Canllawiau i Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) ar weinyddu etholiad Senedd y DU ym Mhrydain Fawr

Yn ôl y gyfraith, mae'n ofynnol i'r Comisiwn Etholiadol fonitro cydymffurfiaeth â'r rheolau ar gyfer gwariant a rhoddion ymgeiswyr mewn etholiadau.

Mae deddfwriaeth yn gosod terfynau ar wariant ymgeiswyr ac yn pennu terfynau amser penodol ar gyfer cyflwyno gwybodaeth am wariant. Rhaid i bob asiant etholiad gyflwyno ffurflen gwariant ymgeisydd i chi, ynghyd ag anfonebau a derbynebau perthnasol, o fewn 35 diwrnod calendr i ddatgan canlyniad yr etholiad (oni fydd diwrnod olaf y cyfnod ar benwythnos neu ŵyl y banc, ac os felly bydd y diwrnod olaf yn symud i'r diwrnod gwaith nesaf).1  

Mae hyn yn golygu os gwnaethoch ddatgan canlyniad ddydd Gwener 6 Mai, er enghraifft, y dyddiad cau ar gyfer cyflwyno'r ffurflen gwariant fyddai dydd Gwener, 10 Mehefin. 
 
Rhaid cyflwyno ffurflen wariant hyd yn oed os bydd yr etholiad yn ddiwrthwynebiad.2

Mae'r ddeddfwriaeth yn ei gwneud yn ofynnol hefyd i asiantiaid etholiad ac ymgeiswyr gyflwyno datganiadau ar wahân yn cadarnhau bod ffurflen gwariant etholiad yr ymgeisydd yn gyflawn ac yn gywir. Rhaid i ddatganiad yr asiant etholiad gael ei anfon ar y cyd â'r ffurflen gwariant lawn. Rhaid i ddatganiad yr ymgeisydd gael ei gyflwyno o fewn saith diwrnod gwaith ar ôl i'r asiant etholiad gyflwyno'r ffurflen gwariant lawn. 
 
Fodd bynnag, os yw'r ymgeisydd allan o'r DU pan gyflwynir y ffurflen i chi, rhaid iddo wneud y datganiad o fewn 14 diwrnod calendr i ddychwelyd i'r DU (oni fydd diwrnod olaf y cyfnod ar benwythnos neu ŵyl y banc, ac os felly bydd y diwrnod olaf yn symud i'r diwrnod gwaith nesaf). 

Er mwyn cadw trywydd archwilio clir, dylech sicrhau bod y dyddiad yn cael ei stampio ar unrhyw ddogfennaeth sy'n ymwneud â ffurflen gwariant ymgeisydd, gan gynnwys datganiad yr asiant etholiad, pan gânt eu derbyn.

Sut y gellir cyflwyno ffurflenni gwariant

Chi sydd i benderfynu sut y gall ymgeiswyr gyflwyno eu treuliau, naill ai fel copïau caled, trwy e-bost neu'r ddau. Wrth benderfynu hyn dylech sicrhau eich bod:

• Yn rhoi gwybod i bob ymgeisydd ac asiant am y broses ymlaen llaw
• Bod pob ymgeisydd ac asiant yn cael eu trin yn deg ac yn gyson
• Bod y broses ar gyfer cyflwyno ffurflenni gwariant yn glir, yn hawdd i'w dilyn ac yn hygyrch i bawb

Os byddwch yn penderfynu derbyn ffurflenni gwariant drwy e-bost dylech nodi unrhyw ofynion, megis:

• Y cyfeiriad(au) e-bost penodol i'w defnyddio
• Sut y dylid labelu e-byst
• Unrhyw ofynion o ran fformat atodiadau e-bost

Dylech hefyd ystyried y prosesau mewnol y byddwch yn eu dilyn ar gyfer ffurflenni gwariant a gyflwynir drwy e-bost, er enghraifft:

• Sut y byddwch yn cydnabod cyflwyniadau e-bost
• Sut y byddwch yn rheoli ffurflenni gwariant a anfonir i gyfeiriad e-bost gwahanol, megis cael prosesau ar waith ar gyfer monitro cyfeiriadau e-bost a allai fod yn gysylltiedig â'r Swyddog Canlyniadau (Gweithredol) neu'r tîm gwasanaethau etholiadol
• Sut i wneud timau eraill ar draws y cyngor yn ymwybodol y dylent gysylltu â chi cyn gynted â phosibl os ydynt yn derbyn unrhyw e-byst ynghylch ffurflenni gwariant
• Sut y byddwch yn storio'r ffurflenni yn electronig

Bydd angen i chi feddwl sut y byddwch yn paratoi datganiadau i'w harchwilio, er enghraifft, a fyddwch yn caniatáu i'r arolygiad ddigwydd ar gyfrifiadur dan oruchwyliaeth, neu a fyddwch yn argraffu'r holl ddatganiadau.

Gwirio ffurflenni gwariant

Er nad oes dyletswydd arnoch i wirio cyflawnder neu ddilysrwydd ffurflenni gwariant ymgeiswyr, os ydych yn ymwybodol bod gwall gweinyddol amlwg wedi digwydd, byddai'n rhesymol i chi roi gwybod i'r ymgeisydd neu'r asiant o hyn. Er enghraifft, os byddwch yn derbyn ffurflenni gwariant drwy e-bost a bod yr e-bost eglurhaol yn cyfeirio at atodiad o dderbynebau, nad ydynt wedi'u cynnwys, byddai'n rhesymol tynnu sylw'r ymgeisydd at hyn er mwyn ei alluogi i ail-anfon yr atodiad.

Dylech sicrhau bod pob ymgeisydd yn cael ei drin yn deg ac yn gyson, a'i fod yn cael yr un lefel o gefnogaeth wrth gyflwyno ei dreuliau.