Os byddwch yn penderfynu defnyddio e-ohebiaeth, bydd angen i chi nodi'r camau sydd angen eu cymryd er mwyn ei sefydlu ac adlewyrchu'r rhain yn eich cynlluniau.
Bydd angen i chi benderfynu a ddylid rheoli e-ohebiaeth yn fewnol neu drwy ddarparwr allanol, ac efallai y byddwch yn penderfynu defnyddio dulliau gwahanol ar gyfer mathau gwahanol o e-ohebiaeth.
Er enghraifft, efallai y byddwch yn dewis anfon negeseuon e-bost eich hun a rhoi'r gwaith o anfon negeseuon SMS ar gontract allanol i ddarparwr allanol. Mae'n rhaid i unrhyw un a fydd yn prosesu data personol i'w defnyddio gydag unrhyw sianeli e-ohebiaeth gydymffurfio â gofynion deddfwriaeth diogelu data.
Bydd angen i chi lunio templedi o ohebiaeth ymlaen llaw os byddwch yn defnyddio negeseuon e-bost, negeseuon SMS neu ohebiaeth electronig ysgrifenedig arall.
Mae ein canllawiau ar gyfer Llwybr 1 a Llwybr 2 yn cynnwys manylion am y wybodaeth y mae'n rhaid ei chynnwys a'i chasglu mewn e-ohebiaeth ac rydym wedi llunio templedi o negeseuon e-bost a all fod yn sail i'ch e-ohebiaeth.
Bydd hefyd angen i chi sicrhau bod gennych y systemau ar waith i olrhain e-ohebiaeth a monitro'r broses o'i hanfon er mwyn sicrhau bod gennych lwybr archwilio o bob ymgais i gysylltu ag eiddo ac etholwyr drwy gydol y canfasiad.
Bydd monitro llwyddiant ymdrechion i gysylltu gan ddefnyddio dulliau gwahanol yn eich helpu i werthuso eu heffeithiolrwydd a mireinio eich dull gweithredu fel sydd ei angen ar gyfer canfasiadau yn y dyfodol. Bydd y data a nodir yn y safonau perfformiad ar gyfer Swyddogion Cofrestru Etholiadol hefyd yn eich helpu i ddeall effaith eich gweithgareddau a ble y gellir gwneud gwelliannau.