Canllawiau i Swyddogion Canlyniadau Lleol sy'n gweinyddu Etholiadau ar gyfer Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu

Dylech ystyried dynodi ardaloedd ar gyfer swyddogaethau penodol a nodi pa ddodrefn a chyfarpar y bydd eu hangen ar gyfer pob ardal. 

Cyrraedd y lleoliad 

Lleoedd parcio a mynediad i gerbydau

Fe'ch cynghorir i ddynodi mannau parcio gwahanol ar gyfer ymgeiswyr, asiantiaid ac arsylwyr, a staff. Gall fod yn ddefnyddiol cael mynedfa ac allanfa ddynodedig i'r maes parcio, er mwyn osgoi tagfeydd, megis pan fydd y blychau pleidleisio yn cyrraedd o'r gorsafoedd pleidleisio.

Gall fod yn ddefnyddiol cael staff yn goruchwylio'r maes parcio ar yr adeg hon. Dylai unrhyw staff sy'n gweithio yn y maes parcio gael dillad diogelwch priodol fel siacedi llachar, a dylid eu hyfforddi i ddelio â llawer o draffig gan gynnwys, er enghraifft, asiantiaid cyfrif yn cyrraedd ar gyfer y gweithrediadau a staff gorsafoedd pleidleisio yn cyrraedd gyda blychau pleidleisio.

Mynedfa

Dylid gosod staff wrth y fynedfa/mynedfeydd er mwyn gwneud yn siŵr bod gan y bobl sy'n ceisio mynd i mewn i'r lleoliad dilysu a chyfrif hawl i wneud hynny. Gall fod yn ddefnyddiol cael mynedfeydd gwahanol ar gyfer staff a phobl eraill sy'n bresennol. Hefyd, dylech sicrhau bod eich trefniadau mynediad yn osgoi creu ciwiau a allai arwain at oedi cyn dechrau'r broses dilysu a chyfrif.

Man derbyn

Dyma'r man y bydd blychau pleidleisio, cyfrifon papurau pleidleisio a deunyddiau a chyfarpar arall gorsafoedd pleidleisio yn cyrraedd er mwyn eu derbyn a'u didoli. Yn ddelfrydol, dylai fod gan y man derbyn fynedfa ar wahân i'r un a ddefnyddir gan staff eraill, ymgeiswyr, asiantiaid ac arsylwyr, gyda mynediad uniongyrchol o'r maes parcio neu'r man llwytho.  

Ardaloedd Prosesu

Byrddau dilysu, cysoni a chanlyniadau

Dyma ble y bydd staff dilysu yn dilysu cynnwys y blychau pleidleisio ac yn cysoni cyfanswm y pleidleisiau. Os defnyddir gliniaduron, dylech ystyried trefniadau o ran ceblau a'r trefniadau wrth gefn os bydd cyfarpar yn methu. 

Os bydd angen i chi rannu cyfansymiau cyfrif lleol â'r Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu sy'n gyfrifol am goladu'r canlyniadau, bydd angen ardal arnoch er mwyn gwneud hyn hefyd.

Bwrdd y Swyddog Canlyniadau

Dyma lle y dylech gadw gwerslyfrau cyfreithiol, canllawiau'r Comisiwn Etholiadol, nodiadau gweithdrefnol, copïau ychwanegol o gyfarwyddiadau i staff, rhestrau staff, deunydd ysgrifennu a deunyddiau canllaw eraill er mwyn cyfeirio atynt.

Byrddau cyfrif

Dylai'r rhain wahanu'r staff a'r asiantiaid cyfrif yn briodol. Os bydd digon o le, dylid darparu seddi yn agos i'r byrddau hyn ar gyfer asiantiaid cyfrif ac arsylwyr.

Mae'n bosibl y byddwch am ddefnyddio mesurau i wahanu staff sy'n gweithio wrth fyrddau cyfrif a'r rhai sy'n arsylwi. Fodd bynnag, ni ddylai'r mesurau hyn gael effaith negyddol ar allu ymgeiswyr ac asiantiaid i oruchwylio'r prosesau dilysu a chyfrif a chraffu arnynt, gan gynnwys dyfarnu papurau pleidleisio amheus. 
 

Ardal pleidleisiau post

Os caiff pleidleisiau post eu hagor ac y caiff y dynodwyr personol eu gwirio yn y lleoliad dilysu, dylech neilltuo ardal ar wahân i brosesu pleidleisiau post heb eu hagor sydd wedi dod o orsafoedd pleidleisio. Bydd angen i chi neilltuo digon o le i dderbyn ac agor y pleidleisiau post hyn a dilysu'r dynodwyr arnynt, a galluogi pobl i arsylwi ar y prosesau hyn. 

