Canllawiau i Swyddogion Canlyniadau sy’n gweinyddu etholiad y Senedd

Dylech ystyried dynodi ardaloedd ar gyfer swyddogaethau penodol a nodi pa ddodrefn ac offer fydd eu hangen ar gyfer pob un.

Cyrraedd y lleoliad

Lleoedd parcio a mynediad ar gyfer ceir

Fe’ch cynghorir i ddynodi mannau parcio gwahanol ar gyfer ymgeiswyr, asiantiaid ac arsyllwyr, ac ar gyfer staff. Gall fod yn ddefnyddiol cael mynedfa ac allanfa ddynodedig i’r maes parcio, er mwyn osgoi tagfeydd, fel pan fydd blychau pleidleisio yn cyrraedd o’r gorsafoedd pleidleisio.

Efallai y byddai’n ddefnyddiol cael staff yn goruchwylio’r maes parcio bryd hynny. Dylai fod gan unrhyw staff sy’n gweithio yn y maes parcio ddillad diogelwch priodol fel siacedi llachar, a dylent gael eu hyfforddi i ymdrin â llawer iawn o draffig gan gynnwys, er enghraifft, asiantiaid cyfrif yn cyrraedd y gweithdrefnau a staff yr orsaf bleidleisio yn cyrraedd gyda blychau pleidleisio. 

Mynedfa

Dylid gosod staff wrth y fynedfa/mynedfeydd i weld a oes gan bobl sy’n ceisio mynd i mewn i’r broses ddilysu a’r cyfrif yr hawl i wneud hynny. Gall fod yn ddefnyddiol cael mynedfeydd gwahanol ar gyfer staff a mynychwyr eraill. Yn ogystal, dylech sicrhau bod eich trefniadau mynediad yn osgoi creu tagfeydd a allai arafu dechrau’r dilysu a’r cyfrif. 

Ardal dderbyn

Dyma lle fydd blychau pleidleisio, cyfrifon papurau pleidleisio a deunyddiau ac offer eraill yr orsaf bleidleisio yn cyrraedd i’w gwirio a’u didoli. Yn ddelfrydol, dylai’r ardal hon fod â mynedfa ar wahân i’r un a ddefnyddir gan staff eraill, ymgeiswyr, asiantiaid ac arsyllwyr, gyda mynediad uniongyrchol o’r maes parcio neu’r man llwytho. 

Ardaloedd Prosesu 

Byrddau dilysu, cysoni a chanlyniadau

Dyma lle bydd y staff dilysu yn gwirio cynnwys y blychau pleidleisio ac yn cysoni cyfanswm nifer y pleidleisiau. Os yw gliniaduron i gael eu defnyddio, dylech ystyried y trefniadau ar gyfer gosod ceblau ac ystyried trefniadau wrth gefn os bydd offer yn methu. 

Yn achos etholaeth sy'n cwmpasu mwy nag un ardal awdurdod lleol, os oes angen i chi gyfathrebu â dirprwyon penodedig i gael cyfansymiau cyfrif lleol er mwyn casglu’r canlyniadau, bydd angen ardal ar gyfer cyfathrebu hyn arnoch chi hefyd. 

Bwrdd y Swyddogion Canlyniadau

gweithdrefnau, cyfarwyddiadau sbâr i staff, rhestrau staff, deunyddiau ysgrifennu a deunyddiau canllawiau eraill i gyfeirio atynt.

Byrddau cyfrif

Dylai’r rhain ddarparu gwahaniad priodol ar gyfer y staff a’r asiantiaid cyfrif. Os oes lle ar gael, gellid darparu cadeiriau yn agos at y byrddau hyn ar gyfer asiantiaid cyfrif ac arsyllwyr.

Efallai y byddwch am ddefnyddio mesurau i wahanu staff sy’n gweithio wrth fyrddau cyfrif a’r rhai sy’n arsylwi. Fodd bynnag, ni ddylai’r mesurau hyn gael effaith negyddol ar allu ymgeiswyr ac asiantiaid i oruchwylio a chraffu ar y prosesau dilysu a chyfrif, gan gynnwys dyfarnu papurau pleidleisio amheus.  

Ardal pleidleisiau post

Pan fydd pleidleisiau post yn cael eu hagor a bod y dynodwyr personol yn cael eu gwirio yn y lleoliad dilysu, dylech neilltuo ardal ar wahân ar gyfer prosesu pleidleisiau post heb eu hagor sydd wedi dod o orsafoedd pleidleisio. Bydd angen i chi neilltuo digon o le i dderbyn, agor a dilysu’r dynodwyr ar y pleidleisiau post hyn, ac i ganiatáu arsylwi ar y prosesau hyn. 

