Eich strategaeth ymgysylltu â'r cyhoedd a'ch cynllun cofrestru

Mae'r adran hon o'r canllawiau yn trafod yr angen i lunio strategaeth ymgysylltu â'r cyhoedd, yr hyn ddylai eich strategaeth ymgysylltu â'r cyhoedd ei gynnwys a sut y dylech fynd ati i'w rhoi ar waith. Mae hefyd yn trafod ystyriaethau ar gyfer llunio cynllun cofrestru.

Pam mae'n bwysig bod gennych strategaeth ymgysylltu â'r cyhoedd 

Mae dyletswydd arnoch o dan Adran 9A o Ddeddf Cynrychiolaeth y Bobl 1983 i gymryd yr holl gamau sydd eu hangen i gydymffurfio â'r ddyletswydd i gynnal y gofrestr etholiadol a sicrhau, cyn belled ag y bo'n rhesymol ymarferol, fod pawb sy'n gymwys – a neb arall – wedi'u cofrestru arni. Er mwyn sicrhau bod ansawdd y gofrestr yn cael ei gynnal drwy gydol y flwyddyn, mae'n bwysig eich bod yn gwneud y canlynol: 

• nodi a thargedu unrhyw breswylwyr nad ydynt wedi cofrestru
• prosesu unrhyw ddiwygiadau i fanylion cofrestru cyfredol etholwr 
• cymryd camau i dynnu enwau etholwyr nad ydynt yn gymwys mwyach oddi ar y gofrestr

Er mwyn sicrhau bod cynifer o bleidleiswyr â phosibl yn cofrestru, mae angen sicrhau bod strategaeth leol effeithiol ar waith ar gyfer ymgysylltu â'r cyhoedd a bod prosesau cadarn yn sail iddi. Mae angen gweithredu mewn ffordd ragweithiol drwy gydol y flwyddyn er mwyn nodi pobl nad ydynt wedi'u cofrestru a'u hannog i gofrestru.
 
Drwy annog, rydym yn golygu gwneud popeth o fewn eich gallu i annog rhywun i wneud cais cyn gwahodd yr unigolyn hwnnw i gofrestru'n ffurfiol neu ar ôl hynny. 

Yn benodol, dylai fod gennych gynlluniau ar waith i gynnal gweithgarwch cofrestru cyn etholiadau neu refferenda arfaethedig er mwyn cyrraedd etholwyr a'u hannog i gofrestru i bleidleisio. 

Dylai eich strategaeth ymgysylltu â'r cyhoedd a'ch cynllun cofrestru nodi sut y byddwch yn mynd ati i nodi a thargedu darpar etholwyr newydd. 

Mae'n bwysig eu bod yn parhau i fod yn ddogfennau byw a'ch bod yn defnyddio'r holl ddata sydd ar gael i'w hadolygu'n barhaus. 

Mae'r her o sicrhau bod cynifer o bobl â phosibl yn cofrestru yn digwydd yng nghyd-destun heriau ehangach ym maes cofrestru etholiadol, gan gynnwys pleidleiswyr yn ymddieithrio, poblogaethau amharhaol a'r heriau cofrestru eraill sy'n bodoli yn eich ardal. Dylai'r gwersi a ddysgwyd gennych wrth fynd i'r afael â'r heriau hyn gael eu hadlewyrchu wrth i chi fynd ati i ddiweddaru eich strategaeth ar gyfer ymgysylltu â'r cyhoedd. 

Mae ymgysylltu â'r cyhoedd yn cynnwys:

• unrhyw ffurflenni, llythyrau neu negeseuon e-bost y byddwch yn eu hanfon yn uniongyrchol at unigolion neu gartrefi
• galwadau ffôn, negeseuon e-bost a sgyrsiau wyneb yn wyneb gydag unigolion
• gweithgarwch lleol â sefydliadau partner 
• cyswllt â sefydliadau fel ysgolion, prifysgolion, landlordiaid, cymdeithasau tai a hostelau
• datganiadau i'r wasg, gwaith yn y cyfryngau a'r defnydd o'r cyfryngau cymdeithasol
• gweithgarwch sy'n codi ymwybyddiaeth y cyhoedd, gan gynnwys hysbysebion lleol a chyhoeddusrwydd a anelir yn uniongyrchol at breswylwyr 

Dylai strategaeth leol effeithiol ar gyfer ymgysylltu â'r cyhoedd leihau'r angen i gynnal gweithgarwch dilynol, rhyddhau adnoddau a helpu i sicrhau bod cynifer o bleidleiswyr â phosibl wedi cofrestru. Bydd angen i chi feithrin a chynnal cydberthnasau â thimau eraill ym mhob rhan o'r awdurdod lleol er mwyn sicrhau eich bod yn ymgysylltu â'r cyhoedd yn y ffordd fwyaf effeithiol posibl. Yn eu plith mae'r canlynol: 

• TG 
• gweithwyr proffesiynol ym meysydd cyfathrebu ac ymgysylltu 
• timau eraill yn yr awdurdod lleol sy'n dod i gysylltiad â'r preswylwyr hynny sy'n llai tebygol o fod wedi cofrestru

Bydd angen i chi weithio gyda phartneriaid allanol hefyd. Dylech ystyried pwy y gall y partneriaid hyn eich helpu i gyrraedd a sut. Bydd angen i chi sicrhau eu bod yn ymrwymedig, bod ganddynt yr holl wybodaeth sydd eu hangen arnynt a'u bod yn deall yr amseriadau ar gyfer unrhyw waith ymgysylltu arfaethedig.