Pecynnau ar gyfer taflenni llofnodi drwy'r post a ddychwelwyd i fannau llofnodi
Caiff y rhai sydd wedi gwneud cais i lofnodi'r ddeiseb drwy'r post ddychwelyd eu taflen lofnodi drwy'r post yn bersonol mewn unrhyw fan llofnodi cyn diwedd y cyfnod llofnodi.1
Ar gyfer pob pleidlais sy'n cael ei chynnal mae terfynau ar nifer y pecynnau llofnodi drwy’r post y gall unigolyn eu cyflwyno, a chyfyngiadau ar bwy all fod yr unigolyn sy'n cyflwyno'r pecynnau llofnodi drwy’r post.
Dylech ddarparu digon o becynnau a seliau i staff mewn mannau llofnodi ar gyfer:
• pecynnau llofnodi drwy’r post a dderbynnir • ffurflenni dogfen deiseb llofnodi drwy’r post wedi'u cwblhau ar gyfer pecynnau llofnodi a dderbynnir • pecynnau llofnodi drwy’r post a wrthodwyd a'r ffurflenni dogfen bost cysylltiedig wedi'u cwblhau
Dylech hefyd roi mesurau ar waith ar gyfer danfon neu gasglu pecynnau llofnodi drwy’r post a dderbyniwyd yn rheolaidd trwy gydol y cyfnod llofnodi, er mwyn hwyluso sesiynau agor a gwirio rheolaidd.
Fel rhan o'ch hyfforddiant dylech bwysleisio i'r Clercod Deiseb pa mor bwysig yw cynnal diogelwch taflenni llofnodi drwy’r post a ddychwelir i'r mannau llofnodi. Unwaith y bydd ffurflen y dogfennau deiseb bost wedi'i chwblhau yn y ffordd gywir, dylid ei rhoi hi a'r daflen/taflenni llofnodi drwy’r post ar unwaith yn y pecynnau perthnasol a ddarparwyd a dylai'r Clerc Deiseb sicrhau bod y pecynnau'n cael eu storio'n ddiogel trwy gydol y dydd.
Dylech sicrhau bod prosesau ar waith i gynnal cofnodion clir a llwybr archwilio a sicrhau diogelwch pecynnau llofnodi drwy’r post ym mhob cam yn ystod eu storio a'u cludo.