Cyflawni'r canfasio blynyddol – Cymru

Sut y gallaf gasglu cyfeiriadau e-bost a rhifau ffôn? 

Gallwch gasglu cyfeiriadau e-bost a rhifau ffôn yn uniongyrchol gan ddeiliaid cartrefi ac etholwyr, ac efallai y gallwch gael gafael arnynt drwy edrych ar gofnodion lleol. 

Dylech edrych am gyfleoedd i gasglu cyfeiriadau e-bost a rhifau ffôn drwy ohebiaeth ganfasio a gohebiaeth etholiadol arall drwy gydol y flwyddyn, fel ffurflenni cofrestru pleidleiswyr a cheisiadau am bleidleisiau absennol. 

Dylech gasglu cynifer o gyfeiriadau e-bost a rhifau ffôn â phosibl yn ystod y canfasiad, ochr yn ochr â'ch gweithredoedd eraill wrth brosesu ymatebion i'r canfasiad.

Pryd bynnag y byddwch yn casglu cyfeiriadau e-bost a rhifau ffôn gan etholwyr, dylech sicrhau eu bod yn gwybod mai eu dewis nhw yw darparu'r wybodaeth honno, a dylech nodi sut y byddwch yn prosesu ac yn defnyddio'r wybodaeth yn eich datganiad preifatrwydd. 

A allaf gasglu cyfeiriadau e-bost a rhifau ffôn o gofnodion lleol eraill? 

Mae gennych hawl gyfreithiol i archwilio a gwneud copïau o gofnodion lleol fel cofnodion Treth Gyngor a chofnodion gwasanaethau cwsmeriaid, at ddibenion cyflawni eich dyletswyddau cofrestru.1   

Caniateir yn benodol i gynghorau perthnasol ddatgelu gwybodaeth mewn cofnodion lleol i'ch galluogi i ganfod enwau a chyfeiriadau pobl nad ydynt wedi'u cofrestru ond y mae ganddynt yr hawl i gael eu cofrestru.2 Rydym wedi llunio canllawiau pellach ar y cofnodion y gallwch eu harchwilio at ddibenion nodi etholwyr newydd, gan gynnwys yr hyn y gallwch ddefnyddio'r wybodaeth ar ei gyfer, a chyngor ynghylch a oes angen cytundebau rhannu data rhwng y cyngor a'r Swyddog Cofrestru Etholiadol.
 
Fodd bynnag, nid oes gennych hawl awtomatig i weld na defnyddio unrhyw wybodaeth gyswllt ychwanegol mewn cofnodion lleol ar wahân i enwau a chyfeiriadau. I weld a defnyddio gwybodaeth gyswllt ychwanegol, fel cyfeiriadau e-bost a rhifau ffôn o gofnodion lleol, bydd angen y canlynol arnoch: 

• cytundeb rhannu data rhwng y cyngor a'r Swyddog Cofrestru Etholiadol, a
• rhaid bod y cyngor wedi hysbysu unigolion, drwy ei hysbysiad preifatrwydd, am y posibilrwydd y caiff gwybodaeth o'r fath ei rhannu 

Felly, bydd angen i chi ymgysylltu ag adrannau perthnasol o'r cyngor, a chynnal trafodaethau adeiladol â nhw a'ch swyddog diogelu data, er mwyn ennill cefnogaeth i'ch dull o ddefnyddio e-ohebiaeth. Gallai hyn fod yn rhan o drafodaethau ehangach ynglŷn â chael gafael ar ddata lleol i gyflawni eich dyletswyddau cofrestru fel paru data lleol. 

Dylech weithio gydag adrannau'r cyngor a'r swyddog diogelu data i lunio cytundebau rhannu data a nodi hysbysiadau preifatrwydd y bydd angen eu diweddaru er mwyn sicrhau, pan gaiff manylion cyswllt fel cyfeiriadau e-bost a rhifau ffôn eu casglu, y rhoddir y caniatâd angenrheidiol i'r manylion hyn gael eu datgelu i'r Swyddog Cofrestru Etholiadol. 

Mae ein canllawiau diogelu data ar gyfer Swyddogion Cofrestru Etholiadol a Swyddogion Canlyniadau yn rhoi rhagor o wybodaeth am ystyriaethau diogelu data.

Beth os bydd y cyngor yn defnyddio mynegai cofnodion cwsmeriaid?

Mae rhai cynghorau wedi mabwysiadu mynegai cofnodion cwsmeriaid neu ddinasyddion, er mwyn cadw cofnodion cwsmeriaid mewn un gronfa ddata ganolog. Caiff cofnodion o'r fath eu casglu drwy amrywiaeth o wybodaeth gyswllt am gwsmeriaid ac maent yn debygol o fod yn gyfredol ac yn gywir.
 
Gan fod y data mewn cronfeydd data o'r fath yn cael eu casglu o ffynonellau ar draws y cyngor, mae'n debygol y bydd cytundebau rhannu data a hysbysiadau preifatrwydd eisoes ar waith ar gyfer cynnal y mynegai cofnodion cwsmeriaid ac efallai mai dim ond mân newidiadau y bydd angen eu gwneud er mwyn caniatáu i'r manylion cyswllt ychwanegol gael eu datgelu i'r Swyddog Cofrestru Etholiadol. Dylech gysylltu â'ch Swyddog Diogelu Data i ddeall yr hyn y gall fod angen i chi ei wneud yn lleol.

Cadarnhau bod y wybodaeth a gesglir gennych yn gywir

Er mwyn sicrhau bod llai o negeseuon e-bost neu negeseuon testun sydd heb eu dosbarthu oherwydd bod y rhifau ffôn neu'r cyfeiriadau e-bost yn anghywir, dylech gynnal profion ansawdd ar y wybodaeth gyswllt a gasglwyd gennych. Gallech allgludo'r data i daenlen i'ch helpu gyda hyn, neu weld a all eich System Rheoli Etholiad lunio adroddiadau a allai helpu i nodi anghysondebau yn eich data.
 
Dylech gadarnhau nad oes unrhyw wallau amlwg fel camsillafu enwau parth mewn cyfeiriadau e-bost, defnydd anghywir o atalnodi neu ofodau mewn cyfeiriadau e-bost, a rhifau ar goll mewn rhifau ffôn.  Yna gallech groesgyfeirio delweddau wedi'u sganio neu geisiadau papur i wirio a chywiro unrhyw fanylion cyswllt sy'n cynnwys gwallau. 

Drwy sicrhau bod y manylion cyswllt a ddelir gennych yn gyfredol ac yn gywir, bydd mwy o negeseuon yn cael eu dosbarthu'n gywir. Bydd llai o faich gweinyddol hefyd wrth ddelio â negeseuon e-bost a wrthodir wrth gael eu prosesu. I gael rhagor o wybodaeth am reoli negeseuon a wrthodir, ewch i ymatebion i e-ohebiaeth Llwybr 1.