Canllawiau i Swyddogion Canlyniadau Lleol sy'n gweinyddu Etholiadau ar gyfer Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu

Bydd dechrau cyfathrebu â'r Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu ar gam cynnar yn eich helpu i gynllunio'n effeithiol. 

Dylai eich cynllun prosiect gynnwys manylion am sut y byddwch yn rhoi'r prosesau allweddol ar waith, gan gynnwys, agor amlenni pleidleisiau post, pleidleisio mewn gorsafoedd pleidleisio, a dilysu a chyfrif pleidleisiau. Dylai hefyd gynnwys sut y byddwch yn cyflawni'ch dyletswydd i sicrhau bod yr orsaf bleidleisio yn hygyrch i bob pleidleisiwr. Mae ein canllawiau ar ddeall y rhwystrau i bleidleisio yn rhoi rhagor o wybodaeth i'ch helpu gyda'ch gwaith cynllunio.

Gall llunio tybiaethau realistig a chadarn eich helpu i gynllunio ar gyfer rhoi'r prosesau allweddol hyn ar waith. Gall tybiaethau cadarn fod yn dystiolaeth ddefnyddiol wrth egluro eich penderfyniadau ac felly dylech eu dogfennu. Bydd rhannu'r tybiaethau â rhanddeiliaid yn gynnar yn y broses hefyd yn golygu y bydd modd i eraill brofi cadernid y tybiaethau cyn i'r gwaith cynllunio manwl gael ei gwblhau a bydd yn helpu i feithrin hyder yn eich cynlluniau. 

Dylai eich gwaith cynllunio gynnwys tybiaethau sy'n ymwneud â'r disgwyliadau canlynol: 

• y nifer sy'n pleidleisio ar y diwrnod pleidleisio 
• nifer y pleidleiswyr post 
• nifer yr ymgeiswyr 
• argaeledd staff 
• cyflymder a gallu staff 
• yr amser sydd ei angen i gwblhau pob proses 

Dylid adolygu'r holl gynlluniau a thybiaethau yn rheolaidd. Bydd hyn yn helpu i lywio asesiad realistig ynghylch a fyddwch yn gallu cyflawni eich cynllun cyffredinol, ac a fydd angen rhoi cynlluniau wrth gefn ar waith ac os felly, pryd.

Ym mhob achos dylai eich cynllun fod yn ddigon hyblyg i'ch galluogi i ymateb os bydd unrhyw rai o'ch tybiaethau yn newid, gan gynnwys pa gamau y byddwch yn eu cymryd o dan amgylchiadau o'r fath, a dylech gyfathrebu â rhanddeiliaid drwy gydol eich proses gynllunio a bod yn barod i esbonio'r rhesymau dros y penderfyniadau rydych yn eu gwneud. Ar gyfer penderfyniadau allweddol, dylech roi eich rhesymau ar ffurf ysgrifenedig i randdeiliaid.
 

Y nifer sy'n pleidleisio

Mae'r nifer sy'n debygol o bleidleisio yn ffactor hanfodol wrth lywio eich gwaith cynllunio a deall pa adnoddau y bydd eu hangen ar gyfer y rhan fwyaf o brosesau, yn arbennig ar gyfer gorsafoedd pleidleisio a'r broses dilysu a chyfrif. Dylech benderfynu faint o bobl sy'n debygol o bleidleisio – gan ystyried y potensial y bydd diddordeb hwyr yn yr etholiadau, pan fydd y posibilrwydd o addasu cynlluniau yn gyfyngedig. 

Dylai'r nifer amcangyfrifedig o bleidleiswyr fod yn seiliedig ar y dybiaeth, fel gofyniad sylfaenol, na fydd nifer y pleidleiswyr yn llai na'r nifer a bleidleisiodd yn yr etholiadau cyfatebol diwethaf. 

Dylech ystyried effaith y newidiadau i'r broses gwneud cais am bleidlais bost ac effaith hyn ar y nifer disgwyliedig o bleidleisiau post a anfonir.

Dylech hefyd ystyried patrymau cyfraddau dychwelyd mewn etholiadau blaenorol ac unrhyw beth a allai effeithio ar hyn. Er enghraifft, gallai digwyddiadau lleol arwain at gynnydd yn nifer y ceisiadau cofrestru a phleidleisio absennol ar gam hwyr yn ystod y broses, gan newid y patrwm traddodiadol pan ddychwelir pleidleisiau post wedi'u cwblhau, yn ogystal ag effeithio ar nifer y pleidleiswyr. 

Mae bob amser yn well dilyn y llwybr mwyaf diogel o ran y nifer a fydd yn pleidleisio oherwydd gall datblygiadau cenedlaethol a lleol arwain at newidiadau cyflym i'r nifer a fydd yn pleidleisio mewn gwirionedd.

Bydd yr adnoddau sydd gennych i gynnal y prosesau hyn, gan gynnwys nifer y staff a maint y lleoliad, hefyd yn ystyriaeth berthnasol yn eich gwaith cynllunio. 

Nifer y pleidiau a/neu ymgeiswyr

Er mwyn cadarnhau'r nifer tebygol o ymgeiswyr, dylech gysylltu â'r Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu. 

Bydd nifer yr ymgeiswyr sy'n sefyll etholiad yn effeithio ar eich ystyriaethau cynllunio. Er enghraifft, os oes nifer mawr o ymgeiswyr yn sefyll etholiad, gallai hyn olygu: 

• y bydd papurau pleidleisio yn fawr ac y gall staff a phleidleiswyr fod yn arafach yn eu trin
• y bydd angen mwy o le ar gyfer y papurau pleidleisio mawr
• y bydd y broses gyfrif ar gyfer rhannu'r pleidleisiau'n fwndeli ar gyfer ymgeiswyr fod yn arafach o bosibl a chymryd mwy o le
• y gall fod angen mwy o le i ymgeiswyr ac asiantiaid yn y lleoliadau

Bydd nifer yr ymgeiswyr hefyd yn effeithio ar y gwaith cynllunio wrth benderfynu ar leoliadau, diwyg y cyfrif, y cyfarpar angenrheidiol a gofynion staffio.
 

Staffio ac amseriadau

Dylech edrych ar nifer y staff a'r prosesau a ddefnyddiwyd mewn etholiadau blaenorol a nifer y papurau pleidleisio a broseswyd. Yna, gellir defnyddio gwerthusiad o'r prosesau a'r cymarebau staffio, a phryd y cwblhawyd camau amrywiol proses yr etholiad, er mwyn gwneud penderfyniadau ar gyfer yr etholiadau hyn.

Dylech rannu'r manylion a'r amseriadau hyn â rhanddeiliaid ynghyd â'r tybiaethau sy'n sail iddynt. 

Efallai y bydd gan rai rhanddeiliaid ddisgwyliadau afrealistig ynglŷn â pha mor gyflym y gellir cwblhau'r prosesau a gall hyn arwain at densiwn a rhwystredigaeth. Er mwyn rheoli disgwyliadau, dylech egluro'n fanwl y prosesau dan sylw a faint o amser y mae pob cam yn debygol o'i gymryd. I gael rhagor o wybodaeth am hyn, gweler ein canllawiau ar ddarparu gwybodaeth am brosesau etholiadol allweddol.