Ystyriaethau diogelu data ar gyfer gwaith ar gontract allanol
Wrth benodi contractwr neu gyflenwr, rhaid i chi sicrhau y gall roi sicrwydd digonol y bodlonir gofynion deddfwriaeth diogelu data.
Mae'r gofynion yn nodi bod yn rhaid i'r cyflenwr ac unrhyw is-gontractwyr sicrhau'r canlynol:
bod yr holl ddata cofrestru etholiadol a deunyddiau cysylltiedig yn cael eu dinistrio'n ddiogel ar adeg y cytunir arni
bod yr holl bapurau pleidleisio byw yn cael eu storio'n ddiogel
bod yr holl ddata sy'n gysylltiedig â'r papurau pleidleisio yn cael eu dinistrio'n ddiogel ar adeg y cytunir arni, cyn gynted â phosibl ar ôl y diwrnod pleidleisio
Dylech sicrhau bod gweithgarwch diogelu data yn rhan annatod o unrhyw ymarfer tendro (gan ddogfennu eich proses gwneud penderfyniadau) a bod y gofynion penodol yn cael eu bodloni mewn unrhyw gontract a ddyfernir. Dylech gydgysylltu â Swyddog Diogelu Data/Swyddog Gwybodaeth eich cyngor er mwyn sicrhau cydymffurfiaeth â deddfwriaeth diogelu data.
Mae gofynion penodol o dan ddeddfwriaeth diogelu data pan fyddwch yn defnyddio contractwr (h.y. ‘prosesydd’) i brosesu data personol ar eich rhan. Byddai hyn yn cynnwys, er enghraifft, achosion pan fyddwch yn anfon data at gontractwr er mwyn argraffu deunyddiau etholiad fel pecynnau pleidleisiau post neu bapurau pleidleisio.
Fel Swyddog Canlyniadau, chi yw'r rheolydd data a chi sy'n bennaf cyfrifol am sicrhau bod data personol yn cael eu prosesu yn unol â deddfwriaeth diogelu data. Fodd bynnag, os bydd prosesydd yn methu â chyflawni unrhyw un o'i rwymedigaethau, neu'n mynd yn groes i'ch cyfarwyddiadau, gall hefyd orfod talu iawndal neu gall gael dirwy neu gosb neu fesurau unioni eraill. Mae Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth wedi darparu canllawiau ar gontractau a rhwymedigaethau rhwng rheolyddion a phroseswyr y dylech eu hystyried o ran eich contractau â phroseswyr data.