Canllawiau i Swyddogion Canlyniadau sy’n gweinyddu etholiad y Senedd

Gallwch ddewis rheoli’r gwaith o ddarparu eich pecynnau pleidlais bost drwy bartner dosbarthu neu gall eich cyflenwr argraffu reoli hyn. Gallwch ddefnyddio’r Post Brenhinol neu unrhyw gwmni dosbarthu masnachol arall i ddanfon pleidleisiau drwy'r post. I gael rhagor o wybodaeth, darllenwch ein canllawiau ar weithio gyda phartneriaid dosbarthu post. 

Opsiynau ar gyfer danfon

Os ydych chi’n defnyddio’r Post Brenhinol i ddanfon eich pleidleisiau drwy’r post, dylech wneud trefniadau ar gyfer y trwyddedau perthnasol a’r rhifau Ateb Busnes cyn gynted â phosibl a chadarnhau bod eich deunyddiau ysgrifennu arfaethedig yn bodloni eu manylebau er mwyn osgoi unrhyw oedi posibl ar yr adeg y bydd eich pecynnau pleidlais bost yn cael eu danfon i etholwyr. Os ydych chi’n defnyddio cwmni dosbarthu masnachol, dylech wneud trefniadau tebyg fel sy’n briodol. 

Dylai eich cynlluniau wrth gefn fynd i’r afael â sut byddech chi’n danfon ac yn derbyn unrhyw becynnau pleidlais bost sy’n cael eu dychwelyd os na fydd y Post Brenhinol neu’r cwmni dosbarthu masnachol rydych chi wedi’i gontractio yn gallu danfon y pecynnau pleidleisio drwy’r post, er enghraifft, oherwydd gweithredu diwydiannol.

Os ydych yn defnyddio'r Post Brenhinol i ddosbarthu eich pleidleisiau post, dylech sicrhau bod gennych gopi cyfredol o ganllawiau arferion gorau'r Post Brenhinol ar bleidleisiau post, Rheoli Pleidleisiau Post.

Sicrhau ansawdd y broses anfon

Dylech wneud trefniadau i drosglwyddo’r pecynnau pleidlais bost yn ddiogel o’ch argraffydd i’r Post Brenhinol neu’r cwmni dosbarthu o’ch dewis. Dylech sicrhau bod trefn glir a thrywydd archwilio ar waith ar gyfer trosglwyddo pecynnau pleidlais bost.

Rhaid i chi gyfrif cyfanswm yr amlenni sy’n mynd allan a threfnu i’r amlenni gael eu danfon i’ch contractwr dosbarthu ynghyd â derbynneb yn dangos cyfanswm y pecynnau pleidlais bost yn y swp hwnnw.1 Dylai’r Post Brenhinol neu eich cwmni dosbarthu gymeradwyo’r dderbynneb hon er mwyn cydnabod derbyn y swp cyn ei anfon. 

Os yw eich cyflenwr argraffu yn anfon deunyddiau at etholwyr ar eich rhan, mae’n bwysig eich bod yn parhau i gysylltu ag ef ar ôl i’r holl ddeunydd sydd wedi’i argraffu a’r deunydd sydd wedi'i lenwi gael eu cymeradwyo’n derfynol a’u bod yn barod i’w hanfon.

Dylech sicrhau eich bod yn cael cadarnhad gan eich cyflenwr argraffu ar ôl dechrau anfon, cadarnhad o faint o becynnau sydd wedi cael eu hanfon neu a fydd yn cael eu hanfon bob dydd a’r wybodaeth ddiweddaraf am faint o amser y bydd yn ei gymryd i gwblhau’r gwaith o anfon.

Dylech ofyn i’ch cyflenwr argraffu am gopi o’r docedi post ar gyfer pob anfoniad i’w hychwanegu at eich trywydd archwilio ffurfiol o’r broses. Dylai’r docedi hyn nodi nifer yr eitemau sy’n cael eu hanfon bob dydd, a chadarnhau’r gwasanaethau post a ddefnyddir. Bydd lluniau/delweddau wedi’u sganio o’r docedi yn ddigonol at y dibenion hyn.

Os ydych chi wedi cytuno â’ch cyflenwr argraffu y bydd darparwyr mynediad i lawr y gadwyn (DSA) yn cael eu defnyddio fel rhan o’r broses anfon a dosbarthu, dylech gael y wybodaeth ddiweddaraf gan eich contractwr dosbarthu am gynnydd y danfoniad drwy gydol y broses.

Dylech hefyd fod â mecanwaith ar waith i fonitro’r gwaith o ddanfon pecynnau pleidlais bost, gyda’r bwriad o sicrhau eu bod wedi cael eu danfon ar draws yr ardal etholiadol gyfan ac o fewn amserlenni y cytunwyd arnynt.

Bydd yr holl fesurau uchod yn helpu i nodi problemau posibl a allai fod wedi codi o ran anfon, bwydo i mewn i unrhyw werthusiad dilynol o berfformiad contractwr, ac yn eich galluogi i ddarparu gwybodaeth i bleidleiswyr am ddyddiadau y dylent ddisgwyl derbyn deunydd drwy eich sianeli cyfryngau cymdeithasol a’ch canolfannau galwadau fel sy'n briodol.

Mesurau sicrhau ansawdd ar gyfer monitro danfoniad

Os oes modd, dylech fod â threfniadau ar waith i olrhain danfoniadau er mwyn helpu i ymateb i unrhyw ymholiadau gan etholwyr ynghylch danfon eu pecyn pleidleisio drwy’r post. Dylech hefyd sicrhau eich bod yn monitro lefel yr ymholiadau gan etholwyr sy’n cael eu derbyn drwy bob sianel gan y bydd hyn yn helpu i dynnu sylw at unrhyw broblemau sy’n codi wrth ddanfon y deunyddiau’n ymarferol. 

Dylech fonitro unrhyw lefelau anarferol o isel o bleidleisiau drwy’r post wedi’u cwblhau sydd wedi’u dychwelyd gan ddosbarthiadau etholiadol, gan y gallai hynny fod yn arwydd o broblemau danfon.

Dylech hefyd sicrhau bod gennych ddulliau cyfathrebu clir er mwyn gallu mynd i'r afael ag unrhyw broblemau neu ymholiadau’n gyflym. Am ragro wybodaeth ar sicrhau ansawdd, gweler ein canllawiau ar reoli contractwyr.