Canllawiau i Swyddogion Canlyniadau Lleol sy'n gweinyddu Etholiadau ar gyfer Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu

Gellir dod o hyd i restr lawn o'r dogfennau y mae dyletswydd arnoch i'w hanfon at y Swyddog Cofrestru Etholiadol yma yn ein canllawiau ar Anfon neu gadw dogfennau etholiadol.

Dylech sicrhau bod y broses becynnu mor dryloyw â phosibl. Dylech gynnal trywydd archwilio clir wrth becynnu'r dogfennau ac (os bydd angen) wrth eu hanfon gan y bydd hyn yn helpu i sicrhau bod modd dod o hyd i ddogfennau'n hawdd os bydd unrhyw un yn dymuno archwilio'r dogfennau cyhoeddus. 

Dylai'r system pecynnu a labelu a ddefnyddiwch ddarparu dull storio diogel a chefnogi proses adalw amserol.
Gellir sicrhau trywydd archwilio clir a phroses dryloyw drwy wneud y canlynol:

• cynhyrchu labeli clir ar gyfer pob paced 
  • rhaid i chi selio'r holl ddogfennaeth berthnasol mewn pacedi ar wahân a marcio pob paced â disgrifiad o'i gynnwys, dyddiad yr etholiad ac enw'r ardal etholiadol berthnasol y mae'n cyfeirio ati1     
  • rhaid i'r labeli hefyd gynnwys enw'r ardal bleidleisio berthnasol y maent yn ymwneud â hi, a dylent nodi pa mor hir y bydd angen cadw'r paced a phryd y bydd angen ei ddinistrio (oni chyfarwyddir fel arall drwy orchymyn llys)
  • dylai'r labeli ar gyfer dogfennau y gall y cyhoedd eu harchwilio a'r labeli ar gyfer dogfennau na all y cyhoedd eu harchwilio fod yn wahanol. Fel gofyniad sylfaenol, dylai'r pacedi sy'n cynnwys dogfennau na all y cyhoedd eu harchwilio nodi'r ffaith hon
• sicrhau eich bod wedi ystyried y gwaith o becynnu'r dogfennau wrth gynllunio eich proses dilysu a chyfrif. Gallwch gael rhagor o wybodaeth yn ein canllawiau ar gynllunio ar gyfer dilysu
  . 
• ymdrin â chyfarwyddiadau pecynnu fel rhan o'ch hyfforddiant i staff gorsafoedd pleidleisio ac wrth hyfforddi goruchwylwyr pleidleisiau post a chyfrif. Dylai darparu cyfarwyddiadau ysgrifenedig helpu hefyd i leihau'r risg y caiff dogfennau eu pecynnu'n anghywir. Mae templed o ganllaw graffigol ar ddeunyddiau pecynnu ar ôl diwedd y cyfnod pleidleisio hefyd ar gael, y gallech ei addasu a'i roi i staff gorsafoedd pleidleisio. Dylai staff hefyd gyfeirio at ein llawlyfr i orsafoedd pleidleisio.    
• creu rhestr o'r holl ddogfennau i'w hanfon (pan fydd hynny'n ofynnol). Dylech gadw cofnod o'r holl ddeunyddiau y mae dyletswydd arnoch i'w hanfon at y swyddog cofrestru perthnasol, a sicrhau y rhoddir cyfrif am yr holl eitemau ac y cânt eu dosbarthu'n ddiogel yn unol â gofynion diogelu data.  

Pan fyddwch wedi anfon dogfennau at y Swyddog Cofrestru Etholiadol perthnasol, dylech hefyd wneud y canlynol:

• cofnodi nifer y parseli rydych wedi eu hanfon
• cofnodi manylion y Swyddog Cofrestru Etholiadol perthnasol y cawsant eu hanfon ato
• cael derbynneb gan y Swyddog Cofrestru Etholiadol perthnasol yn cadarnhau bod y parseli wedi cael eu derbyn yn ddiogel

Mae'n bwysig sicrhau y bydd pob paced a chynhwysydd sy'n cynnwys dogfennau etholiadol yn cael eu storio'n ddiogel cyn eu trosglwyddo i'r Swyddog Cofrestru Etholiadol fel na all neb heb awdurdod ymyrryd â hwy.