Canllawiau i Swyddogion Canlyniadau sy’n gweinyddu etholiad y Senedd

Dylech ystyried risgiau diogelwch sesiynau agor pleidleisiau post, gorsafoedd pleidleisio a’r dilysu a’r cyfrif fel rhan o’ch cynlluniau uniondeb a’u cynnwys ar eich cofrestr risg. Mae hyn yn cynnwys y risgiau sy’n gysylltiedig â storio deunyddiau etholiadol yn ddiogel fel papurau pleidleisio, yn ogystal â diogelwch ehangach pawb sy’n ymwneud â phrosesau etholiadol. O’r herwydd, gall risgiau diogelwch amrywio o fewn yr ardal etholiadol ac efallai y bydd angen i chi fabwysiadu dull gweithredu gwahanol mewn achosion penodol.  

Rydym wedi datblygu templed o gofrestr risgiau a materion y gallech ei defnyddio i gofnodi unrhyw risgiau yr ydych chi'n eu nodi. Mae’n cynnwys enghreifftiau y bydd angen i chi eu hystyried ac, os oes angen, eu lliniaru, yn ogystal â log i gofnodi unrhyw faterion sy’n dod i’r amlwg ac y bydd angen i chi fynd i’r afael â nhw. Fel arall, efallai y byddwch yn dymuno cynnwys risgiau gan gynnwys ein henghreifftiau mewn unrhyw ddogfennau rheoli risg rydych eisoes wedi’u datblygu.

Gallwch ddod o hyd i gofrestr risg enghreifftiol yn adran gynllunio ein tudalen adnoddau.

Rheoli diogelwch deunyddiau etholiadol

Mae angen i chi benderfynu sut fydd y papurau pleidleisio a deunyddiau eraill yn cael eu cadw’n ddiogel wrth agor pleidleisiau post ac yn y dilysu a’r cyfrif, er enghraifft, drwy sicrhau nad ydynt byth yn cael eu gadael heb oruchwyliaeth. Dylai Swyddogion Llywyddu ddilyn y cyfarwyddiadau ar gyfer diogelwch papurau pleidleisio a geir yn y llawlyfr gorsafoedd pleidleisio.

Dylech gysylltu â phwynt cyswllt unigol (SPOC) eich heddlu lleol yn ôl yr angen ynghylch eich mesurau diogelwch, megis y dull mwyaf priodol ar gyfer cludo a sicrhau bod blychau pleidleisio a deunyddiau eraill yn cael eu storio’n ddiogel. 

Yn lleoliad y cyfrif, dylech drefnu bod trefniadau cadarn ar waith i wirio’r holl ddeunyddiau a’r gwaith papur sy’n cael eu danfon i sicrhau nad oes dim ar goll.

Dylech hefyd gymryd pob cam angenrheidiol i sicrhau diogelwch y blychau pleidleisio a’r deunydd papur perthnasol o’r amser y mae’r gorsafoedd pleidleisio’n cau hyd at y datganiad o’r canlyniad, yn enwedig pan fydd egwyl yn y broses.  

Pan fydd oedi yn ystod y broses ar gyfer y cyfnod cyfan neu unrhyw ran o’r cyfnod rhwng 7pm a 9am y diwrnod canlynol, mae gennych ddyletswydd gyfreithiol i osod y dogfennau dan eich sêl a chymryd rhagofalon priodol i sicrhau diogelwch y papurau a’r dogfennau.1 Dylech gysylltu â’ch pwynt cyswllt sengl ynghylch hyn.

Bydd angen i chi gael trefniadau wrth gefn ar waith os bydd unrhyw adeilad yn cael ei wacáu ac ystyried sut fyddwch yn sicrhau diogelwch y blychau pleidleisio a deunyddiau eraill.

Rheoli diogelwch mynychwyr

Dylech gysylltu â’ch pwynt cyswllt unigol i benderfynu a oes angen unrhyw fesurau penodol ar gyfer unrhyw orsafoedd pleidleisio a/neu yn lleoliad y cyfrif, ar sail y risgiau a nodir yn lleol. 

Dylech hefyd fod wedi ystyried yn eich cynllunio a'ch dadansoddiad risg y camau y mae angen i chi eu rhoi ar waith i sicrhau eich dyletswydd gofal tuag at unrhyw staff sy'n bresennol yn ystod gweithrediadau etholiad.

Dylai pob lleoliad gael rhestr gyfredol o bwy sy’n cael mynychu. Wrth roi gwybod i ymgeiswyr ac asiantiaid am fanylion digwyddiadau, dylech gynnwys gwybodaeth am unrhyw ofynion mynediad ac unrhyw fesurau diogelwch ychwanegol a roddwyd ar waith. Dylid hefyd roi gwybod i’r rhai sy’n bresennol am ofynion y rôl maen nhw’n ei chyflawni, a’r safonau ymddygiad a ddisgwylir wrth wneud hynny, ac y byddwch chi’n gwahardd y rhai sy’n bresennol o leoliad y cyfrif os yw eu hymddygiad yn ymyrryd â chynnal y cyfrif yn effeithiol, gan gynnwys cyhoeddi’r canlyniadau. Dylai hyn gynnwys unrhyw gyfarwyddiadau sy'n ymwneud â fideo neu ffotograffiaeth mewn digwyddiadau etholiadol a rhannu delweddau ar gyfryngau cymdeithasol, yn enwedig pan fod modd adnabod unigolion a/neu aelodau staff.  

Dylech hefyd ystyried ymlaen llaw sut y byddwch yn delio ag unrhyw fynychwyr sy'n aflonyddgar yn ystod unrhyw weithdrefnau, cytuno ar gynlluniau gyda swyddogion diogelwch neu swyddogion perthnasol yr heddlu yn ôl yr angen a chyfleu hyn i fynychwyr fel rhan o'ch briffiau. Lle rydych chi'n credu bod angen cysylltu â'r heddlu oherwydd unigolyn aflonyddgar mewn digwyddiad etholiadol, dylech wneud hynny ar 999.

Dylech roi gwybod i ymgeiswyr ac asiantiaid am eich trefniadau diogelwch, er mwyn iddynt fod yn hyderus ynghylch diogelwch ac uniondeb yr etholiad. Os ydych chi wedi gwneud trefniadau i rannu manylion cyswllt ymgeiswyr gydag Ymgynghorydd Swyddogol Etholedig yr Heddlu, dylech chi hysbysu ymgeiswyr y gall Ymgynghorydd Swyddogol Etholedig yr Heddlu gysylltu â nhw'n uniongyrchol gyda diweddariadau a chyngor ar ganllawiau diogelwch.

Am ragor o wybodaeth, gweler ein canllawiau ynghylch cynllunio ar gyfer agor pleidleisiau post, pleidleisio mewn gorsaf bleidleisio, cynllunio ar gyfer y dilysu a'r cyfrif, a gweithio gyda'ch heddlu lleol.