Mae’n ofynnol i chi gynnal ymholiadau o dŷ i dŷ trwy gydol y flwyddyn1 a dylech fod â’r staff priodol i ymgymryd â’r ymweliadau hyn.2
 
Gellir defnyddio’r ymweliadau ar gyfer y canlynol: 

• gwneud ymholiadau gydag unigolion sydd heb ymateb i wahoddiad i gofrestru
• canfod newidiadau i eiddo, megis adeiladau newydd neu newidiadau i eiddo cyfredol, i’ch helpu i ddiweddaru eich cronfa ddata eiddo
• helpu etholwyr y mae angen cymorth ychwanegol arnynt i wneud cais i gofrestru neu ymateb i’ch ymholiadau

Dylid cynnwys hyfforddiant diogelu data yn eich hyfforddiant ar gyfer pob aelod staff a chanfasiwr a fydd yn cynnal ymholiadau dŷ i dŷ. Bydd hyn yn eich helpu i ymgorffori’r egwyddorion diogelu data yn eich gwaith a dangos eich bod yn cydymffurfio â deddfwriaeth diogelu data.

Gellir cael rhagor o wybodaeth ynghylch cynllunio, hyfforddi, a recriwtio staff, gan gynnwys canfaswyr, yn y cynllun staffio ar gyfer cyflawni’r canfasiad blynyddol. 
 

Annog cyfranogiad

Mae'n ddyletswydd arnoch i gymryd unrhyw gamau sy'n briodol yn eich barn chi i annog cyfranogiad etholwyr yn eich ardal yn y broses etholiadol. Wrth wneud hyn, rhaid i chi ystyried unrhyw ganllawiau a gyhoeddir gan y Comisiwn Etholiadol.1  

Trwy gydol y flwyddyn dylech nodi pobl nad ydynt wedi'u cofrestru a'u hannog i gofrestru. Dylai fod gennych hefyd gynlluniau penodol i gynnal gweithgaredd cofrestru cyn etholiadau neu refferenda a drefnwyd.

Dylai fod gennych strategaeth ymgysylltu â'r cyhoedd a chynllun cofrestru sy'n nodi'ch dull o nodi a thargedu etholwyr newydd posib.
 
Mae gwybodaeth bellach am annog cyfranogiad wedi'i chynnwys yn ein canllaw ar Gynllunio ar gyfer cofrestru ac ymgysylltu â'r cyhoedd trwy gydol y flwyddyn.
 

Rôl fel rheolydd data

Fel ERO, rydych chi'n 'rheolwr data' sydd â dyletswydd statudol i brosesu data personol penodol i gynnal y gofrestr etholiadol. O dan ddeddfwriaeth diogelu data bydd angen i chi allu dangos eich bod yn cydymffurfio ag egwyddorion prosesu data personol, gan sicrhau ei fod yn cael ei brosesu'n gyfreithlon, yn deg ac mewn modd tryloyw. 

Y cyngor gan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO) yw y bydd angen i bob rheolwr data sicrhau eu bod wedi'u cofrestru gyda'r ICO. Mae hyn yn golygu bod yn rhaid cofrestru EROs ar wahân i'w cyngor. O dan ddeddfwriaeth diogelu data, rhaid i “awdurdod cyhoeddus” benodi swyddog diogelu data (DPO) i gynghori ar faterion diogelu data. 

Fel ERO, nid ydych wedi'ch cynnwys yn y diffiniad o “awdurdod cyhoeddus” a gynhwysir yn Atodlen 1 i Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 ac felly nid yw'n ofynnol i chi benodi DPO i gyflawni eich dyletswyddau; fodd bynnag, mae'n rhaid bod gan eich cyngor penodi DPO ar waith a dylech gysylltu â nhw ynghylch arfer da mewn perthynas â diogelu data. Elfen allweddol o ddeddfwriaeth diogelu data yw'r ffocws cynyddol ar atebolrwydd a thryloywder wrth brosesu data personol. 

Bydd rhaid i chi allu dangos eich bod yn cydymffurfio a'ch dyletswyddau o dan ddeddfwriaeth diogelu data, gan sicrhau eich bod yn prosesu data personol mewn modd cyfreithlon, teg a thryloyw. Yr allwedd i gyflawni hyn yw cadw a chynnal cynlluniau a chofnodion ysgrifenedig i ddarparu trywydd archwilio. Gallwch ddod o hyd i ragor o wybodaeth yn ein canllaw Beth yw'r ystyriaethau diogelu data ar gyfer Swyddog Cofrestru Etholiadol?

Pa adnoddau sydd eu hangen ar Swyddogion Cofrestru Etholiadol i gyflawni eu rôl?

Mae'n bwysig eich bod yn cael eich cefnogi i gyflawni eich rôl, o ystyried yr ystod o ddyletswyddau statudol, a difrifoldeb unrhyw doriadau.1  

Rhaid i'r awdurdod lleol a'ch penododd ddarparu'r adnoddau sydd eu hangen i gyflawni eich swyddogaethau statudol. Rhaid i'r awdurdod lleol a'ch penododd dalu unrhyw gostau yr aethoch iddynt wrth gyflawni eich swyddogaethau.2

Penodi Dirprwy 

Dylech sicrhau bod eich cyngor yn cymeradwyo penodi un neu fwy o Ddirprwy EROs a all gyflawni dyletswyddau a phwerau'r ERO os na allwch weithredu'n bersonol. 

Dylai fod gan unrhyw ddirprwyon a benodir y sgiliau a'r wybodaeth angenrheidiol i gyflawni'r swyddogaethau sydd wedi'u neilltuo iddynt. Dylid gwneud penodiadau yn ysgrifenedig a chynnwys manylion clir y pwerau cyflawn neu benodol y mae gan y dirprwy awdurdod i'w cyflawni ar eich rhan. Yn benodol, gallai fod yn ddefnyddiol benodi dirprwyon i ymgymryd â gweithdrefnau lled-gyfreithiol, megis gwrandawiadau ceisiadau cofrestru, gwrthodiadau ac adolygiadau. Dylid derbyn unrhyw benodiad o'r fath yn ysgrifenedig hefyd.

Yn wahanol i Swyddogion Canlyniadau, ni all y Swyddog Cofrestru Etholiadol benodi dirprwy ar ei liwt ei hun, heblaw bod yr awdurdod i wneud hynny wedi'i ddirprwyo iddo gan y cyngor.3
 
Yng Nghymru a Lloegr, os yw swydd y Swyddog Cofrestru Etholiadol yn wag, neu os nad yw'r Swyddog Cofrestru Etholiadol yn gallu gweithredu, gellir cyflawni dyletswyddau a phwerau'r Swyddog Cofrestru Etholiadol gan y swyddog priodol yn y cyngor.4  

Y tîm cofrestru etholiadol  

Mae'n rhaid i'r cyngor a'ch penododd ddarparu swyddogion i'ch cynorthwyo i gyflawni eich swyddogaethau statudol.5  Dylech ystyried sut y gall y cyngor ddarparu'r gefnogaeth sy'n ofynnol i'ch cynlluniau cofrestru gael eu cyflawni. Yn benodol, dylech sicrhau bod gennych chi ddigon o staff gyda'r sgiliau cywir yn eich tîm. Am arweiniad ar gynllunio, hyfforddi a recriwtio staff, gweler Cynllunio ar gyfer cofrestru trwy gydol y flwyddyn.

Cyllidebu ar gyfer gweithgaredd cofrestru

Fel rhan o'ch broses gynllunio flynyddol, bydd angen i chi ystyried pa gyllideb sydd ei hangen arnoch er mwyn cyflawni eich swyddogaethau statudol. Dylid cymeradwyo'r gyllideb ar gyfer cofrestru rhyngoch chi a'r cyngor a'ch penododd, a dylai fod yn ddigonol i'ch caniatau i gyflawni eich dyletswyddau i gynnal y gofrestr.
 
Dylai hyn gynnwys yr holl weithgaredd sy'n gysylltiedig â chynnal y canfasio blynyddol. Am fanylion pellach ar y gweithgareddau angenrheidiol gweler ein canllawiau ar gyflwyno'r canfasio blynyddol.

Mae angen digon o adnoddau arnoch hefyd i gynnal y gofrestr trwy gydol y flwyddyn i sicrhau ei bod yn parhau i fod yn gyflawn ac yn gywir. Am fanylion pellach gweler ein canllawiau ar gynllunio ar gyfer cofrestru trwy gydol y flwyddyn.

Dylech gyfrifyddu'n gywir am eich treuliau cofrestru a chysylltu â'r cyngor i drefnu proses a chyllideb gyfrifyddu addas.

Er ein bod yn cydnabod y pwysau cyllidebol sy'n wynebu awdurdodau lleol, sy'n eu gorfodi i wneud dewisiadau anodd rhwng cyflawni gwasanaethau staudol, ni fydd diffyg adnoddau yn eich eithrio rhag cydymffurfio â'r gyfraith.
 

Eich strategaeth ymgysylltu â'r cyhoedd a'ch cynllun cofrestru

Mae'r adran hon o'r canllawiau yn trafod yr angen i lunio strategaeth ymgysylltu â'r cyhoedd, yr hyn ddylai eich strategaeth ymgysylltu â'r cyhoedd ei gynnwys a sut y dylech fynd ati i'w rhoi ar waith. Mae hefyd yn trafod ystyriaethau ar gyfer llunio cynllun cofrestru.

Pam mae'n bwysig bod gennych strategaeth ymgysylltu â'r cyhoedd 

Mae dyletswydd arnoch o dan Adran 9A o Ddeddf Cynrychiolaeth y Bobl 1983 i gymryd yr holl gamau sydd eu hangen i gydymffurfio â'r ddyletswydd i gynnal y gofrestr etholiadol a sicrhau, cyn belled ag y bo'n rhesymol ymarferol, fod pawb sy'n gymwys – a neb arall – wedi'u cofrestru arni. Er mwyn sicrhau bod ansawdd y gofrestr yn cael ei gynnal drwy gydol y flwyddyn, mae'n bwysig eich bod yn gwneud y canlynol: 

• nodi a thargedu unrhyw breswylwyr nad ydynt wedi cofrestru
• prosesu unrhyw ddiwygiadau i fanylion cofrestru cyfredol etholwr 
• cymryd camau i dynnu enwau etholwyr nad ydynt yn gymwys mwyach oddi ar y gofrestr

Er mwyn sicrhau bod cynifer o bleidleiswyr â phosibl yn cofrestru, mae angen sicrhau bod strategaeth leol effeithiol ar waith ar gyfer ymgysylltu â'r cyhoedd a bod prosesau cadarn yn sail iddi. Mae angen gweithredu mewn ffordd ragweithiol drwy gydol y flwyddyn er mwyn nodi pobl nad ydynt wedi'u cofrestru a'u hannog i gofrestru.
 
Drwy annog, rydym yn golygu gwneud popeth o fewn eich gallu i annog rhywun i wneud cais cyn gwahodd yr unigolyn hwnnw i gofrestru'n ffurfiol neu ar ôl hynny. 

Yn benodol, dylai fod gennych gynlluniau ar waith i gynnal gweithgarwch cofrestru cyn etholiadau neu refferenda arfaethedig er mwyn cyrraedd etholwyr a'u hannog i gofrestru i bleidleisio. 

Dylai eich strategaeth ymgysylltu â'r cyhoedd a'ch cynllun cofrestru nodi sut y byddwch yn mynd ati i nodi a thargedu darpar etholwyr newydd. 

Mae'n bwysig eu bod yn parhau i fod yn ddogfennau byw a'ch bod yn defnyddio'r holl ddata sydd ar gael i'w hadolygu'n barhaus. 

Mae'r her o sicrhau bod cynifer o bobl â phosibl yn cofrestru yn digwydd yng nghyd-destun heriau ehangach ym maes cofrestru etholiadol, gan gynnwys pleidleiswyr yn ymddieithrio, poblogaethau amharhaol a'r heriau cofrestru eraill sy'n bodoli yn eich ardal. Dylai'r gwersi a ddysgwyd gennych wrth fynd i'r afael â'r heriau hyn gael eu hadlewyrchu wrth i chi fynd ati i ddiweddaru eich strategaeth ar gyfer ymgysylltu â'r cyhoedd. 

Mae ymgysylltu â'r cyhoedd yn cynnwys:

• unrhyw ffurflenni, llythyrau neu negeseuon e-bost y byddwch yn eu hanfon yn uniongyrchol at unigolion neu gartrefi
• galwadau ffôn, negeseuon e-bost a sgyrsiau wyneb yn wyneb gydag unigolion
• gweithgarwch lleol â sefydliadau partner 
• cyswllt â sefydliadau fel ysgolion, prifysgolion, landlordiaid, cymdeithasau tai a hostelau
• datganiadau i'r wasg, gwaith yn y cyfryngau a'r defnydd o'r cyfryngau cymdeithasol
• gweithgarwch sy'n codi ymwybyddiaeth y cyhoedd, gan gynnwys hysbysebion lleol a chyhoeddusrwydd a anelir yn uniongyrchol at breswylwyr 

Dylai strategaeth leol effeithiol ar gyfer ymgysylltu â'r cyhoedd leihau'r angen i gynnal gweithgarwch dilynol, rhyddhau adnoddau a helpu i sicrhau bod cynifer o bleidleiswyr â phosibl wedi cofrestru. Bydd angen i chi feithrin a chynnal cydberthnasau â thimau eraill ym mhob rhan o'r awdurdod lleol er mwyn sicrhau eich bod yn ymgysylltu â'r cyhoedd yn y ffordd fwyaf effeithiol posibl. Yn eu plith mae'r canlynol: 

• TG 
• gweithwyr proffesiynol ym meysydd cyfathrebu ac ymgysylltu 
• timau eraill yn yr awdurdod lleol sy'n dod i gysylltiad â'r preswylwyr hynny sy'n llai tebygol o fod wedi cofrestru

Bydd angen i chi weithio gyda phartneriaid allanol hefyd. Dylech ystyried pwy y gall y partneriaid hyn eich helpu i gyrraedd a sut. Bydd angen i chi sicrhau eu bod yn ymrwymedig, bod ganddynt yr holl wybodaeth sydd eu hangen arnynt a'u bod yn deall yr amseriadau ar gyfer unrhyw waith ymgysylltu arfaethedig. 
 

Beth y dylwn ei gynnwys yn fy strategaeth ymgysylltu â'r cyhoedd?

Dylai eich strategaeth gynnwys y canlynol: 

• sut y byddwch yn nodi ac yn ymgysylltu â darpar gynulleidfaoedd targed (gan gynnwys grwpiau sy'n anodd eu cyrraedd)
• manylion y sianeli cyfathrebu y byddwch yn eu defnyddio i ymgysylltu â phreswylwyr
• sut y byddwch yn gweithio gyda phartneriaid mewnol ac allanol i gyrraedd cynulleidfaoedd targed
• sut y byddwch yn codi ymwybyddiaeth drwy hysbysebion a'r cyfryngau
• sut y byddwch yn mesur llwyddiant eich strategaeth

Nodi darpar gynulleidfaoedd targed ar gyfer ymgysylltu â'r cyhoedd

Dylech ddefnyddio ffynonellau data, fel data o'ch awdurdod lleol a'r cyfrifiad, i lunio proffil manwl o gyfansoddiad eich ardal gofrestru. Dylech adolygu hyn yn rheolaidd ac ystyried unrhyw ddata ychwanegol.
 
Mae'n bosibl y bydd eich awdurdod lleol yn cadw gwybodaeth ddemograffig am breswylwyr ac yn diweddaru'r wybodaeth honno'n rheolaidd gan gynnwys: 

• y mathau o weithgareddau y maent yn cymryd rhan ynddynt
• y gwasanaethau a ddefnyddir ganddynt
• eu hagweddau
• eu dewis ddulliau o gyfathrebu
• y mannau lle y mae grwpiau gwahanol wedi'u clystyru'n ddaearyddol

Mae rhai awdurdodau yn defnyddio systemau dosbarthu defnyddwyr hefyd i nodi'r mathau o bobl yn eu hardal er mwyn iddynt allu defnyddio eu hadnoddau'n effeithiol i dargedu grwpiau â gwybodaeth berthnasol. 

Mae'n bosibl y bydd grwpiau targed wedi'u dosbarthu'n gyfartal ym mhob rhan o'r awdurdod, er enghraifft cyrhaeddwyr, ond y bydd eraill, megis myfyrwyr neu'r rhai sy'n rhentu'n breifat, o bosibl wedi crynhoi o fewn wardiau neu gymdogaethau penodol. 

Gall y wybodaeth hon fod yn ddefnyddiol hefyd wrth i chi gynllunio ar gyfer y canfasiad. 

Yn ôl gwaith ymchwil a gynhaliwyd gan y Comisiwn, mae pobl o'r grwpiau canlynol yn llai tebygol o fod wedi cofrestru:

• pobl iau (o dan 35 oed) 
• y rhai sy'n rhentu'n breifat
• pobl o grwpiau o bobl dduon, ethnigrwydd cymysg neu ethnigrwydd arall
• dinasyddion yr Undeb Ewropeaidd a'r Gymanwlad
• y rhai yr ystyrir eu bod ar ben isaf y raddfa economaidd-gymdeithasol

Mae ein gwaith ymchwil hefyd yn dangos bod cofrestru pobl ifanc, a chyrhaeddwyr yn benodol, yn dal i fod yn her. Mae'n bosibl y gallai archwilio data gwasanaethau addysg awdurdodau lleol ddarparu gwybodaeth a allai eich helpu i nodi darpar etholwyr a all fod yn gymwys i gofrestru fel cyrhaeddwyr. 

Dylai eich strategaeth ymgysylltu â'r cyhoedd gynnwys sut y byddwch yn ymgysylltu â chyrhaeddwyr yn eich ardal. Dylai gweithio gydag ysgolion a cholegau yn eich ardal i dargedu'r darpar etholwyr hyn fod yn faes allweddol o'ch gweithgarwch ymgysylltu â'r cyhoedd. Mae'n bosibl y gallwch ddefnyddio eich profiadau eich hun neu brofiadau pobl eraill o ymgysylltu â phobl ifanc hyd yma a defnyddio unrhyw wersi a ddysgwyd i lywio eich cynlluniau ar gyfer y dyfodol. 

Efallai y byddai'n ddefnyddiol cysylltu ag awdurdodau eraill â grwpiau targed tebyg er mwyn rhannu profiadau a deall yr hyn sydd wedi gweithio iddyn nhw yn ymarferol. Dylech adolygu demograffeg eich ardal gofrestru yn barhaus er mwyn nodi grwpiau eraill lle na cheir lefelau cofrestru digonol.  
 

Sianeli cyfathrebu ar gyfer ymgysylltu â phreswylwyr

Dylech ystyried a yw'r sianeli cyfathrebu a ddefnyddir gennych yn ystod y canfasiad, yn yr etholiadau arfaethedig ac yn eich gwaith cofrestru ehangach, yn eich galluogi i gyrraedd eich cynulleidfa darged/cynulleidfaoedd targed yn effeithiol. 

Dylech werthuso'r sianeli hyn yn rheolaidd er mwyn nodi'r hyn a weithiodd yn dda a'r hyn a oedd yn llai llwyddiannus. 

 

Cyswllt uniongyrchol â phreswylwyr

Mae cyswllt uniongyrchol yn elfen bwysig o'ch strategaeth ymgysylltu â'r cyhoedd a dylech hyrwyddo'r sianeli y gall preswylwyr eu defnyddio i gysylltu â chi gan gynnwys:

• llythyrau
• sgyrsiau dros y ffôn
• negeseuon testun
• negeseuon e-bost
• ymweliadau o ddrws i ddrws
• sianeli cyfryngau cymdeithasol

Bydd eich profiadau yn ystod y canfasiad diwethaf a'ch gwaith cofrestru ehangach parhaus wedi rhoi syniad da i chi o'r ardaloedd hynny sy'n ymateb yn gyflym i ohebiaeth ysgrifenedig a'r rhai hynny lle y mae'n fwy tebygol y bydd angen i chi gynnal ymweliadau personol. Gallwch ddefnyddio'r wybodaeth hon i lywio eich cynlluniau ar gyfer y canfasiad. Er enghraifft, mewn ardaloedd nad ydynt yn ymateb yn dda i ohebiaeth ysgrifenedig, gall fod yn well defnyddio adnoddau i gynnal ymweliadau personol yn gynharach yn y broses o gymharu ag ardaloedd eraill.
 
Mae'n rhaid i unrhyw lythyr a negeseuon e-bost a anfonir gennych fod yn hawdd eu deall a dylent gynnwys negeseuon clir am yr hyn y mae angen i'r derbynnydd ei wneud a sut y gallant wneud hynny.  
Dylech ddefnyddio'r geiriad enghreifftiol a ddarperir gan y Comisiwn yn ei ganllawiau ar ffurflenni a llythyrau sy'n adlewyrchu canlyniadau profion defnyddwyr.
 
Gallwch wahodd pobl i gofrestru drwy ddulliau electronig, gan gynnwys e-bost. Mae hyn yn golygu, yn hytrach nag anfon gwahoddiad i ddarpar etholwyr gofrestru gyda ffurflen cofrestru i bleidleisio ac amlen ddychwelyd, gallwch (lle y bydd gennych gyfeiriad e-bost etholwyr) eu hannog i gofrestru ar-lein drwy anfon gwahoddiad i gofrestru atynt dros e-bost gyda dolen i www.gov.uk/cofrestru-i-bleidleisio.

Dylai'r opsiwn hwn gael ei adlewyrchu yn eich strategaeth a'ch cynllun cofrestru ehangach. 

Ar gyfer eich strategaeth ymgysylltu â'r cyhoedd a'ch cynllun cofrestru, bydd angen i chi fod wedi sefydlu proses ymarferol ar gyfer ysgrifennu at breswylwyr ar gyfer y canfasiad, gan gynnwys amseriadau. Bydd angen i chi hefyd ystyried amseriadau ar gyfer eich gweithgarwch ymgysylltu â'r cyhoedd sy'n cefnogi'r canfasiad, a ddylai gynnwys unrhyw gyfleoedd posibl i gysylltu ag unrhyw weithgarwch cofrestru pleidleiswyr cenedlaethol neu leol ehangach. 

Er enghraifft, un cyfle o'r fath yw'r Wythnos Democratiaeth Genedlaethol, sy'n anelu at sicrhau cynnydd yn nifer y bobl sy'n deall y broses ddemocrataidd ac yn cymryd rhan ynddi. Yn dibynnu ar pryd y byddwch yn dosbarthu gohebiaeth ganfasio, efallai y gallwch fanteisio ar hyn a'r cyhoeddusrwydd cenedlaethol ategol i lywio ymatebion i'r canfasiad a chodi ymwybyddiaeth ymhlith grwpiau lle na cheir lefelau cofrestru digonol. 

Byddwn yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf i chi am ein cynlluniau ar gyfer yr Wythnos Ddemocratiaeth Genedlaethol drwy ein Bwletin Gweinyddiaeth Etholiadol. Dylech hefyd sicrhau eich bod wedi tanysgrifio i'n cylchlythyr Y Gofrestr sy'n cynnwys y wybodaeth ddiweddaraf am hyrwyddo gwaith cofrestru pleidleiswyr a'n gwaith partneriaeth.  

Mae'r Weinyddiaeth Tai, Cymunedau a Llywodraeth Leolwedi wedi darparu adnoddau y gallwch eu defnyddio i hyrwyddo gweithgareddau cofrestru a gynlluniwyd gennych ar gyfer y flwyddyn hon. Mae'r Weinyddiaeth Tai, Cymunedau a Llywodraeth Leol yn darparu adnoddau i ysgolion uwchradd ac mae Pecyn Cymorth Ymgysylltu â Phobl Ifanc ar gael i Aelodau Seneddol ei ddefnyddio gyda phobl ifanc yn eu hardaloedd. 

 

Rheoli ymatebion ac ymholiadau gan unigolion

Mae angen i'ch strategaeth ymgysylltu â'r cyhoedd a'ch cynllun cofrestru nodi sut y byddwch yn sicrhau bod digon o adnoddau ar gael ar gyfer yr holl sianeli y gall y cyhoedd eu defnyddio i gysylltu â'r awdurdod lleol.
 
Dylech adolygu effeithiolrwydd eich adnoddau drwy gydol y flwyddyn er mwyn llywio gwaith cynllunio yn y dyfodol. 

Bydd y canfasiad a gweithgarwch ymgysylltu â'r cyhoedd arall y bydd preswylwyr yn dod i gysylltiad â nhw yn arwain at fwy o ymholiadau a chwestiynau, felly mae'n bwysig eich bod yn darparu digon o gymorth i breswylwyr sy'n cysylltu dros y ffôn, drwy e-bost neu'n ysgrifenedig. 

Mae darparu cymorth dros y ffôn yn bwysig oherwydd bydd llawer o breswylwyr yn ei chael hi'n anodd cael gafael ar y rhyngrwyd neu ddeall deunydd ysgrifenedig. Bydd preswylwyr yn disgwyl hefyd eu bod yn gallu e-bostio ymholiadau, siarad â rhywun wyneb yn wyneb neu ysgrifennu llythyrau at y Swyddog Cofrestru Etholiadol. Gall cyswllt wyneb yn wyneb gynnwys siarad â gweithwyr rheng flaen awdurdodau lleol mewn llyfrgelloedd neu ganolfannau hamdden, er enghraifft, neu'r ganolfan gyswllt gorfforaethol. 

Os oes ffyrdd eraill y gall preswylwyr gysylltu â chi, fel Facebook, Twitter, ffurflenni gwe a negeseuon testun, dylech ystyried pa mor effeithiol y mae'r sianeli hyn wedi bod o ran ymateb i ymholiadau, a hefyd nifer yr ymholiadau rydych wedi'u derbyn drwy'r sianeli hyn. Os derbynnir nifer fawr o ymholiadau drwy un sianel, efallai y bydd angen adnoddau ychwanegol yn y dyfodol neu, er enghraifft, os daeth nifer sylweddol o ymholiadau i law drwy sianeli penodol fel ffurflenni gwe, gallai hyn awgrymu bod llawer o bobl yn defnyddio gwefan eich awdurdod lleol. Gallai hefyd awgrymu y gallai'r wybodaeth a ddarperir fod yn gliriach er mwyn lleihau nifer yr ymholiadau. 

Sut i gynllunio'r adnoddau sydd eu hangen  er mwyn ymateb i ymholiadau

Er mwyn cynllunio lefelau adnoddau, dylech ystyried y canlynol: 

• yr adegau pan dderbynnir y nifer fwyaf o alwadau am wybodaeth gyhoeddus sy'n debygol o fod ar ôl gweithgarwch ymgysylltu â'r cyhoedd, er enghraifft ar ôl cyhoeddi gohebiaeth canfasiad ac yn y cyfnod cyn dyddiadau cau ar gyfer cofrestru
• nifer yr ymholiadau a ddaeth i law yn ystod y cyfnodau cofrestru prysuraf
• cynyddu adnoddau yn eich canolfan alwadau bresennol neu roi gwaith ar gontract allanol, er enghraifft, defnyddio canolfan alwadau arbenigol
• effeithiolrwydd eich dull gweithredu yn ystod y canfasiad a'r etholiadau arfaethedig diwethaf, ac a oes angen i chi wneud unrhyw beth yn wahanol
• pa gynlluniau wrth gefn y gallwch eu rhoi ar waith os bydd llawer mwy o ymholiadau nag a ddisgwylir (dylech brofi eich trefniadau wrth gefn er mwyn sicrhau eu bod yn gadarn) 

Gallwch gyfeirio preswylwyr at yr adnodd cofrestru ar-lein (www.gov.uk/cofrestru-i-bleidleisio) a rhoi gwybodaeth glir am y broses gofrestru y gellir dod o hyd iddi'n hawdd ar eich gwefan er mwyn lleihau'r baich ar eich llinellau ymateb gwybodaeth gyhoeddus.
 
Po fwyaf effeithiol yw'r wybodaeth sydd ar gael a pho hawsaf ydyw i'w gweld, y lleiaf tebygol ydyw y bydd pobl yn defnyddio'r ffôn. 

Dylech adolygu nifer yr ymholiadau sy'n dod i law drwy bob sianel yn rheolaidd. 

Pennu amser ymateb y cytunir arno ar gyfer ymholiadau

Dylech bennu amserlen benodol ar gyfer rhoi ymatebion lle na ellir ymdrin ag ymholiadau ar unwaith, er mwyn i chi allu rhoi gwybod i'r sawl sy'n gwneud yr ymholiad pryd y gall ddisgwyl derbyn ateb. 

Er enghraifft, gallech lunio ymateb awtomatig i negeseuon e-bost sy'n rhoi gwybod i'r sawl sy'n gwneud ymholiad y byddwch yn ymateb o fewn 48 awr. Gallech hefyd gynnwys atebion i gwestiynau cyffredinol gyda'r ymateb awtomataidd hwn, ynghyd â dolenni i www.gov.uk/cofrestru-i-bleidleisio a ffurflenni pleidleisio absennol ar eich gwefan. 
 

Gweithio gyda phartneriaid i gyrraedd cynulleidfaoedd targed

Mae gweithio gyda phartneriaid, y tu mewn i'r awdurdod lleol a'r tu allan iddo, yn allweddol er mwyn cyflawni eich cynllun cofrestru a hyrwyddo ymwybyddiaeth y cyhoedd. Efallai y gall partneriaid mewnol ac allanol nodi preswylwyr y mae ganddynt hawl i gael eu cofrestru ond nad ydynt wedi'u cynnwys ar y gofrestr. 

Gellir sefydlu partneriaethau allanol ar bob lefel, o arweinwyr cymunedol unigol i fusnesau cenedlaethol. 

Mae angen meithrin partneriaethau o fewn yr awdurdod lleol hefyd a chyda sefydliadau sy'n darparu gwasanaethau ar gyfer yr awdurdod lleol. Gellid cysylltu ag adrannau'r cyngor neu sefydliadau sydd â chyswllt rheolaidd â phreswylwyr, er enghraifft y rhai sy'n darparu gwasanaethau pryd ar glyd neu ofal domestig, er mwyn annog pobl i gwblhau ceisiadau. Mae'n bwysig nodi a meithrin cydberthnasau â'r pwynt cyswllt cywir ym mhob achos. 

Dylai partneriaethau fod am ddim, gyda phawb yn cael budd o fod yn rhan o'r bartneriaeth. Fodd bynnag, efallai yr eir i rai costau, er enghraifft, wrth lunio deunyddiau y gall partneriaid eu defnyddio gyda phreswylwyr. 
 

Siarad â phartneriaid am gefnogi'r broses gofrestru 

Bydd angen i chi siarad â darpar bartneriaid neu bartneriaid presennol am y posibilrwydd y gallant gefnogi eich gwaith cofrestru. I raddau, bydd angen i chi 'gyflwyno' eich cais er mwyn sicrhau y bydd gennych y siawns orau posibl o gael ymateb cadarnhaol ganddynt, yn enwedig gan y bydd ceisiadau yn dod i law gan sefydliadau eraill hefyd o bosibl. 

Yn gyntaf, ymchwiliwch i'r amser gorau ar gyfer eich dull gweithredu – er enghraifft, a fyddant yn brysur gyda blaenoriaeth arall ar adeg benodol?  

Bydd angen i chi hefyd sicrhau bod eich cynnig yn cynnwys syniadau ar sut y gallant helpu, a sut y byddai hynny o fudd iddyn nhw ac i'r bobl sy'n gweithio gyda nhw. Bydd hyn yn sicrhau bod gwell siawns gennych o gael ymateb cadarnhaol ganddynt, yn enwedig gan y bydd ceisiadau'n dod i law gan sefydliadau eraill hefyd o bosibl. 

Ni fydd pob sefydliad ac unigolyn mewn sefyllfa i gymryd rhan; mae'n bwysig derbyn hyn ac ystyried dewisiadau amgen lle y bo'n bosibl. 

Bydd angen i chi hefyd gefnogi partneriaid drwy gydol unrhyw weithgareddau er mwyn cynyddu'r siawns y byddant yn parhau i ymgysylltu.

Sut i sefydlu partneriaeth newydd

Wrth sefydlu partneriaeth, efallai y byddwch am gael sgwrs dros y ffôn neu gyfarfod wyneb yn wyneb, yn enwedig ar gyfer partneriaethau mawr, lle y dylid trafod y pwyntiau canlynol: 

• esbonio pam mae'r bartneriaeth yn fuddiol i'r ddau barti 
• cytuno ar lefel y gefnogaeth y bydd y partner yn ei chynnig
• deall y dulliau gweithredu y bydd yn eu defnyddio i gyrraedd ei gynulleidfa
• cytuno a oes angen unrhyw ddeunyddiau ac, os felly, pwy fydd yn eu llunio
• cytuno ar y negeseuon y bydd yn eu defnyddio i gyfathrebu â'i gynulleidfa
• cytuno ar y wybodaeth y bydd yn ei darparu am sut y gall y gynulleidfa ymateb neu ble y gall gael mwy o gymorth
• cytuno pwy yn yr awdurdod lleol fydd ar gael i ateb cwestiynau'r partner
• bod yn glir ynghylch yr amseru a phryd y bydd angen i negeseuon newid
• nodi cyfleoedd rheolaidd i gyfathrebu 
• sicrhau os nad yw pethau'n mynd fel y bwriadwyd ei fod yn gallu rhoi'r gorau i'r gweithgarwch a dychwelyd deunyddiau lle y bo'n berthnasol
• cytuno ar sut y dylid gwerthuso'r gweithgarwch 
   

Gweithio gyda phartneriaid presennol

Yn ogystal â nodi darpar bartneriaid newydd, mae'n bwysig adeiladu ar unrhyw drefniadau partneriaeth a sefydlwyd gennych eisoes. Gallai hyn gynnwys y rhai: 

• sydd wedi cefnogi gwaith cofrestru yn flaenorol
• sy'n cysylltu cryn dipyn â'ch cynulleidfaoedd targed neu'n cysylltu â nhw'n rheolaidd 
• sydd â chydberthnasau da â chynulleidfaoedd targed ac sydd wedi gweithio gyda'r awdurdod lleol yn flaenorol, ond ddim ar waith cofrestru
• sydd â chydberthnasau da â chynulleidfaoedd targed ond nid ydynt erioed wedi gweithio gyda'r awdurdod lleol
• sydd â phroffil uchel yn yr ardal leol ymhlith cynulleidfaoedd eang

Lle byddwch yn nodi eich bod yn dymuno parhau i weithio gyda phartner presennol, dylech adolygu'r bartneriaeth a nodi a oes unrhyw beth y gallech ei wneud yn wahanol gyda'r partner er mwyn cyflawni canlyniadau gwell. Os yw'r gweithgarwch partneriaeth hwn wedi arwain at lefelau cofrestru uwch ymhlith eich grŵp targed, dylech sôn wrth eich partneriaid am y llwyddiant hwnnw. Gallai hyn eu hannog i wneud rhagor o waith gyda chi. 

Dyma rai enghreifftiau o bartneriaid y gallech fod eisiau eu hystyried: 

• Darparwyr gwasanaethau – er enghraifft, cymdeithasau tai, gwasanaethau gofal cartref, ysgolion, colegau addysg bellach. 
• Cyrff llywodraethol eraill a thimau awdurdod lleol – er enghraifft, cynghorau plwyf, gwasanaethau tai, gwasanaethau cymdeithasol. 
• Unigolion dylanwadol – er enghraifft, landlord myfyrwyr adnabyddus, enwogion lleol, gwleidyddion, pleidiau gwleidyddol ac ymgeiswyr. 
• Grwpiau cymunedol ac elusennau – er enghraifft, clwb bocsio, Cynllun Gwarchod Cymdogaeth, grwpiau cymdeithasol i'r rhai dros 60 oed
• Cwmnïau a sefydliadau preifat – er enghraifft, cyflogwr lleol mawr, campfa, deintydd, gwerthwr tai. 

Ni fyddwch yn gallu gweithio gyda phawb, felly yn ogystal â gwerthuso'r gwerth a ychwanegwyd gan bartneriaid presennol yn ystod y canfasiad diwethaf ac mewn etholiadau arfaethedig, dylech ystyried: 

• pwy fydd yn gallu cyrraedd eich grwpiau targed orau
• agweddau ymarferol ar y broses gydweithio
• unrhyw ffactorau lleol eraill

Gall fod yn fuddiol categoreiddio eich rhestr o bartneriaid, gan nodi'r partneriaid hynny fydd angen help i gyflawni gweithgarwch manwl, a'r rhai sydd wedi cytuno i drosglwyddo neu hyrwyddo negeseuon cofrestru. 

Gall partneriaethau a fydd, o bosibl, yn cymryd cryn dipyn o amser i'w sefydlu ac yn cyrraedd nifer fach o bobl, fod yn werth chweil o hyd os yw'r bobl y maent yn eu cyrraedd yn uchel ar eich rhestr darged ac nad ydynt yn debygol o fod yn ymgymryd â gwaith arall.  
Yn yr un modd, gellid o leiaf ystyried sefydliad sy'n gweithio gyda phreswylwyr nad ydynt ar eich rhestr darged, ond sy'n cyrraedd nifer fawr o breswylwyr ac sy'n ymrwymedig i dreulio amser yn lledaenu eich negeseuon.
 
Mae hefyd yn bwysig cynllunio i weithio gyda gwleidyddion a phleidiau gwleidyddol drwy gydol y flwyddyn fel eu bod yn deall sut mae'r broses gofrestru yn gweithio. Gall ymgeiswyr a'u cefnogwyr ehangu eich cyrhaeddiad drwy hyrwyddo'r broses gofrestru yn ystod eu hymgyrchoedd etholiadol. Os na fydd ymgeiswyr, pleidiau a gwleidyddion yn ymgysylltu, mae risg y gallant ddarparu negeseuon a gwybodaeth anghywir neu anghyflawn.
 

Risgiau o ran partneriaethau

Ni ddylai risgiau eich atal rhag gweithio gyda phartneriaid, ond dylent gael eu nodi yn eich cofrestr risgiau a phroblemau a bydd angen i chi nodi camau i'w lliniaru. 

Ymhlith rhai risgiau posibl mae'r canlynol: 

• Mae'r bartneriaeth yn arwain at gwynion ar raddfa eang – er enghraifft, os bydd partner yn ymgymryd â gweithgarwch ymgyrchu gwleidyddol, efallai y bydd canfyddiad nad yw'r Swyddog Cofrestru Etholiadol yn wleidyddol niwtral
• Mae'r partner yn camgyfleu eich neges – a yw'n deall y gydberthynas a'i gyfrifoldebau? A yw'n deall y neges rydych eisiau ei chyfleu i breswylwyr ac yn cadw at y neges honno, a pha mor bwysig ydyw os nad yw'n gwneud hynny? A yw'n glir pryd y bydd y gwaith yn dod i ben, neu pryd y bydd y neges yn newid? 
• Nid yw'r partner yn gwneud y gwaith y cytunwyd arno – a yw'r risg hon yn fwy sylweddol am eich bod wedi neilltuo amser ac wedi gwario arian ar y gydberthynas? Efallai fod y partner wedi camddeall y llwyth gwaith, neu fod blaenoriaeth annisgwyl ganddo, neu efallai ei fod wedi dechrau mynd i gostau ychwanegol ac yn disgwyl iddynt gael eu had-dalu  
• Diflasu ar y broses gofrestru – efallai y bydd brwdfrydedd cychwynnol yn pylu felly bydd yn bwysig ceisio cynnal y momentwm wrth weithio mewn partneriaeth, drwy barhau i gyfathrebu a darparu adborth er enghraifft
• Mae'r gost yn gwrthbwyso'r manteision – efallai y byddwch yn llunio deunyddiau cynhwysfawr ac ni fydd y sefydliad yn gwneud fawr ddim i gefnogi eich gwaith cofrestru

Dylech ystyried sut y dylid ymateb os bydd sefydliad partner yn denu sylw negyddol yn y wasg, a all daflu bai ar eich awdurdod lleol.  

Dylech werthuso pa mor effeithiol oeddech yn lliniaru unrhyw risgiau wrth weithio gyda phartneriaid. Dylai'r pwyntiau dysgu hyn gael eu hadlewyrchu wrth ddiweddaru eich strategaeth ymgysylltu er mwyn helpu i lywio'r ffordd y byddwch yn mynd ati i weithio mewn partneriaeth yn y dyfodol. 

Ystyriaethau diogelu data wrth weithio gyda phartneriaid

Bydd angen i chi ddangos bod yr holl wybodaeth a ddaw i law, gan bartneriaid mewnol neu allanol, yn cydymffurfio ag egwyddorion prosesu data personol, gan sicrhau ei bod yn cael ei phrosesu mewn ffordd gyfreithlon, deg a thryloyw.

Dylech sicrhau bod unrhyw bartneriaid sy'n helpu etholwyr i gwblhau ceisiadau yn ymwybodol o egwyddorion diogelu data cyn iddynt fynd ati i drin unrhyw ddata personol.

Bydd sefydliadau allanol rydych yn cael data personol ganddynt, er enghraifft prifysgolion a chartrefi gofal, yn cadw data personol ar eu myfyrwyr a'u preswylwyr, yn y drefn honno, ac yn debygol o fod yn rheolyddion data yn eu rhinwedd eu hunain.

Er nad yw deddfwriaeth diogelu data yn ei gwneud yn ofynnol i gael cytundeb ysgrifenedig wrth rannu data rhwng rheolyddion data, argymhellir yn gryf eich bod yn cytuno â'ch partner gytundeb rhannu data i'ch helpu i ddangos eich bod yn gweithredu yn unol â deddfwriaeth diogelu data.

Mae ein canllawiau ar ddiogelu data ar gyfer Swyddogion Cofrestru Etholiadol a Swyddogion Canlyniadau yn cynnwys rhagor o wybodaeth am ystyriaethau diogelu data a rhestr wirio i'ch helpu i ddatblygu cytundeb rhannu data. 

Defnyddio hysbysebion a'r cyfryngau i godi ymwybyddiaeth 

Mae gweithgarwch sy'n codi ymwybyddiaeth y cyhoedd, fel hysbysebion a gwaith gyda'r cyfryngau, yn rhan bwysig o ymgysylltu â'r cyhoedd. Fel Swyddog Cofrestru Etholiadol, mae gennych ddyletswydd gyffredinol i hyrwyddo cyfranogiad a bydd angen i chi ymgymryd â'ch gwaith hysbysebu eich hun i'r graddau y bo hynny'n bosibl. 

Dylai eich strategaeth ymgysylltu â'r cyhoedd sicrhau bod unrhyw weithgarwch sy'n codi ymwybyddiaeth y cyhoedd yn cael ei gydgysylltu fel ei fod yn digwydd ar adegau allweddol yn ystod y canfasiad ac yn y cyfnod cyn etholiadau arfaethedig. Dylai hefyd nodi unrhyw ddefnydd arfaethedig o'r canlynol: 

• cylchlythyrau'r awdurdod lleol
• gwefan
• arosfannau bysiau
• safleoedd posteri neu hysbysfyrddau
• cyfryngau cymdeithasol
• adnoddau cysylltiadau â'r cyfryngau
   

Annog y cyhoedd i weithredu

Os mai nod yr ohebiaeth a lunnir gennych yw annog pobl i weithredu, mae galwad i weithredu yn hollbwysig i'w llwyddiant.  Datganiad yw galwad i weithredu sy'n nodi'r hyn rydych eisiau i'r gynulleidfa ei wneud nesaf – er enghraifft, cofrestru ar-lein. Hebddi, ni fydd pobl yn deall yr hyn y dylent ei wneud neu, os nad yw'n glir neu os caiff ei chuddio yng nghanol gwybodaeth arall, efallai y caiff ei hanwybyddu. 

Dylai galwadau i weithredu: 

• gael eu hysgrifennu'n gryno a nodi'n glir yr hyn y dylai pobl ei wneud
• defnyddio iaith gyfarwyddol weithredol (Mae ‘I gael rhagor o wybodaeth, ewch i www.bigtown.org.uk’ yn well na 'gall partïon â diddordeb ddod o hyd i ragor o fanylion perthnasol ar wefan y Cyngor’) 
• bod yn weledol amlwg yn y ddogfen – er enghraifft, mewn testun mawr a lliw gwahanol gyda gofod o'u hamgylch er mwyn tynnu sylw pobl atynt 

Yn flaenorol, cynhaliodd y Comisiwn waith ymchwil gyda'r cyhoedd, a arweiniwyd gan Ipsos Mori, er mwyn nodi'r negeseuon cyfathrebu gorau ar gyfer cymell ac annog pobl i weithredu. 

Dangosodd canfyddiadau'r gwaith ymchwil fod yr elfennau allweddol canlynol yn cymell pobl i weithredu: 

• ‘Mae pleidleisio'n bwysig’ (nid yw llawer o bobl yn gwahaniaethu rhwng pleidleisio a chofrestru) 
• osgoi colli allan (yr ensyniad y byddwch yn colli allan ar rywbeth os na fyddwch yn cofrestru)

Mae amseru yn hanfodol wrth sicrhau na fydd pobl yn dod mor gyfarwydd â chael negeseuon fel y byddant yn eu hanwybyddu, felly efallai y byddwch am ystyried cyfyngu ar y defnydd a wneir o rai sianeli i'r cyfnodau pan fyddant yn cael yr effaith fwyaf. 
 

Defnyddio sianeli cyfryngau sy'n eiddo i awdurdodau lleol

Dylech barhau i ystyried ble mae'r lleoedd gorau i ddangos eich hysbysebion. Gall prynu cyfryngau (gofod hysbysebu) fel safleoedd posteri awyr agored a hysbysebion yn y wasg fod yn ddrud iawn. Efallai na fydd modd defnyddio opsiynau rhatach fel cylchlythyrau cymunedol neu gylchgronau rhestru lleol ychwaith. 

Fodd bynnag, efallai y bydd ystod o sianeli sy'n eiddo i'r awdurdod lleol ar gael i chi, er enghraifft: 

• cylchgrawn i breswylwyr yr awdurdod lleol 
• cylchlythyrau staff mewnol
• cerbydau sy'n eiddo i'r awdurdod lleol
• safleoedd posteri sy'n eiddo i'r awdurdod lleol
• adeiladau'r awdurdod lleol
• arosfannau bysiau a byrddau poster
• hysbysfyrddau
• sianeli cyfryngau cymdeithasol

Dylech gynnal archwiliad o gyfryngau posibl sy'n eiddo i'r awdurdod lleol ac ystyried pob opsiwn a pha mor aml y gellid ei ddefnyddio. Bydd hyn yn eich helpu i nodi faint o'ch cynulleidfa darged fyddai'n cael ei hamlygu i'r gweithgarwch a sawl gwaith y byddai hynny'n digwydd. 

Dylech sicrhau bod unrhyw wybodaeth yn gyfredol ac yn berthnasol ac nad oes unrhyw newidiadau wedi cael eu gwneud ers y tro diwethaf i'r gweithgareddau gael eu cynnal. 

Gellir defnyddio gwefan eich awdurdod lleol hefyd fel sianel cyfryngau cost isel ychwanegol. Dylech sicrhau bod unrhyw gynnwys ar y we yn gyfredol a bod tudalennau allweddol yn cynnwys dolenni i wefannau allanol, fel www.gov.uk/cofrestru-i-bleidleisio a www.electoralcommission.org.uk/cy/rwyf-yneg-pleidleisiwr/pleidleisiwr. 

Sut y gallwn ddefnyddio sianeli cyfryngau cymdeithasol? 

Mae sianeli cyfryngau cymdeithasol fel Facebook, Twitter, YouTube, Google+ ac eraill yn cynnig cyfle rhad i godi ymwybyddiaeth, a gallant gael eu defnyddio i ymateb i ymholiadau gan y cyhoedd. 

Mae angen gwaith hyrwyddol parhaus er mwyn cynyddu'r niferoedd sy'n defnyddio sianeli cyfryngau cymdeithasol. 

Mae negeseuon diddorol, doniol neu frys yn fwy tebygol o gael eu rhannu gan ddefnyddwyr a chyrraedd cynulleidfa ehangach. Dylid postio negeseuon ar adegau allweddol, er enghraifft, ar ddechrau'r canfasiad, er mwyn sicrhau eu bod yn cael yr effaith fwyaf posibl. 

Ystyriwch sut y gallai digwyddiadau allanol fod yn sail ar gyfer gweithgarwch cyfryngau cymdeithasol. Er enghraifft, yn y gorffennol rydym wedi postio cyfres o drydariadau am gofrestru etholiadol ar 14 Chwefror sydd â thema Dydd San Ffolant. 

Mae'r cyfryngau cymdeithasol hefyd yn cynnig cyfleoedd i chi weld effaith eich gwaith yn syth. Er enghraifft, sawl gwaith y caiff neges Facebook ei hoffi neu ei rhannu, neu pa mor aml y caiff trydariad ei aildrydar. 

Fodd bynnag, mae gan y cyfryngau cymdeithasol gyfyngiadau hefyd – er enghraifft, mewn llawer o achosion, gall sianeli cyfryngau cymdeithasol gael eu cyfyngu i'r rhai sy'n ymgysylltu â'r awdurdod lleol eisoes. 
 

Digwyddiadau a chyfleoedd i farchnata ar y stryd

Dylech ystyried cynnal digwyddiadau lle y deuir i gysylltiad â phobl, er enghraifft digwyddiad fel sioe deithiol neu stondin mewn canolfan siopa, er mwyn hybu ymwybyddiaeth. Gall gweithgareddau newydd mewn digwyddiadau cymunedol sefydledig dynnu sylw a gallwch eu hyrwyddo ymlaen llaw. Hysbyswch y wasg am ddigwyddiadau ymlaen llaw er mwyn eu hannog i fynychu a sicrhau mwy o sylw yn y cyfryngau. 

Gall digwyddiadau a chyfleoedd i farchnata ar y stryd fod yn ddefnyddiol ar gyfer targedu grwpiau a dangynrychiolir drwy fynd â gwybodaeth iddynt. 

Gallech gyflenwi posteri a thaflenni i dynnu sylw at eich stondin. Yna gellir casglu ffurflenni yn y fan a'r lle neu ddarparu cyfleusterau i wneud cais ar-lein. Mae hyn hefyd yn rhoi cyfle i'r cyhoedd ofyn ynghylch unrhyw beth nad ydynt yn ei ddeall. 

Dangoswyd bod unigolyn yn fwy tebygol o weithredu os gall wneud hynny'n syth. 

Meddyliwch am y lleoliadau sy'n rhoi cyfle i bobl gofrestru, yna rhowch wybodaeth yn y mannau hynny er mwyn cymell pobl i fynd ati i gofrestru. 

Er enghraifft, efallai y byddwch am ddangos negeseuon atgoffa ar gyfrifiaduron llyfrgelloedd, mewn clybiau gwaith lle y darperir cyfrifiaduron ar gyfer llunio CVs, neu mewn dosbarthiadau am ddim sy'n addysgu sgiliau cyfrifiadura. 
 

Defnyddio hysbysebion y telir amdanynt

Fel arfer, caiff cyfryngau eu prynu yn ystod yr wythnosau a'r misoedd cyn y disgwylir i ymgyrch fynd yn fyw. 

Bydd angen i chi gynnal trafodaethau yn gynnar er mwyn pennu dyddiadau cau ar gyfer prynu cyfryngau hysbysebu, a chyflenwi gwaith celf. Mae'n debygol y bydd gofynion technegol hefyd ar gyfer cyflenwi gwaith celf.
 
Gallwch brynu safleoedd unigol gan berchenogion cyfryngau, neu weithio gydag asiantaeth prynu cyfryngau i ddewis y cyfryngau gorau i gyflawni eich amcanion a chyrraedd cynulleidfaoedd targed. 

Beth yw'r sianeli a phwy y gallent gyrraedd?

• Radio – mae'n cyrraedd preswylwyr sydd ar  incwm is ac oedolion ifanc, yn ogystal â'r rhai sy'n byw mewn ardaloedd mwy gwledig; bydd gorsafoedd priodol yn cyrraedd segmentau penodol o'r gynulleidfa
• Ar-lein – llai defnyddiol ar gyfer cartrefi incwm is; mae'n cyrraedd y rhai o dan 24 oed a myfyrwyr yn benodol drwy'r cyfryngau cymdeithasol. Y ffordd orau o dargedu grwpiau penodol
• Papur newydd – y potensial i gyrraedd preswylwyr sydd ar incwm is, yn enwedig teitlau penodol
• Cylchgronau / cylchlythyrau – maent yn targedu ardaloedd lleol neu grwpiau cymunedol penodol
• Hysbysebion golygyddol (erthyglau hyrwyddol) ar gyfer y wasg leol a gwefannau – gellid eu defnyddio i roi gwybodaeth fanylach
• Awyr agored – yn ddefnyddiol i gyrraedd cynulleidfaoedd targed drwy leoli hysbysebion mewn ardaloedd poblog lle mae nifer fawr o ymwelwyr; potensial i gyrraedd myfyrwyr; gall nifer fawr o bobl eu gweld ar fyrddau poster a bysiau 
• Faniau hysbysebu symudol – gallant fod yn gyfrwng i gyfleu negeseuon mewn ardaloedd daearyddol sydd â dwysedd uchel o'ch cynulleidfa darged
• Noddi digwyddiadau – potensial i gyrraedd pobl ifanc a chymunedau BME

Beth yw'r ystyriaethau eraill wrth ddefnyddio hysbysebion y telir amdanynt?

Mae prynu gofod hysbysebu yn gostus felly dylech ystyried y ffactorau canlynol:  

• Cyfanswm cyrhaeddiad – nifer y bobl berthnasol y disgwyl iddynt weld neges hysbysebwr o leiaf unwaith o fewn cyfnod penodol
• Amlder – sawl gwaith y bydd aelod o'r gynulleidfa yn gweld neges o fewn y cyfnod penodol
• Cost – Y gost sy'n gysylltiedig â chyrraedd mil o bobl neu eich marchnad darged

Wrth bennu'r cyrhaeddiad a'r amlder, efallai y byddwch am ystyried, er enghraifft, a fyddai llai o hysbysebion ar orsaf radio mawr yn well na llawer o hysbysebion ar orsaf radio bach, a ph'un a fyddai ymgyrch undydd â chyrhaeddiad uchel mewn papur newydd lleol yn well nag ymgyrch â chyrhaeddiad isel mewn cylchgrawn cymunedol misol. 

Meddyliwch yn ofalus am eich cynulleidfaoedd targed cyn derbyn unrhyw gynigion arbennig gan berchenogion cyfryngau. Gofynnwch pam mae'r pris wedi'i ostwng – efallai nad oes prawf bod y gofod yn gallu cyrraedd eich cynulleidfa. 
 

Annog pobl eraill i ledaenu'r neges (sylw am ddim yn y cyfryngau) 

Drwy fynd ati i weithio gyda'r cyfryngau, mae gennych fwy o ddylanwad dros y mathau o negeseuon a gyfleuir ganddynt. 

Bydd y negeseuon a glywir gan bobl yn y wasg ac ar y newyddion yn effeithio ar ba mor debygol ydyw y byddant yn cofrestru.  Mae gweithgarwch cysylltiadau â'r cyfryngau yn cynnig cyfle i chi gynnwys eich neges ar yr agenda newyddion a chodi proffil eich gwaith. 

Nid oes modd i chi reoli barn y cyhoedd, ond gallwch rannu negeseuon sy'n fwy tebygol o roi sicrwydd i bobl a lleihau sylw negyddol a allai atal pobl rhag cofrestru. 

Ymhlith y gweithgarwch a awgrymir mae'r canlynol: 

• cyhoeddi datganiadau i'r wasg cyn digwyddiadau allweddol, megis dechrau'r canfasiad blynyddol 
• rhoi cyfweliadau radio a theledu
• cynnal digwyddiadau sy'n ysgogi cyhoeddusrwydd
   

Sicrhau bod deunyddiau cyfathrebu yn hygyrch ac yn effeithiol

Wrth fynd ati i lunio deunyddiau cyfathrebu, dylech sicrhau eu bod yn pwysleisio negeseuon allweddol a bod ganddynt gynllun clir ac effeithiol. Drwy ysgrifennu mewn ffordd glir a chryno, mae llawer mwy o siawns y bydd y deunydd yn cyrraedd cynifer o bobl â phosibl ac y bydd y derbynnydd yn deall yr hyn sydd angen iddo ei wneud. 

Mae gohebiaeth sy'n darparu gwybodaeth yn y ffordd yr hoffai'r darllenydd ei chael yn fwy tebygol o fod yn fwy effeithiol. 

Dylech nodi a oes rhywun yn eich awdurdod lleol sy'n arbenigo mewn ysgrifennu ar gyfer y cyhoedd, Saesneg clir neu wefannau hygyrch neu, os yn bosibl, gallai staff gael hyfforddiant perthnasol. 

Nid pawb fydd yn deall yr ohebiaeth a gall fod angen help neu sicrwydd pellach arnynt, felly dylid cynnwys manylion cyswllt ar gyfer cymorth sydd ar gael i'r darllenydd. 

I gael rhagor o wybodaeth, gweler ein taflen ffeithiau ar lunio gohebiaeth hygyrch. 

Monitro a gwerthuso llwyddiant eich strategaeth ymgysylltu â'r cyhoedd

Mae gwerthusiadau yn hanfodol er mwyn mesur effeithiolrwydd prosiect a dangos cyflawniadau.

Mae angen i'ch strategaeth ymgysylltu a'ch cynllun cofrestru gael eu diweddaru er mwyn adlewyrchu canfyddiadau eich gwaith monitro a gwerthuso. Dylech eu diweddaru er mwyn adlewyrchu'r gwersi a ddysgwyd o'r gwaith a wnaed gennych eisoes a chynnwys unrhyw wybodaeth newydd am eich ardal gofrestru. 

Bydd y wybodaeth hon yn eich helpu i barhau i fireinio'r darlun sydd gennych o ddemograffeg eich ardal, yn cadarnhau'r heriau allweddol o ran ymgysylltu â'ch preswylwyr ac yn mesur y gweithgareddau sydd fwyaf effeithiol wrth ymgysylltu â chynulleidfaoedd targed gwahanol 

Dylech amlinellu sut y byddwch yn mynd ati i fonitro a gwerthuso effeithiolrwydd y gweithgareddau a'r tactegau ymgysylltu â'r cyhoedd a ddefnyddiwyd gennych i ymgysylltu â'ch grwpiau targed yn ystod y canfasiad diwethaf, mewn etholiadau arfaethedig, ac wrth i chi barhau i sicrhau bod cynifer o bobl â phosibl yn cofrestru. A wnaethoch gyrraedd eich cynulleidfa darged? 

Mesur llwyddiant eich gweithgareddau ymgysylltu? 

Er mwyn gwerthuso llwyddiant gweithgarwch, mae'n bwysig bod gennych amcanion clir a mesuradwy a dylid sicrhau bod cysylltiad clir rhwng unrhyw fesurau gwerthuso a'r amcanion cychwynnol. 

Mae'n debygol y bydd angen defnyddio amrywiaeth o ddulliau i werthuso prosiect. Er mwyn nodi'r dulliau gwerthuso mwyaf priodol, dylech ddiffinio'r cwestiynau y dylid eu gofyn yn y gwerthusiad ac ystyried sut y gellid ateb y cwestiynau hyn. 

Mae amrywiaeth o ddulliau y gellir eu defnyddio i asesu effeithiolrwydd eich gweithgarwch. Gall rhai ohonynt fod yn seiliedig ar ymddygiad (yr hyn y mae pobl wedi'i wneud, yr hyn sydd wedi digwydd mewn gwirionedd) a gall rhai ohonynt fod yn seiliedig ar ganfyddiad (yr hyn y mae pobl yn credu iddo ddigwydd). 

Nodir isod rai dulliau o gasglu tystiolaeth a fydd yn cefnogi eich gwerthusiad: 

• cofnodi adborth gan y cyhoedd mewn digwyddiadau neu drwy eich gwefan
• cofnodi nifer yr ymatebion o ganlyniad i'r gweithgarwch
• cofnodi nifer yr ymholiadau sy'n ymwneud â'r pwnc
• cofnodi nifer y bobl sy'n ymweld â'r wefan yn gofyn am wybodaeth 
• cofnodi unrhyw adborth a ddarparwyd ar y cyfryngau cymdeithasol
• dosbarthu holiaduron gwerthuso neu ffurflenni adborth ar ddiwedd digwyddiad
• cynnal arolwg barn y cyhoedd i ganfod p'un a oedd y cyhoedd yn ymwybodol o'ch gweithgarwch, eu barn arno ac a wnaethant weithredu o ganlyniad iddo
• arolygon cyn y gweithgarwch ac ar ôl y gweithgarwch i ganfod a yw gwybodaeth ac ymwybyddiaeth pobl o'r broses gofrestru wedi cynyddu o ganlyniad i'r gweithgarwch
• cyfweliadau â rhanddeiliaid i ganfod eu barn ar y gweithgarwch
• grwpiau ffocws a gynhelir â phreswylwyr i gasglu adborth – fel rhan o ddigwyddiadau eraill o bosibl

    
Mae hefyd yn bwysig ceisio mesur:

• ffactorau amgylcheddol neu sŵn cefndir: i ba raddau y mae cyfranogiad cynyddol yn deillio o'ch gweithgarwch neu o ryw ffactorau eraill?
• yr achos sylfaenol: h.y. beth fyddai wedi digwydd pe na bai'r gweithgarwch yn bodoli?
• nifer y bobl berthnasol a amlygwyd i'r gweithgarwch. 
• sawl gwaith y cafodd pobl eu hamlygu i'r gweithgarwch
• unrhyw gynnydd yn nifer y bobl sy'n gweithredu, fel cofrestru i bleidleisio
• unrhyw adborth cadarnhaol gan y sawl sy'n cymryd rhan mewn cynllun 
• a yw dealltwriaeth pobl o'r broses wedi gwella
• unrhyw gynnydd yn nifer y ceisiadau am wybodaeth

Mae angen i'r cynllun gwerthuso nodi pwy fydd yn cymryd rhan yn y broses werthuso a phwy fydd yn gyfrifol am y rhannau gwahanol o'r gwerthusiad.
 
Dylid mynd ati i fonitro cynnydd a chynnal y broses werthuso ar ddiwedd pob cyfnod allweddol o weithgarwch cofrestru er mwyn sicrhau bod gweithgareddau yn effeithiol ac yn parhau i fod yn briodol.
 
Er ei fod yn bwysig cynnal gwerthusiad sydd mor eang â phosibl, dylid ystyried yr adnoddau a ddyrannwyd a dylai cost y gwerthusiad fod yn gymesur â chost y prosiect. 

Efallai na fyddwch yn gallu gwerthuso popeth mor fanwl ag y byddech yn ei ddymuno a dylech nodi unrhyw gyfyngiadau i'r gwerthusiad yn eich cynlluniau, gan gynnwys unrhyw risgiau posibl i ddibynadwyedd a dilysrwydd y gwerthusiad a'r canfyddiadau. 

Dylai eich cynlluniau gwerthuso nodi rhanddeiliaid perthnasol, fel awdurdodau lleol eraill, y gallai fod ganddynt ddiddordeb yn y gwerthusiad ac y dylid rhannu'r canfyddiadau â nhw. 
 

Beth yw'r dyddiad perthnasol?

Rhaid i chi benderfynu ar geisiadau i gofrestru ar sail p'un a yw ymgeisydd yn bodloni'r gofynion ar gyfer cofrestru a ph'un a yw wedi'i anghymhwyso rhag cofrestru ar y dyddiad perthnasol ai peidio. Mae'r dyddiad perthnasol yn amrywio yn dibynnu ar sut y caiff y cais ei gyflwyno: 

• ar gyfer cais a gyflwynir ar ffurflen bapur, y dyddiad perthnasol yw dyddiad cyflwyno'r cais,1   h.y. y dyddiad y gwnaeth yr ymgeisydd gwblhau'r ffurflen, gan gynnwys yr holl wybodaeth ofynnol 
• ar gyfer ceisiadau a gyflwynir ar-lein, y dyddiad perthnasol yw'r dyddiad y bydd y Gwasanaeth Digidol Cofrestru Etholiadol Unigol yn cofnodi bod eich cais wedi'i gyflwyno. Bydd y wybodaeth a anfonir atoch yn cynnwys y stamp dyddiad electronig 
• ar gyfer ceisiadau a gyflwynir dros y ffôn a cheisiadau wyneb yn wyneb (a gaiff eu gwneud yn ôl eich disgresiwn), y dyddiad perthnasol yw'r amser y bydd yr holl wybodaeth sy'n ofynnol ar gyfer y cais wedi'i gofnodi a bod yr ymgeisydd wedi datgan bod y wybodaeth yn wir

Ni waeth beth yw'r dyddiad perthnasol ar ffurflen gais bapur, rhaid eich bod wedi cael y ffurflen gais i gofrestru erbyn y terfyn amser priodol er mwyn penderfynu ar y cais a'i gynnwys yn niweddariad nesaf y gofrestr. 
 

Beth yw'r gofynion o ran preswylio at ddibenion cofrestru?

Rhaid i unigolyn fod yn preswylio, ar y dyddiad perthnasol, yn y cyfeiriad yr hoffai gael ei gofrestru ynddo.1  Mae ystyr penodol i breswylio mewn cyfraith etholiadol, ac nid yw'n gyfystyr â phreswylio at ddibenion eraill megis treth incwm neu'r dreth gyngor. 
Fel arfer, bydd unigolyn yn preswylio mewn cyfeiriad at ddibenion etholiadol os mai dyna yw ei gyfeiriad cartref parhaol. 
Wrth wneud penderfyniad ar breswyliaeth unigolyn, bydd angen i chi ystyried amgylchiadau'r ymgeisydd, gan gynnwys at ba ddiben y mae'n bresennol mewn cyfeiriad penodol a/neu'r rhesymau pam ei fod yn absennol. 

Beth yw cyfeiriad cymhwyso at ddibenion cofrestru etholiadol? 

Y cyfeiriad cymhwyso yw'r cyfeiriad y mae hawl gan yr unigolyn i gael ei gofrestru ynddo. Rhaid tybio bod yr ymgeisydd neu'r etholwr yn 'breswylydd' yn y cyfeiriad hwn yn unol â chyfraith etholiadol. 
Rhaid i'r gofrestr gynnwys cyfeiriadau cymhwyso'r unigolion hynny sydd wedi'u cofrestru ynddi,2   yn amodol ar eithriadau penodol, gan gynnwys etholwyr tramor ac etholwyr dienw. Mae gwybodaeth fwy manwl am yr eithriadau hyn ar gael yn ein canllawiau ar etholwyr categori arbennig. 

Pa etholwyr sydd wedi'u heithrio rhag y gofyniad preswylio?

Mae darpariaethau arbennig gan gategorïau penodol o etholwyr sy'n rhoi hawl iddynt gofrestru er nad ydynt yn bodloni'r gofyniad preswylio. Mae'r etholwyr hyn yn cynnwys:

• pleidleiswyr yn y lluoedd arfog 

• etholwyr dienw 

• etholwyr tramor 

Ar ôl cyflwyno'r datganiad perthnasol ar y cyd â'u cais i gofrestru i bleidleisio, tybir bod etholwyr o'r fath yn bodloni'r gofyniad preswylio. Mae ein canllawiau ar etholwyr categori arbennig yn rhoi rhagor o wybodaeth am y mathau hyn o etholwyr a'r broses sy'n eu galluogi i gofrestru. 

A fydd meddiannaeth anghyfreithlon o dir neu eiddo yn atal cofrestru? 

Ni fydd meddiannaeth anghyfreithlon o dir neu eiddo yn anghymhwyso unigolyn rhag cofrestru yno os penderfynir mai hwn yw ei gartref parhaol. O ganlyniad i hyn, rhaid diystyru unrhyw faterion mewn perthynas â thenantiaeth, perchenogaeth neu feddiannaeth gyfreithlon o'r eiddo gan yr ymgeisydd wrth benderfynu a yw'r gofyniad preswylio wedi'i fodloni. 
 

A fydd absenoldeb neu bresenoldeb dros dro yn effeithio ar breswylio?

Nid oes angen preswylio yn y cyfeiriad cymhwyso ar y dyddiad perthnasol er mwyn bod yn breswylydd at ddibenion cofrestru.1  

Bod i ffwrdd ar eich gwyliau 

Ni fydd mynd ar wyliau yn effeithio ar amod cymhwyso preswyl at ddibenion cofrestru etholiadol, ar yr amod mai ei gyfeiriad cymhwyso yw ei fan preswyl parhaol o hyd a'i fod yn bwriadu dychwelyd i'r cyfeiriad hwnnw ar ôl ei amser i ffwrdd. 

Gweithio oddi cartref

Os bydd unigolyn i ffwrdd oherwydd unrhyw rôl, gwasanaeth neu swydd, ni fydd hyn yn effeithio ar ei amod cymhwyso preswyl, ar yr amod naill ai:2  

• ei fod yn bwriadu dychwelyd i breswylio yno mewn gwirionedd o fewn chwe mis i beidio â phreswylio yno, ac na fydd y rheswm dros fod yn absennol yn ei atal rhag gwneud hynny, neu
• mai man preswyl parhaol i'r ymgeisydd ar ei ben ei hun neu gyda phobl eraill yw'r eiddo, a'r rheswm pam nad yw'r ymgeisydd yn preswylio yn yr eiddo ar hyn o bryd yw oherwydd y ddyletswydd y mae'n ymgymryd â hi.

Preswylwyr mewn llety dros dro

Gellir ystyried unigolyn sy'n byw mewn llety dros dro, ac nad oes ganddo gartref yn rhywle arall, yn breswylydd yn y cyfeiriad hwnnw, yn dibynnu ar yr amgylchiadau. Fodd bynnag, os oes cartref parhaol gan yr unigolyn yn rhywle arall, mae'n bosibl na thybir ei fod yn preswylio yn y cyfeiriad dros dro.3  

Ymwelwyr

Nid ystyrir ymwelydd sy'n aros mewn eiddo yn breswylydd os bydd cartref parhaol ganddo yn rhywle arall. Tybir bod yr ymwelydd yn preswylio yn ei gartref parhaol. Fodd bynnag, yn dibynnu ar yr amgylchiadau, gellir ystyried bod ymwelydd nad oes ganddo gartref parhaol yn rhywle arall, yn preswylio yn y cyfeiriad hwnnw at ddibenion etholiadol. 
 

A gaiff etholwyr gofrestru i bleidleisio mewn mwy nag un cyfeiriad?

Mae'n bosibl y bydd hawl gan rai etholwyr i gofrestru mewn mwy nag un cyfeiriad. Wrth ystyried cais i gofrestru unigolyn mewn ail gyfeiriad, dylech ystyried at ba ddiben y mae'r etholwyr yn bresennol yn y cyfeiriad hwnnw, er mwyn penderfynu a ellir tybio ei fod yn preswylio yno. Dylech ystyried pob achos yn ôl ei rinweddau ei hun. 

Wrth wneud penderfyniad, mae angen i chi ystyried y canlynol: 

• gall unigolyn fod yn berchen ar fwy nag un cartref, ond nid yw bod yn berchen ar eiddo yn ddigon i gadarnhau bod rhywun yn preswylio mewn cyfeiriad - mae'n annhebygol y byddai bod yn berchen ar ail eiddo yr ymwelir ag ef at ddibenion hamdden yn unig yn bodloni'r amod cymhwyso preswyl. 
• nid yw bod yn berchen ar eiddo a thalu'r dreth gyngor arno yn ddigon i fodloni'r amod cymhwyso preswyl. Gall hyn gyfleu awgrym o gysylltiad â chyfeiriad, ond nid yw'n dystiolaeth o breswylio yno 
• bydd y ffordd y caiff yr ail gartref ei ddefnyddio yn effeithio ar b'un a ellir ystyried unigolyn yn breswylydd mewn cyfeiriad neu beidio, h.y. ai dyma ble y caiff 'prif fusnes bywyd' ei gynnal? 
• nid yw bod yn bresennol mewn cyfeiriad dros dro yn golygu bod unigolyn yn preswylio yno 
• nid yw bod yn absennol o gyfeiriad dros dro yn golygu nad yw unigolyn yn preswylio yno 

Ym mhob achos, byddai angen i'r unigolyn ddangos i ba raddau y mae'n byw'n barhaol yn y ddau gyfeiriad. Rhaid gwneud pob penderfyniad fesul achos. 

Myfyrwyr

Mae myfyrwyr yn aml yn byw mewn dau gyfeiriad gwahanol, un yn ystod y tymor ac un arall yn ystod y gwyliau. Mae hawl gan fyfyrwyr i gofrestru yn y ddau gyfeiriad, os byddwch yn ystyried bod ganddynt gartref parhaol yn y ddau leoliad. 1  

Gall unigolyn a gaiff ei dderbyn fel claf mewnol mewn ysbyty iechyd meddwl neu sefydliad arall a gynhelir yn bennaf at ddiben derbyn a thrin pobl â phroblem iechyd meddwl, gael ei gofrestru yn yr ysbyty/y sefydliad, os bydd y cyfnod o amser y mae'n debygol o'i dreulio yno yn ddigonol i'w ystyried yn breswylydd yno.1  

Mae hawl gan bob claf mewn ysbytai iechyd meddwl i gael ei gofrestru hefyd drwy wneud datganiad o gysylltiad lleol:2  

• yn y cyfeiriad y byddai'n byw ynddo pe na bai'n glaf 
• mewn cyfeiriad lle roedd yn arfer byw cyn mynd yn glaf 

Gellir ystyried unigolyn mewn ysbyty iechyd meddwl yn breswylydd yn ei gartref parhaol o hyd os na fydd yn aros yn yr ysbyty yn ddigon hir i allu ei ystyried yn breswylydd yno, neu iddo allu cofrestru drwy wneud datganiad o gysylltiad lleol.3  

Mae rhagor o wybodaeth am wneud datganiadau o gysylltiad lleol a'u prosesu ar gael yn ein canllawiau ar etholwyr categori arbennig. 

Nid oes hawl gan gleifion mewn ysbytai iechyd sy'n droseddwyr wedi'u heuogfarnu ac sy'n anghymwys yn ôl y gyfraith i bleidleisio, i gael eu cofrestru.4  

A gaiff carcharor ar remand gofrestru? 

Nid oes hawl gan unigolion wedi'u heuogfarnu a gedwir mewn sefydliadau cosbi i gael eu cofrestru am eu bod yn anghymwys yn ôl y gyfraith i bleidleisio. Fodd bynnag, mae'n bosibl y bydd carcharor yn bodloni'r meini prawf ar gyfer cofrestru i bleidleisio o dan rai amgylchiadau cyfyngedig.  

A gaiff carcharor ar remand gofrestru? 

Gellir tybio bod unigolyn sydd wedi cael ei gadw ar remand yn y ddalfa (ond nad yw'n garcharor wedi'i euogfarnu), ac a gaiff ei gadw mewn sefydliad cosbi neu rywle arall at ddibenion carcharu, yn preswylio yno at ddibenion cofrestru, os bydd y cyfnod carcharu yn ddigonol i alluogi iddo gael ei ystyried yn breswylydd yno.1

Gall carcharor ar remand hefyd ddewis cofrestru drwy wneud datganiad o gysylltiad lleol:2  

• yn y cyfeiriad y byddai'n byw ynddo pe na bai'n garcharor ar remand
• mewn cyfeiriad lle roedd yn arfer byw cyn iddo fynd yn garcharor ar remand

Gellir ystyried carcharor ar remand yn breswylydd yn ei gartref parhaol o hyd os na fydd yn aros yn y ddalfa yn ddigon hir i allu ei ystyried yn breswylydd yno, neu iddo allu cofrestru drwy wneud datganiad o gysylltiad lleol.3

A gaiff carcharor wedi'i euogfarnu a ryddhawyd ar drwydded dros dro gofrestru? 

Nid oes hawl gan unigolion wedi'u heuogfarnu a gedwir mewn sefydliadau cosbi i gael eu cofrestru am eu bod yn anghymwys yn ôl y gyfraith i bleidleisio. Fodd bynnag, mae'n bosibl y bydd rhai carcharorion wedi'u heuogfarnu a ryddhawyd ar drwydded dros dro, o dan rai amgylchiadau cyfyngedig, yn bodloni'r meini prawf ar gyfer cofrestru i bleidleisio. Yn yr achosion hyn, dylid penderfynu ar fan preswyl yr unigolyn yn y ffordd arferol. 

Mae ein canllawiau yn darparu rhagor o wybodaeth am yr opsiynau cofrestru sydd ar gael i garcharorion ar remand a chleifion mewn ysbytai meddwl. 
 

Beth yw'r gofynion o ran cenedligrwydd i gofrestru i bleidleisio?

Darpariaethau cyffredinol

Mae dinasyddiaeth unigolyn yn un o'r ffactorau a fydd yn penderfynu pa etholiadau yn y DU, os o gwbl, y caiff gofrestru i bleidleisio ynddynt.

Os bydd ymgeisydd yn ansicr am unrhyw agwedd ar ei genedligrwydd, dylid ei gynghori i gysylltu â'r Swyddfa Gartref. Dylech dynnu sylw at y ffaith bod angen iddo fod yn sicr am ei genedligrwydd cyn gwneud cais – mae'n drosedd i ddarparu gwybodaeth anwir ar ffurflen gais yn fwriadol, a gall gael ei gosbi ar euogfarn ddiannod gyda hyd at chwe mis yn y carchar a/neu ddirwy anghyfyngedig.1  

Cofrestru Dinasyddion Prydeinig

Mae dinasyddion Prydeinig yn bodloni'r amod cymhwyso cenedligrwydd ar gyfer cofrestru mewn perthynas â phob etholiad a gynhelir yn y DU.1  

Nid yw bod yn briod â dinesydd Prydeinig yn golygu y bydd unigolyn yn cael dinasyddiaeth Brydeinig yn awtomatig. Nid yw cael eich geni yn y DU yn rhoi dinasyddiaeth Brydeinig i chi yn awtomatig chwaith. Os nad yw ymgeisydd yn sicr a yw'n ddinesydd Prydeinig neu beidio, dylai gysylltu â'r Swyddfa Gartref er mwyn sicrhau ei fod yn bodloni'r amod cymhwyso cenedligrwydd cyn gwneud cais.

Seremonïau dinasyddiaeth 

Seremonïau dinasyddiaeth yw cam olaf y broses o gael dinasyddiaeth Brydeinig. Fodd bynnag, nid yw gwahoddiad i seremoni ddinasyddiaeth, ynddo'i hun, yn gweithredu fel prawf dinasyddiaeth. 

A gaiff dinesydd y Gymanwlad gofrestru i bleidleisio? 

Mae hawl gan ddinasyddion cymwys y Gymanwlad gofrestru fel etholwyr Seneddol a llywodraeth leol cyn belled â'u bod ar y dyddiad perthnasol hefyd yn bodloni'r gofynion oedran a phreswylio ar gyfer cofrestru a’u bod ddim yn destun unrhyw anallu cyfreithiol arall. 1

Nid yw dinasyddion gwledydd y Gymanwlad heblaw'r Deyrnas Unedig yn gymwys i gofrestru fel etholwyr tramor.2

Dinesydd cymwys y Gymanwlad 3

Mae person yn ddinesydd cymwys o’r Gymanwlad os nad oes angen caniatâd arno i ddod i mewn i'r DU, Ynysoedd y Sianel neu Ynys Manaw neu i aros ynddynt, neu os oes angen caniatâd arno i ddod i mewn i'r DU neu i aros yno a’i fod wedi cael caniatâd o’r fath, neu os yw'n cael ei drin fel pe bai wedi cael caniatâd o'r fath.

Mae unrhyw fath o ganiatâd i ddod i mewn neu i aros yn dderbyniol, boed yn amhenodol, am gyfnod cyfyngedig neu’n amodol.

Dinasyddion y gymanwlad yn y DU dros dro ac yn disgwyl eu symud

Mae'r Swyddfa Gartref wedi cynghori bod dinasyddion y Gymanwlad sydd yn y DU dros dro ac yn disgwyl eu symud, ddim yn y DU yn gyfreithlon tra bod trefniadau i'w symud yn cael eu gwneud. Gan nad oes gan y dinasyddion hyn ganiatad i ddod mewn nag aros, nid ydynt yn gymwys i gofrestru i bleidleisio.

*Er eu bod hefyd yn aelod wladwriaeth y DU, mae dinasyddion Cyprus a Malta yn gymwys i gofrestru i bleidleisio ymhob etholioad a gynhelir yn y DU.

Mae dinasyddion gwledydd y Gymanwlad sydd wedi’u diarddel o’r Gymanwlad yn cadw eu hawliau i bleidleisio. Byddai eu hawliau i bleidleisio ond yn cael eu heffeithio petai eu gwlad hefyd yn cael ei dileu o’r rhestr o wledydd y Gymanwlad yn Neddf Cenedligrwydd Prydeinig 1981 drwy Ddeddf Senedd y DU.

Sut ydych chi'n prosesu cais gan ddinesydd o Gyprus?

At ddibenion cofrestru, ystyrir Cyprus gyfan yn wlad y Gymanwlad ac ni ddylech boeni am sefyllfa wleidyddol yr ynys. Os oes unrhyw amheuaeth ynghylch a ddylai person o Gyprus gael ei gofrestru, dylid gofyn iddo gadarnhau ei fod yn Chypriad, er enghraifft drwy lenwi Ffurflen Fformat Unffurf (yn agor mewn ffenestr newydd) gyda fisa DU, trwydded breswylio'r DU yn dangos cenedligrwydd Chypriad, neu dystiolaeth briodol arall. Ni all cofrestriad fel Chypriad fod yn seiliedig ar basbort Twrcaidd yn unig. 

A gaiff dinasyddion o Diriogaethau Dibynnol y Goron Brydeinig gofrestru i bleidleisio? 

Mae Tiriogaethau Dibynnol y Goron Brydeinig yn cynnwys Ynys Manaw ac Ynysoedd y Sianel gan gynnwys Jersey, Guernsey, Sarc, Alderney, Herm ac Ynysoedd y Sianel eraill y mae pobl yn byw arnynt.

Ystyrir dinasyddion Tiriogaethau Dibynnol y Goron Brydeinig sy'n preswylio yn y DU yn ddinasyddion y Gymanwlad at ddibenion cofrestru etholiadol. Fodd bynnag, yn wahanol i ddinasyddion y Gymanwlad, cânt gofrestru fel etholwyr tramor. 

Ystyriaethau o ran diogelu data ar gyfer darparu gwybodaeth am genedligrwydd

Nid yw deddfwriaeth diogelu data yn effeithio ar y gofyniad i roi gwybodaeth am genedligrwydd ar ffurflen gais. Fodd bynnag, dosberthir data ar genedligrwydd yn gategori arbennig o ddata personol oherwydd gall ddatgelu tarddiad hiliol neu ethnig unigolyn. 

Nid yw deddfwriaeth diogelu data yn caniatáu prosesu categorïau arbennig o ddata personol oni chaiff sail gyfreithlon ychwanegol y tu hwnt i'r hyn sydd at brif ddibenion prosesu data ei bodloni. Y sail gyfreithlon briodol ar gyfer prosesu categorïau arbennig o ddata personol at ddibenion etholiadol fyddai nodi bod hynny'n angenrheidiol am resymau budd cyhoeddus sylweddol ac â sail yng nghyfraith y DU. 

Hefyd, mae Deddf Diogelu Data 2018 yn ei gwneud yn ofynnol, er mwyn prosesu data ar genedligrwydd - boed hynny fel rhan o gais i gofrestru, neu o ran penodi staff - fod gennych 'Ddogfen Bolisi' ar waith sydd, ymhlith pethau eraill, yn gorfod egluro'r canlynol:

• y gweithdrefnau ar gyfer cydymffurfio â'r egwyddorion diogelu data
• y polisïau cadw a dileu

Bydd angen i'ch dogfen bolisi adlewyrchu eich gweithdrefnau lleol a'ch polisïau ar gyfer prosesu, cadw a dileu data personol. 

Rhaid i'r ddogfen hon:

• gael ei chadw tan chwe mis ar ôl i'r gwaith prosesu ddod i ben
• cael ei hadolygu a'i diweddaru ar adegau priodol 
• bod ar gael i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth ar gais 

Mae ein canllawiau diogelu data ar gyfer Swyddogion Cofrestru Etholiadol a Swyddogion Canlyniadau yn cynnwys rhagor o wybodaeth am gategorïau arbennig o ddata a'r angen am ddogfen bolisi. Mae’r canllawiau hefyd yn amlygu’r angen i sicrhau bod Hysbysiad Preifatrwydd yn cael ei gyhoeddi ar eich gwefan cyn casglu unrhyw ddata.

Eich pwerau i ofyn am ragor o wybodaeth 

Os nad ydych yn fodlon bod ymgeisydd neu etholwr yn gymwys i gael ei gofrestru, mae gennych bwerau i ofyn iddo am dystiolaeth ddogfennol mewn perthynas â'i breswyliaeth, dyddiad geni a/neu genedligrwydd. 

Mae'r pŵer cyffredinol gennych hefyd i'w gwneud yn ofynnol i unrhyw drydydd parti ddarparu gwybodaeth am unrhyw agwedd mewn perthynas â hawl unigolyn i gael ei gofrestru.1  

Mae gennych y pŵer ar wahân i'w gwneud yn ofynnol i unrhyw unigolyn arall ddarparu gwybodaeth at ddibenion cynnal y gofrestr.2 Gallai methu ag ymateb i gais am wybodaeth arwain at ddirwy o £1,000.3 Os byddwch yn gofyn am wybodaeth yn ffurfiol, dylech ei gwneud yn glir beth fydd y ddirwy fwyaf posibl os na fydd yn ymateb.

Os bydd angen talu unrhyw ffi mewn perthynas â chynhyrchu'r dystiolaeth sydd ei hangen arnoch, rhaid i chi dalu'r ffi a'i thrin fel rhan o'r treuliau cofrestru a delir gan yr awdurdod lleol.4  

Mae cyngor ar ddefnyddio'r pwerau hyn yn ein canllawiau ar y broses eithriadau.

Gofyn am dystiolaeth o breswylio mewn cyfeiriad penodol

Os nad ydych yn fodlon bod ymgeisydd neu etholwr yn preswylio mewn cyfeiriad penodol, cewch ofyn iddo ddarparu rhagor o wybodaeth.1 Er enghraifft, mae'n bosibl y bydd gwybodaeth leol gennych sy'n awgrymu nad yw'r ymgeisydd yn preswylio yno. Er y byddai o fudd i'r etholwr neu'r ymgeisydd ymateb, ni allwch ei gwneud yn ofynnol iddo roi'r wybodaeth hon i chi. Os nad yw'n ymateb, ac nad oes modd i chi gael y wybodaeth hon mewn ffyrdd eraill, gallwch ohirio ei gais neu adolygu ei gofrestriad. 

Gallech hefyd ddefnyddio eich pŵer i ofyn am wybodaeth gan unrhyw unigolyn arall at ddibenion cynnal y gofrestr2 mewn perthynas â phreswyliaeth ymgeisydd neu etholwr mewn rhai amgylchiadau. Er enghraifft, gallech ofyn i'r sawl sy'n gyfrifol am sefydliadau amlfeddiannaeth roi gwybodaeth am y preswylwyr i chi. 

Gofyn am dystiolaeth o ddyddiad geni

Mae gwirio dyddiad geni'n rhan o'r broses dilysu ceisiadau. 

Os nad ydych yn fodlon ynghylch oedran unrhyw ymgeisydd neu etholwr, mae gennych y pŵer i'w gwneud yn ofynnol i'r ymgeisydd neu'r etholwr roi tystiolaeth ddogfennol i chi sy'n cadarnhau ei ddyddiad geni.1  Gallwch ofyn am y dystiolaeth ganlynol a fydd yn eich helpu i benderfynu p'un a yw unigolyn yn bodloni'r maen prawf oedran neu beidio:2  

• tystysgrif geni
• tystysgrif dinasyddio
• dogfen sy'n dangos bod unigolyn wedi dod yn ddinesydd un o wledydd eraill y Gymanwlad (er na fydd hon, mewn rhai achosion, yn cynnwys dyddiad geni) 

Os nad yw'r unigolyn yn gwybod ei ddyddiad geni, mae dogfennau penodol y gallwch ei gwneud yn ofynnol iddo eu cyflwyno i chi o dan y broses eithriadau. Mae gennych y pŵer hefyd i ofyn am dystiolaeth ychwanegol er mwyn cadarnhau pwy yw ymgeisydd.

Sut mae anghymhwyster cyfreithiol yn effeithio ar yr hawl i gofrestru i bleidleisio?

Ni ellir cynnwys unigolyn sydd wedi'i anghymhwyso yn ôl y gyfraith rhag pleidleisio ar y gofrestr etholwyr.1   

Cyfoedion

Mae arglwyddi sy'n aelodau o Dŷ'r Arglwyddi2 wedi'u hanghymhwyso rhag pleidleisio yn etholiadau Senedd y DU, ac felly nid oes hawl ganddynt i gael eu cofrestru ar gofrestr etholwyr Senedd y DU. Fodd bynnag, maent yn gymwys i gael eu cofrestru ar y gofrestr etholwyr llywodraeth leol, gan nad ydynt wedi'u hanghymhwyso rhag pleidleisio mewn etholiadau llywodraeth leol.3  

Mae rhestr lawn o aelodau o Dŷ'r Arglwyddi i'w gweld ar Wefan Tŷ'r Arglwyddi. Neu, bydd Swyddfa Gwybodaeth Tŷ'r Arglwyddi yn gallu helpu gydag ymholiadau drwy e-bost, neu gellir cysylltu â hi drwy ffonio 0800 223 0855 neu 020 7219 3107.

Carcharorion wedi'u heuogfarnu a gedwir 

Mae carcharorion wedi'u heuogfarnu a gafwyd yn euog o drosedd (ac eithrio dirmyg llys) ac a gedwir yn y carchar (ac eithrio'r sawl a gedwir o ganlyniad i ddiffyg cydymffurfio â dedfryd ddigarchar) yn anghymwys yn ôl y gyfraith i bleidleisio ac felly nid ydynt yn gymwys i gael eu cynnwys ar y gofrestr etholwyr. Mae hyn yn wir p'un a yw'r unigolyn yn y carchar neu'n rhydd yn anghyfreithlon.4 Mae'n bosibl, o dan rai amgylchiadau cyfyngedig, y bydd carcharorion wedi'u heuogfarnu a gaiff eu rhyddhau ar drwydded dros dro yn bodloni'r meini prawf ar gyfer cofrestru i bleidleisio, o wybod nad yw'r carcharorion hynny o bosibl yn cael eu cadw o fewn ystyr adran 3, Deddf Cynrychiolaeth y Bobl 1983. 

Troseddwyr wedi'u heuogfarnu a gedwir mewn ysbyty iechyd meddwl 

Mae troseddwyr wedi'u heuogfarnu a gedwir mewn ysbyty iechyd meddwl (neu sy'n rhydd yn anghyfreithlon) yn anghymwys yn ôl y gyfraith i bleidleisio ac felly ni ellir eu cynnwys ar y rhestr o etholwyr.5  

Unigolion a gafwyd yn euog o droseddau etholiadol 

Mae unigolion a gafwyd yn euog o'r canlynol: 

• yr arfer lwgr o gam-bersonadu
• arfer lwgr mewn perthynas â cheisiadau am bleidleisiau post a phleidleisiau drwy ddirprwy 

yn anghymwys yn ôl y gyfraith i gael eu cofrestru i bleidleisio am gyfnod o bum mlynedd o ddyddiad yr euogfarn neu adroddiad y llys etholiadol.6   

Mae unigolion a gafwyd yn euog o'r canlynol:

• pleidleisio neu wneud cais i bleidleisio yn fwriadol pan oeddent wedi'u hanghymhwyso yn ôl y gyfraith rhag pleidleisio 
• penodi dirprwy yn fwriadol sydd wedi'i anghymhwyso yn ôl y gyfraith rhag pleidleisio 
• pleidleisio fel dirprwy yn fwriadol ar ran unigolyn sydd wedi'i anghymhwyso yn ôl y gyfraith rhag pleidleisio 
• pleidleisio sawl gwaith (fel etholwr neu fel dirprwy) 

yn anghymwys yn ôl y gyfraith i gael eu cofrestru i bleidleisio am gyfnod o dair blynedd o ddyddiad yr euogfarn neu adroddiad y llys etholiadol:7  

Mae'n bosibl y bydd rhai achlysuron pan na fydd llys yn anghymhwyso unigolyn ymhellach rhag cofrestru i bleidleisio neu'n lliniaru neu'n dileu unrhyw anghymhwyster sydd eisoes yn bodoli. Felly bydd angen i chi wneud penderfyniad fesul achos, wrth ystyried unrhyw ddyfarniadau neu adroddiadau llys lle y bo'n bosibl. Byddai apêl lwyddiannus yn erbyn euogfarn hefyd yn dileu'r anghymhwyster cyfreithiol.

Sut mae galluedd meddyliol yn effeithio ar yr hawl i gofrestru i bleidleisio?

Nid yw diffyg galluedd meddyliol yn gyfystyr ag anghymhwyster cyfreithiol rhag pleidleisio. 1 Mae unigolion sy'n bodloni'r amodau cymhwyso cofrestru eraill yn gymwys i gofrestru ni waeth beth fo'u galluedd meddyliol. 

Hawliau pleidleisio 

Er y gellir cofrestru etholwyr ag unrhyw lefel o alluedd meddyliol, neu ddim alluedd meddyliol, i bleidleisio, rhaid i'r penderfyniad ynghylch a ddylid pleidleisio a sut y dylid pleidleisio mewn etholiad gael ei wneud gan yr etholwr ei hun, ac nid gan unrhyw unigolyn arall ar ei ran. Ni chaiff y sawl sy'n gofalu am unigolyn, neu sy'n gwneud penderfyniadau ar ei ran fel arall, wneud penderfyniadau mewn perthynas â phleidleisio.

I gael rhagor o wybodaeth am gofrestru cleifion mewn ysbytai meddwl gweler ein canllawiau.

Mae’r adran hon yn cynnwys canllawiau ar bwy all wneud cais i gofrestru fel etholwr tramor a sut y gellir gwneud cais.

I fod yn gymwys i gofrestru fel etholwr tramor rhaid i unigolyn fodloni naill ai'r amodau cymhwysedd o fod wedi cofrestru’n flaenorol neu o fod yn breswylydd blaenorol a phasio gwiriadau dilysu hunaniaeth. 

Mae’r amod o fod wedi cofrestru’n flaenorol yn berthnasol i berson a oedd wedi’i gofrestru’n flaenorol i bleidleisio yn y DU, naill ai cyn gadael y DU neu fel etholwr tramor ac mae’r amod o fod wedi preswylio’n flaenorol yn berthnasol i berson a oedd yn preswylio’n flaenorol yn y DU (gan gynnwys y rhai a adawodd y DU cyn iddynt fod yn ddigon hen i gofrestru i bleidleisio).

Mae'r canllawiau'n ymdrin â'r camau gweithredu y dylech eu cymryd fel Swyddog Cofrestru Etholiadol i gyflawni'r ddau gam o brosesu'r ceisiadau hyn. Mae’n cynnwys canllawiau ar sut i gynnal gwiriadau am wybodaeth bellach er mwyn gallu bod yn fodlon bod etholwr yn bodloni’r amodau cymhwysedd ar gyfer etholwyr tramor, ac yn pasio’r gwiriad dilysu hunaniaeth, drwy ddefnyddio gwasanaeth digidol Cofrestru Etholiadol Unigol, paru data lleol, a lle bo angen yr eithriadau a'r prosesau ardystio.

Mae hefyd yn cynnwys trefniadau pleidleisio absennol ar gyfer etholwyr tramor a sut y bydd etholwyr tramor yn cael eu dangos ar y gofrestr etholwyr.
 

Bu i'r Rheoliadau Cynrychiolaeth y Bobl (Etholwyr Tramor) (Diwygiedig) 2023 gychwyn ar 16 Ionawr 2024.

Yn ogystal ag ehangu'r etholfraint ar gyfer dinasyddion Prydeinig sy'n byw dramor a newidiadau i amodau cymhwysedd,  mae'r darpariaethau newydd hefyd yn newid y cylch adnewyddu ar gyfer etholwyr tramor.

Ar ôl cael eu rhoi ar waith, bydd trefniadau trosiannol ar waith i gwmpasu'r newid i'r cylch adnewyddu o bob 12 mis i bob 3 blynedd ar gyfer etholwyr tramor presennol. 

Dylech sicrhau bod stamp dyddiad ar geisiadau ac adnewyddiadau a dderbynnir tra bo'r trefniadau trosiannol ar waith i'ch galluogi i ddweud pryd y mae cais etholwr tramor neu adnewyddiad wedi'i dderbyn. Bydd ceisiadau etholwyr tramor a wneir ar-lein yn cael eu dyddio'n electronig ac yn cael stamp amser pan gânt eu derbyn i'r Porth Swyddog Cofrestru Etholiadol. Dylech stampio dyddiad ar geisiadau papur ar ôl eu derbyn fel bod gennych drywydd archwilio o ba geisiadau a dderbyniwyd.

Bydd hyn yn eich galluogi i brosesu’r cais neu’r adnewyddiad yn unol â’r canllawiau yn yr adran hon.

Etholwyr tramor sydd â phleidleisiau post presennol 

Bydd trefniadau pleidleisio drwy’r post sydd ar waith ar gyfer etholwyr tramor a wnaed cyn 31 Hydref 2023 yn dod i ben heb fod yn hwyrach na’r cyfnod cofrestru sy’n weddill ar eu datganiad presennol (na fydd yn fwy na 12 mis). Bydd angen i chi gysylltu â'r etholwr cyn i'w datganiad ddod i ben i'w hysbysu y bydd angen iddynt ailymgeisio am bleidlais bost. Mae mwy o wybodaeth yn ein canllawiau ar geisiadau pleidlais absennol a wneir y tu allan i'r cylch adnewyddu etholwyr tramor.

Gall unigolion wneud cais newydd i gofrestru fel etholwr tramor:

• ar-lein trwy wefan y llywodraeth ganolog - www.gov.uk/cofrestru-i-bleidleisio 
• drwy ddarparu'r wybodaeth angenrheidiol yn ysgrifenedig (e.e. ar ffurflen gais bapur)
• dros y ffôn (os ydych yn cynnig y gwasanaeth)

Ceisiadau ar-lein

Cynhelir y porth ar gyfer gwneud cais ar-lein ar GOV.UK. Os oes gennych gyfeiriad e-bost ar gyfer darpar etholwr gallech, yn y lle cyntaf, ei ddefnyddio i’w annog i gyflwyno cais ar-lein neu i gyhoeddi cais drwy ddulliau electronig.

Gall etholwyr tramor presennol sy'n adnewyddu eu cofrestriad ddarparu eu datganiad mewn unrhyw fformat, felly mae llythyr, e-bost neu ffurflen gais bapur yn dderbyniol.1 Mae ein canllawiau ar y broses adnewyddu ar gyfer etholwyr tramor presennol yn cynnwys rhagor o wybodaeth am hyn.

Ceisiadau papur

Rydym yn cynhyrchu ffurflenni cais etholwyr tramor argraffadwy y gallwch eu defnyddio. Cânt eu cyhoeddi ar ein gwefan ac ar GOV.UK. Rydym hefyd yn darparu fersiynau o'r ffurflenni mewn amrywiaeth o fformatau hygyrch megis print bras a hawdd ei ddarllen. 

Ceisiadau dros y ffôn

Er budd a hwylustod etholwyr, dylech gynnig y gwasanaethau hyn lle bynnag y bo modd. Bydd hyn hefyd yn eich helpu i gyflawni eich dyletswyddau o dan Ddeddf Cydraddoldeb 2010, gan y bydd pobl a allai gael anawsterau wrth gwblhau cais papur neu gais ar-lein yn cael cyfle i wneud cais heb fod angen darparu’r wybodaeth yn ysgrifenedig.

Os na allwch ddarparu ceisiadau dros y ffôn i bawb, gallwch ganiatáu’r rhain yn ôl eich disgresiwn mewn rhai amgylchiadau, a dylech wneud hynny i gynorthwyo ymgeiswyr anabl er mwyn helpu cynifer o etholwyr â phosibl i gofrestru i bleidleisio ac i fodloni rhwymedigaethau cydraddoldeb.
 

Rhaid i gais i gofrestru fel etholwr tramor gynnwys pob un o’r canlynol:

• enw llawn yr ymgeisydd1  
• dyddiad geni’r ymgeisydd neu, os nad yw’n gallu darparu hyn, y rheswm pam a datganiad yn nodi a yw’r ymgeisydd o dan 18 oed neu’n 76 oed neu hŷn2    
• rhif Yswiriant Gwladol yr ymgeisydd neu, os na allant ddarparu hwn, y rheswm na allant wneud hynny3  
• arwydd ynghylch a ddylid hepgor eu henw o'r gofrestr olygedig4  
• os cyflwynir cais am gofnod dienw gyda'r cais, datganiad o'r ffaith honno5  
• datganiad bod cynnwys y cais yn wir6  
• dyddiad y cais7  
• y datganiad priodol (rhestrir manylion cynnwys y datganiad isod).

Rhaid i’r datganiad gynnwys:8

• enw llawn y sawl sy’n gwneud y datganiad9
• cyfeiriad presennol yr ymgeisydd (i’w ddefnyddio ar gyfer gohebiaeth)10
• datganiad bod yr ymgeisydd yn ddinesydd Prydeinig11
• datganiad nad yw’r ymgeisydd yn preswylio yn y DU ar ddyddiad y datganiad12
• datganiad ynghylch a yw’r ymgeisydd yn ceisio cael ei gofrestru ar sail yr amod cofrestru’n flaenorol neu’r amod preswylio’n flaenorol13
• datganiad bod yr ymgeisydd yn credu bod y materion a nodir yn y datganiad yn wir14   
• os oes ganddynt basbort Prydeinig sy’n disgrifio eu statws cenedlaethol fel dinesydd Prydeinig, rhif, dyddiad a man cyhoeddi’r pasbort hwnnw – hyd yn oed os yw’r pasbort hwnnw wedi dod i ben15
• os nad oes ganddynt basbort o’r fath, ond iddynt gael eu geni yn y DU cyn 1 Ionawr 1983, datganiad o’r ffaith honno16  
• os nad oes ganddynt basbort o’r fath ac na chawsant eu geni yn y DU cyn 1 Ionawr 1983, datganiad yn nodi pryd a sut y cawsant ddinasyddiaeth Brydeinig, ynghyd â dyddiad, lleoliad a gwlad eu geni17
• dyddiad y datganiad18   

Os oes gan ymgeisydd gyfeiriad gohebu sy'n wahanol i'w gyfeiriad presennol, gall ddarparu dau gyfeiriad yn ei ddatganiad. Efallai y byddwch yn cadw cofnod o'r cyfeiriad presennol a'r cyfeiriad gohebu ond dim ond y cyfeiriad presennol sy'n cael ei gyhoeddi ar y rhestr o etholwyr tramor. Am ragor o wybodaeth, gweler ein canllawiau ar Sut y dylid rhestru etholwyr tramor yn y gofrestr?  

Rhaid gwrthod datganiad a dderbynnir yn hwyrach na thri mis ar ôl iddo gael ei ddyddio. 19 Dylid rhoi gwybod i'r ymgeisydd a'i wahodd i gyflwyno datganiad newydd.

Gan ddibynnu ar yr amod cymhwyso y mae’r ymgeisydd yn gwneud cais o dano, rhaid i’r cais gynnwys gwybodaeth ychwanegol naill ai’n ymwneud â’r amod cofrestru’n flaenorol neu’r amod preswylio’n flaenorol fel y bo’n briodol. 

Mae'r ymgeisydd yn defnyddio'r amod cymhwyso cofrestru’n flaenorol

Os yw’r ymgeisydd yn defnyddio’r amod cymhwyso cofrestru’n flaenorol, rhaid i’r datganiad gynnwys y canlynol hefyd:

• y cyfeiriad diwethaf yn y DU lle cawsant eu cofrestru20
• pryd y cawsant eu cynnwys ddiwethaf ar gofrestr yno21
• datganiad bod cofnod yr ymgeisydd yn y gofrestr honno wedi peidio â chael effaith ac nad yw wedi’i gynnwys mewn unrhyw gofrestr etholiadol ers hynny (boed mewn perthynas â’r cyfeiriad hwnnw neu unrhyw gyfeiriad arall)22   
• os ydynt wedi newid eu henw ers iddynt gael eu cofrestru ddiwethaf, eu henw blaenorol a'r rheswm dros newid yr enw23  
• Arwydd a oedd yr ymgeisydd wedi'i gofrestru'n flaenorol trwy:24  
  o     datganiad etholwr tramor
  o    datganiad o fod yn y lluoedd arfog
  o    datganiad o gysylltiad lleol

Os bydd ymgeisydd yn datgan ar ei ddatganiad ei fod wedi’i gofrestru ar yr un pryd mewn perthynas â dau gyfeiriad cyn iddo adael y DU, dylech gynghori’r ymgeisydd i enwebu un o’r rhain fel rhan o’i gais i gofrestru.

