Mae’r cyfryngau yn chwarae rhan bwysig o ran darparu gwybodaeth i bleidleiswyr mewn perthynas â'r etholiad ac mae’n bwysig bod eich gohebiaeth â sefydliadau'r cyfryngau a chynrychiolwyr yn cael ei chynllunio a’i rheoli'n dda er mwyn cynnal hyder y cyhoedd bod yr etholiad yn cael ei gynnal yn dda.
Er mwyn cyflawni hyn yn effeithiol, dylai fod proses glir ar waith ar gyfer gohebiaeth sy’n ymwneud â’r bleidlais yn yr etholaeth, y dylid ei dilyn gennych chi ac, yn achos etholaeth sy'n croesi mwy nag un awdurdod lleol, y staff perthnasol yn yr awdurdodau eraill, a'u tîm/timau cyfathrebu perthnasol i ymateb yn effeithiol i unrhyw faterion sy’n codi.
Dylai eich trefniadau ar gyfer gweithio gyda’r cyfryngau gynnwys:
prosesu ar gyfer ymdrin ag ymholiadau cyffredinol gan y cyfryngau
strategaethau ar gyfer ymdrin â chyfathrebu rhagweithiol a chyswllt â'r cyfryngau mewn perthynas â digwyddiadau penodol megis cyfrif pleidleisiau a datgan canlyniadau
cynlluniau ar gyfer ymdrin yn adweithiol ag unrhyw faterion sy’n codi mewn perthynas â’r etholiad, er enghraifft honiadau o dwyll etholiadol
Presenoldeb y cyfryngau yn y cyfrif
Wrth ddatblygu eich cynllun ar gyfer sut fyddwch yn cefnogi presenoldeb y cyfryngau yn y cyfrif, dylech ystyried:
unrhyw gyfarwyddyd/cyfarwyddiadau penodol gan y Bwrdd Rheoli Etholiadol
cysylltu â’r prif sefydliadau darlledu ymlaen llaw ac amlinellu’r cyfleusterau sydd ar gael ar gyfer y wasg
rhoi cyfle i gynrychiolwyr y cyfryngau archwilio lleoliad y broses ddilysu a’r cyfrif i weld pa le a chyfleusterau sydd ar gael iddynt, er mwyn rhoi cyfle iddynt godi unrhyw faterion neu ofynion technegol gyda chi er mwyn i chi allu ymgorffori’r rhain yn eich cynllun ar gyfer gosodiad y lleoliad
trafod y trefniadau ar gyfer datgan y canlyniadau
trefnu bod systemau sain yn cael eu defnyddio ar gyfer y cyhoeddiadau ac ar gyfer unrhyw ffrydiau byw
gwneud trefniadau achredu ar gyfe newyddiadurwyr, technegwyr a ffotograffwyr sy'n mynychu a darparu pasys cyfryngau
sicrhau bod llefarydd cyfryngau enwebedig wedi'i benodi ar gyfer y cyfrif, a bod pawb yn gwybod pwy yw hwn ac y dylid cyfeirio pob cwestiwn gan y cyfryngau at yr unigolyn hwnnw
sicrhau bod cyfryngau yn ymwybodol o unrhyw ardaloedd dan gyfyngiadau a gweithdrefnau e.e. bod gweithredwyr camera yn ymwybodol na ddylent gael lluniau o wybodaeth sensitif (fel lluniau agos o bapurau pleidleisio) na bod yn rhwystr i staff y cyfrif
sicrhau bod tîm cysylltiadau cyhoeddus y cyngor yn bresennol i ymdrin ag ymholiadau gan y cyfryngau. Dylech sicrhau eu bod yn gwybod at bwy i droi os gofynnir unrhyw gwestiynau etholiadol technegol iddynt
esbonio'r prosesau i'w dilyn a'r amseroedd gorffen a datgan disgwyliedig
rhoi camau ar waith i'ch galluogi i roi copi ysgrifenedig o'r canlyniadau i gynrychiolwyr y cyfryngau pan wneir y cyhoeddiad
Er mwyn eich helpu chi a’ch tîm cyfathrebu i gysylltu â’r cyfryngau yn y cyfrif, rydym ni wedi datblygu rhai awgrymiadau ar gyfer rheoli’r cyfryngau yn y cyfrif.
Mae yna awgrymiadau ar reoli'r cyfryngau yn y cyfrif yn adran gynllunio ein tudalen adnoddau.