Canllawiau i Swyddogion Canlyniadau Lleol sy'n gweinyddu Etholiadau ar gyfer Comisiynwyr yr Heddlu a Throseddu

Dylech gynnal polisi cadw dogfennau. Dylech sicrhau nad ydych yn cadw dogfennau am fwy o amser na'r hyn a nodir yn eich polisi cadw dogfennau a'u bod yn cael eu dinistrio'n ddiogel ar yr adeg briodol. 

Dylai eich polisi cadw dogfennau nodi'r canlynol ar gyfer pob dogfen a gewch ac a gedwir gennych:

• a yw'r ddogfen yn cynnwys data personol
• y sail gyfreithlon dros gasglu unrhyw ddata personol (gweler ‘Sail gyfreithlon dros brosesu’ yn ein canllawiau ar ddiogelu data)
• eich cyfnod cadw
• eich rhesymeg dros y cyfnod cadw

Gallwch gael rhagor o wybodaeth yn ein canllawiau diogelu data ar gyfer Swyddogion Cofrestru Etholiadol a Swyddogion Canlyniadau.

Mewn rhai achosion bydd hyn yn syml gan fod deddfwriaeth etholiadol yn nodi cyfnod penodol o amser i gadw dogfennau. Gallwch weld rhestr o'r dogfennau hyn yma. Mewn achosion eraill, bydd angen i chi wneud penderfyniad lleol a'i gyfiawnhau yn eich polisi cadw dogfennau.

Mae ein canllawiau ar ddiogelu data yn cynnwys rhagor o wybodaeth am storio data personol a chadw dogfennau. 
 

Dogfennau etholiadol

Rhaid i chi anfon y dogfennau etholiadol gofynnol at y swyddog perthnasol, sydd â chyfrifoldeb cyfreithiol dros eu cadw.1 Y swyddog cofrestru perthnasol yw naill ai:

• swyddog cofrestru etholiadol yr awdurdod lleol sy'n cynnwys yr ardal bleidleisio
• os yw'r ardal bleidleisio yn cynnwys mwy nag un awdurdod lleol, swyddog cofrestru etholiadol yr awdurdod lleol sydd â'r nifer m mwyaf o etholwyr cofrestredig 

Os nad chi yw'r swyddog cofrestru perthnasol hefyd, rhaid i chi anfon y dogfennau ato'n ddiogel.

Mae'r cyfnod o flwyddyn y mae'n rhaid storio'r dogfennau ar ei gyfer yn dechrau o'r dyddiad y mae'r Swyddog Cofrestru Etholiadol2 yn eu derbyn.

Dylech gysylltu ag ef ar gam cynnar er mwyn rhoi trefniadau ar waith i anfon y dogfennau rhagnodedig ar ôl i'r canlyniadau gael eu datgan. Dylech sicrhau bod yr holl ddogfennaeth yn cael ei chadw'n ddiogel ac y rhoddir cyfrif amdani wrth iddi gael ei hanfon at y Swyddog Cofrestru Etholiadol perthnasol.

Hysbysiadau etholiad a gyhoeddir ar eich gwefan

Bydd angen i chi ystyried a yw'n briodol neu'n angenrheidiol i'r hysbysiadau etholiad amrywiol barhau i gael eu cyhoeddi ar eich gwefan ar ôl i gyfnod deiseb yr etholiad ddod i ben. 

Pan fo pob hysbysiad yn cyflawni diben penodol, h.y. nodi pwy fydd yn ymgeisydd yn yr etholiad, unwaith y bydd yr etholiad drosodd, a bod y cyfle i gwestiynu'r etholiad hwnnw wedi mynd heibio, ni fydd iddo unrhyw ddiben pellach mwyach. Dylech naill ai ddileu hysbysiadau o'r fath a gyhoeddwyd ar eich gwefan, neu ddileu'r data personol sydd ynddynt, pan fydd dyddiad cau deiseb yr etholiad hwnnw wedi mynd heibio.

Mae deddfwriaeth diogelu data yn caniatáu cadw data personol am fwy o amser os caiff y data eu prosesu at ddibenion archifo er budd y cyhoedd yn unig, neu at ddibenion gwyddonol, hanesyddol neu ystadegol ac yn amodol ar weithredu mesurau diogelu priodol. Ar gyfer canlyniadau etholiad, er enghraifft, dylech gadw'r rhain ar eich gwefan gan eu bod o ddiddordeb i'r cyhoedd ac at ddibenion hanesyddol ac ystadegol.

Ffurflenni cyfeiriad cartref 

Cedwir y ffurflen cyfeiriad cartref gan y Swyddog Canlyniadau Ardal Heddlu a rhaid ei chadw'n ddiogel am gyfnod o 21 diwrnod gwaith ar ôl i'r canlyniad gael ei ddatgan.

Dychwelyd cyfarpar

Dylech wneud trefniadau i ddychwelyd unrhyw gyfarpar, fel y bythau pleidleisio, i'w man storio.

Yn ystod y broses hon, dylech archwilio eich cyfarpar, gan nodi unrhyw eitemau sydd wedi'u difrodi er mwyn eu trwsio neu gael gwared arnynt. Bydd hyn yn eich galluogi i gynllunio ar gyfer unrhyw eitemau newydd y gall fod angen i chi eu prynu ar gyfer digwyddiadau pleidleisio yn y dyfodol.