Mae'n rhaid i chi gadw copi o bob ffurflen gwariant a datganiad, ynghyd ag unrhyw ddogfennau ategol, am gyfnod o ddwy flynedd gan ddechrau gyda'r dyddiad y derbyniwyd y ffurflen. Yn ystod y cyfnod hwnnw, rhaid i chi sicrhau bod copïau ar gael i'w harchwilio gan y cyhoedd. Gall unrhyw un ofyn hefyd am gopïau o'r ffurflenni neu'r datganiadau ac unrhyw ddogfennau ategol, ac mae'n rhaid eu darparu pan delir y ffi o 20c fesul tudalen.1
Mae'n rhaid i chi ddileu cyfeiriadau'r unigolion sydd wedi gwneud rhoddion i ymgeiswyr o bob copi o'r datganiad o roddion a baratowyd i'w harchwilio neu eu cyflenwi ar gais.
Ar ddiwedd y cyfnod dwy flynedd, os yw'r ymgeisydd neu'r asiant etholiad perthnasol yn gofyn amdanyn nhw, rhaid dychwelyd y ffurflenni, y datganiad a'r dogfennau ategol i'r ymgeisydd. Fel arall, dylid eu dinistrio.