Canllawiau i Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) ar weinyddu etholiad Senedd y DU ym Mhrydain Fawr

Yr allwedd i reoli contractau yn effeithiol yw llinellau cyfathrebu parhaus ac agored rhyngoch chi a'r rheolwr a enwebwyd gennych ar gyfer y contract, wedi'u hategu gan ddarpariaethau clir a chadarn yn y contract o ran ansawdd a'r amserlenni a ddisgwylir ac sy'n ofynnol.  

Dylai'r contract amlinellu manylion sylfaenol am y cynhyrchion a'r gwasanaethau a ddarperir, fel manylebau, niferoedd, terfynau amser a chost.  

Rhaid i'r contract eich galluogi i derfynu'r contract o ganlyniad i'r canlynol:

• gweithred neu hepgoriad esgeulus
• gweithred sy'n golygu na allwch gyflawni eich dyletswyddau statudol 
• mae'r cwmni'n mynd yn ansolfent neu'n cael ei ddiddymu sy'n effeithio ar y contract

Dylai fod gan y cyflenwr hefyd yswiriant digonol ar waith i gwmpasu risgiau mewn perthynas ag atebolrwydd cyhoeddus ac esgeulustod proffesiynol.  

Dylai hefyd gefnogi'r broses sicrhau ansawdd drwy gynnwys manylion penodol am y meysydd pwnc canlynol:   

Cynlluniau parhad busnes

Mae'n allweddol y dylai trefniadau eich contract amlinellu sut y bydd eich cyflenwr yn parhau i weithredu os bydd rhywbeth yn tarfu ar y gwasanaeth yn annisgwyl. Gall y manylion fod wedi'u nodi yn rhywle ar wahân i'ch contract ffurfiol, ond dylech gael sicrwydd bod cynlluniau parhad busnes yn bodoli ac, yn ddelfrydol, dylech allu gweld y rhain er gwybodaeth.

Cytundebau lefel gwasanaeth 

Dylai eich contract ddiffinio pa wasanaethau yn union y bydd cyflenwr yn eu darparu a'r lefel neu'r safon sy'n ofynnol ar gyfer y gwasanaethau hynny. Er enghraifft, gall hyn gynnwys manylion am ba mor gyflym y ceir ymateb i negeseuon e-bost, eich hawliau chi a hawliau cynrychiolwyr y Comisiwn Etholiadol ac arsylwyr achrededig i gael mynediad i safle'r cyflenwr at ddibenion arsylwi, neu i'ch galluogi i gynnal gwiriadau sicrhau ansawdd, faint o lithro a ganiateir i'r naill ochr neu'r llall mewn perthynas ag unrhyw derfynau amser o dan y contract, a sut yr eir i'r afael ag unrhyw achosion o fethu â bodloni cytundebau lefel gwasanaeth, o ran trefniadau cyflawni ac unrhyw iawndal cysylltiedig. Bydd cytundebau lefel gwasanaeth o'r fath yn helpu i ddiffinio'r hyn y gallwch ei ddisgwyl fel cwsmer a sut y byddwch chi a'ch cyflenwr yn cydweithio â'ch gilydd. 

Dylech lunio gweithdrefn i'ch galluogi i brawfddarllen proflenni sy'n barod i'w hargraffu ac i brofi dogfennau o fewn y terfynau amser y cytunwyd arnynt. Dylech hefyd gytuno ar broses i gywiro unrhyw wallau.

Gallai amrywio'r fanyleb y cytunwyd arni mewn unrhyw ffordd arwain at dorri deddfwriaeth a chyfrifoldeb personol y Swyddog Canlyniadau fydd unrhyw achos o dorri o'r fath, felly dylai unrhyw amrywiadau gael eu dogfennu'n ffurfiol a'u cymeradwyo gennych chi neu gan rywun sydd wedi'i awdurdodi i weithredu ar eich rhan. Dylid gallu addasu'r contract i ystyried gweithgareddau annisgwyl a newidiadau munud olaf. Dylech sicrhau bod contractwyr yn gwybod sut y gall dyddiadau cau ar gyfer cofrestru effeithio ar amserlenni. Er enghraifft mae gan Swyddogion Cofrestru Etholiadol tan y dyddiad cau penderfynu (h.y. 6 diwrnod gwaith cyn yr etholiad) i dderbyn y dystiolaeth angenrheidiol gan ddarpar etholwr o dan y broses eithriadau a gwneud eu penderfyniad1 . Os gwnaeth yr etholwr hefyd gais i bleidleisio drwy'r post, bydd hyn yn effeithio ar nifer y pleidleisiau post i'w cynnwys yn y pecyn dosbarthu olaf. Os oes llithriant, er enghraifft oherwydd yr amser sydd ei angen i brosesu swmp-geisiadau pleidleisio drwy'r post munud olaf, dylech hysbysu'r contractwyr cyn gynted â phosibl.

Trefniadau diogelu data 

Sicrhewch eich bod yn ymdrin â manylion penodol y data i'w prosesu, gan gynnwys y mathau o ddata, yr amser prosesu a hawliau a rhwymedigaethau'r naill barti a'r llall. Dylai hyn hefyd gynnwys cyfarwyddiadau ar ddileu data ar ôl iddynt gael eu prosesu. Mae'n ofyniad cyfreithiol o dan y ddeddfwriaeth diogelu data gyfredol i ffurfioli'r gydberthynas waith â chyflenwyr a gaiff eu contractio i brosesu data a ddelir gennych, mewn contract ysgrifenedig. Am ragor o wybodaeth, gweler ein canllawiau ar ystyriaethau diogelu data wrth ddefnyddio contractwyr a chyflenwyr.

Dylech hefyd ystyried cymalau cyfrinachedd. Er nad yw Swyddogion Canlyniadau yn ddarostyngedig i geisiadau rhyddid gwybodaeth, er budd tryloywder, dylid ystyried cytuno i ddatgelu rhywfaint o wybodaeth os ceir cais rhyddid gwybodaeth. Fodd bynnag, ni ddylech chi na'r cyflenwr ddatgelu unrhyw wybodaeth gyfrinachol am delerau'r contract.

Rhaid i chi roi copi o'r gofynion cyfrinachedd i gyflenwyr: 

Gofynion cyfrinachedd

Defnyddio unrhyw is-gontractwyr 

Dylai eich cyflenwr nodi unrhyw achosion lle bydd yn is-gontractio unrhyw elfen o'r broses o ddarparu ei wasanaethau. Yn achos cyflenwyr mewn etholiad, gallai hyn fod yn gysylltiedig â llunio, cyflawni neu ddosbarthu deunyddiau. Er bod defnyddio is-gontractwyr yn beth cyffredin i lawer o ddiwydiannau, ac er na ddylai ynddo'i hun beri pryder, mae'n bwysig eich bod yn gwybod p'un a yw eich cyflenwyr yn defnyddio gwasanaethau is-gontractwyr ai peidio a pha brosesau sicrhau ansawdd sydd ar waith ganddynt i sicrhau bod unrhyw waith a wneir gan drydydd partïon yn cynnal y safonau a nodir yn eich contract â nhw, gan gynnwys gofynion diogelu data a chyfrinachedd.

Trefniadau anfonebu

Dylech sicrhau y caiff yr holl wybodaeth ategol mewn perthynas â'r costau a godir ei hanfon gan y cyflenwr yn unol â'r tendr/dyfynbris. Rhaid i chi dalu'r anfoneb o fewn y cyfnod amser y cytunwyd arno.