Sicrhau bod y cyhoedd yn hyderus yn defnyddio e-ohebiaeth
Sicrhau bod y cyhoedd yn hyderus yn defnyddio e-ohebiaeth
Mae'n bwysig bod y rheini sy'n derbyn eich e-ohebiaeth yn ymddiried ynddi ac yn hyderus ei bod yn ddilys, er mwyn sicrhau eu bod yn talu sylw at y wybodaeth a ddarperir ac yn ymateb ac yn cymryd y camau angenrheidiol fel y bo angen.
Efallai na fydd rhai preswylwyr yn gyfarwydd â chael e-ohebiaeth gan y Swyddog Cofrestru Etholiadol neu'r cyngor, felly dylech feddwl am sut y gallwch eu paratoi ar gyfer derbyn gohebiaeth o'r fath, er enghraifft drwy ddatganiadau i'r wasg a negeseuon ar y cyfryngau cymdeithasol. Rydym wedi cynhyrchu adnoddau canfasio i'ch helpu i ymgysylltu â'r cyhoedd, gan gynnwys templedi cyfryngau cymdeithasol y gellir eu defnyddio i godi ymwybyddiaeth yn y cyfnod cyn y canfasiad ac yn ystod y canfasiad ei hun. Dylech hefyd weithio gyda'r tîm cyfathrebu yn eich cyngor i godi ymwybyddiaeth am y canfasiad.
Yn ogystal â defnyddio e-ohebiaeth yn ystod y canfasiad, gallech ystyried manteision defnyddio e-ohebiaeth i gysylltu ag etholwyr y tu allan i'r cyfnod canfasio, er enghraifft yn ystod y cyfnod cyn etholiad.
Er mwyn helpu i gynyddu hyder bod negeseuon e-bost yn swyddogol, dylech sicrhau bod derbynyddion yn gwybod mai negeseuon e-bost wrthych chi ydynt, drwy gynnwys enw eich cyngor yn y llinell pwnc a'ch logo yng nghorff y testun. Os byddwch yn defnyddio blwch allan cyffredinol i anfon negeseuon e-bost, gallech hefyd bersonoli'r neges drwy gynnwys enw deiliad y cartref yn y cyfarchiad.
Dylech hysbysu'r derbynnydd eich bod yn cysylltu ag ef am fod gennych ei wybodaeth ar gronfa ddata eich cofrestr etholiadol fel y gall fod yn hyderus bod ei ddata wedi'u defnyddio mewn modd cyfreithlon. Hyd yn oed os byddwch yn annog preswylwyr i ymateb drwy ddull wedi'i awtomeiddio, dylech gynnwys manylion cyswllt penodedig ar gyfer ymholiadau, yn ogystal â dolen i'ch gwefan sy'n nodi manylion eich hysbysiad preifatrwydd a sut y gall derbynyddion optio allan o gael unrhyw e-ohebiaeth bellach, er mwyn hyrwyddo hyder yng nghyfreithlondeb yr ohebiaeth a bodloni'r holl ofynion diogelu data.
Rydym wedi llunio e-ohebiaeth ganfasio enghreifftiol i'ch helpu wrth gysylltu â deiliaid cartrefi drwy e-bost. Gellir defnyddio'r neges e-bost enghreifftiol ar gyfer gohebiaeth Llwybr 1 neu Lwybr 2. Nid yw'r e-bost enghreifftiol yn rhagnodedig. Fodd bynnag, rydym yn argymell eich bod yn ei ddefnyddio am ei fod wedi cael ei brofi gyda'r cyhoedd.