Mae'r ymgeisydd yn defnyddio'r amod cymhwyso preswylio’n flaenorol

Os yw’r ymgeisydd yn defnyddio’r amod cymhwyso preswylio’n flaenorol, rhaid i’r cais hefyd gynnwys y canlynol:

• y cyfeiriad yn y DU yr oeddent yn preswylio ynddo25   
• pan oeddent yn preswylio yno ddiwethaf26  
• datganiad nad yw’r ymgeisydd, ers iddo fod yn preswylio yn y cyfeiriad hwnnw, wedi bod yn preswylio mewn unrhyw gyfeiriad arall yn y DU27
• os ydynt wedi newid eu henw ers iddynt fod yn breswylydd ddiwethaf, eu henw blaenorol a'r rheswm dros newid yr enw28  
• os oeddent yn iau na 18 oed pan adawodd y DU29 (gall yr ymgeisydd ddarparu tystiolaeth ddogfennol neu wybodaeth fel tystiolaeth fel rhan o'i ddatganiad)30  
   

Os yw’r ymgeisydd yn defnyddio’r amod cymhwyso preswylio’n flaenorol, ar y sail y gallai fod wedi gwneud datganiad o gysylltiad lleol mewn perthynas â chyfeiriad,31 rhaid cynnwys yr wybodaeth ganlynol yn y datganiad:

• y cyfeiriad y gallai’r ymgeisydd fod wedi gwneud datganiad o gysylltiad lleol mewn perthynas ag ef ar y diwrnod olaf yr oedd yr ymgeisydd yn preswylio32
• datganiad ynghylch pa gategori datganiad o gysylltiad lleol oedd yn berthnasol33 ac, os oedd y categori datganiad o gysylltiad lleol fel claf iechyd meddwl, enw a chyfeiriad yr ysbyty34
• os ydynt wedi newid eu henw ers iddynt fod yn byw ddiwethaf yn y cyfeiriad lle gallent fod wedi gwneud datganiad o gysylltiad lleol, eu henw blaenorol a’r rheswm dros newid yr enw35  
   

Gall person wneud cais i fod yn etholwr tramor dienw os yw'n bodloni'r cymwysterau ar gyfer cofrestru etholwr tramor a chofrestru etholwr dienw.1  

Rhaid i etholwyr domestig dienw ailymgeisio i gofrestru yn flynyddol. Fodd bynnag, gan fod hawl etholwr tramor yn para am dair blynedd, gall etholwyr tramor sy'n dymuno cofrestru'n ddienw ailymgeisio am gofnod dienw ar y gofrestr bob blwyddyn heb orfod ailymgeisio i gofrestru fel etholwr tramor.  2

Rhaid i etholwyr dienw ddarparu eu cyfeiriad cymhwyso ar gyfer eu cais tramor yn eu cais i gael eu cofrestru’n ddienw.  

Gellir cyflwyno ceisiadau cofrestru dienw yn electronig (drwy e-bost) ond ni ellir eu cyflwyno trwy'r porth gwneud ceisiadau ar-lein. Fodd bynnag, rhaid i bob adnewyddiad dienw gynnwys llofnod inc gwlyb o hyd. Ni cheir defnyddio llofnodion digidol, fel y'u hysgrifennwyd gan stylus neu ddyfais debyg. 

Bydd etholwyr tramor dienw yn cael eu rhestru yn wahanol yn y gofrestr i etholwyr tramor eraill. I gael rhagor o wybodaeth, gweler ein canllawiau ar sut mae etholwyr dienw yn ymddangos yn y gofrestr. 

I gael rhagor o wybodaeth am ofynion cofrestru dienw, gweler ein canllawiau ar etholwyr dienw . 
 

Mae'r adran hon yn cynnwys canllawiau ar y camau y dylech eu cymryd fel Swyddog Cofrestru Etholiadol i brosesu cais newydd i gofrestru fel etholwr tramor. Mae dau fath o ddull dilysu y mae'n rhaid eu cynnal cyn y gallwch benderfynu ar gais. 
Rhaid i chi wneud y canlynol:

• cadarnhau bod yr ymgeisydd yn bodloni'r amod o fod wedi'i gofrestru'n flaenorol yn y cyfeiriad a ddarparwyd yn ei gais, neu ei fod yn arfer byw yno 
• cadarnhau pwy yw'r ymgeisydd 

Bydd yr ymgeisydd naill ai wedi darparu cyfeiriad lle roedd wedi'i gofrestru'n flaenorol  neu gyfeiriad lle roedd yn arfer byw . 

Mae'r adran hon yn rhoi canllawiau ar y wybodaeth y gallwch ei defnyddio i fod yn fodlon bod yr ymgeisydd yn gymwys o dan y naill amod neu'r llall, a sut y dylech gadarnhau pwy yw ymgeisydd.

Dylid prosesu pob cais a datganiad, gan gynnwys unrhyw dystiolaeth ddogfennol, cyn gynted â phosibl ar ôl eu cael.

Os byddwch yn cael cais lle mae'r cyfeiriad cymwys y tu allan i'ch ardal, dylech ei anfon ymlaen at y Swyddog Cofrestru Etholiadol perthnasol yn ddi-oed.

Nid oes unrhyw ofyniad cyfreithiol i gais gael ei gydnabod, er bod disgresiwn gennych i anfon cydnabyddiaeth os dymunwch. Ym mhob achos, mae'n ofynnol i chi anfon cadarnhad o ran a fu'r cais yn llwyddiannus ai peidio. Mae ein canllawiau ar gadarnhau ceisiadau a datganiadau yn cynnwys rhagor o wybodaeth am hyn. 
 

Er mwyn i ymgeisydd fod yn gymwys i gofrestru o dan yr amod hwn, rhaid ei fod yn arfer byw yn y DU a heb fod wedi'i gofrestru'n flaenorol. Os bydd yr amod preswylfa flaenorol yn gymwys, mae'n ofynnol i ymgeiswyr ddarparu'r cyfeiriad diwethaf lle roeddent yn byw yn y DU. Mae hyn yn ogystal â'r angen i gadarnhau pwy yw'r ymgeisydd.

Os oes gennych reswm i gredu y gallai ymgeisydd fod wedi’i gofrestru’n flaenorol ar unrhyw adeg, yna dylid gwrthod y cais preswylio a dylid cynghori’r etholwr i wneud cais mewn perthynas â’r cyfeiriad diwethaf y’i cofrestrwyd ynddo, hyd yn oed os yw wedi bod yn byw yn rhywle arall ers hynny.

Os ydych chi'n fodlon bod yr amod preswylio blaenorol yn berthnasol, yn hytrach na'r amod cofrestru, mae'n ofynnol i ymgeisydd ddarparu'r cyfeiriad olaf lle'r oedd yn preswylio yn y DU. Mae hyn yn ychwanegol at yr angen i wirio hunaniaeth yr ymgeisydd.

Mae'n rhaid i chi fod yn fodlon bod ymgeisydd yn arfer byw yn y cyfeiriad hwnnw. 1  Gallwch ddewis defnyddio unrhyw wybodaeth ychwanegol sydd ar gael i chi i'ch helpu i fod yn fodlon bod yr ymgeisydd yn bodloni'r amod preswylfa flaenorol. Ceir rhagor o wybodaeth yn ein canllawiau Gwirio gwybodaeth bellach er mwyn bodloni'r amodau cymhwystra ar gyfer etholwyr tramor. 

Os na allwch fodloni'ch hun, ar ôl gwirio'r wybodaeth arall sydd ar gael, fod yr ymgeisydd yn bodloni'r amod preswylfa flaenorol, gallwch wrthod y cais.
 

Mae'r adran hon yn cynnwys canllawiau ar y ffynonellau gwybodaeth eraill y gallwch eu defnyddio i gadarnhau bod ymgeisydd yn bodloni'r amodau cymhwystra.

Mae'r ffynonellau gwybodaeth y gallwch eu defnyddio yn cynnwys:

• canlyniadau'r broses baru awtomataidd yn erbyn cofnodion yr Adran Gwaith a Phensiynau
• cofnodion eraill a ddelir yn lleol 
• unrhyw dystiolaeth ddogfennol a ddarparwyd gan yr ymgeisydd wrth gyflwyno'r cais, neu dystiolaeth y gofynnir amdani os nad yw wedi'i darparu eisoes 
   

Er mwyn cwblhau'r gwiriad adnabod sydd hefyd yn ofynnol er mwyn i etholwr tramor gofrestru i bleidleisio, caiff gwybodaeth sydd wedi'i chynnwys mewn cais i gofrestru ei hanfon i'r Adran Gwaith a Phensiynau er mwyn ei pharu. 

Bydd hyn yn cynnwys gwirio cod post y cyfeiriad lle roedd yr ymgeisydd wedi'i gofrestru'n flaenorol neu lle roedd yn arfer byw. 

Gall canlyniad cadarnhaol i broses baru'r Adran Gwaith a Phensiynau felly roi tystiolaeth ddigonol i chi fodloni'ch hun y gellir cysylltu'r ymgeisydd â'r cyfeiriad blaenorol a ddarparwyd yn ei gais yn ogystal â chadarnhau pwy yw'r ymgeisydd
 

Os byddwch yn gofyn am dystiolaeth ddogfennol bellach gan ymgeisydd, dylech restru'r mathau o dystiolaeth y gellir eu cyflwyno, a faint o bob math. Gallwch hefyd bennu terfyn amser i'r ymgeisydd ymateb. Bydd terfyn amser yn ddefnyddiol wrth benderfynu a ddylid gwrthod cais am na chafwyd ymateb. Eich dewis chi fydd faint o amser a roddir i ymateb; fodd bynnag, dylid rhoi amser rhesymol i'r ymgeisydd ddod o hyd i'r dogfennau perthnasol a'u cyflwyno. 

Os na all ymgeisydd gyflwyno'r mathau o dystiolaeth ddogfennol rydych wedi gofyn amdani, neu ddigon o'r mathau hynny, dylid gofyn iddo ddarparu ardystiad  cyfeiriad i ategu ei gais.

Cewch ddefnyddio tystiolaeth ddogfennol  i benderfynu a oes hawl gan ymgeisydd i gofrestru o dan yr amod cofrestriad blaenorol neu'r amod preswylfa flaenorol.  1

Mae angen tystiolaeth wahanol ar gyfer ymgeiswyr a adawodd y DU cyn eu pen-blwydd yn 18 oed.  

Mae'n bosibl hefyd y bydd angen tystiolaeth ddogfennol arnoch o unrhyw newidiadau i enw o pan oedd ymgeisydd wedi'i gofrestru'n flaenorol neu'n arfer byw yn y cyfeiriad.

Gall ymgeisydd ddarparu tystiolaeth ddogfennol pan fydd yn gwneud cais neu mewn ymateb i gais gennych chi pan fyddwch yn prosesu ei gais.

Mae’n rhaid i chi fod yn fodlon bod ymgeisydd yn bodloni’r meini prawf o fod wedi’i gofrestru’n flaenorol neu wedi preswylio’n flaenorol yn y cyfeiriad a enwir cyn i chi ystyried unrhyw dystiolaeth i gefnogi’r cais. Er enghraifft, os oes gennych reswm i gredu y dylai ymgeisydd sy’n gwneud cais gan ddefnyddio’r amod preswylio fod yn gwneud cais o dan yr amod cofrestriad blaenorol neu'r amod preswylio mewn ardal awdurdod lleol gwahanol, dylech wrthod ei gais a dweud wrtho am ailymgeisio yn yr ardal sy’n bodloni’r meini prawf deddfwriaethol.

Gellir lanlwytho tystiolaeth ddogfennol ar y cyd â chais ar-lein  neu ei chyflwyno i'ch swyddfa â llaw, drwy'r post neu fel atodiad i e-bost. Dylai unrhyw gopïau o ddogfennau a ddarperir gan ymgeiswyr gael eu storio'n ddiogel yn yr un ffordd â ffurflenni cais. I gael rhagor o wybodaeth, gweler y canllawiau ar gadw gwybodaeth a gyflwynir gyda cheisiadau.

Dylech fod yn fodlon bod y copïau a roddir i chi yn ymddangos yn ddilys. Os byddwch yn amau nad yw dogfen yn ddilys, gallwch ofyn i'r ymgeisydd gyflwyno dogfennau gwreiddiol neu dystiolaeth ddogfennol amgen yn y lle cyntaf. Os na fydd dogfennau gwreiddiol neu dystiolaeth ddogfennol amgen ar gael, dylech gyfeirio'r ymgeisydd at y broses ardystio cyfeiriad neu wrthod y cais.

Os nad yw'n ymddangos bod tystiolaeth ddogfennol yn ddilys, dylech roi gwybod i'r ymgeisydd am y cosbau a roddir am gyflwyno gwybodaeth anwir a rhoi gwybod i'ch Pwynt Cyswllt Unigol yn yr heddlu os byddwch yn amau bod gwybodaeth anwir wedi cael ei chyflwyno o bosibl.

I gael rhagor o wybodaeth, gweler ein canllawiau i Swyddogion Cofrestru Etholiadol ar wiriadau dilysrwydd dogfennau.
 

Os byddwch yn penderfynu bod angen tystiolaeth ychwanegol er mwyn i chi fod yn fodlon bod ymgeisydd tramor wedi'i gofrestru'n flaenorol neu'n arfer byw yn y cyfeiriad perthnasol a nodwyd yn ei gais, gallwch ofyn i'r ymgeisydd ddarparu dogfen sy'n bodloni'r gofynion tystiolaethol. 1  Y gofynion tystiolaethol yw bod yn rhaid i'r ddogfen ddangos enw llawn presennol neu flaenorol yr ymgeisydd 2  a'r cyfeiriad perthnasol. 3

Cewch ddewis derbyn unrhyw ddogfen sy'n bodloni'r gofynion tystiolaethol os byddwch yn fodlon ei bod yn dangos bod yr ymgeisydd wedi'i gofrestru'n flaenorol neu'n arfer byw yn y cyfeiriad.  Os mai copi (neu'r fersiwn wreiddiol, os gofynnir am hynny) o unrhyw un o'r dogfennau a restrir isod yw'r ddogfen a ddarperir, ac bodloni'r gofynion tystiolaethol, mae'n rhaid i chi ei derbyn. 4   

 Y dogfennau hyn yw:

• trwydded yrru a gyhoeddwyd yn y DU (gan gynnwys trwydded sydd wedi dod i ben)
• offeryn penodiad llys, megis grant profiant neu lythyrau gweinyddu
• llythyr oddi wrth Swyddfa'r Gwarcheidwad Cyhoeddus yn cadarnhau bod atwrneiaeth arhosol wedi'i chofrestru
• llythyr oddi wrth Cyllid a Thollau Ei Fawrhydi
• llythyr neu ddatganiad galw am dalu'r dreth gyngor
• llyfr rhent a gyhoeddwyd gan awdurdod lleol
• datganiad o fudd-daliadau neu hawl i fudd-daliadau, megis datganiad o fudd-dal plant, o fewn ystyr adran 141 o Ddeddf Cyfraniadau a Budd-daliadau Nawdd Cymdeithasol 1992, neu lythyr yn cadarnhau bod hawl gan yr ymgeisydd i gael budd-dal tai, o fewn ystyr adran 130 o'r Ddeddf honno
• llythyr oddi wrth yr Adran Gwaith a Phensiynau yn cadarnhau bod hawl gan yr ymgeisydd i bensiwn y wladwriaeth
• llythyr oddi wrth ysgol, coleg, prifysgol neu sefydliad addysgol arall sy'n cadarnhau presenoldeb yr ymgeisydd yn y sefydliad hwnnw, neu ei fod wedi cael cynnig lle yn y sefydliad hwnnw
• llythyr oddi wrth y Cwmni Benthyciadau i Fyfyrwyr
• copi swyddogol o gofnod y Gofrestrfa Tir ar gyfer y cyfeiriad perthnasol neu brawf arall o deitlau'r cyfeiriad perthnasol
• llythyr cyfreithiwr yn cadarnhau bod y cyfeiriad perthnasol wedi'i brynu neu wedi'i gofrestru â'r Gofrestrfa Tir
• Ffurflen P45, Ffurflen P60, geirda neu slip cyflog a gyflwynwyd i'r ymgeisydd gan ei gyflogwr neu gyn-gyflogwr
• paslyfr neu gyfriflen gan fanc neu gymdeithas adeiladu neu lythyr gan fanc neu gymdeithas adeiladu yn cadarnhau bod yr ymgeisydd wedi agor cyfrif gyda'r banc neu'r gymdeithas adeiladu dan sylw
• cyfriflen cerdyn credyd
• bil cyfleustodau neu ffôn symudol
• llythyr oddi wrth ddarparwr yswiriant

Mae rhai categorïau o ymgeiswyr a all ddarparu dogfennau amgen sy'n bodloni'r gofynion tystiolaethol, sef:

• ymgeiswyr a oedd wedi'u cofrestru'n flaenorol neu'n arfer byw yn y cyfeiriad (neu a allai fod) drwy ddatganiad o gysylltiad lleol
• ymgeiswyr a oedd wedi'u cofrestru'n flaenorol fel pleidleisiwr yn y lluoedd arfog neu fasnachlongwr 
• ymgeiswyr a oedd wedi'u cofrestru'n flaenorol fel priod neu bartner sifil i bleidleisiwr yn y lluoedd arfog 
• ymgeiswyr a oedd wedi'u cofrestru'n flaenorol fel etholwr tramor a, chyn gadael y DU, a oedd wedi'u cofrestru drwy ddatganiad o gysylltiad lleol, fel pleidleisiwr yn y lluoedd arfog neu fel masnachlongwr

Mae'n ofynnol i ymgeiswyr a adawodd y DU cyn eu pen-blwydd yn 18 oed ddarparu tystiolaeth wahanol er mwyn dangos eu bod yn gymwys i gofrestru fel etholwr tramor. I gael rhagor o wybodaeth, gweler ein canllawiau Defnyddio gwybodaeth neu dystiolaeth ddogfennol i wirio amod cymwys ymgeiswyr a adawodd y DU cyn eu pen-blwydd yn 18 oed. 
 

Mae'n bosibl y byddwch yn gofyn i ymgeisydd ardystio'r cyfeiriad os byddwch yn ystyried bod angen tystiolaeth ychwanegol er mwyn bod yn fodlon bod gan ymgeisydd gysylltiad blaenorol â'r cyfeiriad perthnasol. 1

Rhaid i ardystiad cyfeiriad:2

• gadarnhau bod yr ymgeisydd yn arfer byw yn y cyfeiriad perthnasol 3
• nodi rhwng pa ddyddiadau roedd yr ymgeisydd yn byw yn y cyfeiriad hwnnw, hyd eithaf gwybodaeth yr ardystiwr cymwys 4
• bod yn ysgrifenedig ac wedi'i lofnodi gan yr ardystiwr cymwys 5
• nodi enw llawn yr ardystiwr cymwys, ei ddyddiad geni, ei alwedigaeth, ei gyfeiriad preswyl ac (os yw’n wahanol) y cyfeiriad y mae wedi’i gofrestru fel etholwr ynddo6  
• nodi 7 – 
  • rhif pasbort Prydeinig yr ardystiwr cymwys ynghyd â'i ddyddiad a'r man lle cafodd ei gyhoeddi, os yw'r ardystiwr yn etholwr tramor
  • rhif etholiadol yr ardystiwr os yw'r ardystiwr cymwys yn etholwr domestig neu'n bleidleisiwr yn y lluoedd arfog [neu Rif Cofrestru Digidol yr ymgeisydd os yw'r ardystiwr cymwys wedi'i gofrestru yng Ngogledd Iwerddon]
• cynnwys esboniad o allu'r ardystiwr i gadarnhau bod yr ymgeisydd yn bodloni'r gofyniad perthnasol, gan gynnwys (ond heb fod yn gyfyngedig i) cysylltiad yr ardystiwr â'r ymgeisydd ac am ba hyd y mae'r cysylltiad hwnnw wedi bodoli8  
• cynnwys arwydd bod yr ardystiwr cymwys yn ymwybodol ei bod hi’n drosedd darparu gwybodaeth ffug i’r swyddog cofrestru9
• cynnwys datganiad gan yr ardystiwr cymwys bod yr holl wybodaeth a ddarperir yn yr ardystiad yn wir10
• nodi'r dyddiad y gwnaed yr ardystiad?11

Pan fyddwch yn gofyn i ymgeisydd ddarparu ardystiad cyfeiriad, dylech ysgrifennu ato i gyfleu'r gofynion deddfwriaethol ar gyfer ardystiad cyfeiriad. Gallech naill ai ddylunio ffurflen yn cynnwys y datganiadau a'r gofynion cyfreithiol angenrheidiol ar gyfer ardystiad, neu nodi manylion y gofynion mewn llythyr at yr ymgeisydd. Mae Cymdeithas y Gweinyddwyr Etholiadol wedi datblygu templed y gallech ei ddefnyddio. 

Gallech bennu terfyn amser i'r ymgeisydd ymateb. Bydd hyn yn eich helpu os byddwch yn penderfynu gwrthod cais am na chafwyd ymateb. Eich dewis chi fydd faint o amser a roddir i ymgeiswyr ymateb. Fodd bynnag, dylech ganiatáu digon o amser i'r ymgeisydd gael ardystiad a'i anfon.

Gellir cyflwyno ardystiad i'ch swyddfa â llaw, drwy'r post neu drwy ddull electronig, megis e-bost. Os caiff yr ardystiad ei anfon yn electronig, rhaid i lofnod ardystiwr gael ei atodi i e-bost fel llun neu ddelwedd wedi'i sganio o lofnod inc wedi'i ysgrifennu â llaw.

Gallwch hefyd ofyn am ardystiad cyfeiriad ar gyfer categorïau penodol o etholwr lle byddwch o'r farn bod angen tystiolaeth ychwanegol. Mae angen cynnwys gwybodaeth benodol yn yr ardystiadau cyfeiriad ar gyfer y categorïau hyn o etholwr: 

• y rheini a gafodd eu trin fel preswylydd mewn cyfeiriad penodol fel masnachlongwr 12
• y rheini a oedd wedi'u cofrestru'n flaenorol fel pleidleisiwr yn y lluoedd arfog neu etholwr tramor
• y rheini a oedd wedi'u cofrestru'n flaenorol drwy ddatganiad o gysylltiad lleol, neu'r rheini a fyddai wedi bod â hawl i gofrestru drwy ddatganiad o gysylltiad lleol, ar y diwrnod olaf roeddent yn byw yn y DU

I gael rhagor o wybodaeth am ofynion ardystiadau cyfeiriad ar gyfer y categorïau penodol hyn o etholwyr, gweler ein canllawiau ar y canlynol:

• Gofyn am dystiolaeth ddogfennol ychwanegol ynghylch datganiad o gysylltiad lleol
• Gofyn am dystiolaeth ddogfennol ychwanegol gan ymgeiswyr a oedd yn bleidleiswyr yn y lluoedd arfog neu'n fasnachlongwyr amhreswyl yn flaenorol 
• Gofyn am dystiolaeth ddogfennol ychwanegol gan ymgeisydd a oedd wedi'i gofrestru'n flaenorol fel priod neu bartner sifil i bleidleisiwr yn y lluoedd arfog 
   

A yw'r ardystiad cyfeiriad ar gyfer ymgeisydd tramor yn ddilys?

Pan fyddwch yn cael ardystiad cyfeiriad, rhaid i chi asesu a yw'n ddilys. 

Dylech wneud hyn drwy gadarnhau bod yr ardystiad yn gyflawn a bod yr ardystiwr yn bodloni'r gofynion i fod yn ardystiwr cymwys. 

A yw ardystiad cyfeiriad yn gyflawn?

Os mai ‘Ydy’ yw'r ateb i bob un o'r cwestiynau hyn, yna mae'r ymgeisydd wedi cyflwyno ardystiad cyflawn. Os mai ‘Nac ydy’ yw'r ateb i un neu fwy o'r cwestiynau, yna nid yw'r ardystiad yn gyflawn a rhaid dweud wrth yr ymgeisydd ofyn i'r ardystiwr ddarparu'r wybodaeth goll.

Os na all ardystiwr ddarparu'r wybodaeth goll, dylid dweud wrth yr ymgeisydd ei bod yn rhaid iddo geisio ardystiad o ffynhonnell arall, neu caiff ei gais ei wrthod. Gallech bennu terfyn amser ar gyfer hyn. Bydd hyn yn eich helpu os byddwch yn penderfynu gwrthod cais am na chafwyd ymateb. Eich dewis chi fydd faint o amser a roddir i ymgeiswyr ymateb. Fodd bynnag, dylech ganiatáu digon o amser i'r ymgeisydd gael ardystiad a'i anfon.

Ar gyfer ardystiadau cyfeiriad, rhaid i ardystwyr cymwys:  1

Rhaid i bob ardystiwr cymwys:2

• fod yn 18 oed neu drosodd3
• cadarnhau nad yw'n briod, partner sifil, rhiant, tad-cu/mam-gu, brawd, chwaer, plentyn nac ŵyr/wyres i'r ymgeisydd4
• bod wedi cofrestru fel etholwr5
• cadarnhau nad yw eisoes wedi llofnodi ardystiadau cyfeiriad ar gyfer dau ymgeisydd arall naill ai ers i'r gofrestr ddiwygiedig gael ei chyhoeddi ddiwethaf, neu ers i'r ardystiwr gael ei ychwanegu at y gofrestr gyntaf, pa un bynnag sydd fwyaf diweddar6

Pan fydd ardystiwr yn etholwr domestig, rhaid iddo fod:

• yn berson ac iddo enw da yn y gymuned7

Dylech gynghori'r ymgeisydd na chaniateir i ardystiwr godi tâl am ddarparu ardystiad.

Enw da

Nid oes diffiniad manwl gywir o enw da; fodd bynnag, at ddibenion ardystiad, dylech ei ystyried i olygu rhywun sydd â chymwysterau y gellir eu gwirio ac a fyddai'n dioddef niwed proffesiynol neu enw da pe baent yn darparu ardystiad ffug. Nid yw’r rhestr yn y tabl isod yn derfynol ond ei bwriad yw dangos pa broffesiynau y gellid eu disgrifio fel rhai o enw da:
 

Mae'n bwysig nodi nad yw person di-waith/sydd wedi ymddeol sydd ag enw da yn y gymuned yn cael ei atal rhag ardystio cais.
Rhaid i chi farnu pob ardystiad yn ôl ei rinweddau unigol yn hytrach na chymhwyso polisi cyffredinol.

A yw'r ardystiwr wedi'i gofrestru i bleidleisio?

Rhaid i'r sawl sy'n ardystio cyfeiriad etholwr fod wedi'i gofrestru i bleidleisio. 8  Os yw cyfeiriad cymwys neu gyfeiriad cofrestru'r ardystiwr yn yr un ardal awdurdod lleol â'r ymgeisydd, dylech edrych ar eich cofrestr etholiadol i gadarnhau a yw'r ardystiwr yn bodloni'r amod hwn.

Os nad yw cyfeiriad cymwys neu gyfeiriad cofrestru'r ardystiwr yn yr un ardal awdurdod lleol â'r ymgeisydd, dylech gysylltu â Swyddog Cofrestru Etholiadol yr ardystiwr i gadarnhau a yw'r ardystiwr yn bodloni'r amodau.

A yw'r ardystiwr eisoes wedi darparu ardystiadau cyfeiriad ar gyfer dau unigolyn o fewn cyfnod penodedig?

Ni chaniateir i ardystwyr lofnodi ardystiad cyfeiriad ar gyfer mwy na dau unigolyn mewn unrhyw flwyddyn etholiadol (o 1 Rhagfyr tan 30 Tachwedd fel arfer), neu ers i'w cofnod gael ei ychwanegu at y gofrestr yn yr ardal awdurdod lleol honno, pa un bynnag yw'r cyfnod byrraf. 9  Rhaid i chi fod yn fodlon nad yw ardystiwr wedi mynd dros y terfyn. 

Os bydd ardystiwr wedi cyrraedd y terfyn, dylech wrthod yr ardystiad am y rheswm hwn. Ni fydd hyn yn atal yr ymgeisydd rhag ceisio ardystiad arall gan etholwr arall. Dylech brosesu ardystiadau yn y drefn y dônt i law.

Os bydd yr ardystiwr yn bodloni'r holl amodau, dylid derbyn yr ardystiad, a dylech nodi hyn ar gofnod yr etholwr. Bydd hyn wedyn yn cyfrif tuag at y cyfanswm o ardystiadau cyfeiriad y caiff yr etholwr hwn eu gwneud.

Gall ymgeisydd ddewis darparu tystiolaeth ddogfennol o'i breswylfa flaenorol ei hun mewn cyfeiriad cymwys. Mae ein canllaw Tystiolaeth dderbyniol ar gyfer ceisiadau a wneir o dan yr amod a gofrestrwyd yn flaenorol neu’n breswylydd yn flaenorol yn cynnwys rhagor o wybodaeth am y math o dystiolaeth ddogfennol y gellir ei darparu.

Os na allwch gael eich bodloni gan dystiolaeth ddogfennol, gallwch ofyn i'r ymgeisydd ddarparu ardystiad. Mae ein canllaw ar Sut i ddefnyddio'r broses ardystio cyfeiriad ar gyfer cais etholwr tramor yn cynnwys rhagor o wybodaeth.

Yn ogystal â hyn, gall ymgeiswyr a oedd yn iau na 18 oed pan adawon nhw’r DU wneud cais o dan yr amod preswylio’n flaenorol drwy ddangos eu cysylltiad â’u rhiant neu warcheidwad y mae’n rhaid eu bod wedi preswylio’#n flaenorol yn eu cyfeiriad cymwys ar y diwrnod olaf.

Gall yr ymgeisydd gynnwys yn ei gais:

• enw llawn rhiant neu warcheidwad yr ymgeisydd a oedd yn byw yn y cyfeiriad perthnasol ar y diwrnod olaf

      os darperir enw llawn rhiant, mae’n rhaid i’r ymgeisydd hefyd ddarparu copi (neu fersiwn wreiddiol, os yw’n briodol) o’i dystysgrif geni ei hun sy’n cynnwys ei ddyddiad geni ac enw ei riant.

     os darperir enw llawn gwarcheidwad, rhaid i chi ofyn iddynt ddarparu copi (neu fersiwn wreiddiol, os yw’n briodol) o dystiolaeth sy’n cadarnhau mai’r person a enwyd oedd ei warcheidwad pan adawodd y DU

• mewn perthynas â phob rhiant neu warcheidwad, nodyn bod eu rhiant neu warcheidwad wedi’u cofrestru yng nghyfeiriad cymwys yr ymgeisydd

Pan fydd ymgeisydd yn darparu tystysgrif geni neu dystiolaeth ddogfennol arall sy’n dangos ei gysylltiad â rhiant neu warcheidwad a bod ei enw ar y dystiolaeth honno’n wahanol i’w enw presennol (neu ei enw ar yr adeg y’i cofrestrwyd ddiwethaf, a ddarperir o dan ofyniad datganiad ar wahân), dylech ofyn bod yr ymgeisydd yn rhoi esboniad o'r gwahaniaeth yn yr enw (os yw'n hysbys).

Lle bydd ymgeisydd yn darparu tystiolaeth ddogfennol a bod enw unrhyw riant neu warcheidwad enwebedig yn wahanol i enw’r rhiant neu warcheidwad ar yr adeg yr oedd yr ymgeisydd yn preswylio ddiwethaf, dylech ofyn am esboniad ynghylch y gwahaniaeth yn yr enw (os yw’n hysbys).

Dylech ddefnyddio'r wybodaeth a ddarparwyd i gynnal gwiriad cofrestr etholiadol yn y cyfeiriad cymwys i wirio a oedd y rhiant neu warcheidwad wedi'i gofrestru yno.

Os gallwch ddod o hyd i gofnod y rhiant/gwarcheidwad ar y gofrestr etholiadol yn y cyfeiriad cymwys a’ch bod yn fodlon bod y dystiolaeth ddogfennol yn dangos cysylltiad yr ymgeisydd â’r rhiant/gwarcheidwad a enwir, gallwch brosesu’r cais.

Os na allwch ddod o hyd i gofnod rhiant neu warcheidwad ymgeisydd ar gofrestr etholiadol yn y cyfeiriad perthnasol, nid yw o reidrwydd yn golygu nad oedd yr ymgeisydd yn breswylydd.

Gallwch ofyn am dystiolaeth ddogfennol bellach o breswylfa flaenorol yr ymgeisydd yn y cyfeiriad cymwys. Neu os na allwch fod yn fodlon y gellir dangos preswylfa flaenorol yr ymgeisydd yn y cyfeiriad cymwys trwy wiriad cofrestr ar gyfer y rhiant/gwarcheidwad neu drwy dystiolaeth ddogfennol, gallwch ofyn i’r ymgeisydd ddarparu ardystiad.Gall ymgeiswyr a adawodd y DU cyn eu pen-blwydd yn 18 oed gynnwys gwybodaeth neu dystiolaeth ddogfennol gyda'u cais yn dangos eu bod yn arfer byw yn eu cyfeiriad cymwys. 

Mae'r adran hon yn gymwys pan oedd ymgeisydd wedi'i gofrestru'n flaenorol drwy ddatganiad gwasanaeth 1  neu wedi'i gofrestru ar y sail ei fod yn cael ei drin fel pe bai'n byw mewn cyfeiriad perthnasol (masnachlongwyr amhreswyl).  2

Os, ar ôl gofyn i'r ymgeisydd ddarparu tystiolaeth ddogfennol, na fyddwch yn fodlon o hyd fod ymgeisydd wedi'i gofnodi'n flaenorol ar gofrestr etholiadol mewn perthynas â'r cyfeiriad perthnasol, oherwydd naill ai:  

• nid yw'r ymgeisydd wedi gallu darparu dogfen o'r rhestr o dystiolaeth dderbyniol y mae'n rhaid ei derbyn   
• rydych wedi cael dogfennau amgen sy'n bodloni'r gofyniad tystiolaethol ond rydych yn anfodlon o hyd  

gallwch ofyn i'r ymgeisydd ddarparu naill ai: 

• tystiolaeth ddogfennol ychwanegol 
• ardystiad o statws cofrestru a wnaed gan ardystiwr cymwys

Tystiolaeth ddogfennol ychwanegol

Rhaid i'r dystiolaeth hon fod naill ai'n gopi (neu'n fersiwn wreiddiol) o unrhyw ddogfennau sy'n:

• dangos enw llawn yr ymgeisydd  3
• gallu cael eu defnyddio i gadarnhau bod yr ymgeisydd yn bodloni'r gofyniad o ran statws cofrestru.  4

Ardystio statws cofrestru 

Fel arall, gall yr ymgeisydd ddarparu ardystiad o statws cofrestru gan etholwr cymwys 5  y mae'n rhaid iddo gynnwys: 

• cadarnhad o ba un o'r gofynion o ran statws cofrestru 6  a fodlonwyd gan yr ymgeisydd
• rhwng pa ddyddiadau roedd yr ymgeisydd yn bodloni'r gofyniad, hyd eithaf gwybodaeth yr ardystiwr cymwys 7

Y gofyniad o ran statws cofrestru yw bod gan yr ymgeisydd gymhwysedd gwasanaeth oherwydd ei fod:

• yn aelod o Luoedd EF 
• wedi'i gyflogi fel un o weision y Goron neu aelod o staff y British Council 
  neu fod yr ymgeisydd wedi'i gofrestru drwy ddatganiad o gysylltiad lleol fel masnachlongwr. 

