Canllawiau i Swyddogion Canlyniadau Lleol sy'n gweinyddu Etholiadau ar gyfer Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu

Cynllun prosiect 

Dylech baratoi cynllun prosiect ar gyfer rheoli'r etholiad, ei drin fel dogfen fyw, ei adolygu'n rheolaidd a'i ddefnyddio i fonitro cynnydd drwy gydol y broses.

Dylech gadw cofnod o'r holl gamau a gymerwyd i baratoi eich cynllun er mwyn gallu darparu trywydd archwilio sy'n dangos eich proses benderfynu. Dylech allu esbonio eich penderfyniadau, a dylech fod yn barod i wneud hynny mewn ymateb i ymholiadau.

Dylai eich gwaith cynllunio sicrhau'r canlynol: 

• gall pleidleiswyr fwrw eu pleidlais yn hawdd ac maent yn gwybod y caiff eu pleidlais ei chyfrif yn unol â'u bwriad
• ei bod hi'n hawdd i bobl sydd am sefyll etholiad gael gwybod sut i wneud hynny, beth yw'r rheolau, a beth mae'n rhaid iddynt ei wneud i gydymffurfio â'r rheolau hyn
• gall pawb fod yn hyderus i gymryd rhan yn ddiogel yn y broses etholiadol
• gall pawb fod yn hyderus yn y ffordd y mae'r broses wedi cael ei rheoli ac yn y canlyniad.

Rydym wedi paratoi templed ar gyfer cynllun prosiect y byddwch o bosibl yn awyddus i'w ddefnyddio a'i addasu yn unol â'ch amgylchiadau lleol. Mae'r templed yn cynnwys nifer o bethau y gellir eu cyflawni a thasgau a dylech hefyd ychwanegu unrhyw rai eraill y byddwch yn nodi eu bod yn angenrheidiol, yn cynnwys rhai sy'n benodol i'ch amgylchiadau lleol.

Dylai'r broses o gydgysylltu rhwng y Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu a'r Swyddogion Canlyniadau Lleol yn ardal yr heddlu ddechrau ar gam cynnar er mwyn helpu i roi profiad o safon gyson uchel i bleidleiswyr a'r rhai sy'n sefyll etholiad drwy'r ardal heddlu gyfan.

Cyn dechrau ar eich gwaith cynllunio manwl, dylech nodi'r hyn rydych am ei gyflawni a sut beth fydd llwyddiant. Dylai eich cynllun prosiect gynnwys amcanion wedi'u diffinio'n glir a mesurau llwyddiant i'ch helpu i fesur i ba raddau y mae trefn cynnal yr etholiad wedi bod yn llwyddiannus fel rhan o dempled y cynllun prosiect. 

Os nad chi yw'r Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu hefyd, dylech gysylltu ag ef ar gam cynnar i ganfod ei amcanion a'i fesurau llwyddiant o ran yr etholiad fel y gallwch adlewyrchu'r rhain yn eich gwaith cynllunio.

Dylech sicrhau bod eich gwaith cynllunio yn adlewyrchu cyd-destun penodol a natur yr etholiad, gan gynnwys unrhyw newidiadau i ddeddfwriaeth neu'r dirwedd wleidyddol ers yr etholiad cyfatebol diwethaf. 

Dylai eich cynllun prosiect hefyd nodi'r adnoddau sydd eu hangen, gan gynnwys unrhyw feichiau newydd, er enghraifft unrhyw gostau newydd sy'n gysylltiedig â gwneud addasiadau rhesymol i bleidleiswyr mewn gorsafoedd pleidleisio. Unwaith y bydd y ffioedd a'r taliadau ar gyfer yr etholiad ar gyfer Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu wedi cael eu pennu, dylech gysoni costau rhagamcanol ar gyfer gweithgareddau yn erbyn y gyllideb sydd ar gael. Dylech gymryd pob cam angenrheidiol i sicrhau bod yr awdurdodau lleol yn rhoi'r adnoddau angenrheidiol i chi er mwyn eich galluogi i gyflawni'ch swyddogaethau. 

