Canllawiau i Swyddogion Canlyniadau sy’n gweinyddu etholiad y Senedd

Dylai eich cynllun prosiect gynnwys cynlluniau wrth gefn a threfniadau parhad busnes i alluogi pob elfen o’r broses o gyflawni’r etholiad i barhau os bydd unrhyw broblemau neu darfu annisgwyl. Mae’n bwysig adolygu eich cynlluniau wrth gefn, ailedrych arnynt o bryd i’w gilydd a'u haddasu yn ystod y cyfnod cyn y bleidlais. Wrth wneud hynny, dylech ystyried llwyddiant a phriodoldeb parhaus unrhyw fesurau presennol, nodi unrhyw welliannau a dangos unrhyw fylchau. 

Dylech hefyd ddatblygu a chynnal cynlluniau wrth gefn parhaus ar wahân i gefnogi’r gwaith o ddarparu unrhyw bleidleisiau heb eu trefnu ac isetholiadau a allai ddigwydd.

Dylai eich cynlluniau wrth gefn gynnwys trefniadau ar gyfer y prif feysydd risg i gyflawni’r etholiad, gan gynnwys:

Contractwyr

Dylech sicrhau bod gan unrhyw gyflenwyr rydych chi’n eu defnyddio – fel eich darparwr System Rheoli Etholiadol ac unrhyw ddarparwyr argraffu allanol – eu cynlluniau parhad busnes manwl eu hunain. Dylech fod yn fodlon bod eu trefniadau wrth gefn yn ddigonol i'ch galluogi i gyflawni eich dyletswyddau yn achos unrhyw ymyriadau yn y gwasanaeth wrth gyflawni eu dyletswyddau cytundebol eu hunain. Am ragor o wybodaeth, darllenwch ein canllawiau ynghylch rheoli'r broses gaffael ar gyfer gwaith ar gontract allanol. 

Lleoliadau 

Dylech baratoi rhestr o leoliadau eraill sydd ar gael ar fyr rybudd ar gyfer pob cam o’r broses etholiadol a rhoi gwybod i’r staff am y trefniadau wrth gefn ar gyfer defnyddio’r lleoliadau hyn a allai effeithio ar eu rôl. Am ragor o wybodaeth, darllenwch ein canllawiau ynghylch nodi a threfnu lleoliadau addas a newidiadau munud olaf i orsafoedd pleidleisio. 

Staffio

Dylech ddod o hyd i ddatrysiadau i’ch galluogi i ymateb i brinder staffio sydyn. Dylech gysylltu â’ch adran Adnoddau Dynol a all ddefnyddio eu harbenigedd i’ch helpu gyda’ch cynllunio. Efallai y bydd rheolwyr adrannol eraill yn eich awdurdod lleol, neu awdurdodau cyfagos sydd â chytundebau dwyochrog ar waith, hefyd yn gallu cynnig cymorth ychwanegol i reoli unrhyw ofynion o ran staff dros dro ar gyfer rhannau penodol o’r broses etholiadol. Am ragor o wybodaeth, darllenwch ein canllawiau ynghylch dyrannu digon o adnoddau staff a darparu hyfforddiant a staffio hyblyg.

TG

Dylech gysylltu â’ch gwasanaethau TG i sicrhau bod gennych adnoddau digonol a mesurau wrth gefn ar waith i’ch galluogi i gyflawni eich swyddogaethau petai TG yn methu. Gallai hyn gynnwys:

• gwella unrhyw fesurau sy’n caniatáu gallu gweithio o bell
• cael cymorth TG penodol yn ystod cyfnod yr etholiad
• storio ffeiliau a dogfennau penodol yn lleol er mwyn gallu cael gafael arnynt yn haws
• dod o hyd i unrhyw offer sbâr neu amgen y gellid ei ddefnyddio wrth gefn, e.e. peiriannau argraffu, gliniaduron, llwybryddion

Diogelwch gweinyddu etholiadol

Dylid hefyd ystyried risgiau diogelwch fel rhan o’ch trefniadau wrth gefn, gan nodi sut fyddwch yn parhau i gyflawni’r etholiad petai achos o ddwyn, gweithgarwch twyllodrus, neu unrhyw risg diogelwch arall fel y nodir yn eich cofrestr risg. Dylech gysylltu â'r heddlu ac arbenigwyr parhad busnes yn eich cyngor i nodi risgiau ac i roi mesurau parhad priodol ar waith.

Yn ogystal, dylech weithio gyda’ch gwasanaethau TG i ddeall pa fesurau ataliol sydd ar waith ar gyfer eich cyngor i ddiogelu rhag ymosodiadau seiber, fel ymosodiadau meddalwedd wystlo. Mae’r Ganolfan Seiberddiogelwch Genedlaethol yn cynghori y gallai enghreifftiau o fesurau ataliol gynnwys:

• Defnyddio Dilysu Aml-ffactor (MFA)  
• buddsoddi mewn rheoli gwendidau  
• cael copïau wrth gefn all-lein
• bod â chynllun adfer wedi’i brofi ar waith

Mae Papur Gwyn ar feddalwedd wystlo wedi cael ei gyhoeddi gan y Ganolfan Seiberddiogelwch Genedlaethol a’r Asiantaeth Troseddu Cenedlaethol. Mae’r Ganolfan Seiberddiogelwch Genedlaethol hefyd wedi cynhyrchu’r canllawiau hyn i’ch helpu i asesu’r risgiau sy’n gysylltiedig â TG a seiber-fygythiadau. 

Diogelwch y rhai sy’n cymryd rhan

Dylech ystyried eich cynlluniau i gynnal diogelwch pawb sy’n ymwneud â phob cam o’r etholiad, gan gynnwys eich staff, ymgeiswyr, asiantiaid a’u hymgyrchwyr. Dylech gysylltu â’r heddlu i nodi risgiau lleol a rhoi mesurau priodol ar waith. Am ragor o wybodaeth, darllenwch ein canllawiau ynghylch gweithio gyda'ch heddlu lleol, ystyriaethau diogelwch mewn digwyddiadau etholiadol a sut mae rheoli’r rhai sy’n bresennol yn y cyfrif.

Mae canllawiau diogelwch ychwanegol ar gyfer Swyddogion Canlyniadau, ymgeiswyr ac asiantiaid ar gael yn Canllawiau diogelwch ar gyfer etholiadau - GOV.UK.