Ardystio cysylltiad â chyfeiriad perthnasol

Os byddwch yn anfodlon o hyd ar ôl gofyn am dystiolaeth ychwanegol neu ardystiad o statws cofrestru gan ardystiwr cymwys, efallai y byddwch am ofyn i'r ymgeisydd ardystio cysylltiad â chyfeiriad perthnasol.

Rhaid i'r ardystiad o gysylltiad â chyfeiriad perthnasol gynnwys:

• cadarnhad bod yr ymgeisydd yn bodloni'r gofyniad o ran cysylltiad â chyfeiriad
• rhwng pa ddyddiadau roedd yr ymgeisydd yn bodloni'r gofyniad, hyd eithaf gwybodaeth yr ardystiwr cymwys.

Y gofyniad o ran cysylltiad â chyfeiriad perthnasol yw:

• y byddai'r ymgeisydd wedi bod yn byw yn y DU pe na bai wedi bod yn gwasanaethu fel aelod o'r lluoedd arfog 
• byddai wedi bod yn byw yn y cyfeiriad perthnasol oni bai am ei alwedigaeth fel masnachlongwr neu roedd yn aros yn aml yn y cyfeiriad perthnasol a oedd yn westy neu'n glwb i fasnachlongwyr yn ystod ei alwedigaeth fel masnachlongwr 
   

Mae'r adran hon yn gymwys pan fydd ymgeisydd wedi'i gofrestru'n flaenorol drwy ddatganiad gwasanaeth fel priod neu bartner sifil i bleidleisiwr yn y lluoedd arfog.

Os, ar ôl gofyn i'r ymgeisydd ddarparu tystiolaeth ddogfennol, na fyddwch yn fodlon o hyd fod ymgeisydd wedi'i gofnodi'n flaenorol ar gofrestr etholiadol mewn perthynas â'r cyfeiriad perthnasol, oherwydd naill ai:

• nid yw'r ymgeisydd wedi gallu darparu dogfen o'r rhestr o dystiolaeth dderbyniol 1  y mae'n rhaid ei derbyn 
• rydych wedi cael dogfennau amgen sy'n bodloni'r gofyniad tystiolaethol ond rydych yn anfodlon o hyd

gallwch ofyn i'r ymgeisydd ddarparu naill ai: 

• tystiolaeth ddogfennol ychwanegol  
• ardystiad o statws cofrestru a wnaed gan ardystiwr cymwys

Tystiolaeth ddogfennol ychwanegol

Rhaid i'r dystiolaeth hon fod naill ai'n gopi (neu'n fersiwn wreiddiol os yw'n briodol) o unrhyw ddogfen sy'n:2

• dangos enw llawn yr ymgeisydd3
• gallu cael ei defnyddio i gadarnhau bod yr ymgeisydd yn bodloni'r gofyniad o ran statws cofrestru4

Yn ogystal â'r dystiolaeth ddogfennol neu'r ardystiad o statws cofrestru, neu yn lle hynny, gallwch hefyd5  ofyn i'r ymgeisydd ddarparu copi (neu fersiwn wreiddiol os yw'n briodol) o ddogfen sy'n cadarnhau:

• enw llawn presennol neu flaenorol y pleidleisiwr yn y lluoedd arfog a'i gymhwysedd fel pleidleisiwr yn y lluoedd arfog6
• bod y pleidleisiwr yn y lluoedd arfog yn briod, yn bartner sifil, yn rhiant neu'n warcheidwad i'r ymgeisydd, neu ei fod yn arfer bod (fel y digwydd)7  

Ardystio statws cofrestru 

Fel arall, gall yr ymgeisydd ddarparu ardystiad o statws cofrestru gan etholwr cymwys8 y mae'n rhaid iddo gynnwys: 

• pa un o'r gofynion o ran statws cofrestru8 a fodlonwyd gan yr ymgeisydd
• rhwng pa ddyddiadau roedd yr ymgeisydd yn bodloni'r gofyniad, hyd eithaf gwybodaeth yr ardystiwr cymwys8

Y gofyniad o ran statws cofrestru yw bod gan yr ymgeisydd gymhwysedd gwasanaeth perthnasol oherwydd bod ei briod, partner sifil, rhiant neu warcheidwad yn aelod o Luoedd EF. 

Ardystio cysylltiad â chyfeiriad perthnasol

Os byddwch yn anfodlon o hyd ar ôl gofyn am dystiolaeth ychwanegol neu ardystiad o statws cofrestru gan ardystiwr cymwys, efallai y byddwch am ofyn i'r ymgeisydd ardystio cysylltiad â chyfeiriad perthnasol, y mae'n rhaid iddo gynnwys:

• cadarnhad bod yr ymgeisydd yn bodloni'r gofyniad o ran cysylltiad â chyfeiriad perthnasol
• rhwng pa ddyddiadau roedd yr ymgeisydd yn bodloni'r gofyniad, hyd eithaf gwybodaeth yr ardystiwr cymwys.

Y gofyniad o ran cysylltiad â chyfeiriad perthnasol yw y byddai'r ymgeisydd wedi bod yn byw yn y DU pe na bai ei briod, partner sifil, rhiant neu warcheidwad wedi bod yn gwasanaethu fel aelod o'r lluoedd arfog.8
 

Os bydd datganiad ymgeisydd yn nodi bod ei enw wedi newid ers iddo fod wedi'i gofrestru'n flaenorol neu ers roedd yn arfer byw yn y cyfeiriad, gallwch ofyn iddo ddarparu: 
 

• tystiolaeth briodol sy'n cadarnhau'r newid i'r enw1  
• os bydd ymgeisydd wedi darparu dogfen fel tystiolaeth ei fod yn bodloni'r amod cofrestriad blaenorol neu'r amod preswylfa flaenorol2  a bod yr enw ar y dystiolaeth yn wahanol i'r enw a ddarparwyd ar ei ddatganiad, esboniad o'r newid i'r enw3
• tystiolaeth briodol sy'n cadarnhau bod yr enw wedi newid4

Os oedd ymgeisydd yn rhy ifanc i fod wedi'i gofrestru cyn iddo adael y DU a'i fod wedi darparu dogfen fel tystiolaeth5  a bod enw ei riant neu ei warcheidwad ar y ddogfen yn wahanol i'r un a nodir yn y cais neu'r datganiad, gallech ofyn i'r ymgeisydd ddarparu naill ai:

• esboniad o'r newid i'r enw6
• datganiad yn nodi na wyddys y rheswm dros y gwahaniaeth
  
   

Rhaid i unrhyw un sy'n gwneud cais newydd i gofrestru ddarparu dynodyddion personol a gaiff eu defnyddio i gadarnhau pwy yw'r ymgeisydd gan ddefnyddio cofnodion yr Adran Gwaith a Phensiynau. 

Mae'r broses i gadarnhau pwy yw ymgeisydd yn ychwanegol at y broses sydd ei hangen i gadarnhau a yw ymgeisydd yn bodloni'r amodau cymhwystra fel etholwr tramor a oedd naill ai wedi'i gofrestru'n flaenorol neu'n arfer byw mewn cyfeiriad yn y DU.

Caiff y wybodaeth ganlynol a gaiff ei chynnwys yn y cais ei gwirio yn erbyn cofnodion yr Adran Gwaith a Phensiynau:

• Enw
• Enw blaenorol (lle y bo'n berthnasol)
• Dyddiad geni
• Rhif Yswiriant Gwladol
• Cod post cyfeiriad cymwys yr ymgeisydd

Dylid cysylltu ag ymgeiswyr na allant ddarparu eu rhif Yswiriant Gwladol ond sydd wedi rhoi rheswm pam na allant wneud hynny, a gofyn iddynt ddarparu tystiolaeth ddogfennol1  sy'n cadarnhau pwy ydynt. 

Ni waeth pryd y daw cais i gofrestru fel etholwr tramor i law, rhaid i chi anfon y wybodaeth berthnasol i'w pharu â data'r Adran Gwaith a Phensiynau ac ystyried y canlyniadau wrth benderfynu a ddylid caniatáu'r cais.2

Os na ellir cadarnhau pwy yw'r ymgeisydd gan ddefnyddio cofnodion yr Adran Gwaith a Phensiynau, gellir gwirio ei ddynodyddion yn erbyn ffynonellau data lleol hefyd. 

Os byddwch yn dal i fethu cadarnhau pwy yw'r ymgeisydd gan ddefnyddio ffynonellau data lleol, gallwch ddewis:

• defnyddio unrhyw dystiolaeth ddogfennol a ddarparwyd gan yr ymgeisydd wrth gyflwyno'r cais i gadarnhau pwy ydyw 
• gofyn i'r ymgeisydd ddarparu tystiolaeth ddogfennol sy'n cadarnhau ei fod yn dweud y gwir am bwy ydyw. 

Os byddwch yn dal i fethu cadarnhau pwy yw'r ymgeisydd ar ôl defnyddio'r dystiolaeth ddogfennol a ddarparwyd, gallwch ofyn i'r ymgeisydd ddarparu ardystiad hunaniaeth neu, mewn rhai achosion prin, fwy nag un ardystiad, neu ardystiad ar y cyd â thystiolaeth ddogfennol. I gael rhagor o wybodaeth, gweler ein canllawiau ar y broses ardystio hunaniaeth 

 

Gall ymgeisydd ddarparu tystiolaeth ddogfennol pan fydd yn gwneud cais neu mewn ymateb i gais gennych chi pan fyddwch yn prosesu ei gais. 

Cewch ddefnyddio tystiolaeth ddogfennol i gadarnhau pwy yw ymgeisydd o dan yr amgylchiadau canlynol: 

• ni ellir paru ei ddynodyddion personol yn erbyn cofnodion yr Adran Gwaith a Phensiynau na ffynonellau data lleol
• ni all ddarparu rhai o'r dynodyddion personol gofynnol, neu ddim un ohonynt 

Gellir lanlwytho tystiolaeth ddogfennol ar y cyd â chais ar-lein neu ei chyflwyno i'ch swyddfa â llaw, drwy'r post neu fel atodiad i e-bost. Dylai unrhyw gopïau o ddogfennau a ddarperir gan ymgeiswyr gael eu storio'n ddiogel yn yr un ffordd â ffurflenni cais. I gael rhagor o wybodaeth, gweler ein canllawiau ar gadw gwybodaeth a gyflwynir gyda cheisiadau.

Dylech fod yn fodlon bod y copïau a roddir i chi yn ymddangos yn ddilys. Os byddwch yn amau nad yw dogfen yn ddilys, gallwch ofyn i'r ymgeisydd gyflwyno dogfennau gwreiddiol neu dystiolaeth ddogfennol amgen yn y lle cyntaf. Os na fydd dogfennau gwreiddiol neu dystiolaeth ddogfennol amgen ar gael, dylech gyfeirio'r ymgeisydd at y broses ardystio neu wrthod y cais.

Os nad yw'n ymddangos bod tystiolaeth ddogfennol yn ddilys, dylech roi gwybod i'r ymgeisydd am y cosbau a roddir am gyflwyno gwybodaeth anwir a rhoi gwybod i'ch Pwynt Cyswllt Unigol yn yr heddlu os byddwch yn amau bod gwybodaeth anwir wedi cael ei chyflwyno o bosibl.

I gael rhagor o wybodaeth, gweler ein canllawiau i Swyddogion Cofrestru Etholiadol ar wiriadau dilysrwydd dogfennau.

Dylai'r dystiolaeth sy'n ofynnol i gadarnhau pwy yw ymgeisydd yn llwyddiannus gyfeirio at yr ymgeisydd wrth ei enw.

Mae'r mathau o ddogfennau y gellir eu darparu er mwyn cadarnhau pwy yw ymgeisydd am gais fel etholwr tramor fel a ganlyn:

• unrhyw un o'r dogfennau o dabl 1
• un ddogfen o dabl 2 a dwy ddogfen ychwanegol o dabl 2 neu o dabl 3
• pedair dogfen o dabl 3 – rhaid i bob dogfen yn nhabl 3 fod wedi'i chyflwyno yn y DU neu yn un o Diriogaethau Dibynnol y Goron a rhaid iddi gynnwys enw llawn yr ymgeisydd1  

Tabl 1: Prif ddogfennau adnabod
 

         
Tabl 2: Dogfennau Dibynadwy gan y Llywodraeth

         
Tabl 3: Dogfennau ariannol a hanes cymdeithasol

 
I gael gwybodaeth am y cyfnod cadw ar gyfer dogfennau a ddaw i law fel rhan o gais, gan gynnwys o dan y broses eithriadau a'r hyn a ddylai gael ei adlewyrchu yn eich polisi cadw dogfennau, gweler ein canllawiau ar gadw dogfennau.
 

Os byddwch yn gofyn am dystiolaeth ddogfennol bellach gan ymgeisydd, dylech restru'r mathau o dystiolaeth y mae'n rhaid eu cyflwyno, a faint o bob math. Gallwch hefyd bennu terfyn amser i'r ymgeisydd ymateb. Bydd terfyn amser yn ddefnyddiol wrth benderfynu a ddylid gwrthod cais am na chafwyd ymateb. Eich dewis chi fydd faint o amser a roddir i ymateb; fodd bynnag, dylid rhoi amser rhesymol i'r ymgeisydd ddod o hyd i'r dogfennau gofynnol a'u cyflwyno.

Os na all ymgeisydd gyflwyno'r mathau o dystiolaeth ddogfennol a nodir yn y canllawiau hyn, neu ddigon o'r mathau hynny, i gadarnhau pwy ydyw, dylid gofyn iddo ddarparu ardystiad hunaniaeth. 
 

Os na fydd ymgeisydd (ac eithrio rhai a oedd wedi'u cofrestru'n flaenorol fel pleidleisiwr yn y lluoedd arfog, masnachlongwr neu etholwr tramor) yn gallu darparu'r mathau o dystiolaeth ddogfennol sy'n ofynnol gan y broses eithriadau, neu ddigon o'r mathau hynny, er mwyn profi: 

• ei gysylltiad â chyfeiriad o dan yr amod cofrestriad blaenorol
• ei gysylltiad â chyfeiriad o dan yr amod preswylfa flaenorol 
• pwy ydyw 

dylech ysgrifennu ato i esbonio'r gofynion deddfwriaethol ar gyfer yr ardystiadpriodol. Gweler ein canllawiau i gael rhagor o wybodaeth am ardystiadau cyfeiriadau

Gallech naill ai ddylunio ffurflen yn cynnwys y datganiadau a'r gofynion cyfreithiol angenrheidiol ar gyfer ardystiad, neu nodi manylion y gofynion mewn llythyr at yr ymgeisydd. Mae Cymdeithas y Gweinyddwyr Etholiadol wedi datblygu templed y gallech ei ddefnyddio.  

Os bydd ymgeisydd yn cyflwyno ardystiad sy'n cynnwys yr holl wybodaeth ofynnol ar gyfer y math hwnnw o ardystiad, dylech ei dderbyn fel un dilys.

Gallech bennu terfyn amser i'r ymgeisydd ymateb. Bydd hyn yn eich helpu os byddwch yn penderfynu gwrthod cais am na chafwyd ymateb. Eich dewis chi fydd faint o amser a roddir i ymgeiswyr ymateb. Fodd bynnag, dylech ganiatáu digon o amser i'r ymgeisydd gael ardystiad a'i anfon.

Gellir cyflwyno ardystiad i'ch swyddfa â llaw, drwy'r post neu drwy ddull electronig, megis e-bost. Os caiff yr ardystiad ei anfon yn electronig, rhaid i lofnod yr ardystiwr fod ar ffurf llun neu ddelwedd wedi'i sganio o lofnod inc wedi'i ysgrifennu â llaw. . 

 

Ardystio yw'r opsiwn olaf yn y broses o gadarnhau pwy yw ymgeisydd. Dim ond ar ôl dilyn pob un o'r camau dilysu eraill, sef proses baru'r Adran Gwaith a Phensiynau, paru data lleol (lle y bo'n briodol) a'r broses eithriadau, heb lwyddo i gadarnhau pwy yw'r ymgeisydd, y gall ymgeisydd ddefnyddio'r broses ardystio i brofi pwy ydyw.  1

Ardystio yw'r opsiwn olaf yn y broses o gadarnhau pwy yw ymgeisydd. Dim ond ar ôl dilyn pob un o'r camau dilysu eraill, sef proses baru'r Adran Gwaith a Phensiynau, paru data lleol (lle y bo'n briodol) a'r broses eithriadau, heb lwyddo i gadarnhau pwy yw'r ymgeisydd, y gall ymgeisydd ddefnyddio'r broses ardystio i brofi pwy ydyw.  2

Rhaid i ardystiad hunaniaeth ar gyfer cais i gofrestru fel etholwr tramor gynnwys pob un o’r canlynol:

• cadarnhau mai'r ymgeisydd yw'r sawl a enwir yn y cais 3
• bod yn ysgrifenedig ac wedi'i lofnodi gan yr ardystiwr cymwys 4
• nodi enw llawn, dyddiad geni, galwedigaeth a chyfeiriad preswyl yr ardystiwr cymwys ac (os yw’n wahanol) y cyfeiriad y mae’r ardystiwr cymwys wedi’i gofrestru fel etholwr ynddo 5
• nodi – 
  • rhif pasbort Prydeinig yr ardystiwr cymwys ynghyd â'i ddyddiad a'r man lle cafodd ei gyhoeddi, os yw'r ardystiwr yn etholwr tramor 6  neu
  • rhif etholiadol yr ardystiwr cymwys os yw'r ardystiwr yn etholwr domestig neu'n bleidleisiwr yn y lluoedd arfog 7  [neu Rif Cofrestru Digidol yr ymgeisydd os yw'r ardystiwr cymwys wedi'i gofrestru yng Ngogledd Iwerddon]
• cynnwys esboniad o allu'r ardystiwr cymwys i gadarnhau mai'r ymgeisydd yw'r sawl a enwir yn y cais, gan gynnwys (ond heb fod yn gyfyngedig i) cysylltiad yr ardystiwr cymwys â'r ymgeisydd ac am ba hyd y mae'r cysylltiad hwnnw wedi bodoli  8
• cynnwys arwydd bod yr ardystiwr cymwys yn ymwybodol ei bod hi’n drosedd darparu gwybodaeth ffug i’r swyddog cofrestru  9
• cynnwys datganiad gan yr ardystiwr cymwys bod yr holl wybodaeth a ddarperir yn yr ardystiad yn wir 10
• nodi'r dyddiad y gwnaed yr ardystiad 11

A yw'r ardystiad hunaniaeth ar gyfer ymgeisydd tramor yn ddilys?

Pan fyddwch yn cael ardystiad hunaniaeth, rhaid i chi asesu a yw'n ddilys. 

Dylech wneud hyn drwy gadarnhau ei fod yn gyflawn a bod yr ardystiwr yn bodloni'r gofynion perthnasol.

A yw’r ardystiad hunaniaeth yn gyflawn?

                                   
Os mai ‘Ydy’ yw'r ateb i bob un o'r cwestiynau hyn, yna mae'r ymgeisydd wedi cyflwyno ardystiad cyflawn. Os mai ‘Nac ydy’ yw'r ateb i un neu fwy o'r cwestiynau, yna nid yw'r ardystiad yn gyflawn a rhaid dweud wrth yr ymgeisydd ofyn i'r ardystiwr ddarparu'r wybodaeth goll.
 

Os na all ardystiwr ddarparu'r wybodaeth goll, dylid dweud wrth yr ymgeisydd ei bod yn rhaid iddo geisio ardystiad o ffynhonnell arall, neu caiff ei gais ei wrthod. Gallech bennu terfyn amser ar gyfer hyn. Bydd hyn yn eich helpu os byddwch yn penderfynu gwrthod cais am na chafwyd ymateb. Eich dewis chi fydd faint o amser a roddir i ymgeiswyr ymateb. Fodd bynnag, dylech ganiatáu digon o amser i'r ymgeisydd gael ardystiad a'i anfon.
 

A yw'r ardystiwr yn bodloni'r gofynion i fod yn ardystiwr cymwys?

Rhaid i bob ardystiwr cymwys: 

• gadarnhau nad yw'n briod, partner sifil, rhiant, tad-cu/mam-gu, brawd, chwaer, plentyn nac ŵyr/wyres i'r ymgeisydd 1
• cadarnhau nad yw eisoes wedi llofnodi ardystiadau hunaniaeth ar gyfer dau ymgeisydd arall naill ai ers i'r gofrestr ddiwygiedig gael ei chyhoeddi ddiwethaf, neu ers i'r ardystiwr gael ei ychwanegu at y gofrestr gyntaf, pa un bynnag sydd fwyaf diweddar 2
• bod yn 18 oed neu drosodd 3
• bod wedi cofrestru fel etholwr 4

Pan fydd ardystiwr yn etholwr domestig, rhaid iddo fod:

• yn berson ac iddo enw da yn y gymuned  5

Dylech gynghori'r ymgeisydd na chaniateir i ardystiwr godi tâl am ddarparu ardystiad.

Enw da

Nid oes diffiniad manwl gywir o enw da; fodd bynnag, at ddibenion ardystiad, dylech ei ystyried i olygu rhywun sydd â chymwysterau y gellir eu gwirio ac a fyddai'n dioddef niwed proffesiynol neu enw da pe baent yn darparu ardystiad ffug. Nid yw’r rhestr yn y tabl isod yn derfynol ond ei bwriad yw dangos pa broffesiynau y gellid eu disgrifio fel rhai o enw da:
 

Mae'n bwysig nodi nad yw person di-waith/sydd wedi ymddeol sydd ag enw da yn y gymuned yn cael ei atal rhag ardystio cais.

Rhaid i chi farnu pob ardystiad yn ôl ei rinweddau unigol yn hytrach na chymhwyso polisi cyffredinol.

A yw'r ardystiwr wedi'i gofrestru i bleidleisio?

Rhaid i'r sawl sy'n ardystio pwy yw etholwr fod wedi'i gofrestru i bleidleisio, naill ai fel etholwr domestig neu fel etholwr tramor. Os yw cyfeiriad cymwys neu gyfeiriad cofrestru'r ardystiwr yn yr un ardal awdurdod lleol â'r ymgeisydd, dylech edrych ar eich cofrestr etholiadol i gadarnhau bod yr ardystiwr yn bodloni'r amod hwn.

Os nad yw cyfeiriad cymwys neu gyfeiriad cofrestru'r ardystiwr yn yr un ardal awdurdod lleol â'r ymgeisydd, dylech gysylltu â Swyddog Cofrestru Etholiadol yr ardystiwr i gadarnhau a yw'r ardystiwr yn bodloni'r amodau hyn.

A yw'r ardystiwr eisoes wedi darparu ardystiadau hunaniaeth ar gyfer dau unigolyn o fewn cyfnod penodedig?

Ni chaniateir i ardystwyr lofnodi ardystiad hunaniaeth ar gyfer mwy na dau unigolyn mewn unrhyw flwyddyn etholiadol (o 1 Rhagfyr tan 30 Tachwedd fel arfer), neu ers i'w cofnod gael ei ychwanegu at y gofrestr yn yr ardal awdurdod lleol honno, pa un bynnag yw'r cyfnod byrraf. 6  Rhaid i chi fod yn fodlon nad yw ardystiwr wedi mynd dros y terfyn. 7

Os bydd ardystiwr wedi cyrraedd y terfyn, dylech wrthod yr ardystiad am y rheswm hwn. Ni fydd hyn yn atal yr ymgeisydd rhag ceisio ardystiad arall gan etholwr arall. Dylech brosesu ardystiadau yn y drefn y dônt i law.

Os bydd ardystiwr yn bodloni'r holl amodau, dylid derbyn yr ardystiad, a dylai Swyddog Cofrestru Etholiadol yr ardystiwr nodi hyn ar gofnod yr etholwr. Bydd hyn wedyn yn cyfrif tuag at y cyfanswm o ardystiadau hunaniaeth y caiff yr etholwr hwn eu gwneud.

Os bydd unigolyn yn gwneud cais llwyddiannus i gofrestru fel etholwr tramor, bydd ei ddatganiad yn ddilys am hyd at 3 blynedd. Daw pob datganiad i ben ar y trydydd 1 Tachwedd ar ôl y dyddiad pan ddaw cofnod yr unigolyn ar y gofrestr yn weithredol am y tro cyntaf, oni bai bod yr etholwr wedi adnewyddu ei ddatganiad yn llwyddiannus. Mae ein canllawiau ar adnewyddu datganiadau tramor  yn cynnwys rhagor o wybodaeth am hyn.

Gall cofrestriadau gael eu tynnu oddi ar y gofrestr yn gynt o dan yr amgylchiadau canlynol:

• pan fydd yr etholwr yn canslo'r datganiad1
• pan fyddwch yn pennu nad oes hawl gan y person i gael ei gofrestru mwyach2
• pan fyddwch yn pennu bod y person wedi'i gofrestru, neu fod ei gofnod wedi'i newid, o ganlyniad i gais a wnaed gan berson arall (h.y., nid yr unigolyn y caiff ei fanylion eu darparu ar y cais ac sydd wedi datgan bod y wybodaeth a roddwyd yn wir)3
• os caiff cofnod arall ei wneud mewn perthynas â'r etholwr mewn unrhyw gofrestr etholwyr4

Gall pleidleisiwr tramor ganslo ei ddatganiad unrhyw bryd.5  Bydd canslo datganiad tramor hefyd yn canslo unrhyw drefniant pleidleisio absennol sydd wedi'i wneud mewn perthynas â'r datganiad hwnnw, hyd yn oed os bydd yr etholwr yna'n cofrestru fel etholwr cyffredin yn yr un cyfeiriad cymwys.

Am ganllawiau ar dynnu etholwr oddi ar y gofrestr, darllenwch ein canllawiau ar ddileu. 

 

Bydd datganiad adnewyddu yn cadarnhau bod y manylion sydd ar y gofrestr etholiadol yn gywir a bydd hefyd yn rhoi cyfle i etholwyr tramor ddiweddaru eu manylion gohebu.

Nid yw'n ofynnol i chi gadarnhau manylion etholwr sy'n gwneud datganiad adnewyddu.
 
Ar ôl i etholwr tramor gael ei gofrestru, ni all wneud cais newydd, oni bai bod ei hawl i gofrestru fel etholwr tramor wedi dod i ben. Os bydd etholwr tramor cofrestredig yn gwneud cais newydd cyn i'w gofrestriad ddod i ben, dylech ofyn iddo gwblhau datganiad adnewyddu yn lle hynny. 

Rhaid i ddatganiad adnewyddu gael ei wneud yn ysgrifenedig a rhaid iddo gynnwys:

• Enw llawn yr ymgeisydd 
• Dyddiad geni'r ymgeisydd
• Datganiad bod yr ymgeisydd yn ddinesydd Prydeinig
• Datganiad nad yw'r ymgeisydd yn byw yn y DU ar ddyddiad y datganiad
• Datganiad o wirionedd
• Ei gyfeiriad cymwys (cofrestredig)
• Ei gyfeiriad tramor (presennol)
• Datganiad yn cadarnhau, ers iddo gael ei gofrestru mewn perthynas â'i gyfeiriad cymwys, nad oes cofnod arall wedi cael ei wneud mewn unrhyw gofrestr etholiadol mewn unrhyw gyfeiriad
• Datganiad yn cadarnhau ei fod yn ymwybodol bod darparu gwybodaeth ffug1  yn drosedd
• Dyddiad y datganiad
   

Rhaid gwrthod datganiad sy'n dod i law fwy na thri mis ar ôl iddo gael ei ddyddio.2  Dylid hysbysu'r ymgeisydd a'i wahodd i gyflwyno datganiad newydd.

Gall datganiad adnewyddu gynnwys cyfeiriad e-bost a rhif ffôn yr ymgeisydd hefyd, ond nid yw'r rhain yn ofynnol. Nid oes angen llofnod.

Ni all etholwyr ddefnyddio'r gwasanaeth gwneud cais ar-lein i adnewyddu eu datganiad.

Mae cais i adnewyddu a wneir drwy lythyr, e-bost neu ffurflen gais bapur yn dderbyniol. Nid yw ffurflenni datganiadau adnewyddu wedi'u rhagnodi, ond rhaid iddynt gynnwys yr holl wybodaeth angenrheidiol. Nid yw'n ofynnol i etholwyr ddarparu llofnod ar gyfer datganiad adnewyddu.

Rydym yn cynhyrchu ffurflenni y gellir eu hargraffu o ddatganiadau adnewyddu i chi eu defnyddio. Caiff y ffurflenni hyn eu cyhoeddi ar ein gwefan.
 
Os byddwch yn cael datganiad adnewyddu ysgrifenedig nad yw wedi'i gyflwyno ar ffurflen datganiad adnewyddu, dylech gadarnhau ei fod yn cynnwys yr holl wybodaeth angenrheidiol. Os bydd yn anghyflawn, dylech gysylltu â'r etholwr a gofyn am y wybodaeth sydd ar goll. 

Bydd y cyfnod adnewyddu yn cychwyn ar ddechrau 6 mis olaf hawl bresennol etholwr tramor.3
  
Cyn belled â bod datganiad adnewyddu yn cael ei wneud o fewn 6 mis olaf ei ddatganiad presennol, gall hawl etholwr tramor gael ei hadnewyddu am dair blynedd arall.

Etholwyr tramor presennol sy'n gwneud cais y tu allan i'r cyfnod adnewyddu

Os bydd etholwr tramor presennol yn cyflwyno cais newydd y tu allan i'w gyfnod adnewyddu, rhaid gwrthod y cais. Fodd bynnag, efallai yr hoffech ystyried y rheswm pam mae'r etholwr wedi gwneud y cais, er enghraifft, a yw'r etholwr wedi symud neu newid ei wybodaeth gyswllt, neu a oes angen iddo newid ei drefniant pleidleisio absennol, a chysylltu ag ef i roi gwybod iddo beth y gall ei wneud i adnewyddu ei gofrestriad. 

Y cylch adnewyddu tair blynedd

Daw datganiadau etholwyr tramor i ben ar y trydydd 1 Tachwedd ar ôl y dyddiad pan ddaw cofnod yr unigolyn ar y gofrestr yn weithredol am y tro cyntaf.4   Bydd angen i chi gadw cofnod yn dangos pryd mae angen anfon hysbysiadau atgoffa.

Fel enghraifft, os caiff unigolyn ei gynnwys am y tro cyntaf ar y gofrestr ar 1 Mawrth 2024, daw ei ddatganiad i ben ar 1 Tachwedd 2026. Os bydd yn adnewyddu o fewn 6 mis olaf ei ddatganiad sy'n dod i ben ar 1 Tachwedd 2026, byddai'n dod i ben nesaf ar 1 Tachwedd 2029. Fodd bynnag, os caiff unigolyn ei gynnwys am y tro cyntaf ar y gofrestr ar 1 Rhagfyr 2024, byddai ei ddatganiad yn dod i ben ar 1 Tachwedd 2027. Os bydd yn ei adnewyddu o fewn y 6 mis olaf cyn iddo ddod i ben, byddai ei hawl yn dod i ben nesaf ar 1 Tachwedd 2030. Mae'r tabl hwn yn cynnwys rhai enghreifftiau wedi'u cyfrifo:

Rhaid i bob datganiad adnewyddu gyrraedd y Swyddog Cofrestru Etholiadol cyn pen 3 mis ar ôl iddo gael ei wneud er mwyn iddo fod yn ddilys.5  

Ni all etholwyr tramor ddiweddaru na newid eu henw fel rhan o'r broses adnewyddu. Rhaid iddynt ddefnyddio'r broses newid enw ar wahân.  

 

Er mwyn parhau ar y gofrestr, rhaid i etholwr tramor gwblhau datganiad adnewyddu cyn i'w gofrestriad presennol ddod i ben.

Rhaid i chi atgoffa etholwyr tramor o'r angen i wneud datganiad adnewyddu1  drwy anfon hysbysiad atynt yn ystod y cyfnod perthnasol. Mae'r cyfnod perthnasol yn dechrau ar y 1 Gorffennaf yn union cyn y trydydd 1 Tachwedd y daw ei gofrestriad i ben ac mae'n gorffen ar y 1 Tachwedd hwnnw.2  Dylai'r hysbysiad atgoffa egluro'r gofynion ar gyfer datganiad adnewyddu a chynnwys datganiad adnewyddu papur i'r etholwr tramor ei gwblhau.

Mae'n ofynnol i chi anfon hysbysiad atgoffa arall os na fydd yr etholwr wedi ymateb i'r un cyntaf ar ôl cyfnod rhesymol o amser.3  Er na chaiff cyfnod rhesymol o amser ei ddiffinio mewn deddfwriaeth, yn ein barn ni, ni ddylai fod yn fwy na 28 diwrnod a gall fod yn fyrrach mewn rhai amgylchiadau (er enghraifft, os caiff etholiad ei gynnal). Mae'r cyfnod adnewyddu llawn yn 6 mis o hyd a bydd yn gorgyffwrdd â phrosesau canfasio blynyddol, felly dylech gynllunio pryd rydych yn bwriadu anfon eich hysbysiadau atgoffa ochr yn ochr â gweithgarwch canfasio  . Ceir rhagor o wybodaeth yn ein canllawiau ar gynllunio ar gyfer y canfasiad blynyddol.

Gallwch chi benderfynu sut i gyflwyno hysbysiadau atgoffa ynghylch datganiadau adnewyddu. Gallech ddefnyddio post, e-bost neu ddulliau e-gyfathrebu eraill.
 
Nid yw'n ofynnol i chi anfon hysbysiad atgoffa os ydych wedi cael datganiad adnewyddu yn barod4  neu os ydych wedi cael gwybodaeth nad oes hawl gan yr unigolyn i wneud datganiad adnewyddu mwyach.5  

Nid yw'n ofynnol i chi hysbysu etholwr tramor ei fod wedi cael ei dynnu oddi ar y gofrestr os na fydd yn adnewyddu ei ddatganiad. 

Anfon hysbysiadau atgoffa at etholwyr dienw sydd wedi'u lleoli dramor  

Daw cofrestriad etholwr dienw sydd wedi'i leoli dramor i ben ar y dyddiad y daw ei hawl i aros ar y gofrestr fel etholwr dienw i ben.6  

Os bydd etholwr dienw sydd wedi'i leoli7  dramor am aros ar y gofrestr fel etholwr dienw, rhaid iddo gwblhau cais newydd am gofnod dienw ar y gofrestr h.y., daw ei gofrestriad cyfan i ben os nad yw wedi gwneud cais arall am gofrestriad yn llwyddiannus. 

