Fel y nodwyd yn defnyddio gohebiaeth electronig, bydd angen i chi sicrhau bod adnoddau a system ar waith ar gyfer anfon e-ohebiaeth ac ar gyfer olrhain a monitro ymatebion.
Os byddwch yn rheoli hyn yn fewnol, bydd angen i chi gysylltu â'ch adran TG i drafod pa gymorth y gall ei roi i chi. Gallai hyn gynnwys:
trefnu blwch post cyffredinol sy'n ddigon mawr i ddelio â nifer amcangyfrifedig yr ymatebion sy'n debygol yn seiliedig ar flynyddoedd blaenorol a/neu nifer y negeseuon e-bost rydych yn bwriadu eu hanfon fel rhan o'ch canfasiad
yr amserlenni arfaethedig ar gyfer anfon eich e-ohebiaeth, er mwyn sicrhau y gellir cael help ychwanegol gan y ddesg gymorth os bydd angen
unrhyw gyfleoedd ychwanegol i wirio eich data cyn anfon eich gohebiaeth
p'un a ddylid anfon negeseuon mewn sypiau hawdd eu trin
cyngor ar sut i wneud yn siŵr na chaiff e-ohebiaeth ei thrin fel ‘sbam’ neu ‘bost sothach’
sut i olrhain a monitro ymatebion, gan gynnwys rheoli negeseuon e-bost a wrthodir (ceir canllawiau ar brosesu negeseuon e-bost a wrthodir yn ymatebion i e-ohebiaeth Llwybr 1.)
Defnyddio darparwyr allanol a llwyfannau negeseuon
Gallech benderfynu defnyddio darparwr allanol neu lwyfannau negeseuon i anfon e-ohebiaeth i breswylwyr, yn ystod y cyfnod canfasio a'r tu allan iddo. Gall hyn gynnwys rhoi'r manylion cyswllt a ddelir gennych am breswylwyr i ddarparwr a fydd yn anfon y negeseuon ar eich rhan. Bydd angen i chi fod yn fodlon bod y darparwr yn cydymffurfio â deddfwriaeth diogelu data wrth brosesu data. Gall rhai llwyfannau negeseuon, fel gwasanaeth ‘Notify’ Llywodraeth y DU, gael eu hintegreiddio â'ch System Rheoli Etholiad, a fyddai'n eich galluogi i fonitro ymatebion drwy eich meddalwedd bresennol.
Mae'r astudiaeth achos ganlynol yn disgrifio sut y defnyddiwyd y llwyfan hwn yn Tower Hamlets: