Mae'r cyfryngau yn chwarae rhan bwysig wrth roi gwybodaeth i bleidleiswyr am yr etholiad ac mae'n bwysig eich bod yn cynllunio ac yn rheoli eich trefniadau cyfathrebu ag allfeydd a chynrychiolwyr y cyfryngau yn effeithiol er mwyn cynnal hyder y cyhoedd bod yr etholiad yn cael ei redeg yn effeithiol.
Er mwyn cyflawni hyn yn effeithiol, dylai fod proses glir ar waith ar gyfer cyfathrebu mewn perthynas â'r etholiad ym mhob etholaeth sy'n cael ei dilyn gennych chi ac, yn achos etholaethau trawsffiniol, staff perthnasol yr awdurdod arall, a'ch tîm neu dimau cyfathrebu priodol er mwyn ymateb i unrhyw faterion sy'n codi.
Dylai eich trefniadau ar gyfer gweithio gyda'r cyfryngau gynnwys y canlynol:
prosesau ar gyfer ymdrin ag ymholiadau cyffredinol gan y cyfryngau
strategaethau ar gyfer ymdrin â chyfathrebu rhagweithiol a hefyd gysylltu â'r cyfryngau mewn perthynas â digwyddiadau penodol fel cyfrif pleidleisiau a datgan canlyniadau
cynlluniau ar gyfer ymdrin yn adweithiol ag unrhyw faterion sy'n codi mewn perthynas â'r etholiad, er enghraifft honiadau o dwyll etholiadol
Presenoldeb y cyfryngau yn y cyfrif
Wrth ddatblygu eich cynllun ar gyfer sut y byddwch yn ymdrin â phresenoldeb y cyfryngau yn y cyfrif, dylech ystyried y canlynol:
cysylltu â'r prif sefydliadau darlledu ymlaen llaw ac amlinellu'r cyfleusterau sydd ar gael i'r wasg
rhoi cyfle i gynrychiolwyr o'r cyfryngau ymweld â'r lleoliad dilysu a chyfrif er mwyn gweld faint o le a chyfleusterau sydd ar gael, er mwyn rhoi cyfle iddynt godi unrhyw faterion neu ofynion technegol gyda chi er mwyn i chi allu cynnwys y rhain yn eich gwaith wrth gynllunio cynllun y lleoliad
trafod trefniadau ar gyfer datgan y canlyniadau
trefnu bod systemau sain yn cael eu defnyddio ar gyfer y cyhoeddiadau ac unrhyw ddarllediadau byw
gwneud trefniadau i achredu newyddiadurwyr, technegwyr a ffotograffwyr sy'n bresennol a darparu pasys ar gyfer y cyfryngau
sicrhau bod llefarydd y cyfryngau yn cael ei enwebu ar gyfer y cyfrif, a bod pawb yn gwybod pwy yw'r person hwn ac mai'r person hwn sy'n gyfrifol am ateb holl gwestiynau'r cyfryngau
sicrhau bod y cyfryngau yn ymwybodol o unrhyw ardaloedd cyfyngedig a gweithdrefnau e.e. bod gweithwyr camera yn gwybod na ddylent ffilmio gwybodaeth sensitif (fel siotiau agos o bapurau pleidleisio) na rhwystro staff cyfrif
sicrhau bod tîm cysylltiadau cyhoeddus y cyngor yn bresennol i ddelio ag ymholiadau gan y cyfryngau. Dylech wneud yn siŵr eu bod yn gwybod â phwy i gysylltu os gofynnir unrhyw gwestiynau etholiadol technegol iddynt
esbonio'r prosesau i'w dilyn a'r amseroedd gorffen a datgan disgwyliedig ar gyfer pob pleidlais
rhoi camau ar waith i'ch galluogi i roi copi ysgrifenedig o'r canlyniadau i gynrychiolwyr y cyfryngau ar yr adeg y caiff y cyhoeddiad ei wneud
Er mwyn rhoi cymorth pellach i chi a'ch tîm cyfathrebu wrth gysylltu â'r cyfryngau yn ystod y broses gyfrif, rydym wedi datblygu awgrymiadau ar gyfer rheoli'r cyfryngau yn ystod y broses gyfrif.