Rhaid i chi anfon hysbysiad atgoffa at etholwyr dienw sydd wedi'u lleoli dramor yn ystod y cyfnod atgoffa sy'n dechrau 3 mis cyn y dyddiad y daw eu hawl i aros ar y gofrestr fel etholwyr dienw i ben ac yn gorffen 2 fis cyn y dyddiad hwnnw. 

Er enghraifft, os daw hawl unigolyn i gael ei gofrestru fel etholwr dienw i ben ar 31 Awst, yna bydd y cyfnod atgoffa yn dechrau ar 31 Mai ac yn gorffen ar 30 Mehefin.  

Rhaid i'r hysbysiad atgoffa esbonio'r canlynol:

• os hoffai unigolyn aros ar y gofrestr fel etholwr dienw sydd wedi'i leoli dramor, rhaid iddo wneud cais newydd i gofrestru8   
• os hoffai unigolyn aros ar y gofrestr fel etholwr tramor heb gofnod dienw, rhaid iddo wneud cais newydd i gofrestru a datganiad etholwr tramor newydd9  

Nid yw'n ofynnol i chi anfon hysbysiad atgoffa os ydych eisoes wedi cael cais newydd am gofnod dienw ar y gofrestr.10   

Gellir anfon hysbysiad atgoffa i gyfeiriad yr etholwr drwy'r post, drwy e-bost neu drwy ddulliau e-gyfathrebu eraill.11  

 

Mae trefniant pleidleisio drwy'r post etholwr tramor yn cysylltu'n uniongyrchol â'i gofrestriad a daw i ben ar y trydydd 1 Tachwedd a gyfrifir o'r dyddiad gwreiddiol y cafodd ei ychwanegu at y gofrestr.  

Mae'r tabl hwn yn cynnwys rhai enghreifftiau wedi'u cyfrifo:

Gall fod achosion lle bydd etholwr tramor yn adnewyddu ei ddatganiad a'i bleidlais bost yn gynt yn ystod ei gyfnod adnewyddu na'r dyddiad cau, sef 1 Tachwedd. Daw unrhyw drefniant pleidleisio drwy'r post ar gyfer etholwr tramor i ben pan ddaw ei gofrestriad etholiadol i ben, ni waeth pryd y gwnaed y cais am bleidlais bost. 

Yn yr achosion hyn, gall y trefniant pleidleisio drwy'r post fod yn weithredol am fwy na'r uchafswm o 3 blynedd am fod y trefniant pleidleisio drwy'r post wedi'i gysylltu â'r datganiad adnewyddu a bydd yn weithredol nes daw'r datganiad adnewyddu i ben. Mae'r tabl hwn yn cynnwys rhai enghreifftiau wedi'u cyfrifo:

I gael rhagor o wybodaeth, gweler ein canllawiau ar reoli'r broses o adnewyddu cofrestriad etholwr tramor. 

Adnewyddu pleidlais absennol ochr yn ochr â datganiad etholwr tramor 

Gall etholwyr tramor wneud cais arall am drefniadau pleidleisio absennol neu'u diweddaru pan fyddant yn adnewyddu eu datganiad. 

Gallwch ddewis cyfuno trefniadau adnewyddu pleidleisiau absennol â threfniadau adnewyddu datganiadau, ond nid yw hyn yn orfodol gan na fydd gan bob etholwr tramor drefniant pleidleisio absennol.

Os daw cais newydd am bleidlais bost i law ar wahân i ddatganiad adnewyddu gan etholwr tramor yn ystod y cyfnod adnewyddu ac nad oes digwyddiad pleidleisio wedi'i drefnu, dylech gadarnhau a yw'r etholwr wedi gwneud datganiad adnewyddu. Os nad yw wedi gwneud hynny, dylech gysylltu â'r etholwr tramor i gadarnhau a yw am adnewyddu ei ddatganiad ac i'w atgoffa i gwblhau ei ddatganiad adnewyddu os yw'n dymuno gwneud hynny. Os bydd yn cadarnhau ei fod yn bwriadu adnewyddu ei ddatganiad, dylech aros i dderbyn y datganiad adnewyddu a'i brosesu cyn y cais am bleidlais bost oherwydd, fel arall, dim ond nes i'w ddatganiad etholwr tramor presennol ddod i ben y byddai ei drefniant pleidleisio absennol yn ddilys.  

Os na allwch gael cadarnhad gan yr etholwr, dylech brosesu'r cais am bleidlais bost heb y datganiad adnewyddu ac egluro i'r etholwr y bydd ond yn gymwys tan ddiwedd cyfnod y datganiad (h.y., hyd at 1 Tachwedd). Os daw datganiad adnewyddu i law wedyn, byddai'n ofynnol i'r etholwr tramor wneud cais arall am ei bleidlais bost os yw'n awyddus i'w drefniant barhau ar ôl y dyddiad hwnnw. 

Os caiff digwyddiad pleidleisio ei alw tra byddwch yn aros i'r etholwr ymateb neu os bydd etholiad eisoes yn agosáu, dylech brosesu unrhyw gais am bleidlais bost rydych wedi'i gael ar unwaith. Pan fyddwch yn cadarnhau bod y cais am bleidlais bost wedi cael ei brosesu, dylech egluro pam eich bod wedi gwneud hynny ac y bydd angen i'r etholwr gwblhau cais arall os hoffai i'w drefniant pleidleisio drwy'r post barhau ar ôl i'w ddatganiad presennol ddod i ben. 

I gael rhagor o wybodaeth, gweler ein canllawiau ar drefniadau pleidleisio absennol.
 

Pan fo etholwr tramor yn gwneud cais am bleidlais bost ar ôl i ddarpariaethau 31 Hydref 2023 gael eu gwneud  ond cyn i'r newidiadau i etholwyr tramor ddod i rym, yna dim ond am y cyfnod sy'n weddill o gofrestriad 12 mis gwreiddiol etholwr tramor y gellir caniatáu'r bleidlais bost, a gyfrifir o'r dyddiad y cafodd ei ychwanegu at y gofrestr. Mae'r tabl hwn yn cynnwys rhai enghreifftiau wedi'u cyfrifo:

Os na ddaw datganiad presennol etholwr tramor i ben tan ar ôl 31 Hydref 2023 ond bod gan yr etholwr drefniant pleidleisio drwy ddirprwy a wnaed cyn y dyddiad hwn, daw trefniant pleidleisio drwy ddirprwy'r etholwr i ben ar 31 Ionawr 2024, nid ar yr un adeg â'i ddatganiad etholwr tramor presennol. Ar y cam hwn, mae'n rhaid diweddaru'r llofnod a bydd y trefniadau ar gyfer adnewyddu ei ddatganiad etholwr tramor a'r trefniadau ar gyfer adnewyddu ei drefniant pleidleisio drwy ddirprwy yn gyson â'i gilydd ar gylch tair blynedd.

Fodd bynnag, pan fo etholwr tramor ar y cylch datganiad 12 mis presennol yn cyflwyno cais newydd am bleidlais drwy ddirprwy o fewn tri mis i'r dyddiad y daw ei ddatganiad i ben (ac wedyn yn adnewyddu ei ddatganiad fel etholwr tramor), ni fyddai'r trefniant pleidleisio drwy ddirprwy yn dod i ben ar yr un pryd â'i ddatganiad presennol ond yn hytrach byddai'n parhau hyd nes daw ei ddatganiad newydd i ben h.y., y trydydd 1 Tachwedd ar ôl dyddiad y datganiad tramor. 

Bydd yn ofynnol i bob etholwr tramor sy'n gwneud cais am bleidlais drwy ddirprwy ar ôl 31 Ionawr 2024 ddiweddaru ei lofnod pan ddaw ei ddatganiad tramor i ben, p'un a yw ei ddatganiad o dan y cylch 12 mis neu'r cylch 3 blynedd. Mae'r tabl hwn yn cynnwys rhai enghreifftiau wedi'u cyfrifo:

Gallwch gael rhagor o wybodaeth yn ein canllawiau ar y broses adnewyddu pleidleisiau absennol.  

Cadarnhau ceisiadau

Os ydych wedi penderfynu bod hawl gan yr ymgeisydd i gael ei gofrestru, rhaid i chi roi cadarnhad iddo fod ei gais am gofrestriad wedi bod yn llwyddiannus.1 Gallwch anfon y cadarnhad at yr ymgeisydd drwy'r post neu drwy e-bost.2  

Ar y cyd â'r cadarnhad, dylech hefyd gynnwys gwybodaeth am unrhyw drefniadau pleidleisio absennol sydd ar waith. Os nad oes unrhyw drefniadau ar waith, dylech egluro beth yw ei opsiynau pleidleisio absennol a sut i wneud cais. 

Os byddwch wedi gwrthod cais am gofrestriad, rhaid i chi hysbysu'r ymgeisydd gan nodi'r rhesymau dros hynny.3

Cadarnhau datganiadau adnewyddu 

Rhaid i chi hysbysu'r etholwr am ganlyniad datganiad adnewyddu a gyflwynwyd ganddo.4 Gallwch benderfynu gwneud hyn drwy anfon llythyr cadarnhad, ond nid yw hyn yn orfodol. Gallech hefyd gadarnhau bod y broses adnewyddu wedi bod yn llwyddiannus drwy e-bost.  

Gallai'r ohebiaeth hon hefyd gynnwys gwybodaeth am pryd y daw ei ddatganiad i ben, sut a phryd y byddwch yn ei atgoffa i'w adnewyddu, pa drefniadau pleidleisio absennol sydd ar waith ganddo ac os nad oes unrhyw drefniadau o'r fath ar waith, wybodaeth am opsiynau pleidleisio absennol.

Dylech hysbysu'r etholwr am amseriadau cyffredinol ar gyfer anfon pleidleisiau post cyn etholiad a gallech gynghori'r etholwr i benodi dirprwy os nad yw'n realistig i'w becyn pleidleisio drwy'r bost gael ei anfon, ei gwblhau a'i ddychwelyd cyn diwedd y cyfnod pleidleisio. Wrth gwrs, dewis yr etholwr yw pa ddull o bleidleisio sydd orau ganddo, ond mae'n bwysig ei fod yn gallu gwneud penderfyniad hyddysg.

Y Swyddog Cofrestru Etholiadol fydd yn penderfynu ar ffurf a fformat y cadarnhad. 
 

Gallwch ddewis cynnal gwiriad blynyddol yn ystod blwyddyn gyntaf neu ail flwyddyn y cyfnod cofrestru etholwyr tramor i sicrhau bod eu manylion cyswllt yn dal i fod yn gywir.

Gall rhoi cyfle tebyg iddynt i ddiweddaru eu manylion cyswllt helpu i leihau’r risg na fyddwch o bosib yn gallu cysylltu â’r etholwyr os gelwir etholiad.

Os bydd etholwr tramor, fel rhan o'r broses wirio hon, yn dweud wrthych fod eu cyfeiriad gohebu wedi newid, gallwch ddiweddaru'r rhestr etholwyr tramor i adlewyrchu'r newid. Nid yw’n ofynnol i chi gyhoeddi hysbysiad newid os ydych yn diweddaru’r rhestr etholwyr tramor yn seiliedig ar newid i gyfeiriad gohebu etholwr.

Os bydd etholwr tramor, fel rhan o'r broses wirio hon, yn dweud wrthych fod eu henw wedi newid, dylech eu cynghori i lenwi ffurflen gais newid enw a darparu tystiolaeth ddogfennol os oes angen. Ein canllawiau ar Brosesu newid i enw etholwr | Mae gan y Comisiwn Etholiadol ragor o wybodaeth.

Os oes gan yr etholwr drefniant pleidlais absennol, dylech eu gwneud yn ymwybodol y bydd angen iddynt hefyd ddiweddaru'r manylion ar eu cofnod pleidlais absennol a'u cynghori ar sut y gallant wneud hyn.

 

Dylai etholwyr tramor gael eu rhestru fel etholwyr eraill ar ddiwedd pob rhan berthnasol o'r gofrestr a rhaid dangos y cofnodion heb gyfeiriad. Dylid eu dosbarthu yn nhrefn yr wyddor ynghyd ag unrhyw bleidleiswyr yn y lluoedd arfog a phobl a gofrestrwyd drwy ddatganiad o gysylltiad lleol. Rhaid rhoi'r llythyren F cyn enw pob etholwr tramor.  

Rhaid i chi baratoi a chadw rhestr ar wahân o enwau etholwyr tramor. Rhaid i'r enwau gael eu rhestru yn nhrefn yr wyddor.1  

Rhaid i'r rhestr gynnwys cyfeiriad cymhwyso'r etholwr a'i gyfeiriad gohebu presennol.2   

Yn achos etholwyr tramor dienw, dim ond eu rhif etholwr a ddylai ymddangos ar y rhestr  ynghyd â'r dyddiad y daw eu hawl i gael cofrestriad dienw i ben.3 Rhaid i rifau etholwyr etholwyr tramor dienw gael eu hargraffu ar ôl y rhestr o enwau etholwyr tramor cyffredin sy'n ymddangos yn nhrefn yr wyddor. 

Rhaid sicrhau bod y rhestr etholwyr tramor ar gael i'w harolygu (o dan oruchwyliaeth) ar yr un pryd ag y caiff fersiwn ddiwygiedig o'r gofrestr ei chyhoeddi.4  
 

Gall unigolion wneud cais newydd i gofrestru fel pleidleisiwr sy'n gwasanaethu yn Lluoedd EF:

• ar-lein trwy wefan y llywodraeth ganolog - www.gov.uk/cofrestru-i-bleidleisio 
• drwy ddarparu'r wybodaeth angenrheidiol yn ysgrifenedig (e.e. ar ffurflen gais bapur)
• dros y ffôn (os ydych yn cynnig y gwasanaeth)
   

Ceisiadau ar-lein

Cynhelir y porth ar gyfer gwneud cais ar-lein ar GOV.UK (Yn agor mewn ffenestr newydd). Os oes gennych gyfeiriad e-bost ar gyfer darpar etholwr gallech, yn y lle cyntaf, ei ddefnyddio i’w annog i gyflwyno cais ar-lein neu i gyhoeddi cais drwy ddulliau electronig.

Gall pleidleiswyr presennol sy'n gwasanaethu yn Lluoedd EF dim ond adnewyddu eu cofrestriad drwy ddefnyddio ffurflen adnewyddu bapur y gellir ei hanfon drwy'r post neu drwy e-bost. Mae ein canllawiau ar y broses adnewyddu yn cynnwys rhagor o wybodaeth am hyn.

Ceisiadau papur

Rydym yn cynhyrchu ffurflenni cais pleidleiswyr sy'n gwasanaethu yn Lluoedd EF argraffadwy y gallwch eu defnyddio. Cânt eu cyhoeddi ar ein gwefan a GOV.UK (Yn agor mewn ffenestr newydd). Rydym hefyd yn darparu fersiynau o'r ffurflenni mewn amrywiaeth o fformatau hygyrch megis print bras a hawdd ei ddarllen.

Ceisiadau dros y ffôn

Er budd a hwylustod etholwyr, dylech gynnig y gwasanaethau hyn lle bynnag y bo modd. Bydd hyn hefyd yn eich helpu i gyflawni eich dyletswyddau o dan y Ddeddf Cydraddoldeb 2010, gan y bydd pobl a allai gael anawsterau wrth lenwi’r ffurflen bapur neu’r ffurflen ar-lein yn cael y cyfle i wneud cais heb fod angen darparu’r wybodaeth yn ysgrifenedig.

Os na allwch ddarparu cofrestriad ffôn i bawb, gallwch ganiatáu'r rhain yn ôl eich disgresiwn mewn rhai amgylchiadau, a dylech wneud hynny i gynorthwyo ymgeiswyr ag anableddau er mwyn bodloni rhwymedigaethau cydraddoldeb.

Gall unigolion wneud cais newydd i gofrestru fel Gwas y Goron neu gyflogai’r British Council:

• ar-lein trwy wefan y llywodraeth ganolog - www.gov.uk/cofrestru-i-bleidleisio (Yn agor mewn ffenestr newydd) 
• drwy ddarparu'r wybodaeth angenrheidiol yn ysgrifenedig (e.e. ar ffurflen gais bapur)
• dros y ffôn (os ydych yn cynnig y gwasanaeth)
   

Ceisiadau ar-lein

Cynhelir y porth ar gyfer gwneud cais ar-lein ar GOV.UK (Yn agor mewn ffenestr newydd). Os oes gennych gyfeiriad e-bost ar gyfer darpar etholwr gallech, yn y lle cyntaf, ei ddefnyddio i’w annog i gyflwyno cais ar-lein neu i gyhoeddi cais drwy ddulliau electronig.

Gall pleidleiswyr presennol sy'n Weision y Goron neu’n gyflogeion y British Council dim ond adnewyddu eu cofrestriad drwy ddefnyddio ffurflen adnewyddu bapur y gellir ei hanfon drwy'r post neu drwy e-bost. Mae ein canllawiau ar y broses adnewyddu yn cynnwys rhagor o wybodaeth am hyn.

Ceisiadau papur

Rydym yn cynhyrchu ffurflenni cais pleidleiswyr sy'n Weision y Goron neu’n gyflogeion y British Council argraffadwy y gallwch eu defnyddio. Cânt eu cyhoeddi ar ein gwefan a GOV.UK (Yn agor mewn ffenestr newydd). Rydym hefyd yn darparu fersiynau o'r ffurflenni mewn amrywiaeth o fformatau hygyrch megis print bras a hawdd ei ddarllen.

Ceisiadau dros y ffôn

Er budd a hwylustod etholwyr, dylech gynnig y gwasanaethau hyn lle bynnag y bo modd. Bydd hyn hefyd yn eich helpu i gyflawni eich dyletswyddau o dan y Ddeddf Cydraddoldeb 2010, gan y bydd pobl a allai gael anawsterau wrth lenwi’r ffurflen bapur neu’r ffurflen ar-lein yn cael y cyfle i wneud cais heb fod angen darparu’r wybodaeth yn ysgrifenedig.

Os na allwch ddarparu cofrestriad ffôn i bawb, gallwch ganiatáu'r rhain yn ôl eich disgresiwn mewn rhai amgylchiadau, a dylech wneud hynny i gynorthwyo ymgeiswyr ag anableddau er mwyn bodloni rhwymedigaethau cydraddoldeb.
 

Gall unigolion wneud cais newydd i gofrestru gyda datganiad o gysylltiad lleol naill ai:

• drwy ddarparu'r wybodaeth angenrheidiol yn ysgrifenedig (e.e. ar ffurflen gais bapur)
• dros y ffôn (os ydych yn cynnig y gwasanaeth)
   

Ceisiadau papur

Rydym yn cynhyrchu ffurflenni cais datganiad cysylltiad lleol argraffadwy y gallwch eu defnyddio. Cânt eu cyhoeddi ar ein gwefan a GOV.UK (Yn agor mewn ffenestr newydd). Rydym hefyd yn darparu fersiynau o'r ffurflenni mewn amrywiaeth o fformatau hygyrch megis print bras a hawdd ei ddarllen.

Ceisiadau dros y ffôn

Er budd a hwylustod etholwyr, dylech gynnig y gwasanaethau hyn lle bynnag y bo modd. Bydd hyn hefyd yn eich helpu i gyflawni eich dyletswyddau o dan y Ddeddf Cydraddoldeb 2010, gan y bydd pobl a allai gael anawsterau wrth lenwi’r ffurflen bapur neu’r ffurflen ar-lein yn cael y cyfle i wneud cais heb fod angen darparu’r wybodaeth yn ysgrifenedig.

Os na allwch ddarparu cofrestriad ffôn i bawb, gallwch ganiatáu'r rhain yn ôl eich disgresiwn mewn rhai amgylchiadau, a dylech wneud hynny i gynorthwyo ymgeiswyr ag anableddau er mwyn bodloni rhwymedigaethau cydraddoldeb.
 
 

Am ba hyd y mae datganiadau o gysylltiad lleol yn ddilys?

• Mae datganiad o gysylltiad lleol yn ddilys am 12 mis o'r dyddiad pan ddaw'r cofnod ar y gofrestr i rym gyntaf.1  Gellir dileu cofrestriadau yn gynharach o dan yr amgylchiadau canlynol:2  
• penderfyniad i ganslo'r cofrestriad gan yr etholwr 
• rydych yn penderfynu nad oes gan yr unigolyn yr hawl i gael ei gofrestru
• rydych yn penderfynu bod yr unigolyn wedi'i gofrestru, neu fod ei gofnod wedi'i newid, o ganlyniad i gais a wnaed gan unigolyn arall (h.y. nid yr unigolyn y darperir ei fanylion ar y cais ac sydd wedi datgan bod y wybodaeth a ddarparwyd yn wir)
• os gwneir cofnod arall mewn perthynas â'r etholwr ar unrhyw gofrestr etholwyr 

I gael canllawiau ar dynnu etholwr oddi ar y gofrestr, gweler ein canllawiau ar ddileu.

Mae'n rhaid gwrthod datganiad a geir mwy na thri mis ar ôl y dyddiad a nodir arno.3 Dylid hysbysu'r ymgeisydd a'i wahodd i gyflwyno datganiad newydd. 
 

Adnewyddu datganiadau o gysylltiad lleol

Mae gan unigolyn sydd wedi'i gofrestru drwy ddatganiad o gysylltiad lleol yr hawl i barhau wedi'i gofrestru tan ddiwedd y cyfnod 12 mis sy'n dechrau gyda'r dyddiad y daeth y cofnod i rym gyntaf, ar yr amod bod yr amodau cofrestru eraill wedi'u bodloni o hyd. 

Bydd angen i chi gadw cofnod yn dangos pryd mae angen anfon ffurflenni atgoffa. Mae'n rhaid i chi atgoffa'r etholwr bod angen iddo wneud datganiad newydd os yw'n dymuno parhau wedi'i gofrestru.1 Rhaid i'r ffurflen atgoffa gael ei hanfon rhwng 9 a 10 mis ar ôl y dyddiad pan ddaw'r cofnod i rym gyntaf2  a dylai gynnwys datganiad i'r etholwr ei gwblhau. Os na fyddwch wedi cael datganiad newydd, mae'n ofynnol i chi anfon ail ffurflen atgoffa rhwng 21 diwrnod a 28 diwrnod ar ôl anfon y ffurflen atgoffa gyntaf.3  

Ni ddylid anfon ffurflenni atgoffa os byddwch wedi cael gwybod nad oes gan yr unigolyn yr hawl i wneud y datganiad perthnasol mwyach.4
  
Lle na chaiff datganiad ei adnewyddu o fewn y cyfnod 12 mis ac y caiff yr unigolyn ei dynnu oddi ar y gofrestr, bydd hefyd yn colli unrhyw drefniant pleidleisio absennol a oedd ar waith.

Gellir cael rhagor o wybodaeth am hysbysu etholwyr y byddant yn colli eu hawl i drefniadau pleidleisio absennol yn ein canllawiau ar bleidleisio absennol.

Dylech ystyried y ffordd fwyaf priodol o gael adnewyddiad gan y rheini sydd wedi cofrestru drwy ddatganiad o gysylltiad lleol. Gall fod yn briodol, yn ogystal ag anfon hysbysiad adnewyddu drwy'r post, ymweld yn bersonol er mwyn sicrhau bod yr etholwr wedi cael y ffurflen atgoffa a'r datganiad.  
 

Carcharorion a chleifion iechyd meddwl a gedwir yn gaeth

Gall rhai carcharorion ar remand a chleifion iechyd meddwl a gedwir yn gaeth barhau wedi'u cofrestru fel etholwyr cyffredin os mai dim ond am gyfnod gyfyngedig y byddant yn absennol o'u cyfeiriad cartref. 

Gall carcharorion sydd ar remand neu gleifion iechyd meddwl sydd yn yr ysbyty am gyfnod hwy gofrestru drwy ddatganiad o gysylltiad lleol, mewn cyfeiriad lle y byddent yn byw heblaw am eu hamgylchiadau, neu lle roeddent yn arfer byw cyn dod yn garcharor ar remand neu'n glaf iechyd meddwl.1   

Bydd rhai carcharorion ar remand neu gleifion iechyd meddwl yn gymwys i gofrestru yn y man y'u cedwir neu yng nghyfeiriad yr ysbyty, os byddant yno am gyfnod digon hir.2  

Mae ein canllawiau ar gymhwysedd i gofrestru yn nodi'r opsiynau cofrestru sydd ar gael i garcharorion a chleifion mewn ysbytai iechyd meddwl.  
 

Pwy all wneud cais a sut y dylid prosesu ceisiadau?

Mae'n rhaid i garcharorion ar remand a chleifion mewn ysbytai iechyd meddwl sydd wedi'u cofrestru yn y man y'u cedwir neu yn yr ysbyty ddarparu'r un wybodaeth ag ymgeiswyr cyffredin.1

Cydnabod ceisiadau

Nid oes unrhyw ofyniad cyfreithiol i gydnabod cais, er bod croeso i chi anfon cydnabyddiaeth. Ym mhob achos, mae'n ofynnol i chi anfon cadarnhad os bydd y cais yn llwyddiannus, fel y nodir isod.

Dilysu ceisiadau 

Dylid prosesu pob cais a datganiad a dilysu hunaniaeth yr ymgeisydd cyn gynted â phosibl ar ôl eu derbyn.
 
Os byddwch yn derbyn cais lle nad yw'r cyfeiriad cymhwyso yn rhan o'ch ardal, dylid ei anfon at y Swyddog Cofrestru Etholiadol perthnasol ar unwaith.

Mae'n rhaid i unrhyw ymgeisydd na ellir cyfateb eu data â data DWP ddarparu tystiolaeth ddogfennol neu, os na all ddarparu tystiolaeth ddogfennol, ardystiad yn yr un ffordd â phobl sy'n gwneud cais i gofrestru fel etholwr cyffredin. 

Cadarnhau ceisiadau a datganiadau 

Os ydych wedi penderfynu bod hawl gan ymgeisydd i gael ei gofrestru, mae'n rhaid i chi gadarnhau iddo'n ysgrifenedig fod ei gais i gofrestru wedi bod yn llwyddiannus.2  

Dylech hefyd gynnwys, ynghyd â'r llythyr cadarnhau, wybodaeth am unrhyw drefniadau pleidleisio absennol sydd ar waith. Os nad oes unrhyw drefniadau ar waith, dylech nodi'r opsiynau pleidleisio absennol yn glir. 

Os ydych wedi gwrthod cais i gofrestru, mae'n rhaid i chi hysbysu'r ymgeisydd a nodi'r rhesymau dros wrthod.

Am ba hyd y mae cofrestriadau yn ddilys?

Bydd cofrestriad carcharorion ar remand a chleifion iechyd meddwl yn para am 12 mis o'r diwrnod y gwneir y cofnod ar y gofrestr.1 Gellir dileu cofrestriadau yn gynharach o dan yr amgylchiadau canlynol:2  

• penderfyniad i ganslo'r cofrestriad gan yr etholwr 
• rydych yn penderfynu nad oes gan yr unigolyn yr hawl i gael ei gofrestru
• rydych yn penderfynu bod yr unigolyn wedi'i gofrestru, neu fod ei gofnod wedi'i newid, o ganlyniad i gais a wnaed gan unigolyn arall (h.y. nid yr unigolyn y darperir ei fanylion ar y cais ac sydd wedi datgan bod y wybodaeth a ddarparwyd yn wir)
• os gwneir cofnod arall mewn perthynas â'r etholwr ar unrhyw gofrestr etholwyr 

I gael canllawiau ar dynnu etholwr oddi ar y gofrestr, gweler ein canllawiau ar ddileu. 
 

Gall unigolion wneud cais newydd i gofrestru fel etholwr dienw naill ai:

• drwy ddarparu'r wybodaeth angenrheidiol yn ysgrifenedig (e.e. ar ffurflen gais bapur)
• dros y ffôn (os ydych yn cynnig y gwasanaeth)
   

Ceisiadau papur

Rydym yn cynhyrchu ffurflenni cais etholwyr dienw argraffadwy y gallwch eu defnyddio. Cânt eu cyhoeddi ar ein gwefan a GOV.UK (Yn agor mewn ffenestr newydd). Rydym hefyd yn darparu fersiynau o'r ffurflenni mewn amrywiaeth o fformatau hygyrch megis print bras a hawdd ei ddarllen.

Ceisiadau dros y ffôn

Er budd a hwylustod etholwyr, dylech gynnig y gwasanaethau hyn lle bynnag y bo modd. Bydd hyn hefyd yn eich helpu i gyflawni eich dyletswyddau o dan y Ddeddf Cydraddoldeb 2010, gan y bydd pobl a allai gael anawsterau wrth lenwi’r ffurflen bapur neu’r ffurflen ar-lein yn cael y cyfle i wneud cais heb fod angen darparu’r wybodaeth yn ysgrifenedig.

Os na allwch ddarparu cofrestriad ffôn i bawb, gallwch ganiatáu'r rhain yn ôl eich disgresiwn mewn rhai amgylchiadau, a dylech wneud hynny i gynorthwyo ymgeiswyr ag anableddau er mwyn bodloni rhwymedigaethau cydraddoldeb.

Beth yw'r terfynau amser ar gyfer ychwanegu etholwyr sydd wedi'u cofrestru'n ddienw at y gofrestr?

Mae'r terfynau amser ar gyfer ceisiadau dienw yn wahanol i geisiadau ar gyfer cofrestriad cyffredin gan nad oes cyfnod gwrthwynebu pum diwrnod ar gyfer ymgeiswyr dienw. Mae hyn oherwydd na ellir gwrthwynebu eu ceisiadau.
 
Mae'r terfynau amser ar gyfer derbyn ceisiadau i gofrestru'n ddienw a phenderfynu ar y ceisiadau hynny fel a ganlyn:1   
 
 

Sut y dylid rhestru etholwyr dienw ar y gofrestr?

Mae'n rhaid cynnwys pobl sydd wedi'u cofrestru'n ddienw ar ddiwedd pob rhan berthnasol o'r gofrestr o dan y pennawd 'etholwyr eraill' heb enw na chyfeiriad. Mae'n rhaid i'r cofnod ar gyfer pob etholwr sydd wedi'i gofrestru'n ddienw gynnwys rhif yr etholwr a'r llythyren 'N’.1  

Ni ddylid cynnwys cofrestriadau dienw ar y gofrestr olygedig a chaiff pob etholwr dienw ei eithrio'n awtomatig.2
 
Mae'n rhaid i chi gadw rhestr ar wahân – y cofnod cofrestriadau dienw. Bydd y rhestr hon yn cynnwys rhif yr etholwr, enw llawn, cyfeiriad cymwys, cyfeiriad gohebu (os oes un) a'r dyddiad y daeth y cofrestriad i rym gyntaf. Os oes gan yr unigolyn bleidlais bost, mae'n rhaid cadw'r cyfeiriad dosbarthu ar y cofnod hefyd.3 Dylech sicrhau y caiff y rhestr ei chadw'n ddiogel ac atal unrhyw fynediad heb awdurdod. 

Dim ond y bobl a'r sefydliadau canlynol all weld y cofnod cofrestriadau dienw:4  

• Swyddogion Canlyniadau a Swyddogion Cyfrif mewn refferendwm 
• y Gwasanaeth Rheithgor 
• y gwasanaethau diogelwch, gan gynnwys Pencadlys Cyfathrebu'r Llywodraeth (GCHQ) 
• yr heddlu, gan gynnwys yr Asiantaeth Troseddu Cenedlaethol (ar gais uwch-swyddog, mae hyn yn golygu swyddog ar reng uwchben rheng uwcharolygydd, neu, yn achos yr Asiantaeth Troseddu Cenedlaethol, Cyfarwyddwr Cyffredinol yr Asiantaeth honno). 

Pan gaiff unigolyn ei gofnodi yn y cofnod, bydd angen i chi gyhoeddi 'tystysgrif cofrestru'n ddienw' wedi'i llofnodi. Mae'n rhaid i'r dystysgrif ddatgan ardal yr awdurdod lleol, enw'r etholwr, y cyfeiriad cymwys, y rhif etholiadol a'r dyddiad y daeth y cofrestriad i rym. Mae'n rhaid iddi hefyd nodi y bydd y cofrestriad yn dod i ben 12 mis fan bellaf o'r dyddiad hwnnw os na wneir cais newydd i gofrestru'n ddienw.5  

Rydym wedi llunio templed o dystysgrif cofrestru'n ddienw efallai yr hoffech ei ddefnyddio. 

Rhestrau pleidleisio absennol 

Ar gyfer etholwyr dienw a'u dirprwyon, dim ond rhif etholiadol yr etholwr a'r cyfnod y mae'r bleidlais absennol mewn grym y dylai'r rhestrau pleidleisio absennol eu cynnwys. Ni ddylent nodi unrhyw enw na chyfeiriad.6 Mewn etholiad, dim ond y rhif etholiadol y mae'r copi o'r rhestrau pleidleisio absennol yn ei gynnwys er mwyn gallu dosbarthu pleidlais bost a marcio'r pleidleisiau post a ddychwelir.7 Ni ddylai'r cyfeiriad yr anfonir y pecyn pleidleisio iddo fod ar y rhestr honno a rhaid i'r holl ohebiaeth gael ei hanfon mewn amlen blaen.8

Am ba hyd y mae cofrestriad dienw yn ddilys?

Bydd y cofrestriad yn para am 12 mis o'r diwrnod y gwneir y cofnod dienw ar y gofrestr gyntaf.1 Gellir dileu cofrestriadau dienw yn gynharach o dan yr amgylchiadau canlynol:2  

• penderfyniad i ganslo'r cofrestriad gan yr etholwr 
• rydych yn penderfynu nad oes gan yr unigolyn yr hawl i gael ei gofrestru
• rydych yn penderfynu bod yr unigolyn wedi'i gofrestru, neu fod ei gofnod wedi'i newid, o ganlyniad i gais a wnaed gan unigolyn arall (h.y. nid yr unigolyn y darperir ei fanylion ar y cais ac sydd wedi datgan bod y wybodaeth a ddarparwyd yn wir)

I gael canllawiau ar dynnu etholwr oddi ar y gofrestr, gweler ein canllawiau ar ddileu. 

Y broses adnewyddu ar gyfer cofrestriadau dienw 

Mae gan etholwr dienw yr hawl i barhau i gael ei gofrestru ar yr amod bod yr etholwr yn parhau i fodloni'r amodau eraill ar gyfer cofrestru yn ystod y cyfnod hwn, tan ddiwedd y cyfnod 12 mis sy'n dechrau ar y dyddiad pan ddaw ei gofnod i rym gyntaf. 

Bydd angen i chi gadw cofnod yn dangos pryd mae angen anfon ffurflenni atgoffa. 

