Canllawiau i Swyddogion Deisebau

Rhaid i chi ddarparu deunyddiau penodol ar gyfer mannau llofnodi:1  

• Blwch/blychau pleidleisio
• Taflenni llofnodi (gan gynnwys taflenni llofnodi a gyflwynwyd)
• Deunyddiau sy'n galluogi etholwyr i farcio eu taflenni llofnodi 
• Rhan berthnasol o'r gofrestr
• Rhestrau o bleidleiswyr absennol – rhestrau o bleidleiswyr drwy'r post, pleidleiswyr sy'n pleidleisio drwy ddirprwy a dirprwyon sy'n pleidleisio drwy'r post
• Ffurflen i gofnodi manylion etholwyr sydd wedi cael taflenni llofnodi ar ôl i wall clercio gael ei gywiro2  (y gellir ei hatodi i'r gofrestr) 
• Y rhestr rhifau cyfatebol3
• Fersiwn print bras o'r daflen lofnodi i'w harddangos y tu mewn i'r man llofnodi 
• Rhestr o'r taflenni llofnodi a wrthodwyd4
• Cyfrifon dyddiol o'r taflenni llofnodi 5  a chyfrif terfynol o'r taflenni llofnodi6
• Rhestr o daflenni llofnodi a gyflwynwyd 7
• Rhestr o bobl ag anableddau a gynorthwywyd gan y clerc deiseb 8  
• Canllawiau i bobl sy'n llofnodi'r hysbysiad deiseb (i'w harddangos y tu mewn i'r man llofnodi) 
• Hysbysiad mawr yn dangos y mathau derbyniol o ID ffotograffig i'w cyflwyno wrth wneud cais am daflen lofnodi a datganiad yn nodi y gall fod angen prawf adnabod ychwanegol er mwyn datrys unrhyw anghysondeb rhwng enw'r llofnodwr ar y gofrestr etholiadol a'r enw ar y prawf adnabod a gyflwynwyd (i'w harddangos y tu mewn i'r man llofnodi)
• Pecynnau, â seliau, y dylid gosod yr eitemau i'w diogelu / dychwelyd atoch ynddynt, yn ystod y weithdrefn ddilysu ddyddiol ac ar ddiwedd y cyfnod llofnodi, gan gynnwys unrhyw daflenni llofnodi drwy'r post a ddychwelwyd yn y man llofnodi
• Unrhyw gyfarpar ychwanegol rydych wedi penderfynu bod ei angen i wneud y broses lofnodi yn haws ac yn fwy hygyrch i bleidleiswyr anabl

Nid yw'n ofynnol i chi ddarparu bytha pleidleisio na chydrannau, ond gallwch wneud hynny os dymunwch. 

At hynny dylech ddarparu'r canlynol:

• sgriniau preifatrwydd, os nad oes ystafell ar wahân ar gael er mwyn gwirio ID ffotograffig yn breifat Dylai'r Swyddog Deisebau asesu unrhyw risg ac ystyried diogelwch y staff wrth ddynodi'r ardaloedd ar wahân hyn 
• drychau, er mwyn i bleidleiswyr sy'n tynnu eu gorchudd wyneb er mwyn cadarnhau pwy ydynt sicrhau bod eu gorchudd wyneb wedi'i osod yn gywir cyn iddynt adael yr ardal breifat
• ffurflenni ar gyfer cael gwybodaeth am ID ffotograffig a ddarperir, fel y Ffurflen Gwerthuso ID Pleidleisiwr
• copi o'r gofynion ynglŷn â chyfrinachedd9  
• amlenni, â seliau, y dylid gosod unrhyw daflenni llofnodi a roddwyd ond nas gosodwyd yn y blwch pleidleisio ynddynt
• ffurflen neu restr i gofnodi personau a enwyd yn y rhestr o lofnodwyr drwy'r post, ond sy'n honni nad ydynt wedi gwneud cais i lofnodi'r ddeiseb drwy'r post
• papur nodiadau at ddefnydd clercod deiseb a chynorthwywyr
• eitemau deunydd ysgrifennu fel sy'n ofynnol, e.e. clipiau papur, pinnau bawd, tac glynu, tâp selio
• sachau plastig ar gyfer dychwelyd deunydd ysgrifennu ac offer i'r lleoliad dilysu
• amlenni ar gyfer creu pecynnau

Fel yn achos etholiadau, dylech wneud yn siŵr bod yr holl gyfarpar yn addas at y diben a bod gennych ddigon o bopeth.  Dylech sicrhau y caiff unrhyw gyfarpar ychwanegol rydych wedi'i nodi er mwyn gwneud y man llofnodi yn hygyrch ei ddosbarthu a'i osod mewn da bryd. Mae ein canllawiau ar ddarparu cyfarpar sy'n ei gwneud yn haws i bleidleiswyr anabl bleidleisio yn rhoi rhagor o wybodaeth i'ch helpu i gynllunio.

Os oes dolen sain wedi'i gosod mewn man llofnodi, dylid ei defnyddio lle bynnag y bo modd er mwyn gwneud y broses yn hygyrch i bleidleiswyr sydd â cholled clyw. Dylid rhoi hyfforddiant i staff ynglŷn â sut i ddefnyddio'r rhain.

Bydd nifer yr etholwyr a gaiff eu dyrannu i fan llofnodi yn wahanol i'r hyn a geir mewn etholiad.  Felly, bydd yn ofynnol i chi ddarparu mwy o ddogfennaeth a deunydd ysgrifennu ar gyfer pob man llofnodi.  

Bydd hefyd angen i chi sicrhau y caiff dogfennaeth ei storio mewn modd digon cadarn i sicrhau y gellir ei defnyddio drwy gydol cyfnod y ddeiseb.  Er enghraifft, gallech gadw cofrestrau'r man llofnodi mewn ffeiliau a gaiff eu storio'n ddiogel ar ddiwedd pob diwrnod.

Cofnod man llofnodi

Dylech baratoi log man llofnodi i glercod deiseb ei ddefnyddio i gofnodi unrhyw broblemau neu anghysondebau. Gallai hyn gynnwys materion fel:

• pobl a welir yn gadael y man llofnodi â thaflen lofnodi, a all achosi problemau o ran y cyfrif taflenni llofnodi
• manylion am achosion lle maent wedi gofyn y cwestiynau rhagnodedig 
• manylion cynhwysfawr am achosion o dwyll a amheuir megis cambersonadu