Mynediad at ddogfennau etholiadol, eu cyflenwi a'u harchwilio ar ôl etholiad
Y Swyddog Cofrestru Etholiadol sy'n gyfrifol am weinyddu'r gwaith o archwilio a chyflenwi dogfennaeth etholiadol, gan gynnwys y cofrestrau wedi'u marcio, nid y Swyddog Canlyniadau.
Mae'r tudalennau canlynol yn nodi:
y mathau o ddogfennau etholiadol sydd ar gael i'w harchwilio neu eu cyflenwi
y mathau o ddogfennau etholiadol nad ydynt ar gael i'w harchwilio
Rydym wedi llunio rhestr wirio mynediad a chyflenwi y dylid ei defnyddio ochr yn ochr â'r canllawiau hyn.
Dylech sicrhau bod gennych brosesau ar waith i adalw data a'u dinistrio'n ddiogel ar yr adeg briodol, yn unol â chyfraith etholiadol a'ch polisi cadw dogfennau, a ddylai gynnwys yr egwyddorion diogelu data.
Datgelu gwybodaeth bersonol
Os byddwch yn cael cais i archwilio unrhyw ddogfennau sy'n cynnwys data personol, er enghraifft y datganiad pleidleisio drwy'r post, rhaid i chi hefyd ystyried a yw archwilio'r datganiad wedi'i gwblhau gan yr unigolyn hwnnw yn dod o dan gylch gwaith ei sail ar gyfer prosesu cyfreithlon.
Fel mesur diogelu data, gall hefyd fod yn gymesur golygu rhywfaint o ddata personol, er enghraifft y dyddiad geni neu'r llofnod, cyn caniatáu i ddogfennau o'r fath gael eu harchwilio.