Bydd angen i chi hefyd gynllunio i gydymffurfio â gofynion hygyrchedd yn y gorsafoedd pleidleisio. Dylai'ch cynlluniau gynnwys y canlynol:

• pan fydd angen ystyried hygyrchedd
• pa rwystrau sy'n atal mynediad cyfartal i bleidleisio i bawb?
• pryd y bydd angen i chi weithredu ar unrhyw ofynion a nodwyd; er enghraifft, os oes angen i chi brynu cyfarpar ychwanegol, a fydd yn cyrraedd mewn pryd?
• nodiadau ysgrifenedig o'r holl ystyriaethau a chamau gweithredu a gymerwyd mewn perthynas ag unrhyw addasiadau rhesymol y gofynnir amdanynt

Dylech hefyd feithrin cydberthnasau gwaith ag arbenigwyr yn yr awdurdod lleol a ddylai fod mewn sefyllfa i gynnig cymorth a chyngor ar unrhyw addasiadau rhesymol sydd eu hangen.

Newid a wneir i leihau neu ddileu anfantais mewn perthynas ag anabledd rhywun o'i gymharu â phobl nad ydynt yn anabl yw addasiad rhesymol. Er enghraifft, cael gwared ar rwystrau ffisegol neu roi cymorth ychwanegol i bobl anabl.

Bydd angen i chi adolygu eich cynlluniau er mwyn sicrhau eu bod yn amlinellu eich prosesau a'r mesurau diogelu data sydd ar waith gennych, oherwydd byddant yn rhoi sail gadarn i chi gyflawni eich rhwymedigaethau diogelu data. Bydd swyddog diogelu data eich cyngor yn gallu eich helpu i fodloni eich gofynion a nodi arferion gorau. Yn benodol, bydd angen i chi sicrhau eich bod wedi cofrestru â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth fel rheolydd data.

Ceir canllawiau pellach ar ddeddfwriaeth diogelu data, gan gynnwys cofrestru fel rheolydd data, yn ein hadran diogelu data. Dylai eich cynlluniau hefyd ymdrin â'r posibilrwydd y caiff is-etholiadau eu cynnal yn eich ardal er mwyn llenwi seddau gwag achlysurol.
 

Cofrestr risg

Dylech hefyd baratoi cofrestr risg, a ddylai hefyd fod yn ddogfen fyw a dylech ei hadolygu'n rheolaidd, yn enwedig ar adegau allweddol yn y broses pan fydd gennych fwy o wybodaeth am gyd-destun yr etholiad, megis ar ôl i'r enwebiadau gau a'r dyddiad cau cofrestru. Dylech ddefnyddio eich cofrestr risg i fonitro'r risgiau hysbys a dogfennu unrhyw newidiadau mewn risg, yn ogystal â sicrhau bod camau lliniaru yn cael eu nodi a'u cymryd, fel y bo'n briodol. Dylai eich cofrestr risg nodi'r canlynol:

• unrhyw anawsterau a phroblemau a all godi, a'r camau a gymerir i'w lliniaru
• difrifoldeb unrhyw risg gan nodi'r tebygolrwydd y bydd y risg yn digwydd ac effaith y risg pe bai'n digwydd

Rydym wedi datblygu templed ar gyfer cofrestr risg y byddwch o bosibl am ei ddefnyddio. Mae'r templed yn rhoi rhai risgiau enghreifftiol ac awgrymiadau ar gyfer lliniaru'r risgiau hynny. Yn ogystal â'r risgiau a nodir yn y templed, dylech nodi unrhyw risgiau eraill, gan gynnwys y rhai sy'n benodol i'ch amgylchiadau lleol, a sut y byddech yn eu lliniaru.