Canllawiau diogelu data i Swyddogion Cofrestru Etholiadol a Swyddogion Canlyniadau

Mae Erthygl 21 o GDPR y DU yn cynnwys yr hawl i wrthwynebu, sy'n golygu y caiff testun y data wrthwynebu prosesu ei ddata personol. Mae'r hawl hon yn gymwys pan fydd angen prosesu er mwyn cyflawni tasg gyhoeddus (fel cynnal y gofrestr etholiadol).

Er enghraifft, mae deddfwriaeth yn atal etholwr rhag newid ei ddewis o ran y gofrestr olygedig ar ohebiaeth ganfasio.1  

Fodd bynnag, os cewch ymateb i ohebiaeth ganfasio a bod yr etholwr ei hun wedi nodi'n glir arni nad yw am ymddangos ar y gofrestr agored mwyach am gyfnod amhenodol, dylech drin yr ymateb i'r ohebiaeth ganfasio fel hysbysiad o dan Erthygl 21 o GDPR y DU a diwygio'r gofrestr yn briodol. Ceir rhagor o wybodaeth am y broses hon yn ein canllawiau ar gynnal y broses cofrestru etholiadol.

Fodd bynnag, ni all yr hawl i wrthwynebu prosesu gwmpasu gwybodaeth lle nodir casglu neu natur y prosesu mewn cyfraith etholiadol. Er enghraifft, gall testun y data wrthwynebu prosesu ei gyfeiriad e-bost neu ei rif ffôn mewn perthynas â chofrestru etholiadol, ond nid defnyddio ei enw neu ei gyfeiriad cartref.

Dylech gadw cofnodion er mwyn nodi unrhyw gais a wneir o dan yr hawl i wrthwynebu prosesu er mwyn dangos eich bod yn cydymffurfio ag egwyddorion prosesu data personol, gan sicrhau y cânt eu prosesu'n gyfreithlon, yn deg ac mewn modd tryloyw. Efallai y bydd gan eich darparwr Meddalwedd Rheoli Etholiadol gyfleuster i gofnodi cydsyniad yn erbyn cofnodion etholwyr a dylech drafod sut i reoli'r broses yn ymarferol ag ef.

Mae'r gwahoddiad i gofrestru drwy e-bost y mae'n rhaid i chi ei ddefnyddio yn cynnwys opsiwn datdanysgrifio er mwyn galluogi etholwyr i wneud cais o dan yr hawl i wrthwynebu defnyddio eu manylion cyswllt at y diben hwn. 

Dylech sicrhau, pan fyddwch yn e-bostio etholwyr, eich bod yn cynnwys opsiwn ‘datdanysgrifio’ ar bob e-bost er mwyn galluogi testun y data i wrthwynebu defnyddio ei wybodaeth gyswllt at y diben hwn.