Canllawiau i Swyddogion Canlyniadau sy’n gweinyddu etholiad y Senedd

Fel rhan o’ch paratoadau ar gyfer cynnal y bleidlais, dylech gysylltu â chyflenwyr i gwblhau’r trefniadau ymhell cyn dechrau cyfnod yr etholiad. Mae hyn yn arbennig o bwysig os oes gennych gontractau hirdymor ar waith a dylech wneud yn siŵr bod yr holl drefniadau cytundebol yn dal yn briodol ac yn bodloni eich gofynion yn llawn, neu os bu newidiadau o ran staff ar y naill ochr neu'r llall. 

Fel rhan o'r gwiriad cyn yr etholiad, dylech ystyried y canlynol:

• pwy yw’r cysylltiadau allweddol ar bob ochr, a phwy y gellir cysylltu â nhw pan nad yw’r prif gysylltiadau ar gael (gan gynnwys y tu allan i oriau) i sicrhau bod gwaith yn mynd rhagddo heb oedi diangen
• yr amserlen ar gyfer pob cam o’r gwaith sydd i’w gyflawni, gan gynnwys:
  • pa bryd fyddwch yn darparu data a gwybodaeth arall i'r contractwr
  • pa bryd y bydd pob rownd o broflenni yn cael eu darparu i chi ar gyfer pob eitem sy’n cael ei chynhyrchu, a’r terfyn amser i chi gynnal eich gwiriadau ac ymateb ar gyfer pob eitem
  • yr amser argraffu a chwblhau ar gyfer pob eitem, gan gynnwys pa bryd a sut y cynhelir gwiriadau sicrhau ansawdd ar bob cam
  • y ffenestr anfon ar gyfer pob eitem, gan gynnwys dyddiadau danfon tebygol o ystyried y gwasanaeth danfon i'w ddefnyddio a'r meintiau sy'n cael eu hanfon ar bob dyddiad
  • rheoli ffeiliau etholwr/etholwyr ychwanegol i’w tynnu o’r data (lle bo hynny’n berthnasol)
• unrhyw ddefnydd arfaethedig o is-gontractwyr; gan gynnwys mewn perthynas â defnyddio darparwyr mynediad i lawr y gadwyn ar gyfer darparu deunyddiau i etholwyr
• y fformatau a’r sianeli cyfathrebu i’w defnyddio i ddarparu gwybodaeth i gyflenwyr (yn enwedig data o’ch System Rheoli Etholiadol), i rannu proflenni ac i gadarnhau derbyniad data, eitemau neu i gymeradwyo proflenni ac ati drwy gydol y broses, ac i gadarnhau bod eitemau wedi cael eu danfon. Mae’n bwysig cytuno ar hyn ymlaen llaw i gefnogi trywydd archwilio clir ar gyfer pob cam o’r broses
• yr union fanylebau ar gyfer pob eitem sy'n cael ei chynhyrchu; yn ôl y gyfraith, rhaid argraffu eitemau fel papurau pleidleisio yn unol â'r cyfarwyddiadau ar gyfer argraffu yn yr atodiad i reolau'r etholiad perthnasol. Er enghraifft, dylech wirio gyda'ch cyflenwr argraffu beth yw maint mwyaf y papurau pleidleisio y gallant eu cynhyrchu a pha drefniadau wrth gefn fydd ar waith pe bai angen papurau pleidleisio hirach
• sut fyddwch yn rhoi gwybod i'ch gilydd am unrhyw faterion sy'n codi, a'r broses uwchgyfeirio sy'n gysylltiedig â gwneud penderfyniadau a datrys os oes angen

Ar ôl i chi gytuno ar y trefniadau, dylech gynhyrchu dogfen ysgrifenedig sy’n cynnwys yr holl fanylion ac y gellir cyfeirio ati drwy gydol y broses i sicrhau bod pob cam yn cael ei reoli a’i gyflawni yn unol â’r manylebau y cytunwyd arnynt gan y ddwy ochr. 

Mae’n bwysig cofio y bydd y terfynau amser y cytunwyd arnynt yn berthnasol i’r ddau barti, felly bydd angen i chi wneud yn siŵr eich bod yn cyflawni’r holl gamau gofynnol ar y dyddiadau y cytunwyd arnynt i gefnogi cwblhau’r gwaith yn unol â’r amserlen y cytunwyd arni.

Am ragor o wybodaeth, gweler ein canllawiau ynghylch sicrhau ansawdd a phrawf ddarllen deunyddiau etholiad.