Canllawiau i Swyddogion Canlyniadau Lleol sy'n gweinyddu Etholiadau ar gyfer Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu

Dylech sicrhau bod y prosesau dilysu a chyfrif yn cael eu llunio a'u rheoli er mwyn sicrhau canlyniadau cywir, gyda llwybr archwilio clir, a'u bod yn dryloyw, a bod pawb sydd â hawl i fod yno yn gallu gweld popeth sy'n cael ei gyflawni yn glir. 

Gall y Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu benderfynu cynnal rhan o'r prosesau dilysu a chyfrif neu'r prosesau cyfan ar gyfer yr holl ardaloedd pleidleisio yn ardal yr heddlu neu rai ohonynt mewn lleoliad canolog. Os felly, dylech wneud trefniadau ymarferol i gyflawni'r prosesau cyfrif yn unol â'r penderfyniad hwnnw ac unrhyw gyfarwyddiadau, canllawiau neu brotocolau y mae'r Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu wedi eu cyhoeddi.

Dewis y lleoliad(au)

Wrth ddewis y lleoliad ar gyfer eich prosesau dilysu a chyfrif, dylech ystyried y pwyntiau canlynol:

• cyfleustra ble mae'r lleoliad wedi'i leoli
• gwersi a ddysgwyd o ddigwyddiadau etholiadol blaenorol
• trefniadau mynediad i gerbydau a llefydd parcio
• mynedfeydd i'r rhai sydd â hawl i fod yn bresennol a staff, ac ar gyfer anfon y blychau pleidleisio
• mynediad i bobl anabl, i'r lleoliad ac oddi mewn iddo
• maint y lleoliad, gan ystyried y canlynol: 
  • faint o le sydd ei angen i gynnal y prosesau dilysu a chyfrif
  • digon o le storio ar gyfer parseli, blychau pleidleisio a chyfarpar arall 
  • digon o le i'r rhai sydd â hawl i fod yn bresennol ac arsylwi ar weithrediadau yn ystod y broses gyfrif 
• y goleuo yn y lleoliad a'r tu allan 
• gwres yn y lleoliad
• llwyfan ar gyfer cyhoeddi'r canlyniadau, ac ar gyfer gwneud cyhoeddiadau cyson drwy gydol y cyfnod pleidleisio
• yr acwsteg yn y lleoliad
• systemau TG a systemau cyfathrebu mewnol ac allanol
• cyfleusterau i'r rhai sy'n mynychu'r cyfnod dilysu a chyfrif
• gofynion y cyfryngau
• gofynion o ran dodrefn
• gofynion diogelwch a storio
• trefniadau wrth gefn i fynd i'r afael â'r risg o golli lleoliad 

Dylech sicrhau y caiff yr holl gyfarpar, gan gynnwys y cyfarpar y byddwch yn eu defnyddio i drosglwyddo gwybodaeth a chyfansymiau lleol i Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu, eu profi cyn y prosesau dilysu a chyfrif. Dylech hefyd sicrhau bod cynlluniau wrth gefn ar waith rhag ofn y bydd y cyfarpar neu'r pŵer yn methu.

Cynllunio'r cynllun 

Mae angen i chi sicrhau bod eich holl brosesau yn dryloyw, a bod pawb sydd â hawl i fod yno yn gallu gweld popeth sy'n cael ei gyflawni yn ystod y broses dilysu a chyfrif yn glir gan eu galluogi i fod yn hyderus bod y broses gyfrif yn cael ei rheoli'n dda ac i fod yn hyderus yn y canlyniad. 

Dylech baratoi cynlluniau o'ch lleoliad(au) dilysu a chyfrif ar gam cynnar. Bydd cynllun da yn un sydd wedi'i lywio gan y model dilysu a chyfrif y byddwch yn penderfynu ei fabwysiadu, ac sy'n ystyried y llifau gwaith rydych yn bwriadu eu dilyn a'r lle a fydd ar gael i chi.

Er mwyn osgoi unrhyw broblemau yn y broses dilysu a chyfrif, dylech roi eich hun yn esgidiau ymgeisydd neu asiant wrth gynllunio'r cynllun er mwyn profi a yw'r trefniadau yn darparu'r tryloywder angenrheidiol.

Fodd bynnag, mae angen i chi sicrhau hefyd nad yw'r rhai sy'n arsylwi ar y broses yn tarfu ar waith eich staff.

Wrth ystyried cynllun a threfn y lleoliad dilysu a chyfrif, dylech ystyried y canlynol:

• bod trefniadau diogelwch priodol ar waith i sicrhau mai dim ond y rhai sy'n gymwys i fod yn bresennol sydd yno
• bod digon o fyrddau ar gyfer nifer y staff dilysu a chyfrif rydych wedi'u penodi a bod digon o le i gynnal y prosesau'n effeithlon
• bod cynllun y byrddau yn gwneud y canlynol:
  • ystyried nifer yr asiantiaid cyfrif sy'n debygol o gael eu penodi i oruchwylio'r prosesau dilysu a chyfrif, yn ogystal â'r bobl eraill sydd â hawl i fod yn bresennol
  • ei gwneud hi'n bosibl i'r rhai sydd â hawl i fod yn bresennol weld popeth yn hawdd
  • ystyried nifer a maint y papurau pleidleisio
• bod digon o le o amgylch y byrddau ac ardaloedd cylchdroi a bod unrhyw rwystrau wedi'u symud
• bod digon o seddi i'r rhai sydd â hawl i fod yn bresennol
• bod y system annerch y cyhoedd yn gweithio a bod modd ei glywed o ddigon o bellter 
• bod gofynion y cyfryngau wedi'u hystyried e.e. drwy ddarparu ardal ar wahân i'r cyfryngau, gan ei bod yn debygol y bydd angen lle arnynt ar gyfer eu cyfarpar arbenigol (sydd weithiau'n fawr)
• bod iechyd a diogelwch pawb sy'n bresennol wedi'u hasesu. Er enghraifft:
  • ni ddylai unrhyw geblau o gyfarpar neu gamerâu'r cyfryngau beri i unrhyw un faglu yn ystod y gweithrediadau
  • ni ddylid rhwystro allanfeydd argyfwng mewn unrhyw ffordd
  • ni ddylid gadael mwy o bobl i mewn i'r lleoliad na'r uchafswm a ganiateir