Bydd angen i chi ystyried trefniadau rhwydwaith a cheblau os defnyddir meddalwedd ddilysu i ddilysu dynodwyr personol.

Byrddau ar gyfer papurau pleidleisio a gyfrifwyd

Pan fydd y papurau pleidleisio wedi’u trefnu a’u cyfrif yn bleidleisiau ar gyfer pleidiau a/neu ymgeiswyr unigol, fel sy’n briodol, dylid eu gosod mewn bwndeli (e.e. 100 papur pleidleisio) a’u rhoi ar fwrdd ar wahân, fel bod yr holl bleidleisiau ar gyfer pob plaid neu ymgeisydd yn cael eu cadw gyda’i gilydd.  

Mae ymgeiswyr ac asiantiaid yn debygol o ddisgwyl i’r holl fwndeli ar gyfer yr holl bleidiau a/neu ymgeiswyr (fel sy'n briodol) gael eu rhoi mewn un lleoliad canolog er mwyn iddynt allu gweld nifer cymharol y pleidleisiau ar gyfer pob plaid a/neu ymgeisydd. Mae angen ystyried hyn yn enwedig pan fydd y broses ddilysu a’r cyfrif wedi cael eu rhannu’n ardaloedd sy’n llai na’r ardal etholiadol.

Ardaloedd eraill

Ardal ar gyfer ymgeiswyr, asiantiaid, arsyllwyr a gwesteion

Os yn bosibl, ystyriwch osod ardal ar wahân ar gyfer ymgeiswyr, asiantiaid, arolygwyr a gwesteion gyda mynediad at deledu er mwyn dangos sylw'r etholiadau ar y teledu.

Ardal ar gyfer lluniaeth

Ystyriwch ddarparu ardal lle all cynorthwywyr cyfrif a staff eraill gael diod a byrbryd – efallai y byddant yn cael eu cynghori i ddod â diod a bwyd gyda nhw neu gellid darparu hyn ar eu cyfer. Gall y dilysu a’r cyfrif fod yn broses hir ac mae’n bwysig bod digon o luniaeth ar gael i helpu i gynnal lefelau egni a chanolbwyntio’r staff. 

Er mwyn osgoi’r posibilrwydd o unrhyw ollyngiadau, ni ddylech ganiatáu i gynorthwywyr cyfrif fwyta nac yfed wrth y byrddau cyfrif.  Fodd bynnag, gallech ystyried caniatáu i ddŵr potel gael ei yfed (gyda chaeadau nad ydynt yn gollwng) wrth y byrddau cyfrif. Mae llawer o Swyddogion Canlyniadau hefyd yn darparu cyfleusterau i ymgeiswyr, asiantiaid, arsyllwyr a mynychwyr eraill brynu lluniaeth ar y safle.

Ardal y cyfryngau 

Bydd y gofynion ar gyfer ardal y cyfryngau yn dibynnu ar y mathau o gyfryngau a gynrychiolir a’u hanghenion perthynol. Er enghraifft, os oes camerâu teledu yn bresennol, ni ddylai unrhyw oleuadau achosi gwres na golau llachar a allai amharu ar effeithlonrwydd y cyfrif, ac ni ddylid caniatáu i gamerâu ffilmio lluniau agos o’r papurau pleidleisio. Ar ben hynny, mae’n bwysig nad oes ceblau ar y llawr i’r rheini sy’n cyfrif faglu drostynt, a bod unrhyw offer sy’n cael ei osod yn cael ei leoli yn ddiogel.

Gallech ystyried sefydlu ardaloedd ar gyfer cynrychiolwyr y cyfryngau sy’n rhoi cyfle i arsylwi’r gweithdrefnau o bell a chyflawni eu rôl o adrodd ar y cynnydd a’r canlyniadau drwy gydol y digwyddiad.

Ardal ddatgan

Llwyfan uwch lle ellir datgan y cyfansymiau/canlyniadau lleol. Os oes digon o le, dylech gasglu ymgeiswyr at ei gilydd ar gyfer y cyhoeddiadau a chaniatáu areithiau derbyn ac ildio. 

Os byddwch yn penderfynu na fydd y trefniadau traddodiadol hyn yn ymarferol yn eich lleoliad, dylech sicrhau eich bod yn gallu cyfleu canlyniadau’r pleidleisiau yn unol â gofynion deddfwriaethol a bod yr holl randdeiliaid, gan gynnwys cynrychiolwyr y cyfryngau, yn ymwybodol o’ch trefniadau arfaethedig ymlaen llaw.