Canllawiau i Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) ar weinyddu etholiad Senedd y DU ym Mhrydain Fawr

Dylech ystyried dynodi ardaloedd ar gyfer swyddogaethau penodol a nodi pa ddodrefn a chyfarpar y bydd eu hangen ar gyfer pob ardal. 

Cyrraedd y lleoliad 

Parcio ceir a mynediad i gerbydau

Fe'ch cynghorir i ddynodi ardaloedd parcio gwahanol ar gyfer ymgeiswyr, asiantiaid ac arsylwyr, ac ar gyfer staff. Gall fod yn ddefnyddiol cael mynedfa ac allanfa ddynodedig i'r maes parcio, er mwyn osgoi tagfeydd, megis pan fydd y blychau pleidleisio yn cyrraedd o'r gorsafoedd pleidleisio. 

Gall fod yn ddefnyddiol cael staff yn goruchwylio'r maes parcio ar yr adeg hon. Dylai unrhyw staff sy'n gweithio yn y maes parcio gael dillad diogelwch priodol fel siacedi llachar, a dylid eu hyfforddi i ddelio â llawer o draffig gan gynnwys, er enghraifft, asiantiaid cyfrif yn cyrraedd ar gyfer y gweithrediadau a staff gorsafoedd pleidleisio yn cyrraedd gyda blychau pleidleisio. 

Mynedfa

Dylid gosod staff wrth y fynedfa/mynedfeydd er mwyn gwneud yn siŵr bod gan y bobl sy'n ceisio mynd i mewn i'r lleoliad dilysu a chyfrif hawl i wneud hynny. Gall fod yn ddefnyddiol cael mynedfeydd gwahanol ar gyfer staff a phobl eraill sy'n bresennol. Hefyd, dylech sicrhau bod eich trefniadau mynediad yn osgoi creu ciwiau a allai arwain at oedi cyn dechrau'r broses dilysu a chyfrif. 

Man derbyn

Dyma'r man y bydd blychau pleidleisio, cyfrifon papurau pleidleisio a deunydd ysgrifennu a chyfarpar arall gorsafoedd pleidleisio yn cyrraedd er mwyn eu derbyn a'u didoli. Yn ddelfrydol, dylai fod gan y man derbyn fynedfa ar wahân i'r un a ddefnyddir gan staff eraill, ymgeiswyr, asiantiaid ac arsylwyr, gyda mynediad uniongyrchol o'r maes parcio neu'r man llwytho.  

Ardaloedd Prosesu

Byrddau dilysu, cysoni a chanlyniadau

Dyma ble y bydd staff dilysu yn dilysu cynnwys y blychau pleidleisio ac yn cysoni cyfanswm y pleidleisiau. Os defnyddir gliniaduron, dylech ystyried trefniadau o ran ceblau a'r trefniadau wrth gefn os bydd cyfarpar yn methu. 

Os bydd angen i chi rannu cyfansymiau cyfrif lleol â Swyddog Canlyniadau sy'n gyfrifol am goladu'r canlyniadau, bydd angen ardal arnoch er mwyn gwneud hyn hefyd.

Bwrdd y Swyddog Canlyniadau

Dyma lle y dylech gadw gwerslyfrau cyfreithiol, canllawiau'r Comisiwn Etholiadol, nodiadau gweithdrefnol, cyfarwyddiadau dros ben ar gyfer staff, rhestrau staff, deunydd ysgrifennu a deunyddiau canllaw eraill er mwyn cyfeirio atynt.

Byrddau cyfrif

Dylai'r rhain wahanu'r staff a'r asiantiaid cyfrif yn briodol. Os bydd digon o le, gellid darparu seddi yn agos i'r byrddau hyn ar gyfer asiantiaid cyfrif ac arsylwyr. 

Mae'n bosibl y byddwch am ddefnyddio mesurau i wahanu staff sy'n gweithio wrth fyrddau cyfrif a'r rhai sy'n arsylwi. Fodd bynnag, ni ddylai'r mesurau hyn gael effaith negyddol ar allu ymgeiswyr ac asiantiaid i oruchwylio'r prosesau dilysu a chyfrif a chraffu arnynt, gan gynnwys dyfarnu papurau pleidleisio amheus.  

Ardal pleidleisiau post

Os caiff pleidleisiau post eu hagor ac y caiff y dynodwyr personol eu gwirio yn y lleoliad dilysu, dylech neilltuo ardal ar wahân i brosesu pleidleisiau post heb eu hagor a ddosbarthwyd o orsafoedd pleidleisio. Bydd angen i chi neilltuo digon o le i dderbyn ac agor y pleidleisiau post hyn a dilysu'r dynodwyr arnynt, a galluogi pobl i arsylwi ar y prosesau hyn. 

