Cynnal cofrestru etholiadol - Cymru

Er y bydd eich strategaeth ymgysylltu â’r cyhoedd yn eich helpu i nodi’r heriau cofrestru yn eich ardal a sefydlu dull cyffredinol ar gyfer mynd i’r afael â nhw, dylai eich cynllun cyfathrebu fod yn seiliedig arni a chofnodi camau manwl popeth sydd angen ei wneud i gynnal cofrestrau etholiadol sydd mor gywir ac mor gyflawn â phosibl - nid yn unig drwy gydol y cyfnod canfasiad, ond drwy gydol y flwyddyn.

Beth y dylai cynllun cofrestru ei gynnwys? 

Dylai eich cynllun cofrestru gofnodi’r holl weithgarwch cofrestru drwy gydol y flwyddyn, gan gynnwys y cyfnod cyn etholiadau a drefnwyd, yn ystod y canfasiad ac unrhyw brosesau cofrestru pleidleiswyr yn awtomatig.

Rydym wedi llunio templed o gynllun cofrestru y gallwch ei ddefnyddio i gefnogi eich gwaith cynllunio ar gyfer darparu gwasanaethau cofrestru etholiadol. Nid oes rhaid i chi ddefnyddio’r templed a ddarparwyd.

Mae’n bwysig eich bod yn trin eich cynllun cofrestru fel dogfen fyw a’i adolygu’n barhaus drwy ddefnyddio data sydd ar gael i fonitro cynnydd a nodi lle y mae angen i unrhyw addasiadau gael eu gwneud.

Dylai eich cynllun cofrestru o leiaf gynnwys:

• amserlen o’r tasgau a’r pethau i’w cyflawni a ddylai ddangos sut rydych yn bwriadu cynnal y camau angenrheidiol o dan adran 9A, yn ystod y canfasiad ac unrhyw weithgareddau cofrestru eraill a drefnwyd drwy gydol y flwyddyn
• manylion gweithgarwch partneriaeth a gynlluniwyd
• manylion am sut y byddwch yn rhoi eich strategaeth ar waith ar gyfer ymgysylltu â phobl ifanc 14 i 17 mlwydd oed yn eich ardal
• manylion am sut y byddwch yn rheoli’r prosesau y mae’n ofynnol i chi eu dilyn i ddilysu hunaniaeth pobl ifanc 14 a 15 mlwydd oed, gan gynnwys sut y byddwch yn cyrchu a defnyddio cofnodion addysgol ac unrhyw gofnodion eraill ar gyfer y dibenion hyn
• amcanion a mesurau llwyddiant
• gofynion o ran adnoddau
• adolygiad o brosesau mewnol i sicrhau eu bod yn parhau’n berthnasol, gan gynnwys pa fesurau rydych wedi’u rhoi ar waith i sicrhau y bodlonir gofynion diogelu data
• nodi anghenion hyfforddiant, ar gyfer ffynhonnell hyfforddiant mewnol ac allanol
• dulliau ar gyfer olrhain a gwerthuso cynnydd ac ar gyfer cofnodi diwygiadau
• prosesau i nodi unrhyw batrymau gweithgarwch a allai ddangos problemau posibl o ran uniondeb, gan gynnwys pa gamau y mae angen eu cymryd i ddelio ag unrhyw broblemau o’r fath 

Bydd angen i chi gael systemau ar waith a fydd yn eich galluogi i olrhain eich cynnydd tuag at sicrhau bod cymaint â phosibl o drigolion wedi’u cynnwys ar y gofrestr. Dylai hyn gynnwys prosesau i olrhain ymatebion gan unigolion a chartrefi i fonitro, gwerthuso a thargedu adnoddau i nodi lle y mae addasiadau i’ch cynlluniau yn ofynnol.

Mae hefyd angen i chi gynnal cofrestr risgiau a materion, gan nodi unrhyw risgiau i gyflawniad effeithiol eich cynllun cofrestru a chamau lliniaru cyfatebol.

Rydym wedi datblygu templed o gofrestr risgiau a materion y gallech ei defnyddio i gofnodi unrhyw risgiau yr ydych chi'n eu nodi. Mae’n cynnwys enghreifftiau y bydd angen i chi eu hystyried ac, os oes angen, eu lliniaru, yn ogystal â log i gofnodi unrhyw faterion sy’n dod i’r amlwg ac y bydd angen i chi fynd i’r afael â nhw. Fel arall, efallai y byddwch yn dymuno cynnwys risgiau gan gynnwys ein henghreifftiau mewn unrhyw ddogfennau rheoli risg rydych eisoes wedi’u datblygu.