Canllawiau i Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) ar weinyddu etholiad Senedd y DU ym Mhrydain Fawr

Rhaid i chi gymryd camau priodol i annog etholwyr i gymryd rhan yn yr etholiad, ac wrth ymgymryd â'r cyfryw weithgarwch mae'n rhaid i chi ystyried unrhyw ganllawiau a roddir gan y Comisiwn Etholiadol.1 Dylai rhan o'r gweithgaredd ymgysylltu hwn gynnwys sut y byddwch yn cyfathrebu'r broses bleidleisio a'r gefnogaeth sydd ar gael i bleidleiswyr anabl. Dylai hyn fod yn uniongyrchol gyda sefydliadau anabledd lleol a chyfeirio mwy cyffredinol at gyfathrebu hygyrch, megis darparu fersiynau ar-lein o ddogfennau sy'n hawdd eu darllen, yn gydnaws â darllenwyr sgrin, neu sydd ar gael mewn print bras.

Os nad chi yw'r Swyddog Cofrestru Etholiadol hefyd, dylech gysylltu â'r unigolyn hwnnw er mwyn sicrhau bod eich holl weithgareddau yn gyson ac wedi'u cynllunio i sicrhau'r effaith fwyaf cyn y dyddiad cau ar gyfer cofrestru. Am ragor o wybodaeth am ymgysylltu fel Swyddog Cofrestru Etholiadol, gweler ein canllawiau ar eich strategaeth ymgysylltu â'r cyhoedd a'ch cynllun cofrestru. 

Dylai eich gweithgarwch a'ch negeseuon anelu at sicrhau bod gan bawb sydd am bleidleisio y wybodaeth sydd ei hangen arnynt i allu gwneud hynny, ac y gallant bleidleisio gan ddefnyddio eu hoff ddull. Dylai'r holl ohebiaeth a anfonir gynnwys manylion cyswllt priodol fel y gall unrhyw un ymateb a chael rhagor o wybodaeth.

Wrth gynllunio eich gweithgarwch, dylech ystyried a dogfennu'r canlynol:

• nodi'ch cynulleidfa darged
• amcanion a mesurau o lwyddiant y gweithgarwch 
• unrhyw risgiau – a sut i liniaru'r risgiau hynny
• adnoddau – ariannol a staffio
• cynlluniau ar gyfer cydweithio â phartneriaid lleol perthnasol, gan gynnwys arbenigwyr yn adran gyfathrebu'r awdurdod lleol 

Dylech nodi'r dulliau mwyaf effeithiol o sicrhau bod eich gweithgarwch ymwybyddiaeth y cyhoedd yn cyrraedd cynulleidfa mor eang â phosibl a'i fod yn darparu'r wybodaeth hanfodol sydd ei hangen ar etholwyr i'w galluogi i gymryd rhan yn yr etholiad. Dylech ddefnyddio eich gwefan, y cyfryngau cymdeithasol a dulliau traddodiadol fel hysbysfyrddau i gyfleu'r wybodaeth hon.  

Gall gwybodaeth sydd ei hangen ar etholwyr er mwyn cymryd rhan yn llwyddiannus gynnwys y canlynol:

• manylion yr etholiad ei hun
• y dyddiad ac oriau pleidleisio
• lleoliad gorsafoedd pleidleisio
• unrhyw ddyddiadau cau allweddol (e.e. dyddiadau cau ar gyfer gwneud cais am bleidleisiau post neu bleidleisiau drwy ddirprwy)
• sut i gofrestru i bleidleisio
• sut i wneud cais am bleidlais bost neu bleidlais drwy ddirprwy, gan gynnwys y gofyniad am wiriadau ID
• sut i ddychwelyd eu pleidlais bost (e.e. drwy'r post neu yn bersonol)
• nifer y pleidleisiau post y gall unigolyn eu cyflwyno, a'r cyfyngiadau ar bwy all gyflwyno pleidleisiau post
• sut i bleidleisio (h.y. sut i farcio'r papur(au) pleidleisio)
• pa gymorth sydd ar gael i etholwyr (e.e. gwybodaeth i bleidleiswyr anabl)
• sut y caiff pleidleisiau eu cyfrif
• sut y caiff y canlyniad ei gyhoeddi 

Anfon e-gyfathrebiadau cyn yr etholiad

Yn ogystal ag anfon cardiau pleidleisio, dylech hefyd ystyried defnyddio unrhyw fanylion cyswllt eraill sydd gennych i anfon gwybodaeth ychwanegol am yr etholiad at etholwyr. Gallai hyn gynnwys defnyddio cyfeiriadau e-bost a rhifau ffôn i anfon e-gyfathrebiadau at etholwyr. 

Er enghraifft, mae'n bosibl y byddwch yn penderfynu anfon e-gyfathrebiadau cyn i gardiau pleidleisio gael eu hanfon i roi gwybodaeth gyffredinol i etholwyr. Fel arall, efallai y byddwch yn penderfynu defnyddio e-gyfathrebiadau i atgoffa etholwyr o derfynau amser ceisiadau pleidleisio drwy'r post a thrwy ddirprwy. 

Bydd gofyn i chi greu cyfathrebiadau templed ymlaen llaw pan fyddwch yn defnyddio e-byst, negeseuon testun neu gyfathrebiadau electronig eraill. 

Bydd angen i chi hefyd benderfynu a ddylid rheoli e-gyfathrebiadau yn fewnol neu drwy gyflenwr allanol, efallai y byddwch yn penderfynu cymryd gwahanol ddulliau ar gyfer gwahanol fathau o e-gyfathrebiadau. Rhaid i unrhyw berson sy'n prosesu data personol a ddefnyddir ar gyfer sianeli e-gyfathrebu gydymffurfio â gofynion deddfwriaeth ar ddiogelu data.

Ymgyrchoedd ymwybyddiaeth y cyhoedd y Comisiwn

Yn ystod y cyfnod cyn etholiadau a drefnwyd, mae'n bosibl y byddwn yn cynnal ymgyrch ymwybyddiaeth y cyhoedd er mwyn annog unigolion i gofrestru. Bydd ymgyrch o'r fath fel arfer yn cynnwys hysbysebu yn y cyfryngau torfol, gan weithio gyda phartneriaid a chynnal gweithgareddau cysylltiadau cyhoeddus. Byddwn hefyd yn darparu adnoddau y gellir eu defnyddio'n lleol, fel posteri, baneri ar-lein, templedi o ddatganiadau i'r wasg a chynnwys i'w ddefnyddio yn y cyfryngau cymdeithasol. 

Byddwn yn rhoi gwybodaeth i chi am ein hymgyrchoedd ymwybyddiaeth y cyhoedd drwy'r Bwletin Gweinyddu Etholiadau. Rydym hefyd yn cyhoeddi cylchlythyr cofrestru pleidleiswyr, Roll Call, sy'n anelu at sicrhau bod timau cyfathrebu mewn cynghorau lleol yn ymwybodol o'r wybodaeth ddiweddaraf am ymgyrchoedd ac adnoddau. Gallwch chi a thîm cyfathrebu eich cyngor gofrestru i dderbyn y cylchlythyr yma.