Canllawiau i Swyddogion Canlyniadau sy’n gweinyddu etholiad y Senedd

Yr hyn sy'n bwysig wrth reoli contractau yn effeithiol yw llinellau cyfathrebu parhaus ac agored gyda'r contractwr, wedi’u hategu gan ddarpariaethau clir a chadarn yn y contract o ran yr ansawdd a’r amserlenni a ddisgwylir ac sy’n ofynnol. 

Dylai’r contract amlinellu manylion sylfaenol ynghylch y cynnyrch a’r gwasanaethau sy’n cael eu darparu, fel manylebau, meintiau, amserlenni a chost.  

Rhaid i’r contract ganiatáu i chi derfynu’r contract yn achos:

• gweithred neu anweithred esgeulus
• gweithred sy’n golygu na fyddwch yn gallu cyflawni eich dyletswyddau statudol 
• ansolfedd neu ddiddymu’r cwmni, sy’n effeithio ar y contract

Dylai’r cyflenwr hefyd fod ag yswiriant digonol ar waith sy’n cwmpasu risgiau mewn perthynas ag atebolrwydd cyhoeddus ac esgeulustod proffesiynol. 

Dylai hefyd gefnogi’r broses sicrhau ansawdd drwy gynnwys manylion penodol am y meysydd pwnc canlynol:

Cynlluniau parhad busnes

Mae’n allweddol bod eich trefniadau contract yn amlinellu sut fydd eich cyflenwr yn parhau i weithredu yn ystod tarfu annisgwyl ar y gwasanaeth. Efallai y bydd y manylion yn cael eu cadw y tu allan i’ch contract ffurfiol, ond dylech sicrhau eich bod yn cael sicrwydd bod cynlluniau parhad busnes o’r fath yn bodoli, ac yn ddelfrydol dylech allu gweld y rhain er mwyn i chi allu cyfeirio atynt.

Cytundebau lefel gwasanaeth

Dylai eich contract ddiffinio’n union pa wasanaethau y bydd cyflenwr yn eu darparu a’r lefel neu’r safon ofynnol ar gyfer y gwasanaethau hynny. Er enghraifft, gall hyn gynnwys manylion pa mor gyflym yr ymatebir i negeseuon e-bost, ymdrin â’ch hawliau chi a hawliau cynrychiolwyr y Comisiwn Etholiadol ac arsyllwyr achrededig i gael mynediad at safleoedd cyflenwyr at ddibenion arsylwi, neu i’ch galluogi i gynnal gwiriadau sicrhau ansawdd, cytuno ar faint o lithriant a ganiateir gan y ddwy ochr dan y contract, a sut yr ymdrinnir ag unrhyw fethiannau i fodloni Cytundebau Lefel Gwasanaeth, o ran cyflawni ac unrhyw ernes gysylltiedig. Bydd Cytundebau Lefel Gwasanaeth o’r fath yn helpu i ddiffinio’r hyn y gallwch ei ddisgwyl fel cwsmer a sut fyddwch chi a’ch cyflenwr yn gweithio gyda’ch gilydd. 

Dylech sefydlu gweithdrefn i’ch galluogi i brawf ddarllen proflenni sy’n barod i’w hargraffu a phrofi dogfennau o fewn yr amserlenni y cytunwyd arnynt. Dylech hefyd gytuno ar y broses i gywiro unrhyw wallau.

Gallai unrhyw amrywiadau i’r fanyleb y cytunwyd arni arwain at dorri deddfwriaeth a’r Swyddog Canlyniadau Etholaeth sy’n bersonol gyfrifol am unrhyw dorri o’r fath, felly dylai unrhyw amrywiadau gael eu cofnodi’n ffurfiol a’u cymeradwyo gennych chi neu gan rywun sydd wedi’i awdurdodi i weithredu ar eich rhan. Dylid gallu addasu’r contract i ystyried gweithgareddau heb eu trefnu a newidiadau munud olaf. Dylech sicrhau bod contractwyr yn ymwybodol o sut all terfynau amser ar gyfer cofrestru effeithio ar amserlenni. Er enghraifft, mae gan Swyddogion Cofrestru Etholiadol tan y dyddiad cau ar gyfer penderfynu (h.y. 6 diwrnod gwaith cyn y bleidlais) i gael y dystiolaeth ofynnol gan ddarpar etholwr dan y broses eithriadau a gwneud eu penderfyniad. Os gwnaeth yr etholwr gais i bleidleisio drwy’r post hefyd, bydd hyn yn effeithio ar nifer y pleidleisiau drwy’r post a fydd yn cael eu cynnwys yn y cyflenwad olaf. Os oes llithriant, er enghraifft oherwydd yr amser sydd ei angen i brosesu swmp o geisiadau munud olaf am bleidlais bost, dylech roi gwybod i’r contractwyr cyn gynted â phosibl.

Trefniadau diogelu data

Gwnewch yn siŵr eich bod yn cwmpasu manylion y data sydd i’w brosesu, gan gynnwys y mathau o ddata, hyd y prosesu a hawliau a rhwymedigaethau’r ddau barti. Dylai hyn hefyd gynnwys cyfarwyddiadau ar gyfer dileu data ar ôl i’r prosesu gael ei gwblhau. Mae’n ofyniad cyfreithiol dan ddeddfwriaeth diogelu data gyfredol i ffurfioli’r berthynas waith â chyflenwyr sydd wedi’u contractio i brosesu data sydd gennych, mewn contract ysgrifenedig. Am ragor o wybodaeth, gweler ein canllawiau ynghylch Ystyriaethau diogelu data wrth ddefnyddio contractwyr a chyflenwyr. 

Dylech hefyd ystyried cymalau am gyfrinachedd. Er nad yw Swyddogion Canlyniadau Etholaeth yn destun ceisiadau rhyddid gwybodaeth, er mwyn bod yn dryloyw, dylid ystyried cytuno ar rywfaint o ddatgeliad os bydd cais Rhyddid Gwybodaeth yn dod i law. Fodd bynnag, ni ddylech chi na’r cyflenwr ddatgelu unrhyw wybodaeth gyfrinachol sy’n ymwneud â thelerau’r contract.

Rhaid i chi roi copi o ofynion cyfrinachedd i gyflenwyr:1

Gallwch ddod o hyd i ofynion cyfrinachedd y bleidlais yn adran gynllunio ein tudalen adnoddau.

Defnyddio unrhyw is-gontractwyr

Dylai eich cyflenwr nodi os bydd yn is-gontractio unrhyw elfen o ddarparu ei wasanaethau. Ar gyfer cyflenwyr etholiadol, gallai hyn fod mewn perthynas â chynhyrchu, cyflawni neu ddarparu deunyddiau. Er bod defnyddio is-gontractwyr yn gyffredin i lawer o ddiwydiannau, ac na ddylai fod yn achos pryder ynddo’i hun, mae’n bwysig eich bod yn ymwybodol a yw eich cyflenwyr yn defnyddio gwasanaethau is-gontractwyr a’r prosesau sicrhau ansawdd sydd ganddynt ar waith i sicrhau bod unrhyw waith a ddarperir gan drydydd parti yn cynnal y safonau fel y'u nodir yn eich contract gyda nhw, gan gynnwys gofynion diogelu data a chyfrinachedd.

Trefniadau anfonebu

Dylech sicrhau bod yr holl wybodaeth ategol mewn perthynas â’r costau a godir yn cael ei hanfon gan y cyflenwr yn unol â’r tendr/dyfynbris. Rhaid i chi dalu’r anfoneb o fewn yr amser y cytunwyd arno.