Bydd angen i chi ystyried trefniadau rhwydwaith a cheblau os byddwch yn defnyddio meddalwedd dilysu fel rhan o'r broses o ddilysu dynodwyr personol. 

Byrddau ar gyfer papurau pleidleisio sydd wedi'u cyfrif

Ar ôl i bapurau pleidleisio gael eu didoli a'u cyfrif yn bleidleisiau ar gyfer pleidiau unigol a/neu ymgeiswyr, fel y bo'n briodol, dylid eu gosod mewn bwndeli (e.e. bwndeli o 100 o bapurau pleidleisio) a'u rhoi ar fwrdd ar wahân, er mwyn cadw'r holl bleidleisiau ar gyfer pob plaid neu ymgeisydd gyda'i gilydd.  

Mae'n debygol y bydd ymgeiswyr ac asiantiaid yn disgwyl y bydd yr holl fwndeli ar gyfer yr holl bleidiau a/neu ymgeiswyr (fel y bo'n briodol) yn cael eu gosod mewn un man canolog fel y gallant weld niferoedd cymharol y pleidleisiau ar gyfer pob plaid a/neu ymgeisydd. Bydd angen ystyried hyn, yn enwedig pan fydd y broses dilysu a chyfrif wedi'i his-rannu'n ardaloedd sy'n llai na'r ardal etholiadol.

Ardaloedd eraill

Ardal i ymgeiswyr, asiantiaid, arsylwyr a gwesteion

Os yw'n bosibl, ystyriwch neilltuo ardal ar wahân ar gyfer ymgeiswyr, asiantiaid, arsylwyr a gwesteion lle gallant weld darllediadau teledu o'r etholiadau.

Ardal ar gyfer lluniaeth

Ystyriwch ddarparu ardal lle gall cynorthwywyr cyfrif ac aelodau eraill o staff gael diod a rhywbeth i'w fwyta – gellid eu cynghori i ddod â diod a bwyd gyda nhw, neu gellid darparu lluniaeth iddynt. Gall y broses dilysu a chyfrif fod yn un hirfaith ac mae'n bwysig sicrhau bod lluniaeth digonol ar gael er mwyn helpu i gynnal lefelau egni a chanolbwyntio'r staff.  

Er mwyn osgoi'r posibilrwydd o arllwys diod, ni ddylech ganiatáu i gynorthwywyr fwyta nac yfed wrth y byrddau cyfrif.  Fodd bynnag, gallech ystyried gadael iddynt yfed dŵr potel (â chaeadau sy'n atal arllwysiadau) wrth y byrddau cyfrif. Mae llawer o Swyddogion Canlyniadau hefyd yn darparu cyfleusterau i ymgeiswyr, asiantiaid, arsylwyr a phobl eraill sy'n bresennol brynu bwyd a diod ar y safle.

Ardal i'r cyfryngau

Bydd y gofynion ar gyfer ardal y cyfryngau yn dibynnu ar y mathau o gyfryngau a gynrychiolir a'u hanghenion. Er enghraifft, os bydd camerâu teledu yn bresennol, ni ddylai unrhyw oleuadau achosi gwres neu lewyrch diangen a allai amharu ar effeithlonrwydd y cyfrif, ac ni ddylid caniatáu i gamerâu gymryd siotiau agos o'r papurau pleidleisio. Yn ogystal, mae'n bwysig sicrhau nad oes unrhyw geblau hir i'r rhai sy'n mynychu'r cyfrif faglu drostynt, a bod unrhyw gyfarpar yn cael ei osod mewn man diogel.  

Gallech ystyried sefydlu ardaloedd i gynrychiolwyr y cyfryngau sy'n rhoi cyfle iddynt oruchwylio'r gweithrediadau o bell a chyflawni eu rôl i adrodd ar gynnydd y broses a'r canlyniadau drwy gydol y digwyddiad.

Ardal datgan canlyniadau 

Platfform uwch lle gellir datgan y cyfansymiau/canlyniadau lleol. Os bydd digon o le, dylech ddod â'r ymgeiswyr at ei gilydd ar gyfer y cyhoeddiadau a chaniatáu areithiau derbyn a chonsesiwn. 

Os byddwch yn penderfynu na fydd y trefniadau traddodiadol hyn yn ddichonadwy yn eich lleoliad, dylech sicrhau y gallwch rannu canlyniadau'r etholiadau serch hynny yn unol â gofynion deddfwriaethol a bod yr holl randdeiliaid, gan gynnwys cynrychiolwyr y cyfryngau, yn ymwybodol o'ch trefniadau arfaethedig ymlaen llaw.