Mae'n rhaid i chi anfon ffurflen atgoffa rhwng 9 a 10 mis ar ôl dyddiad y cofrestriad cyntaf (a phob blwyddyn wedi hynny). Mae'n rhaid i'r ffurflen atgoffa egluro bod yn rhaid gwneud cais newydd i gofrestru'n ddienw os bydd yr etholwr am barhau wedi'i gofrestru'n ddienw.1  

Mae'n rhaid i unrhyw gais i adnewyddu gynnwys yr un lefel o dystiolaeth â'r cais gwreiddiol. Felly dylai ymgeiswyr gadw copi o ardystiadau neu gopïau o ddogfennau llys ar gyfer ceisiadau dilynol. Dylech gynnig gwneud copi o unrhyw ddogfennau gwreiddiol er mwyn gallu eu dychwelyd a chadw'r copi i gyfeirio ato. Os bydd yr etholwr yn colli ei ddogfennau ategol, ar yr amod bod y camau diogelu priodol ar waith gennych, gallech ddarparu copi o unrhyw ddogfen neu ardystiad sydd mewn grym o hyd er mwyn hwyluso unrhyw broses adnewyddu.

Gall cofnodion dienw fod yn destun gweithdrefnau adolygu. Ceir rhagor o wybodaeth am y broses adolygu yn adolygiadau, gwrthwynebiadau ac achosion o ddileu. Ni chaiff enw a chyfeiriad yr unigolyn eu cynnwys ar y rhestr o unigolion a adolygir. 
 

Rhoddion i bleidiau gwleidyddol cofrestredig gan etholwyr sydd wedi'u cofrestru'n ddienw

Gall unigolion sydd wedi'u cofrestru'n ddienw wneud rhoddion i bleidiau gwleidyddol cofrestredig ond mae'n rhaid iddynt roi copi o'u tystysgrif cofrestru'n ddienw i'r blaid er mwyn profi eu cymhwyster. Gall plaid wleidyddol gofrestredig ofyn i chi gadarnhau dilysrwydd unrhyw dystysgrif. Ni ellir cadarnhau manylion yr etholwr ond efallai y byddwch am gadarnhau ffurf ei dystysgrif a bod y rhif etholiadol ar y dystysgrif honno yn cyfateb i'r cofnod ar y gofrestr ar gyfer etholwr dienw. 

Ceir canllawiau i Swyddogion Canlyniadau ar anfon cardiau pleidleisio a phleidleisiau post at etholwyr sydd wedi'u cofrestru'n ddienw yn Rhan D ein canllawiau i Swyddogion Canlyniadau.
 

Mae'r adran hon yn cynnwys canllawiau ar bwy y dylid eu gwahodd i gofrestru i bleidleisio a sut y dylid rhoi'r gwahoddiad. 

Mae hefyd yn cwmpasu'r prosesau dilynol i'w cynnal os na fydd rhywun yn ymateb i wahoddiad i gofrestru, beth y gallwch ei wneud i'w gwneud yn ofynnol iddynt gofrestru, a gwybodaeth am roi hysbysiad cosb sifil.
 

Dylid gwahodd unrhyw ddarpar etholwyr a nodwyd, er enghraifft drwy ymateb llwyddiannus i ohebiaeth canfasio, cyswllt uniongyrchol gan unigolion neu broses paru data leol arall, i wneud cais i gofrestru i bleidleisio. Dylech wneud hyn drwy anfon gwahoddiad i gofrestru a ffurflen gais. 

Rhaid i'r gwahoddiad i gofrestru wahodd darpar etholwyr i wneud cais i gofrestru cyn gynted ag y bo'n rhesymol ymarferol ac o fewn 28 diwrnod calendr i'r dyddiad y byddwch wedi nodi y gallant fod yn gymwys i gofrestru. 

Os bydd y cyfnod o 28 diwrnod yn dod i ben ar benwythnos neu ŵyl banc, caiff ei ymestyn i'r diwrnod gwaith canlynol.1  

Dylai eich System Rheoli Etholiad gynnwys dull o gadw cofnod o'r dyddiad y byddwch yn penderfynu y gall unigolyn fod yn gymwys i gofrestru, sydd wedyn yn cychwyn y cyfnod o 28 diwrnod. 
Dylech sefydlu proses i nodi p'un a wnaed cais i gofrestru cyn i chi roi gwahoddiad. Ni ddylech roi gwahoddiad i gofrestru i unigolyn sydd wedi gwneud cais i gofrestru, neu os byddwch yn nodi nad yw'n gymwys i gofrestru i bleidleisio. 

Efallai y gall eich System Rheoli Etholiad awtomeiddio proses i chwilio am geisiadau a ddaeth i law drwy unrhyw sianeli a ganiateir cyn i chi roi gwahoddiad i gofrestru. 

Hefyd, efallai y bydd angen gwirio ceisiadau a gafwyd â llaw yn erbyn gwahoddiadau a roddwyd, oherwydd efallai na fydd yr enw ar gais yn cyfateb yn union i enw'r unigolyn y rhoddwyd y gwahoddiad iddo. 

Gellid cynnal gwiriad â llaw drwy drawswirio'r manylion ar gais yn erbyn eich rhestr o ddarpar etholwyr newydd yr anfonwyd gwahoddiad i gofrestru atynt. O ran ceisiadau papur, gellid hwyluso'r broses hon drwy ychwanegu cod bar at y ffurflen gais bapur y byddwch yn ei chynnwys gyda'ch gwahoddiad i gofrestru.

Rhannu arfer da

Mae Cyngor Bwrdeistref Swale wedi defnyddio cerdyn hysbysu cartrefi ar ffurf cerdyn post â chodau lliw i annog pobl nad ydynt eisoes wedi cofrestru i wneud cais. Ceir rhagor o wybodaeth am hyn yma.

Beth sy'n gweithio – Cardiau hysbysu cartrefi

Rhaid rhoi gwahoddiad i gofrestru naill ai drwy ei ddosbarthu i'r unigolyn (yn cynnwys drwy'r post) neu drwy ei adael yng nghyfeiriad yr unigolyn.1  

Gellir rhoi'r gwahoddiad i gofrestru drwy ddull electronig hefyd, yn cynnwys drwy e-bost.2  

Ni ellir rhoi gwahoddiad i gofrestru ar lafar, er enghraifft dros y ffôn, er y gallwch annog ceisiadau i gofrestru yn anffurfiol drwy unrhyw ddull addas cyn neu ar ôl i chi roi gwahoddiad.

Pan fyddwch wedi penderfynu sut i roi gwahoddiad i gofrestru, dylech sicrhau bod gennych brosesau ar waith i greu trywydd archwilio o'r dosbarthiadau. Cyn y gallwch ei gwneud yn ofynnol i unigolyn wneud cais i gofrestru, bydd angen i chi sefydlu ei fod wedi cael o leiaf un gwahoddiad i gofrestru. 

Efallai y byddwch am sicrhau bod o leiaf un o'r gwahoddiadau i gofrestru yn cael ei ddosbarthu â llaw. Bydd hyn yn rhoi sicrwydd i chi bod gwahoddiad i gofrestru wedi'i ddosbarthu. 

Dylai eich strategaeth ymgysylltu â'r cyhoedd a'ch cynllun cofrestru adlewyrchu eich ystyriaethau o'r dull o ddosbarthu gwahoddiadau i gofrestru. 

Amlenni

Os byddwch yn dosbarthu gwahoddiad papur i gofrestru, dylech gyfeirio'r brif amlen at yr unigolyn a enwyd yn y cyfeiriad a nodwyd gennych. Rhaid i chi gynnwys y wybodaeth ganlynol ar yr amlen:3  

• cyfarwyddyd yn nodi na ddylid ailgyfeirio'r amlen os bydd y cyfeiriad wedi'i nodi'n anghywir
• cyfarwyddyd yn nodi y dylai unrhyw unigolyn arall sy'n derbyn yr amlen ac sy'n byw yn y cyfeiriad eich hysbysu os nad yw'r unigolyn y mae'r amlen wedi'i chyfeirio ato yn byw yno
• eich manylion cyswllt

Rhaid i chi hefyd gynnwys gyda'r gwahoddiad i gofrestru – heblaw am un a anfonwyd yn electronig – amlen ymateb ragdaledig barod, y gellir ei defnyddio i ddychwelyd y ffurflen.4  

Mae'r cynnwys a awgrymir ar gyfer amlenni, sy'n cynnwys yr holl wybodaeth ofynnol, a chanllawiau ategol ar gael yma.     

Gallwch annog unigolyn i wneud cais ar ôl i chi roi gwahoddiad ffurfiol i gofrestru. Gall fod amgylchiadau, er enghraifft yn union cyn etholiad, lle y dylech annog pobl i gofrestru'n anffurfiol yn hytrach nag aros i'w gwahodd yn ffurfiol i gofrestru.

Gall annog unigolyn i wneud cais, yn enwedig cais ar-lein, wella effeithlonrwydd a lleihau eich costau am na fydd yn rhaid i chi ddechrau'r broses gwahoddiad i gofrestru ffurfiol, a fyddai'n cynnwys gweithgarwch dilynol os na fyddech yn cael ymateb.

Gallwch ddefnyddio gwybodaeth gyswllt a roddir i chi gan unigolion ar ohebiaeth ganfasio at unrhyw ddiben priodol mewn perthynas â hawl yr unigolyn hwnnw i gael ei gofrestru, neu at ddiben cyflawni eich dyletswydd i annog cofrestriad etholiadol.1

Os byddwch yn penderfynu annog unigolyn yn anffurfiol i wneud cais, dylech wneud hynny cyn gynted â phosibl ar ôl i chi nodi unigolyn, er mwyn rhoi amser iddo wneud cais cyn i wahoddiad ffurfiol gael ei roi.

Dylech annog unigolion i wneud cais drwy:

• e-bostio dolen i'r ffurflen gais ar-lein a rhoi gwybodaeth am y sianeli cofrestru eraill sydd ar gael os oes gennych gyfeiriad e-bost
• annog unigolyn i wneud cais i gofrestru wrth fynd ar drywydd gohebiaeth ganfasio dros y ffôn, os ydych wedi nodi darpar etholwyr newydd 
• rhoi gwybodaeth am sut i gofrestru dros y ffôn neu mewn e-bost i unigolion sy'n cysylltu â chanolfan gyswllt yr awdurdod lleol ynghylch newid cyfeiriad  

Dylai unrhyw ddulliau a ddefnyddir i annog unigolion i wneud cais hefyd eich galluogi i nodi darpar etholwyr eraill a all fod yn byw yn yr un cyfeiriad, a'u gwahodd i gofrestru.

Dylech ystyried sut y byddwch yn gwerthuso eich dull o annog unigolion i wneud cais er mwyn deall pa mor effeithiol ydyw o ran annog unigolion i gofrestru a lleihau nifer yr etholwyr rydych yn eu gwahodd yn ffurfiol i gofrestru. Gall canlyniad unrhyw werthusiad a gynhelir nodi pa ddulliau sydd fwyaf effeithiol, gan eich galluogi i deilwra eich dull o annog unigolion i wneud cais yn eich ardal leol.

Nid oes rhaid i chi roi gwahoddiad i unigolyn sydd, ar ôl cael ei annog yn anffurfiol, yn gwneud cais cyn diwedd y cyfnod o 28 diwrnod y mae'n rhaid rhoi gwahoddiad i gofrestru.

Os na fydd achos o annog unigolyn i wneud cais i gofrestru yn arwain at gais yn cael ei wneud, bydd yn ofynnol i chi anfon gwahoddiad i gofrestru o hyd o fewn 28 diwrnod i'r adeg y byddwch yn dod yn ymwybodol o'r darpar etholwr. 

Ar ôl i unigolyn gael gwahoddiad i gofrestru, mae'n ofynnol i chi gymryd camau penodol i'w annog i wneud cais i gofrestru os na fydd wedi gwneud hynny eto. Dylai fod prosesau ar waith i nodi a yw cais wedi'i wneud drwy unrhyw sianel sydd ar gael cyn i chi anfon gwahoddiad atgoffa. 

Gallwch ymweld â'r cyfeiriad lle y gwnaethoch ddosbarthu'r gwahoddiad cyntaf unrhyw bryd er mwyn annog yr unigolyn i wneud cais.

Nid yw'n ofynnol i chi gymryd y camau dilynol os byddwch, ar ôl anfon y gwahoddiad cyntaf i gofrestru, yn fodlon nad yw'r unigolyn dan sylw yn gymwys i gofrestru yn y cyfeiriad lle rhoddwyd y gwahoddiad, neu fod yr unigolyn wedi'i gofrestru mewn cyfeiriad gwahanol.1  
 

Os byddwch wedi rhoi gwahoddiad i gofrestru ac na fydd yr unigolyn yn gwneud cais i gofrestru o fewn cyfnod rhesymol o amser, rhaid i chi roi ail wahoddiad iddo.1  

Os na fydd yn gwneud cais o fewn cyfnod rhesymol o amser yn dilyn yr ail wahoddiad, rhaid i chi roi trydydd gwahoddiad.2  

Nid oes unrhyw wahaniaeth o ran y gofynion ar gyfer cynnwys a'r broses o ddosbarthu gwahoddiadau i gofrestru ar yr ail a'r trydydd cam atgoffa. 

Yn ymarferol, nod yr ail a'r trydydd wahoddiad yw atgoffa'r unigolyn i wneud cais i gofrestru. Dylech ystyried a allai fod yn fwy effeithiol defnyddio dull dosbarthu gwahanol ar gyfer yr ail neu'r trydydd gwahoddiad. Er enghraifft, os na fyddwch wedi cael ymateb i wahoddiad i gofrestru a wnaed drwy e-bost, dylech ystyried dosbarthu’r gwahoddiadau eraill drwy'r post neu â llaw.

Nid yw'n ofynnol i chi anfon gwahoddiadau eraill i etholwyr categori arbennig.

Rhaid i'r hysbysiad sy'n ei gwneud yn ofynnol i unigolyn wneud cais i gofrestru nodi'r canlynol:1  

• y dyddiad cau ar gyfer gwneud cais i gofrestru 
• os na fydd yr unigolyn yn gwneud cais erbyn y dyddiad hwnnw, y gallwch osod cosb sifil 
• swm y gosb sifil (£80) a chyfradd y llog a fydd yn daladwy os na chaiff y gosb ei thalu ar amser
• os nad yw'r unigolyn yn gymwys i gael ei gofrestru, bod yn rhaid iddo eich hysbysu am hynny cyn y dyddiad cau ar gyfer gwneud y cais ac esbonio pam nad yw'n gymwys, ac mewn achos o'r fath, nad yw'n ofynnol iddo wneud cais i gofrestru
• os yw'r unigolyn wedi'i gofrestru mewn cyfeiriad arall, bod yn rhaid iddo eich hysbysu am hynny cyn y dyddiad cau ar gyfer gwneud y cais a rhoi'r cyfeiriad hwnnw i chi, ac mewn achos o'r fath, nad yw'n ofynnol iddo wneud cais i gofrestru
• y gall yr unigolyn wneud sylwadau eraill ynghylch pam na ddylai fod yn ofynnol iddo wneud cais i gofrestru erbyn y dyddiad cau ar gyfer gwneud y cais, neu pam na ddylid gosod cosb sifil os na fydd yn gwneud hynny

Ceir hysbysiad enghreifftiol o ofyniad i gofrestru yma.

Nid yw'r dyddiad cau ar gyfer gwneud cais wedi'i ragnodi. Wrth benderfynu ar y dyddiad cau ar gyfer gwneud cais, dylech neilltuo digon o amser i'r unigolyn gael yr hysbysiad, ystyried y wybodaeth a chyflwyno cais. Fel gyda'r cyfnod hiraf a argymhellir a fyddai'n cael ei ystyried yn rhesymol mewn perthynas â gwahoddiad i gofrestru, yn y rhan fwyaf o achosion, byddai 28 diwrnod calendr yn caniatáu digon o amser i'r unigolyn gael yr hysbysiad, ystyried y wybodaeth a chyflwyno cais. 

Rhaid i chi gynnwys cais i gofrestru gyda'r hysbysiad a dylai enw a chyfeiriad llawn yr unigolyn fod wedi'i ragargraffu ar y cais2 .  Dylech hefyd gynnwys amlen ddychwelyd ragdaledig barod gyda'r cais, yn ogystal â gwybodaeth am sut i gofrestru ar-lein, neu dros y ffôn neu yn bersonol (os ydych yn cynnig y gwasanaethau hynny).  
   
  
  
 

Rhaid i chi ganslo gofyniad i gofrestru os bydd unrhyw un o'r canlynol yn gymwys o ganlyniad i ohebiaeth uniongyrchol gan yr unigolyn neu wybodaeth arall1 : 

• rydych yn fodlon nad yw'r unigolyn yn gymwys i gael ei gofrestru yn y cyfeiriad y gwnaethoch roi'r gwahoddiadau i gofrestru
• rydych yn fodlon bod yr unigolyn wedi'i gofrestru mewn cyfeiriad gwahanol
• rydych yn canfod nad oedd unrhyw un o'r gofynion ar gyfer anfon hysbysiad yn ei gwneud yn ofynnol i unigolyn gofrestru wedi'u bodloni

Mae gennych y disgresiwn i ganslo gofyniad i wneud cais i gofrestru os byddwch o'r farn ei bod yn briodol gwneud hynny.2  Er enghraifft, efallai y byddwch o'r farn ei bod yn briodol canslo'r hysbysiad o ofyniad os bydd unigolyn yn sâl ac, o ganlyniad, na all wneud datganiad o wirionedd ar gyfer y dyfodol rhagweladwy. 

Fodd bynnag, dim ond mewn amgylchiadau cyfyngedig ac arbennig iawn y dylid defnyddio'r disgresiwn i ganslo hysbysiad, a dylid gwneud penderfyniad i ganslo fesul achos, gyda phob achos yn cael ei ystyried yn ôl ei deilyngdod. Dylech gadw trywydd archwilio clir o'r penderfyniad a'r rheswm/rhesymau drosto.  

Gall fod achosion unigol lle y byddwch yn cael gwybod na all unigolyn sy'n destun hysbysiad o ofyniad i gofrestru wneud cais o fewn y terfynau amser penodol. Er enghraifft, os bydd i ffwrdd o'i gyfeiriad am gyfnod estynedig. Ni ddylai hyn ynddo'i hun olygu y dylid canslo'r broses gofyniad i gofrestru, fodd bynnag, mewn amgylchiadau o'r fath, dylech ystyried ehangu'r amser a ganiateir i'r darpar etholwr gyflwyno ei gais yn lle hynny.

Pryd bynnag y byddwch yn penderfynu canslo'r gofyniad i gofrestru, rhaid i chi roi hysbysiad ysgrifenedig o'ch penderfyniad i'r unigolyn dan sylw3 .  
 
 

Rhaid i'r hysbysiad esbonio bod yn rhaid i'r unigolyn wneud y canlynol1 :   

• gwneud cais i gofrestru o fewn 28 diwrnod calendr o ddyddiad yr hysbysiad, neu
• talu swm llawn y gosb sifil o fewn 28 diwrnod calendr o ddyddiad yr hysbysiad, neu
• gofyn am adolygiad o'r penderfyniad i osod y gosb sifil o fewn 14 diwrnod calendr o ddyddiad yr hysbysiad

Rhaid i'r hysbysiad nodi hefyd2 : 

• swm y gosb sifil (£80)3  
• sut i dalu 
• cyfradd y llog sy'n daladwy os na thelir y gosb ar amser (sef cyfradd ddyddiol y llog sy'n cyfateb i 8% y flwyddyn o'r dyddiad y mae'n rhaid talu'r gosb sifil)
• y bydd gwneud cais i gofrestru erbyn y dyddiad a nodir ar yr hysbysiad yn atal yr unigolyn rhag bod yn agored i dalu'r gosb sifil

Gall unigolyn ofyn i chi adolygu eich penderfyniad i osod cosb sifil. Mae cyfnod o 14 diwrnod calendr i chi adolygu eich penderfyniad sy'n dechrau ar ddyddiad yr hysbysiad1 .  Dylech sicrhau bod yr hysbysiad o gosb sifil yn cael ei roi ar y diwrnod a nodwyd.

Rhaid i unrhyw gais i adolygu eich penderfyniad i osod cosb sifil gael ei wneud yn ysgrifenedig (sy'n cynnwys drwy e-bost)2 . 

Os byddwch yn cael cais am adolygiad o fewn 14 diwrnod calendr i'r hysbysiad, rhaid i chi anfon hysbysiad o gydnabyddiaeth at yr unigolyn o fewn 7 diwrnod calendr i gael y cais, yn dweud wrtho bod ganddo hyd at 14 diwrnod calendr o ddyddiad yr hysbysiad o gydnabyddiaeth i wneud y canlynol:3  

• gwneud sylwadau yn esbonio pam nad yw wedi gwneud cais i gofrestru neu pam y dylid canslo'r gosb sifil, 
• cyflwyno tystiolaeth i gefnogi sylwadau o'r fath

Rhaid i chi hefyd esbonio yn yr hysbysiad o gydnabyddiaeth sut y gellir gwneud unrhyw sylwadau a sut y gellir cyflwyno unrhyw dystiolaeth.4  

Dylid dyddio'r hysbysiad o gydnabyddiaeth a'i anfon ar yr un diwrnod, gan fod dyddiad y gydnabyddiaeth yn pennu dechrau'r cyfnod o 14 diwrnod ar gyfer gwneud sylwadau. 
 

Os bydd unigolyn yn gwneud cais am adolygiad o fewn y cyfnod o 14 diwrnod calendr o ddyddiad yr hysbysiad, rhaid i chi gynnal adolygiad o'ch penderfyniad i osod cosb sifil. 

Mae'r rhwymedigaeth hon yn bodoli ni waeth a fydd yr unigolyn wedi cyflwyno unrhyw sylwadau neu dystiolaeth i chi. 

Ni ddylai eich adolygiad ddechrau cyn1 : 

• diwedd y cyfnod o 14 diwrnod calendr ar ôl dyddiad yr hysbysiad o gydnabyddiaeth, neu 
• derbyn unrhyw sylwadau neu dystiolaeth, pa un bynnag fydd gynharaf

Mae hyn yn golygu, os byddwch yn cael unrhyw sylwadau neu dystiolaeth cyn diwedd y cyfnod o 14 diwrnod, y gallwch ddechrau eich adolygiad bryd hynny. Fel arall, rhaid i chi aros tan ddiwedd y cyfnod o 14 diwrnod cyn y gallwch ddechrau eich proses adolygu. 

Ystyried sylwadau neu dystiolaeth

Os cewch unrhyw sylwadau neu dystiolaeth, rhaid i chi eu hystyried.

Gall fod amgylchiadau pan fyddwch yn cael sylwadau neu dystiolaeth ar ôl i chi ddechrau'r adolygiad, neu ar ôl i chi ei gwblhau ond cyn i'r gosb gael ei thalu. Mewn achosion o'r fath, dylech ystyried y sylwadau a'r dystiolaeth o hyd ac adolygu eich sail dros roi'r hysbysiad o gosb sifil gan ystyried y rhain.

Yn absenoldeb unrhyw sylwadau neu dystiolaeth, dylech gadarnhau a oes unrhyw sail dros ganslo'r hysbysiad o gosb sifil. 

Ar ôl cwblhau eich adolygiad, rhaid i chi naill ai gadarnhau'r penderfyniad i osod cosb sifil neu ganslo'r gosb sifil.1  

Yna, rhaid i chi hysbysu'r unigolyn, yn ysgrifenedig, am ganlyniad yr adolygiad.2 Os byddwch yn cadarnhau'r penderfyniad i osod cosb sifil, rhaid i'r hysbysiad sy'n cadarnhau canlyniad yr adolygiad nodi'r canlynol:3  

• y gall apelio yn erbyn y penderfyniad hwnnw i'r Tribiwnlys Haen Gyntaf a sut i wneud apêl o'r fath, 
• y dyddiad cau ar gyfer talu'r gosb sifil  
   

Rhaid i chi ganslo hysbysiad o gosb sifil os bydd yr unigolyn yn gwneud cais i gofrestru cyn yr amser ar gyfer talu'r gosb sifil1 ,  neu o ganlyniad i ohebiaeth uniongyrchol gan yr unigolyn neu wybodaeth arall:2  

• rydych yn fodloon nad yw'r unigolyn yn gymwys i gael ei gofrestru yn y cyfeiriad y gwnaethoch roi'r gwahoddiadau i gofrestru
• rydych yn fodlon bod yr unigolyn wedi'i gofrestru mewn cyfeiriad gwahanol
• rydych yn canfod nad oedd unrhyw un o'r gofynion ar gyfer anfon hysbysiad sy'n ei gwneud yn ofynnol i unigolyn gofrestru wedi'u bodloni

Mae gennych y disgresiwn i ganslo hysbysiad o gosb sifil os byddwch o'r farn ei bod yn briodol gwneud hynny.3

Er enghraifft:
Mae'n bosibl y bydd unigolyn wedi bod i ffwrdd am y mwyafrif helaeth o'r cyfnod rhwng y gofyniad i gofrestru a'r hysbysiad o gosb sifil. Yn dibynnu ar yr amgylchiadau, gall fod yn briodol canslo'r gosb sifil a phennu dyddiad cau newydd ar gyfer derbyn cais.

Efallai na fydd unigolyn wedi ymateb i'ch gwahoddiadau a'r gofyniad i gofrestru ar sail anabledd neu anallu i ddarllen neu ysgrifennu. Eto, mewn amgylchiadau o'r fath, dylech ystyried canslo'r gosb sifil a chynnig unrhyw gymorth y gall fod ei angen i alluogi'r unigolyn i wneud cais.

Efallai na fydd unigolyn wedi ymateb i'ch gwahoddiad i gofrestru am fod ganddo bryderon y byddai rhoi gwybodaeth bersonol i chi yn peryglu ei ddiogelwch. Mewn amgylchiadau o'r fath, dylech asesu a fyddai'n gymwys i gofrestru fel etholwr dienw a, lle y bo'n briodol, ganslo'r gosb sifil ac esbonio'r broses gofrestru ddienw iddo.

 Os bydd unigolyn wedi gwneud cais i gael adolygiad o'ch penderfyniad i osod cosb sifil, a hynny'n aflwyddiannus, y llwybr apelio cyntaf a fydd ar gael iddo fydd apelio i'r Tribiwnlys Haen Gyntaf.1  

Gall y Tribiwnlys naill ai gadarnhau eich penderfyniad i osod cosb sifil neu ganslo'r gosb.2  

Yn ystod cyfnod y broses apelio, caiff y gofyniad i dalu'r gosb sifil ei atal dros dro.3  

Os bydd yr unigolyn yn apelio, bydd angen i chi baratoi gwybodaeth a thystiolaeth i helpu'r Tribiwnlys i benderfynu a gafodd yr holl ofynion cyfreithiol sy'n arwain at roi'r gosb sifil eu bodloni. Dylech gynnwys copïau o'r holl ddogfennau a ddefnyddiwyd gennych (yn cynnwys eich gwahoddiadau a'ch hysbysiadau), a gwybodaeth a thystiolaeth am y canlynol:

• pam y gwnaethoch benderfynu anfon gwahoddiad i gofrestru (e.e. pa gofnod a wiriwyd a wnaeth i chi gredu bod preswylydd unigol a oedd yn gymwys i gofrestru, neu a gawsoch y wybodaeth hon drwy ohebiaeth â'r etholwr ei hun neu drwy drydydd parti)
• pryd a sut y gwnaethoch roi'r tri gwahoddiad i gofrestru a phryd y gwnaethoch gynnal ymweliad personol, yn cynnwys unrhyw ymatebion a gawsoch
• y dyddiadau y gwnaethoch roi'r gofyniad i gofrestru a'r hysbysiad o gosb sifil
• os gofynnodd yr unigolyn am adolygiad neu os cyflwynodd unrhyw sylwadau neu dystiolaeth i chi fel arall, y sylwadau, y dystiolaeth a chasgliad eich adolygiad

Siambr y Tribiwnlys Haen Gyntaf sy'n gyfrifol am glywed apeliadau yn erbyn hysbysiadau o gosb sifil yw'r Siambr Reoleiddio Gyffredinol:

General Regulatory Chamber
HM Courts and Tribunals Service
PO Box 9300
Leicester, LE1 8DJ

Ffôn: 0300 123 4504
E-bost: [email protected]

Mae'r Comisiwn wedi llunio hysbysiadau a llythyrau templed y gallwch eu defnyddio wrth ddilyn y broses cosb sifil. Mae'r rhain ar gael ar ein gwefan. 

Lle na ofynnwyd am adolygiad neu na wnaed apêl i'r Tribiwnlys Haen Gyntaf, rhaid i'r taliad gael ei wneud o fewn 28 diwrnod calendr i ddyddiad yr hysbysiad o gosb sifil.1  

Lle bydd yr unigolyn wedi gofyn am adolygiad neu wedi gwneud apêl i'r Tribiwnlys Haen Gyntaf, rhaid i'r gosb sifil hefyd gael ei thalu o fewn 28 diwrnod calendr, ond caiff y cyfnod o 28 diwrnod ei atal tra bydd yr adolygiad neu'r apêl yn cael eu hystyried a bydd yn  ailddechrau os bydd yr adolygiad neu'r apêl yn aflwyddiannus.2

 Wrth gyfrifo'r cyfnod o 28 diwrnod, caiff y diwrnod y gofynnir am unrhyw adolygiad neu apêl ei eithrio a chaiff y diwrnod y daw'r adolygiad neu'r apêl i ben ei gynnwys.

Dylech gysylltu ag adran gyfreithiol eich cyngor ynghylch y broses ar gyfer adfer unrhyw ddyled os na fydd unigolyn yn talu'r gosb o fewn yr amserlen ofynnol. Os bydd taliad yn hwyr, caiff llog ei gronni ar gyfradd ddyddiol sy'n cyfateb i 8% y flwyddyn.3  Mewn achosion pan fydd unigolyn yn gwrthod talu, gellir gwneud cais i'r llys sirol, i adennill unrhyw ddyled ac unrhyw log a gronnwyd.4  

Cadw dogfennau a gyflenwir fel rhan o gais 

Mae'n rhaid i chi gadw'r dogfennau a'r wybodaeth ganlynol os cânt eu cyflenwi fel rhan o gais, gan gynnwys unrhyw gopïau a wneir o ddogfennau gwreiddiol, nes bod penderfyniad wedi'i wneud ar y cais:1   

• y ffurflen gais ei hun 
• y wybodaeth a gewch o ganlyniad i gais ar-lein
• y wybodaeth sy'n rhan o gais a wneir dros y ffôn 
• y wybodaeth sy'n rhan o gais a wneir yn bersonol 
• unrhyw dystiolaeth a dderbynnir gennych o dan y broses eithriadau ddogfennol

Gallwch gadw'r dogfennau hyn neu'r wybodaeth hon ar ôl i chi benderfynu ar y cais.2 Nid yw deddfwriaeth diogelu data yn nodi unrhyw uchafswm cyfnod ar gyfer cadw data personol, ond mae'n nodi na chaiff data personol a brosesir at unrhyw ddiben eu cadw am fwy o amser nag sydd ei angen at y diben hwnnw. 

Felly, bydd angen i chi ystyried a fyddai'n briodol i chi gadw'r wybodaeth am gyfnod penodol er mwyn ystyried y posibilrwydd y gallai fod her gyfreithiol ac unrhyw waith dadansoddi y gallai fod angen i'r heddlu ei gyflawni os bydd unrhyw bryderon ynghylch uniondeb. 

Mae'n bwysig bod eich polisi cadw dogfennau yn nodi'r cyfnod y byddwch yn cadw dogfennau a'ch rheswm dros wneud hynny. Oni fydd her gyfreithiol neu ymchwiliad, ni ddylech gadw unrhyw ddogfennau sy'n ymwneud ag etholwr penodol am fwy na 12 mis ar ôl i'w enw gael ei dynnu oddi ar y gofrestr, gan mai dyma'r terfyn amser arferol ar gyfer unrhyw erlyniadau. 

Mewn unrhyw achos, oni fydd her gyfreithiol, sicrhewch nad ydych yn cadw dogfennau am fwy o amser na'r hyn a nodir yn eich polisi cadw dogfennau a'u bod yn cael eu dinistrio'n ddiogel ar yr adeg briodol.  Dylai hyn sicrhau bod gennych brosesau ar waith ar gyfer rheoli unrhyw ddelweddau wedi'u sganio a ddelir ar eich meddalwedd System Rheoli Etholiad. 

Mae Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth yn rhoi cyngor cyffredinol ar gadw data personol. 

Os byddwch yn penderfynu cadw unrhyw ddogfennau sy'n ymwneud â chais ar ôl i chi benderfynu arno, bydd yn rhaid i chi hepgor rhif Yswiriant Gwladol yr ymgeisydd o unrhyw ddogfennaeth sydd gennych, gan gynnwys y ffurflen gais, o fewn cyfnod o 13 mis o'r dyddiad y penderfynwyd ar y cais.3    

Bydd angen i chi sicrhau eich bod yn gallu hepgor y cyfryw wybodaeth, a all gynnwys defnyddio meddalwedd hepgor arbennig. Dylai Swyddog Diogelu Data y cyngor allu rhoi cyngor i chi ar hepgor gwybodaeth bersonol. Bydd angen i chi hefyd gadw cofnod o'r diwrnod y gwnaethoch benderfynu ar gais, er mwyn i chi allu cyfrifo'r cyfnod o 13 mis yn gywir. Gall eich System Rheoli Etholiad eich helpu i wneud hyn. 

Dim ond ar geisiadau papur, neu os bydd rhywun wedi gwneud cais yn bersonol neu dros y ffôn, y bydd rhifau Yswiriant Gwladol ar gael; ni fyddwch yn derbyn y rhif Yswiriant Gwladol ar gyfer ceisiadau a wneir ar-lein. 

Ni fydd y gofyniad i hepgor rhif Yswiriant Gwladol yr ymgeisydd yn gymwys os bydd angen y ddogfennaeth hon ar gyfer unrhyw ymchwiliadau neu achosion sifil neu droseddol.4  

Er nad yw'n ofyniad cyfreithiol, dylech ystyried mabwysiadu dull gweithredu tebyg ar gyfer hepgor dyddiadau geni. Dylai eich polisïau hepgor gael eu nodi yn eich cynllun cadw dogfennau hefyd. 

Mae ein canllawiau diogelu data ar gyfer Swyddogion Cofrestru Etholiadol a Swyddogion Canlyniadau yn cynnwys rhagor o wybodaeth am storio data personol a chadw dogfennau, gan gynnwys yr hyn y dylid ei gynnwys mewn polisi cadw dogfennau.

Hysbysu Swyddog Cofrestru Etholiadol blaenorol am gais 

Mae'n rhaid i gais i gofrestru gynnwys unrhyw gyfeiriad y rhoddodd yr ymgeisydd y gorau i fyw yno yn ystod y 12 mis cyn dyddiad y cais a, lle nad yw'r cyfeiriad hwnnw yn y DU, dylid nodi a oedd yr unigolyn hwnnw wedi'i gofrestru fel etholwr o dramor yn ystod y cyfnod hwn.1  

Mae gennych ddyletswydd i hysbysu'r Swyddog Cofrestru Etholiadol perthnasol lle rhoddwyd cyfeiriad blaenorol yn y DU.2 Caiff y broses hon ei hawtomeiddio drwy gyswllt rhwng eich System Rheoli Etholiad a'r Gwasanaeth Digidol IER a chaiff yr hysbysiad ei anfon unwaith y byddwch wedi caniatáu'r cais. 

