Eich cynllun cofrestru 

Tra bydd eich strategaeth ymgysylltu â'r cyhoedd yn eich helpu i nodi'r heriau cofrestru yn eich ardal a dull gweithredu cyffredinol o fynd i'r afael â nhw, dylai eich cynllun cofrestru gael ei lywio ganddi a dylai nodi camau gweithredu manwl o ran popeth sydd angen ei wneud er mwyn cynnal cofrestrau etholiadol sydd mor gywir a chyflawn â phosibl – nid dim ondd yn ystod y cyfnod canfasio, ond drwy gydol y flwyddyn. 

Beth y dylai cynllun cofrestru ei gynnwys? 

Dylai eich cynllun cofrestru nodi'r holl weithgarwch cofrestru a gynhelir drwy gydol y flwyddyn, gan gynnwys yn y cyfnod cyn etholiadau arfaethedig ac yn ystod y canfasiad. 

Rydym wedi llunio templed o gynllun cofrestru y gallwch ei ddefnyddio i'ch helpu i gynllunio ar gyfer darparu gwasanaethau cofrestru etholiadol. Nid oes rhaid i chi ddefnyddio'r templed a ddarparwyd

Mae'n bwysig eich bod yn trin eich cynllun cofrestru fel dogfen fyw ac yn ei hadolygu'n rheolaidd gan ddefnyddio'r data sydd ar gael i fonitro cynnydd a nodi lle y mae angen gwneud unrhyw ddiwygiadau. 

Fan lleiaf, dylai eich cynllun cofrestru gynnwys: 

• amserlen o bethau i'w cyflawni a thasgau a ddylai ddangos sut rydych yn bwriadu cyflawni'r camau sydd eu hangen o dan Adran 9A, yn ystod y canfasiad a thrwy gydol y flwyddyn
• manylion gweithgarwch partneriaeth a gynlluniwyd
• manylion ynghylch sut y byddwch yn rhoi eich strategaeth ar gyfer ymgysylltu â phobl ifanc 14-17 oed yn eich ardal ar waith  
• manylion ynghylch sut y byddwch yn rheoli'r prosesau y mae'n ofynnol i chi eu dilyn er mwyn cadarnhau pwy yw pobl ifanc 14 a 15 oed, gan gynnwys sut y byddwch yn cael gafael ar gofnodion addysgol ac unrhyw gofnodion eraill a'u defnyddio at y dibenion hyn.
• amcanion a mesurau llwyddiant
• gofynion o ran adnoddau
• adolygu prosesau mewnol er mwyn sicrhau eu bod yn dal i fod yn berthnasol, gan gynnwys y mesurau rydych wedi'u rhoi ar waith i sicrhau bod gofynion diogelu data yn cael eu bodloni
• nodi anghenion hyfforddi, ar gyfer ffynonellau hyfforddi mewnol ac allanol
• dulliau o olrhain a gwerthuso cynnydd a chofnodi diwygiadau
• prosesau ar gyfer nodi unrhyw batrymau gweithgarwch a allai ddynodi problemau posibl o ran uniondeb, gan gynnwys pa gamau y dylid eu cymryd i ymdrin ag unrhyw broblemau o'r fath

Bydd angen i chi sicrhau bod systemau ar waith sy'n eich galluogi i olrhain cynnydd tuag at sicrhau bod cynifer o breswylwyr cymwys â phosibl yn cael eu cynnwys ar y gofrestr. Gan gynnwys prosesau i olrhain ymatebion gan unigolion a chartrefi er mwyn monitro, gwerthuso a thargedu adnoddau i nodi ble y mae angen gwneud diwygiadau i'ch cynlluniau. 

Bydd angen i chi hefyd gynnal cofrestr risgiau a phroblemau, gan nodi unrhyw risgiau i'r broses o gyflawni eich cynllun cofrestru a chamau lliniaru cyfatebol yn effeithiol. 

Rydym wedi datblygu templed o gofrestr risgiau a phroblemau y gallwch ei ddefnyddio i gofnodi unrhyw risgiau a nodir gennych. Mae'n cynnwys enghreifftiau y bydd angen i chi eu hystyried a'u lliniaru os bydd angen, yn ogystal â chofnod i gofnodi unrhyw broblemau sy'n dod i'r amlwg ac y bydd angen i chi fynd i'r afael â nhw. Fel arall, efallai y byddwch am gynnwys risgiau, gan gynnwys ein henghreifftiau, mewn unrhyw ddogfennaeth rheoli risg a ddatblygwyd gennych eisoes.