Bydd y canllawiau hyn yn cael eu diweddaru â'r mesurau Trin Pleidleisiau Post o'r Ddeddf Etholiadau unwaith y bydd yr is-ddeddfwriaeth berthnasol wedi'i gosod a'r prosesau wedi'u cwblhau. Byddwn yn cadarnhau pryd y bydd hyn yn cael ei gyhoeddi drwy'r Bwletin Gweinyddu Etholiadol.

Bydd angen i chi ystyried trefniadau rhwydwaith a cheblau os byddwch yn defnyddio meddalwedd dilysu fel rhan o'r broses o ddilysu dynodwyr personol. 

Byrddau ar gyfer papurau pleidleisio sydd wedi'u cyfrif

Ar ôl i bapurau pleidleisio gael eu didoli a'u cyfrif yn bleidleisiau ar gyfer pleidiau unigol a/neu ymgeiswyr, fel y bo'n briodol, dylid eu gosod mewn bwndeli (e.e. bwndeli o 100 o bapurau pleidleisio) a'u rhoi ar fwrdd ar wahân, er mwyn cadw'r holl bleidleisiau ar gyfer pob plaid neu ymgeisydd gyda'i gilydd. 

Mae'n debygol y bydd ymgeiswyr ac asiantiaid yn disgwyl y bydd yr holl fwndeli ar gyfer yr holl bleidiau a/neu ymgeiswyr (fel y bo'n briodol) yn cael eu gosod mewn un man canolog fel y gallant weld niferoedd cymharol y pleidleisiau ar gyfer pob plaid a/neu ymgeisydd. Bydd angen ystyried hyn, yn enwedig pan fydd y broses dilysu a chyfrif wedi'i his-rannu'n ardaloedd sy'n llai na'r ardal etholiadol.

Ardaloedd eraill

Ardal i ymgeiswyr, asiantiaid, arsylwyr a gwesteion

Os yw'n bosibl, ystyriwch neilltuo ardal ar wahân ar gyfer ymgeiswyr, asiantiaid, arsylwyr a gwesteion lle gallant weld darllediadau teledu o'r etholiadau.

Ardal ar gyfer lluniaeth

Ystyriwch ddarparu ardal lle gall cynorthwywyr cyfrif ac aelodau eraill o staff gael diod a rhywbeth i'w fwyta – gellid eu cynghori i ddod â diod a bwyd gyda nhw, neu gellid darparu lluniaeth iddynt. Gall y broses dilysu a chyfrif fod yn un hirfaith ac mae'n bwysig sicrhau bod lluniaeth digonol ar gael er mwyn helpu i gynnal lefelau egni a chanolbwyntio'r staff. 

Er mwyn osgoi'r posibilrwydd o arllwys diod, ni ddylech ganiatáu i gynorthwywyr cyfrif fwyta nac yfed wrth y byrddau cyfrif. Fodd bynnag, gallech ystyried gadael iddynt yfed dŵr potel (â chaeadau sy'n atal arllwysiadau) wrth y byrddau cyfrif. Mae llawer o Swyddogion Canlyniadau hefyd yn darparu cyfleusterau i ymgeiswyr, asiantiaid, arsylwyr a phobl eraill sy'n bresennol brynu bwyd a diod ar y safle.

Ardal i'r cyfryngau

Bydd y gofynion ar gyfer ardal y cyfryngau yn dibynnu ar y mathau o gyfryngau a gynrychiolir a'u hanghenion. Er enghraifft, os bydd camerâu teledu yn bresennol, ni ddylai unrhyw oleuadau achosi gwres na llewyrch diangen a allai amharu ar effeithlonrwydd y cyfrif, ac ni ddylid caniatáu i gamerâu ddangos lluniau agos o'r papurau pleidleisio. Yn ogystal, mae'n bwysig sicrhau nad oes unrhyw geblau hir i'r rhai sy'n mynychu'r cyfrif faglu drostynt, a bod unrhyw offer yn cael eu gosod mewn man diogel.

Gallech ystyried sefydlu ardaloedd i gynrychiolwyr y cyfryngau sy'n rhoi cyfle iddynt oruchwylio'r gweithrediadau o bell a chyflawni eu rôl i adrodd ar gynnydd y broses a'r canlyniadau drwy gydol y digwyddiad.

Ardal datgan canlyniadau 

Llwyfan uwch lle gellir datgan y cyfansymiau/canlyniadau lleol. Os mai chi yw'r Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu hefyd, os bydd digon o le, dylech ddod â'r ymgeiswyr at ei gilydd ar gyfer y cyhoeddiadau a chaniatáu areithiau derbyn a chydnabod. 

Os byddwch yn penderfynu na fydd y trefniadau traddodiadol hyn yn ddichonadwy yn eich lleoliad, dylech sicrhau y gallwch rannu canlyniadau'r etholiadau serch hynny yn unol â gofynion deddfwriaethol a bod yr holl randdeiliaid, gan gynnwys cynrychiolwyr y cyfryngau, yn ymwybodol o'ch trefniadau arfaethedig ymlaen llaw.