Fodd bynnag, gall fod gan unigolyn yr hawl i gael ei gofrestru mewn mwy nag un cyfeiriad (e.e. myfyrwyr).  Os bydd etholwr yn nodi ar ei gais fod ganddo'r hawl i gael ei gofrestru mewn mwy nag un cyfeiriad, dylech gysylltu ag ef a'r Swyddog Cofrestru Etholiadol er mwyn cadarnhau ei fanylion preswylio. 

Mae ein canllawiau gofynion o ran preswylio at ddibenion cofrestru yn rhoi rhagor o wybodaeth am hawl unigolyn i gael ei gofrestru mewn mwy nag un cyfeiriad. 

Nodi ceisiadau amheus i gofrestru 

Rydych mewn sefyllfa unigryw i nodi digwyddiadau a phatrymau gweithgarwch a allai fod yn arwydd o dwyll etholiadol yn eich ardal leol. Nid oes rhaid derbyn ceisiadau i gofrestru ar eu golwg – mae gennych yr opsiwn i fynd ag unrhyw gais i wrandawiad. Gallwch hefyd ofyn am dystiolaeth ychwanegol os bydd angen er mwyn cadarnhau pwy yw'r ymgeisydd neu benderfynu a oes hawl ganddo i gofrestru. 

Er nad oes unrhyw arwyddion pendant o dwyll posibl o ran cofrestru etholiadol, a bydd pob achos penodol yn wahanol, dylech sicrhau bod gennych systemau ar waith i fonitro arwyddion o dwyll posibl. Bydd angen i'r arwyddion hyn ac unrhyw bwyntiau sbardun ar gyfer cymryd camau pellach gael eu llywio gan: 

• cyd-destun eich ardal leol 
• p'un a ydynt yn gyson neu'n anghyson ag unrhyw ddata eraill sydd ar gael i chi 
• yr amgylchiadau penodol sy'n ymwneud â chais neu geisiadau

Gallai'r canlynol, yn dibynnu ar y cyd-destun, fod yn arwyddion o dwyll posibl: 

• unrhyw nifer o ffurflenni cais cofrestru a gwblheir yn yr un llawysgrifen
• nifer mawr o geisiadau i gofrestru a gyflwynir mewn perthynas ag un eiddo, yn enwedig lle nad yw nifer y ffurflenni yn adlewyrchu'r math o eiddo na'i faint (e.e. 10 o geisiadau ar gyfer fflat fach)
• ceisiadau nad ydynt yn ymddangos eu bod yn cyfateb i'r patrwm arferol o gofrestriadau blaenorol neu bresennol ar gyfer eiddo penodol
• nifer anarferol o geisiadau yn methu'r broses ddilysu, er enghraifft, os bydd pob cais ar gyfer eiddo neu eiddo cyfagos yn methu'r broses ddilysu
• nifer mawr o ardystiadau mewn unrhyw ardal benodol
• gwybodaeth gan y Gwasanaeth Digidol IER am y canlynol: 
  • a yw'r rhif Yswiriant Gwladol a roddwyd gyda'r cais wedi cael ei roi mewn unrhyw geisiadau eraill yn ystod y 12 mis blaenorol ac ym mha ardaloedd awdurdod lleol
  • y cyfeiriad IP cychwynnol ar gyfer pob cais ar-lein

Dylech sicrhau bod systemau ar waith gennych a fydd yn eich helpu i nodi ceisiadau amheus i gofrestru gan gynnwys: 

• hyfforddiant i ganfaswyr a staff swyddfa ar yr hyn y dylid cadw llygad allan amdano
• adolygu data ffurflenni yn rheolaidd er mwyn nodi patrymau
• ystyried y ffordd orau o rannu data am batrymau ceisiadau cofrestru ar y cyd â phleidiau gwleidyddol a chynrychiolwyr etholedig lleol, er mwyn gwella tryloywder a hyder, ac er mwyn iddynt allu helpu i nodi unrhyw gofnodion penodol ar y gofrestr a allai fod yn rhai amheus

Gweithio gyda Phwynt Cyswllt Unigol yr heddlu lleol (SPOC) 

Mae eich SPOC yn yr heddlu lleol yn bartner allweddol a fydd yn eich helpu i sicrhau y nodir achosion posibl o dwyll cofrestru ac yr ymdrinnir â nhw yn ddi-oed.

Gallai camau gweithredu prydlon i fynd i'r afael â thwyll posibl o ran cofrestru etholiadol helpu i osgoi ymchwiliadau costus gan yr heddlu neu heriau cyfreithiol i ganlyniadau etholiadau. 

Sicrhewch eich bod yn glir pwy yw eich SPOC a sut i gysylltu â'r unigolyn hwnnw. Os cewch unrhyw broblemau wrth sefydlu cyswllt â'ch SPOC, cysylltwch â thîm lleol y Comisiwn.

Dylai fod gennych gytundeb â'ch SPOC ynghylch rhannu cyfrifoldebau, fel eich bod yn glir ynghylch rolau eich gilydd.

Dylai eich trafodaethau cynnar gwmpasu'r canlynol:

• prosesau ar gyfer nodi achosion posibl o dwyll a pha gamau y dylid eu cymryd os bydd unrhyw amheuon
• dull y cytunir arno o sicrhau yr ymchwilir ymhellach i honiadau o dwyll lle y bo'n briodol
• sefydlu proses ar gyfer trin tystiolaeth, fel y gall yr heddlu wneud unrhyw waith dadansoddi fforensig

Ymhlith y ddogfennaeth y mae'n debygol y byddai angen i chi ei darparu i'r heddlu ar gyfer ei ymchwiliad mae: 
yr holl bapurau a gafwyd (yn cynnwys amlenni), wedi'u selio mewn pecyn neu amlen
copïau o'r dogfennau mewnol a ddefnyddir i gynnal gwiriadau mewnol (e.e. cofnodion y dreth gyngor)

Dylech hefyd gytuno ar system ar gyfer trin tystiolaeth, yn unol â'r cyngor a roddir gan eich SPOC, fel y gall yr heddlu wneud unrhyw waith dadansoddi fforensig, lle bo angen. 

Bydd yr heddlu yn ymchwilio i unrhyw honiadau o gofrestru etholiadol twyllodrus hyd nes y bydd yn fodlon, ar ôl ymgynghori â Gwasanaeth Erlyn y Goron (CPS) neu Swyddfa'r Goron, nad oes angen cymryd camau pellach neu nad yw'n briodol gwneud hynny, neu y bydd yn trosglwyddo'r ffeil achos i'r CPS er mwyn iddynt ei erlyn. Dylai'r heddlu eich hysbysu chi a, lle y bo'n briodol, y Swyddog Canlyniadau, am gynnydd yr achos yn rheolaidd.

Adnoddau ar gyfer Swyddogion Cofrestru Etholiadol – Sut y gall unigolion gofrestru i bleidleisio?

Prosesu ceisiadau a newidiadau eraill i'r gofrestr drwy gydol y flwyddyn

Mae'r adran hon yn cynnwys canllawiau ar y camau y dylech eu cymryd fel Swyddog Cofrestru Etholiadol i brosesu ceisiadau i gofrestru. Mae'n cynnwys canllawiau ar gadarnhau pwy yw ymgeiswyr, drwy wasanaeth digidol IER a dulliau paru data lleol, a sut y dylai'r broses eithriadau ac ardystio gael ei gweinyddu.
Ar ôl prosesu cais, dylech chi, fel Swyddog Cofrestru Etholiadol, benderfynu ar y cais cyn gynted â phosibl, ac mae'r canllawiau'n disgrifio'r camau y mae'n rhaid i chi eu cymryd wrth ganiatáu neu wrthod cais.
Mae'r adran hon hefyd yn trafod newidiadau i'r gofrestr yn ystod y flwyddyn, gan gynnwys sut y dylech wneud newidiadau i genedligrwydd, enw neu gyfeiriad etholwr. Mae'r canllawiau hefyd yn esbonio sut i gynnal adolygiadau cofrestru, sut i ymdrin â gwrthwynebiadau i geisiadau neu gofnodion yn y gofrestr a sut i ddileu cofnodion o'r gofrestr.

Dynodyddion personol ymgeisydd yw ei enw llawn, ei rif Yswiriant Gwladol a'i ddyddiad geni. Cânt eu paru â data'r Adran Gwaith a Phensiynau er mwyn cadarnhau pwy yw'r ymgeisydd.

Mae'r adran hon yn cynnwys canllawiau ar sut mae rhifau Yswiriant Gwladol yn edrych, a beth i'w wneud os nad oes gan ymgeisydd rif Yswiriant Gwladol neu ddyddiad geni, neu os na all roi'r naill neu'r llall. 
 

Ni all nifer bach o bobl sy'n gymwys i bleidleisio roi dyddiad geni.

Yn achos yr unigolion hynny nad ydynt erioed wedi gwybod eu dyddiad geni go iawn, bydd dyddiad geni swyddogol wedi cael ei roi iddynt rywbryd, fwy na thebyg; gallai hyn gynnwys dyddiad geni ar dystysgrif mabwysiadu, tystysgrif dinasyddio, pasbort neu drwydded yrru. Gwnaiff y rhain y tro at ddiben gwneud cais, ac maent yn debygol o gyfateb i'r dyddiad geni yng nghofnodion yr Adran Gwaith a Phensiynau. 

Pan gaiff eich data a barwyd eu dychwelyd gan yr Adran Gwaith a Phensiynau, bydd angen i chi asesu a yw'r sgôr ‘llwyddo/methu’ a roddwyd yn cadarnhau pwy yw'r ymgeisydd. 

Canlyniadau paru llwyddiannus

Os bydd yr Adran Gwaith a Phensiynau yn dychwelyd sgôr ‘llwyddo’ ar gyfer pwy yw'r ymgeisydd, gallwch fod yn hyderus mai'r ymgeisydd yw'r person y mae'n honni bod ar ei ffurflen gais. 

Bydd hefyd angen i chi gadarnhau bod yr ymgeisydd yn bodloni meini prawf cymhwyso eraill (oedran, cenedligrwydd, ble mae'n byw) cyn penderfynu ar y cais. Efallai y byddwch eisoes wedi gwneud hyn cyn cael y canlyniadau paru gan yr Adran Gwaith a Phensiynau.

Canlyniadau paru aflwyddiannus 

Os bydd yr Adran Gwaith a Phensiynau yn dychwelyd sgôr ‘methu’, bydd hyn yn dangos na fu modd cadarnhau pwy yw'r person hwnnw ac na allwch fod yn fodlon mai'r ymgeisydd yw'r person y mae'n honni bod ar ei ffurflen gais ar hyn o bryd. 

Gallwch gysylltu â'r ymgeisydd i holi a yw'r wybodaeth a roddwyd ar y ffurflen gais yn gywir, gan ddefnyddio unrhyw ddull cyfathrebu y mae gennych fanylion cyswllt ar ei gyfer. Dylech ofyn i'r ymgeisydd roi'r wybodaeth o'r cais yn llawn – enw, cyfeiriad, dyddiad geni a rhif Yswiriant Gwladol (dim ond os cafodd y cais ei wneud ar ffurflen bapur y bydd y manylion hyn wrth law). Dylid gwirio'r manylion hyn yn erbyn y cais gwreiddiol. 

Ni ddylech roi manylion unrhyw wybodaeth a roddwyd mewn cais i'r ymgeisydd.

Beth os oes gwall ar ffurflen gais yr ymgeisydd?

Os yw'r ymgeisydd wedi gwneud gwall ar ei ffurflen gais, dylech wneud y canlynol:

• ailgyflwyno ei ddynodyddion personol i Wasanaeth Digidol IER er mwyn eu gwirio eto 
• ysgrifennu at yr ymgeisydd i ddweud wrtho fod newid wedi cael ei wneud i'w gais, ar sail gwybodaeth ychwanegol a roddwyd ganddo 

Ni ddylech gynnwys unrhyw wybodaeth am ddynodyddion personol (rhif Yswiriant Gwladol a dyddiad geni) yn y llythyr.

Beth os nad oes gwall ar ffurflen gais yr ymgeisydd?

Os nad oes gwall ar y ffurflen gais ac na ellir defnyddio ffynonellau data lleol (neu os na chawsant eu defnyddio) i allu cadarnhau pwy yw'r ymgeisydd, dylech ysgrifennu at yr etholwr i roi gwybod iddo na fu modd cadarnhau pwy ydyw, a gofyn iddo gyflwyno dogfennau sy'n profi pwy ydyw. Gelwir hyn yn broses eithriadau.

Dylai ymgeiswyr y gellir cadarnhau pwy ydyn nhw naill ai drwy broses baru'r Adran Gwaith a Phensiynau neu drwy broses paru data lleol gael eu hychwanegu at y gofrestr etholwyr yn y diweddariad nesaf sydd ar gael, ar yr amod bod y meini prawf cymhwyso wedi cael eu bodloni a bod penderfyniad cadarnhaol wedi'i wneud ynglŷn â'r ymgeisydd. Dylid anfon llythyr cadarnhau os yw hynny'n briodol. 

Dylai ymgeiswyr na ellir cadarnhau pwy ydyn nhw naill ai drwy wiriad yr Adran Gwaith a Phensiynau neu drwy broses paru data lleol gael eu cyfeirio at y broses eithriadau.

Nid yw'n orfodol defnyddio data lleol i ddilysu drwy brosesau paru. Cyn penderfynu a ddylid defnyddio proses paru data lleol, dylech ystyried manteision paru data lleol o ran lleihau'r baich ar yr ymgeisydd i gyflwyno tystiolaeth, a chostau dilynol. 

Dylech hefyd ystyried pa mor addas yw'r setiau data sydd ar gael ar gyfer y gwaith hwn a gwerthuso costau a manteision posibl paru data lleol.

Cyn defnyddio data lleol i benderfynu ar gais, rhaid i chi ofyn y cwestiynau canlynol:1  

• pa ffynonellau data lleol sydd ar gael i mi? 
• a yw'r cofnod data rwy'n bwriadu ei ddefnyddio yn gywir? 
• pa fudd a gaf o ddefnyddio proses paru data lleol i gyflawni tasg benodol? 
• pa adnoddau y bydd eu hangen arnaf i allu defnyddio data lleol yn effeithiol? 
• beth yw'r costau sy'n gysylltiedig â datblygu/defnyddio'r gallu i baru data lleol? 
• a allaf gael canlyniadau buddiol mewn da bryd i ddiwallu anghenion y dasg? 

Efallai y byddwch yn penderfynu na ellir defnyddio'r setiau data lleol sydd ar gael i gadarnhau pwy yw'r ymgeisydd neu y byddai cyfeirio'r ymgeisydd at y broses eithriadau yn ffordd fwy effeithiol o gadarnhau pwy ydyw. 

Ei wneud eich hun

Mae'n debygol mai paru data eich hun yw'r prif ddull paru data a ddefnyddir at ddibenion dilysu. 

Mae'n golygu edrych ar gofnodion o ffynhonnell data lleol a'u cymharu â'r gofrestr etholwyr. Gall hyn arwain at gostau o ran adnoddau staff a'r amser y mae'n ei gymryd i ymdrin â llawer iawn o ddata. 

Fodd bynnag, mae paru data eich hun yn eich galluogi i ddehongli data cymhleth a llunio barn arnynt, er enghraifft, nodiadau ysgrifenedig sy'n gysylltiedig â chofnod treth gyngor, a all olygu y byddwch yn cael canlyniad mwy cywir. 

Hefyd, byddai paru data eich hun yn addas ar gyfer ymdrin â ffynonellau data lleol ar raddfa fach, fel y rhestrau o bobl a fu farw'n ddiweddar a ddarperir gan Gofrestrwyr. 

Awtomataidd

Mae paru data awtomataidd yn golygu defnyddio rhaglen gyfrifiadur neu algorithm i baru dwy set o ddata neu fwy, er enghraifft y ffynhonnell data lleol a rhestr o geisiadau, yn erbyn ei gilydd i lunio rhestr o gofnodion sy'n cyfateb a chofnodion nad ydynt yn cyfateb. Mae'r dull paru hwn yn addas ar gyfer paru llawer iawn o gofnodion. 

Gall fod yn ddefnyddiol at ddibenion dilysu os bydd nifer o geisiadau i'w dilysu ar yr un pryd, er enghraifft yn ystod y canfasiad neu gyfnod cyn etholiad pan ddaw llawer iawn o geisiadau i law. 

Nid yw'r dull paru hwn yn golygu bod angen i rywun edrych ar bob cofnod, ond dylech sicrhau y caiff meddalwedd a/neu algorithmau paru eu profi'n drylwyr cyn cael eu defnyddio. 

Dylech ystyried i ba raddau y gall eich awdurdod lleol wneud y math hwn o waith yn barod, er enghraifft, efallai fod awdurdod lleol yn paru data budd-daliadau yn erbyn setiau data eraill er mwyn atal a chanfod twyll. 

Byddai paru awtomataidd yn golygu bod angen i chi wneud rhywfaint o benderfyniadau o hyd, er mwyn sicrhau y caiff y gwaith paru ei wneud i'r safon ddisgwyliedig ac er mwyn datrys ymholiadau.

Ceir amrywiaeth o ffynonellau a allai eich galluogi i gyflawni proses paru data awtomataidd. Efallai fod gan eich awdurdod y gallu i ddatblygu prosesau newydd neu addasu prosesau sydd eisoes yn bodoli i gyflawni hyn, ac mae nifer o gwmnïau preifat yn cynnig gwasanaethau paru data hefyd. Os ydych yn ystyried paru data awtomataidd at ddibenion dilysu, dylech ymchwilio i bob posibilrwydd er mwyn canfod ateb costeffeithiol. 

Os byddwch yn dewis gosod unrhyw weithgareddau paru data lleol ar gontract allanol, naill ai i gwmni preifat neu i ran arall o'ch awdurdod lleol, dylech sicrhau bod pwy bynnag a fydd yn paru'r data yn gwbl ymwybodol o ddeddfwriaeth diogelu data a'r rheolau mewn perthynas â chyflenwi'r gofrestr etholwyr. 
 

Er mwyn dilysu drwy baru data, mae angen i chi ddarganfod pwy yw'r person sy'n gwneud cais. Mae hyn yn golygu y bydd setiau data lleol y gellir eu defnyddio at y diben hwn wedi'u cyfyngu i'r rhai lle mae hynny eisoes wedi'i gadarnhau, megis budd-dal y dreth gyngor, neu fudd-dal tai. 
Dylech asesu'r cofnod data rydych yn ystyried ei ddefnyddio yn erbyn y meini prawf canlynol cyn ei ddefnyddio i baru data lleol fel rhan o'r broses ddilysu:

Cyn y gellir ystyried bod set ddata yn addas ar gyfer paru, rhaid bodloni'r holl feini prawf uchod.

Ystyriaethau cyffredinol ar gyfer defnyddio data lleol

Mae gwahaniaeth allweddol rhwng data y mae sefydliad wedi eu casglu ei hun, er enghraifft ei ddata cyflogresi, a data sy'n seiliedig ar wybodaeth a roddwyd gan unigolion amdanynt eu hunain. 

Mae rheolyddion data yn gyfrifol am gymryd camau rhesymol i sicrhau bod y data sydd ganddynt yn gywir, yn y cyd-destun y mae'r data'n cael eu prosesu ynddo, a sicrhau y caiff data sy'n anghywir neu'n anghyflawn eu dileu neu eu cywiro yn ddi-oed.

Dylech ystyried a yw'r data rydych yn eu defnyddio yn dibynnu ar wybodaeth a roddwyd gan unigolion ac asesu a yw'r wybodaeth honno'n debygol o fod yn gywir. Er enghraifft, gall ceisiadau am aelodaeth o lyfrgell fod yn seiliedig yn gyfan gwbl ar wybodaeth a roddwyd gan ddefnyddwyr y gwasanaeth, heb i'r awdurdod gynnal unrhyw wiriadau ar gywirdeb y wybodaeth. Efallai y dewch i'r casgliad, oherwydd hyn, nad yw data llyfrgell yn addas ar gyfer paru data lleol.

Dylech hefyd ofyn i'r rheolydd data a oes safonau data neu arferion da ar gyfer y ffynonellau data rydych yn bwriadu eu defnyddio ac yna benderfynu a yw'r rheolydd data'n cyrraedd y safonau hyn neu a yw'n dilyn arferion da.

Er enghraifft, mae'r Adran Gwaith a Phensiynau wedi nodi canllawiau manwl ar arferion da ar gyfer prosesu a defnyddio data budd-dal y dreth gyngor a budd-dal tai, sy'n cynnwys canllawiau ar wirio tystiolaeth a ddarparwyd i awdurdodau lleol a sut i ymdrin â thwyll. Os ydych yn Swyddog Cofrestru Etholiadol o awdurdod sy'n darparu ei wasanaethau budd-daliadau i'r safonau hyn, dylech fod yn hyderus wrth ddefnyddio data budd-daliadau ar gyfer paru data lleol.

Mae gwybodaeth y gofynnir amdani o dan Reoliad 35 neu 35A o Reoliadau 2001 wedi'i heithrio rhag unrhyw gyfyngiad statudol neu unrhyw gyfyngiad arall ar ei datgelu.1  

Nid yw'r eithriad hwn yn ymestyn i ddata a roddir o dan Reoliad 23 o Reoliadau 2001. Mae hyn yn golygu y bydd darpariaethau deddfwriaeth diogelu data yn berthnasol i ddata a gesglir yn y ffordd hon. Dylech ofyn am ragor o arweiniad gan eich swyddog diogelu data ar yr hyn y bydd angen i chi ei wneud i sicrhau bod unrhyw brosesau trosglwyddo data yn cydymffurfio â deddfwriaeth diogelu data. 

Adolygu eich arferion paru data lleol

Dylech werthuso unrhyw arferion paru data lleol sydd eisoes yn bodoli. Dylech fod yn monitro ac yn gwerthuso costau a manteision paru data lleol yn barhaus, ac yn adolygu'r setiau data a ddefnyddir yn rheolaidd. 

Dylai eich gwerthusiad hefyd ystyried ffyrdd eraill y gellid defnyddio prosesau paru data lleol heblaw er mwyn dilysu – er enghraifft, i ddod o hyd i ddarpar etholwyr i'w gwahodd i gofrestru, neu i gael gafael ar ddarn o dystiolaeth er mwyn dileu etholwr nad yw'n gymwys mwyach.

Diben paru data lleol yw rhoi rhagor o wybodaeth i chi, y tu hwnt i'r data o broses baru'r Adran Gwaith a Phensiynau, y gallwch ei defnyddio i benderfynu a ddylid caniatáu cais newydd. 

Dylech ystyried tair egwyddor wrth wneud penderfyniad yn seiliedig ar ddata lleol: 

• Dylech ystyried canlyniadau'r broses paru data yn erbyn cronfa ddata'r Adran Gwaith a Phensiynau cyn paru data lleol, os bydd hyn yn digwydd, ar gyfer unrhyw benderfyniad a wnewch
• Dylech allu amddiffyn unrhyw benderfyniad a wnewch os caiff ei herio, gyda thrywydd archwilio clir
• Dylech fod yn hyderus bod y wybodaeth leol a ddefnyddiwch yn cadarnhau pwy yw ymgeisydd newydd – os bydd gennych unrhyw amheuon, dylech symud ymlaen i'r broses eithriadau

Os na fydd y broses paru data lleol yn llwyddiannus, ni fydd angen ailgyflwyno'r cais er mwyn paru yn erbyn data'r Adran Gwaith a Phensiynau. 

Ym mhob achos, os na allwch ddod o hyd i'r ymgeisydd mewn data lleol neu os na allwch fod yn sicr bod data lleol yn cadarnhau pwy yw'r ymgeisydd, rhaid i chi gyfeirio'r ymgeisydd at y broses eithriadau.

Pryd y gellir ychwanegu'r ymgeisydd at y gofrestr etholwyr?

Dylai ymgeiswyr y gellir cadarnhau pwy ydyn nhw drwy broses paru data lleol gael eu hychwanegu at y gofrestr etholwyr yn y diweddariad nesaf sydd ar gael, ar yr amod bod y meini prawf cymhwyso wedi cael eu bodloni a bod penderfyniad cadarnhaol wedi'i wneud ynglŷn â'r ymgeisydd. Dylid anfon llythyr cadarnhau os yw hynny'n briodol. 

Dylai ymgeiswyr na ellir cadarnhau pwy ydyn nhw drwy broses paru data lleol gael eu cyfeirio at y broses eithriadau.  
 

Mewn rhai achosion, mae'n bosibl y byddwch yn gwneud gwall prosesu a fydd yn golygu na cheir cadarnhad o bwy yw ymgeisydd cyn y terfyn amser ar gyfer gwneud penderfyniadau cyn cyhoeddi'r gofrestr ar gyfer etholiad, er ei fod wedi cyflwyno cais yn gywir. Er enghraifft, efallai y bydd ffurflen gais wedi dod i law ar bapur ond wedi mynd ar goll a heb gael ei phrosesu'n gywir, neu efallai y bydd cais ar-lein wedi cael ei brosesu'n anghywir, gan olygu na wnaethoch ofyn am dystiolaeth ddogfennol ar gyfer cais a wnaed heb ddynodyddion. 

Ar ôl darganfod y math hwn o wall prosesu, a chyn y gallwch ychwanegu'r ymgeisydd at y gofrestr, bydd yn rhaid i chi wneud y canlynol o hyd:

• bod yn fodlon bod y cais yn cael ei wneud gan unigolyn sy'n cyfateb, yn ôl pob golwg, i'r unigolyn a enwir ar y cais
• bod yn fodlon y cafodd y cais ei gyflwyno cyn y terfyn amser (er enghraifft, rhoddwyd stamp dyddiad ac amser arno pan ddaeth i law) 
• anfon dynodyddion personol yr ymgeisydd i gael eu dilysu

Yn dibynnu ar ba adeg y caiff gwall prosesu ei nodi, mae'n bosibl na chaiff canlyniadau proses baru'r Adran Gwaith a Phensiynau eu dychwelyd mewn pryd i allu cael eu defnyddio i gadarnhau pwy yw'r ymgeisydd er mwyn iddo gael ei ychwanegu at y gofrestr mewn pryd i bleidleisio neu, os na all proses baru'r Adran Gwaith a Phensiynau gadarnhau pwy yw'r ymgeisydd, mae'n bosibl na fydd digon o amser i baru data lleol a/neu gyflawni'r broses eithriadau ddogfennol. 

Dan yr amgylchiadau hyn, gallwch hefyd symud ymlaen i'r broses paru data lleol a/neu'r broses eithriadau ddogfennol cyn i chi gael canlyniad proses baru'r Adran Gwaith a Phensiynau.

Os byddwch yn defnyddio'r broses eithriadau ddogfennol a bod ymgeisydd yn rhoi tystiolaeth i chi, dim ond os bydd angen ei chadw fel tystiolaeth a ddefnyddiwyd i benderfynu ar gais a arweiniodd at ganlyniad paru negatif y caniateir i chi gadw'r dystiolaeth hon.1   Os bydd Gwasanaeth Digidol IER yn dychwelyd canlyniad paru positif, bydd y dystiolaeth ddogfennol yn ddiangen a rhaid ei dinistrio. Felly, bydd hefyd angen i chi fod wedi rhoi prosesau ar waith i ddinistrio dogfennau'n ddiogel lle y bo angen. Mae ein canllawiau diogelu data i Swyddogion Cofrestru Etholiadol a Swyddogion Canlyniadau yn cynnwys rhagor o wybodaeth am gadw dogfennau.  
 

Os byddwch yn gofyn i ymgeisydd gyflwyno tystiolaeth ddogfennol, dylech ysgrifennu at yr ymgeisydd yn rhoi gwybod iddo na fu modd cadarnhau pwy ydyw fel sy'n ofynnol gan y gyfraith ac yn gofyn iddo gyflwyno tystiolaeth ddogfennol i brofi pwy ydyw er mwyn cofrestru.1

Dylech fod yn ystyriol o effaith hyn ar yr ymgeisydd, er enghraifft yr henoed neu bobl agored i niwed neu bobl nad Saesneg yw eu hiaith gyntaf. 

Dylai'r llythyr restru'r mathau o dystiolaeth y mae'n rhaid eu cyflwyno, a faint o bob math. Gall hefyd bennu terfyn amser i'r ymgeisydd ymateb. Bydd terfyn amser yn ddefnyddiol wrth benderfynu a ddylid gwrthod cais am na chafwyd ymateb. Eich dewis chi fydd faint o amser a roddir i ymateb; fodd bynnag, dylid rhoi amser rhesymol i'r ymgeisydd ddod o hyd i'r dogfennau gofynnol a'u cyflwyno. 
 

Yn gyntaf, dylech ofyn i'r ymgeisydd gyflwyno llungopïau o'r dystiolaeth. Dylai unrhyw gopïau o ddogfennau y bydd ymgeiswyr yn eu cyflwyno neu y byddwch chi'n eu gwneud o ddogfennau gwreiddiol gael eu storio'n ddiogel yn yr un ffordd â ffurflenni cais.

Gall ymgeiswyr ddod â chopïau neu ddogfennau gwreiddiol i'ch swyddfa os nad ydynt am eu hanfon drwy'r post.

Rhaid i chi fod yn fodlon bod y dogfennau neu'r copïau a roddir i chi yn ymddangos yn ddilys. Os byddwch yn amau nad yw copi yn ddilys neu os bydd ansawdd copi mor wael fel na allwch asesu'r ddogfen, gallwch ofyn i'r ymgeisydd gyflwyno'r ddogfen wreiddiol neu'r dogfennau gwreiddiol i chi yn eich swyddfa neu anfon y dogfennau gwreiddiol atoch er mwyn i chi eu copïo a'u dychwelyd. Dylech fod yn ymwybodol mai chi fyddai'n gyfrifol am sicrhau y caiff y ddogfen ei chludo'n ddiogel yn yr ail achos. 

Os byddwch yn amau nad yw dogfen wreiddiol yn ddilys, gallwch ofyn i'r ymgeisydd gyflwyno tystiolaeth ddogfennol amgen yn y lle cyntaf. Os na fydd tystiolaeth ddogfennol amgen ar gael, dylech gyfeirio'r ymgeisydd at y broses ardystio neu wrthod y cais.

Os nad yw'n ymddangos bod tystiolaeth ddogfennol yn ddilys, dylech roi gwybod i'r ymgeisydd am y cosbau a roddir am gyflwyno gwybodaeth anwir a rhoi gwybod i'ch Pwynt Cyswllt Unigol yn yr heddlu bod gwybodaeth anwir wedi cael ei chyflwyno o bosibl. 
 

Ym mhob achos, dylai'r dogfennau sy'n ofynnol i gadarnhau pwy yw ymgeisydd yn llwyddiannus gyfeirio at yr ymgeisydd wrth ei enw. Mae'r mathau o ddogfennau sy'n ofynnol i gadarnhau pwy yw ymgeisydd yn llwyddiannus, a faint o bob math, fel a ganlyn:

• unrhyw un o'r dogfennau o dabl 1 
• un ddogfen o dabl 2 a dwy ddogfen ychwanegol o dabl 2 neu o dabl 3
• pedair dogfen o dabl 3.

I gael gwybodaeth am y cyfnod cadw dogfennau ar gyfer dogfennau a ddaw i law fel rhan o gais, gan gynnwys o dan y broses eithriadau a'r hyn a ddylai gael ei adlewyrchu yn eich polisi cadw dogfennau, gweler ein canllawiau ar gadw dogfennau. 

Rydym wedi llunio hysbysiadau a llythyrau templed y gallwch eu defnyddio wrth ddilyn y broses eithriadau.
 

Diben cyflwyno dogfennau i ategu cais yw eich galluogi i fodloni eich hun ynglŷn â phwy sy'n gwneud y cais a chadarnhau mai'r person hwnnw yw'r sawl sydd wedi'i enwi yn y cais. Felly, bydd angen i chi fod yn fodlon bod dogfen a roddwyd i chi at y diben hwn yn ddilys.

Mae'r Swyddfa Gartref wedi llunio canllawiau ar archwilio dogfennau adnabod. Maent yn ymdrin â'r canlynol:

• y nodweddion diogelwch mewn dogfennau adnabod 
• sut y caiff dogfennau adnabod eu ffugio 
• sut i ganfod ffugiadau sylfaenol

Mae cyngor cyffredinol ar yr hyn i chwilio amdano wrth benderfynu a yw dogfen yn ddilys i'w gael ar wefan y Ganolfan Diogelu Seilwaith Genedlaethol.

Mae'r tabl canlynol yn dangos ble y gellir cael canllawiau ar fwrw golwg dros ddogfennau penodol y gellir eu defnyddio i gadarnhau pwy yw ymgeisydd. Dim ond y dogfennau y mae canllawiau ar gael ar eu cyfer sydd wedi'u nodi:

Pryd mae cais yn cael ei brosesu wrth ddefnyddio'r broses eithriadau, ni ellir wneud penderfyniad nes y bydd yr ymgeisydd wedi cyflwyno tystiolaeth ddogfennol foddhaol i chi.

Ar ôl i dystiolaeth ddogfennol foddhaol gael ei chyflwyno, dylech wedyn benderfynu ar y cais, ar yr amod ei fod wedi bodloni'r meini prawf cymhwysedd eraill ar gyfer cofrestru. 

Os na fydd ymgeisydd yn ymateb i'ch cais i gyflwyno tystiolaeth ddogfennol, gallwch wrthod y cais ac ysgrifennu at yr ymgeisydd yn rhoi gwybod iddo am hyn. Dylid gwneud penderfyniad cadarnhaol ynghylch cais gan ymgeisydd sydd wedi cadarnhau pwy ydyw wrth y Swyddog Cofrestru Etholiadol gan ddefnyddio tystiolaeth ddogfennol yn unol â'r fframwaith a nodir yn y canllawiau hyn, ar yr amod ei fod wedi bodloni'r meini prawf cymhwysedd eraill ar gyfer cofrestru.

Bydd gennych ryddid i wrthod ceisiadau os yw'n amlwg eu bod yn rhai ffug (e.e. mae'r ymgeisydd wedi rhoi cyfeiriad y mae'n amlwg ei fod yn ffug neu nad yw'n bodoli). Yn yr achosion hyn, ni fydd angen i chi ddilyn y broses eithriadau. Os bydd ymgeisydd yn cyflwyno tystiolaeth ddogfennol yr ymddengys ei bod yn anwir, gallwch naill ai ofyn i'r ymgeisydd gyflwyno ardystiad i ategu ei gais neu wrthod y cais.

Os na all ymgeisydd gyflwyno'r mathau o dystiolaeth ddogfennol a nodir yn y canllawiau hyn, neu ddigon o'r mathau hynny, dylid gofyn iddo gyflwyno ardystiad i ategu ei gais.