y swp hwnnw.1  Dylai'r dderbynneb hon gael ei hardystio gan y Post Brenhinol neu eich cwmni dosbarthu er mwyn cydnabod ei fod wedi derbyn y swp cyn dosbarthu'r pecynnau. 

Os bydd eich cyflenwr yn anfon deunyddiau at etholwyr ar eich rhan, mae'n bwysig eich bod yn cadw mewn cysylltiad ag ef pan fydd yr holl ddeunyddiau argraffedig/wedi'u llenwi wedi cael eu cymeradwyo'n derfynol ac yn barod i'w hanfon.

Dylech sicrhau bod eich cyflenwr argraffu yn rhoi cadarnhad i chi pan fydd y broses anfon wedi dechrau, yn ogystal â chadarnhau faint o becynnau sydd wedi cael neu a fydd yn cael eu dosbarthu bob dydd a rhoi gwybod i chi faint o amser y bydd yn ei gymryd i gwblhau'r broses ddosbarthu.

Dylech ofyn i'ch cyflenwr argraffu am gopi o'r docedi post ar gyfer pob swp a gaiff ei anfon er mwyn i chi eu hychwanegu at eich trywydd archwilio ffurfiol ar gyfer y broses. Dylai'r docedi hyn nodi nifer yr eitemau a anfonwyd bob dydd, a chadarnhau pa wasanaethau post a ddefnyddiwyd. Bydd ffotograffau/lluniau wedi'u sganio o'r docedi yn ddigonol at y dibenion hyn.   

Os ydych wedi cytuno â'ch cyflenwr argraffu y bydd darparwyr mynediad ymhellach i lawr y gadwyn gyflenwi yn cael eu defnyddio fel rhan o'r broses anfon a dosbarthu, dylech gael y wybodaeth ddiweddaraf gan eich contractwr dosbarthu am hynt y broses drwyddi draw. 

Dylech sicrhau bod system ar waith i fonitro'r broses o ddosbarthu pecynnau pleidleisio drwy'r post, gyda'r nod o sicrhau eu bod wedi cael eu hanfon ledled yr ardal etholaethol gyfan yn unol â'r amserlen gytûn. 

Bydd pob un o'r mesurau uchod yn helpu i nodi problemau posibl a allai fod wedi codi o ran dosbarthu ac yn bwydo i mewn i unrhyw werthusiad dilynol o berfformiad y contractwr, ac yn eich galluogi i ddarparu gwybodaeth i bleidleiswyr am y dyddiadau y dylent ddisgwyl derbyn deunydd drwy eich sianeli cyfryngau cymdeithasol a chanolfannau galwadau fel y bo'n briodol.

Mesurau sicrhau ansawdd ar gyfer monitro'r broses ddosbarthu

Os oes modd, dylai fod gennych drefniadau ar waith i olrhain dosbarthiadau er mwyn eich helpu i ymateb i unrhyw ymholiadau gan etholwyr ynghylch dosbarthu eu pecyn pleidleisio drwy'r post. Dylech hefyd sicrhau eich bod yn monitro'r lefel o ymholiadau gan etholwyr a ddaw i law drwy bob sianel gan y bydd hyn yn eich helpu i dynnu sylw at unrhyw broblemau a wynebir wrth anfon deunyddiau yn ymarferol.  

Dylech fonitro unrhyw achos lle ceir cyfraddau anarferol o isel o ddychwelyd pleidleisiau post a gwblhawyd fesul dosbarth etholiadol oherwydd gall fod yn arwydd o broblemau dosbarthu. 

Dylech hefyd sicrhau bod gennych fesurau cyfathrebu clir er mwyn gallu ymdrin ag unrhyw faterion neu ymholiadau yn gyflym. Gallwch gael rhagor o wybodaeth am sicrhau ansawdd yn ein canllawiau ar reoli contractwyr.