Canllawiau i Swyddogion Canlyniadau (Gweithredol) ar weinyddu etholiad Senedd y DU ym Mhrydain Fawr

Dylech ystyried pa broses y byddwch yn ei dilyn wrth bennu sut i fodloni'ch hun ynghylch pwy yw etholwr sy'n ceisio cael pecyn pleidleisio drwy'r post newydd lle na chafwyd un neu cafodd yr un gwreiddiol ei golli.

Mae'r adran hon yn darparu cyfres o argymhellion ynghylch dulliau adnabod. 

Argymhelliad 1 – Profion adnabod sylfaenol 

Dylid darparu un prawf adnabod sylfaenol cyn anfon pecyn pleidleisio drwy'r post newydd. Dylai fod yn ddogfen swyddogol sy'n cynnwys llun yr etholwr, ynghyd ag enw'r etholwr. Y ddwy enghraifft fwyaf diogel yw:   

• pasbort
• trwydded yrru cerdyn-llun

Gellir derbyn dogfennau eraill fel prawf sylfaenol, cyhyd â bod llun wedi'i selio arnynt. Ymhlith y rhain mae:   

• tocyn bws lleol
• cerdyn myfyriwr a gyhoeddwyd gan gorff addysg bellach neu addysg uwch cydnabyddedig
• cerdyn adnabod a gyhoeddwyd gan gyflogwr cydnabyddedig

Efallai na fydd rhai etholwyr yn gallu cyflwyno prawf adnabod ar ffurf llun. O dan yr amgylchiadau hyn, argymhellir y dylid gofyn iddynt ddarparu dwy enghraifft o'r rhestr o brofion adnabod eilaidd a nodir isod.   

Argymhelliad 2 – Profion adnabod eilaidd

Os byddwch yn dal i amau pwy yw etholwr sy'n gwneud cais am becyn pleidleisio drwy'r post newydd, gellid gofyn am brawf adnabod eilaidd. Hefyd, os na all etholwr gyflwyno prawf adnabod sylfaenol, gellid gofyn am ddau brawf adnabod eilaidd.
   
Ymhlith y rhain mae:

• trwydded yrru lawn (heb lun)
• llyfr talu'r dreth gyngor neu fil treth gyngor diweddar 
• llyfr rhent y cyngor neu landlord cymdeithasol 
• derbynebau rhent diweddar neu gytundeb tenantiaeth
• llyfr lwfansau/budd-daliadau/pensiwn a gyhoeddwyd gan yr Adran Gwaith a Phensiynau  
• llyfr sieciau/cerdyn siec/llyfr Cynilion Cenedlaethol  
• cyfriflen ddiweddar gan y banc neu gymdeithas adeiladu (nid cyfriflen cerdyn siop)
• bil cyfleustodau diweddar (mae'n well dangos dau wahanol; nid bil ffôn symudol)
• P45 
• gohebiaeth gan un o adrannau'r llywodraeth      
• cerdyn adnabod a gyhoeddwyd gan un o aelod-wladwriaethau'r Undeb Ewropeaidd/Ardal Economaidd Ewropeaidd, dogfen deithio a gyhoeddwyd gan y Swyddfa Gartref, neu dystysgrif dinasyddio neu gofrestru          
• llythyr (datganiad a ardystiwyd) gan unigolyn cyfrifol megis cyfreithiwr, meddyg, gweinidog crefydd, ynad, athro, rheolwr hostel, gweithiwr cymdeithasol, nyrs ardal, bydwraig neu unigolyn cyfrifol arall, sy'n dweud ei fod yn adnabod yr etholwr ac y gall gadarnhau ei enw a'i gyfeiriad. Gallech gynnwys landlord neu denant yr etholwr yn y categori hwn, ac efallai nodi eu bod ar y gofrestr etholiadol
• cerdyn meddygol y Gwasanaeth Iechyd Gwladol neu gerdyn Yswiriant Gwladol  
• tystysgrifau geni, mabwysiadu, priodas, partneriaeth sifil, ysgariad neu dystysgrif datganiad statudol (yn ddelfrydol, dylai'r rhain fod wedi'u cyhoeddi o fewn chwe mis i'r digwyddiad y maent yn ymwneud ag ef ac ni ddylent fod yn gopïau newydd) 

Dylech hefyd ystyried y pwyntiau canlynol:

• er sicrwydd pellach, dylid dangos copïau gwreiddiol, nid llungopïau, o'r prawf adnabod  
• dylai'r dystiolaeth a ddarperir gan y pleidleisiwr ddangos cysylltiad clir rhwng yr enw ar y ddogfen adnabod a'r cofnod cyfredol ar y gofrestr etholiadol 
• nid yw tystysgrifau geni yn brawf adnabod diamod ac felly gellir gofyn i'r pleidleisiwr ddarparu tystiolaeth ychwanegol er mwyn gallu cadarnhau pwy ydyw
• lle y darperir biliau cyfleustodau neu gyfriflenni banc, dylent fod yn ddiweddar (h.y., wedi'u cyhoeddi yn y tri mis diwethaf)     
• dylid gwirio cardiau banc neu gredyd yn erbyn llofnod y pleidleisiwr    
• cyn ceisio ardystiad, dylid hysbysu'r pleidleisiwr y gall rhai llofnodwyr godi ffi am y gwasanaeth     
• dylech nodi na chedwir unrhyw brofion adnabod ac y caiff y dogfennau eu trin yn gyfrinachol ac y dychwelir y copïau gwreiddiol

Nid yw deddfwriaeth diogelu data yn nodi unrhyw uchafswm penodol ar gyfer cadw data personol, ond mae'n nodi na chaiff data personol a brosesir at unrhyw ddiben eu cadw am fwy nag sydd angen at y diben hwnnw. Nid yw deddfwriaeth diogelu data yn nodi unrhyw uchafswm penodol ar gyfer cadw data personol, ond mae'n nodi na chaiff data personol a brosesir at unrhyw ddiben eu cadw am fwy nag sydd angen at y diben hwnnw.1