Canllawiau i Swyddogion Canlyniadau sy’n gweinyddu etholiad y Senedd

Dylech ystyried pa broses y byddwch yn ei dilyn i gael eich bodloni ynghylch hunaniaeth yr etholwr sy’n ceisio cael pecyn pleidlais bost newydd, lle mae’r gwreiddiol wedi’i golli neu heb ei dderbyn. 

Mae’r adran hon yn darparu cyfres o argymhellion ynghylch profi hunaniaeth. 

Argymhelliad 1 – Profion hunaniaeth sylfaenol

Dylid darparu un prawf hunaniaeth sylfaenol cyn i becyn pleidlais bost newydd gael ei ddarparu. Dylai hwn fod yn ddogfen swyddogol sy’n cynnwys llun o’r etholwr, ynghyd ag enw’r etholwr. Dyma’r ddwy enghraifft fwyaf diogel: 

• pasport
• trwydded yrru cerdyn-llun

Gall dogfennau eraill fod yn dderbyniol fel prawf sylfaenol, cyn belled â bod ganddynt ffotograff wedi’i selio. Mae enghreifftiau’n cynnwys: 

• pas bws lleol
• cerdyn myfyriwr a roddwyd gan gorff addysg bellach neu uwch cydnabyddedig
• cerdyn adnabod a roddwyd gan gyflogwr cydnabyddedig 

Efallai na fydd rhai etholwyr yn gallu dangos prawf ffotograffig o bwy ydynt. Yn yr amgylchiadau hyn, argymhellir y dylid gofyn iddynt ddarparu dwy enghraifft o’r rhestr prawf eilaidd isod. 

Argymhelliad 2– Profion hunaniaeth eilaidd

Os oes gennych unrhyw amheuaeth o hyd ynghylch pwy yw etholwr sy’n gwneud cais am becyn pleidlais bost newydd, gellid gofyn am brawf hunaniaeth eilaidd. Hefyd, os na all etholwr gyflwyno prawf hunaniaeth sylfaenol, gellid gofyn am ddau brawf hunaniaeth eilaidd. 

Mae prawf hunaniaeth eilaidd yn cynnwys

• trwydded yrru lawn (heb lun)
• llyfr taliadau'r dreth gyngor neu fil treth gyngor diweddar 
• llyfr rhent cyngor neu landlord cymdeithasol 
• derbynebau rhent neu gytundeb tenantiaeth diweddar
• llyfr lwfansau, budd-daliadau neu bensiynau a gyhoeddwyd gan yr Adran Gwaith a Phensiynau 
• llyfr siec, cerdyn siec neu lyfr Cynilion Cenedlaethol      
• datganiad banc neu gymdeithas adeiladu diweddar (nid datganiad cerdyn siop)
• bil cyfleustodau diweddar (mae dau wahanol yn well; nid bil ffôn symudol)
• P45 
• gohebiaeth gan un o adrannau'r llywodraeth     
• cerdyn adnabod a roddwyd gan un o aelod-wladwriaethau'r Undeb Ewropeaidd/Ardal Economaidd Ewropeaidd, dogfen deithio a gyhoeddwyd gan y Swyddfa Gartref, neu gofrestriad neu dystysgrif dinasyddio     
• llythyr (datganiad wedi’i ardystio) gan berson cyfrifol fel cyfreithiwr, meddyg, gweinidog crefyddol, ynad, athro, rheolwr hostel, gweithiwr cymdeithasol, nyrs ardal, bydwraig neu berson cyfrifol arall, sy’n dweud eu bod yn adnabod yr etholwr ac yn gallu cadarnhau ei enw a’i gyfeiriad. Efallai y byddwch yn dymuno cynnwys landlord neu denant yr etholwr yn y categori hwn, ac o bosibl nodi ei fod ar y gofrestr etholiadol 
• cerdyn meddygol y Gwasanaeth Iechyd Gwladol neu gerdyn Yswiriant Gwladol 
• tystysgrifau geni, mabwysiadu, priodas, partneriaeth sifil, ysgariad neu ddatganiad statudol (dylai'r rhain fod wedi'u darparu o fewn chwe mis i'r digwyddiad y maent yn cyfeirio ato ac ni ddylent fod yn rhai wedi’u hamnewid) 

Dylech hefyd ystyried y pwyntiau canlynol: 

• ar gyfer diogelwch ychwanegol, dylid cyflwyno’r dogfennau gwreiddiol, nid llungopïau, o’r prawf hunaniaeth lle bo’n bosibl. 
• dylai'r dystiolaeth a ddarperir gan y pleidleisiwr ddangos cysylltiad clir rhwng yr enw ar y ddogfen hunaniaeth a'r cofnod cyfredol ar y gofrestr etholiadol.
• nid yw tystysgrifau geni yn brawf absoliwt o bwy ydynt ac felly efallai y gofynnir i'r pleidleisiwr ddarparu tystiolaeth ychwanegol i ganiatáu i'w hunaniaeth gael ei gwirio.
• pan ddarperir biliau cyfleustodau neu gyfriflenni banc, dylent fod yn ddiweddar (h.y., wedi’u cyhoeddi yn ystod y tri mis diwethaf).
• dylid gwirio sieciau, cardiau banc neu gardiau credyd yn erbyn llofnod y pleidleisiwr.
• cyn ceisio ardystiad, dylid hysbysu'r pleidleisiwr y gall rhai llofnodwyr godi ffi am y gwasanaeth.
• dylech ddatgan na chedwir prawf hunaniaeth ac y caiff y dogfennau eu trin yn gyfrinachol ac y dychwelir y dogfennau gwreiddiol.

Nid yw deddfwriaeth diogelu data yn nodi unrhyw gyfnodau penodol ar gyfer cadw data personol, ond mae’n datgan na fydd data personol sy’n cael ei brosesu at unrhyw ddiben yn cael ei gadw am fwy o amser nag sy’n angenrheidiol ar gyfer y diben hwnnw.1