Bydd angen i chi benderfynu a ddylid defnyddio argraffydd mewnol neu allanol i argraffu eich gohebiaeth ganfasio. Pwy bynnag a ddefnyddir gennych, dylech fod yn fodlon y bydd yn gallu ymdopi â chymlethdod a maint y deunydd wedi'i argraffu sydd i'w gynhyrchu.
Dylech sicrhau bod egwyddorion diogelu data yn cael eu bodloni mewn unrhyw ymarfer tendro ar gyfer contract, a dogfennu eich proses gwneud penderfyniadau. Pryd bynnag y defnyddiwch brosesydd, mae deddfwriaeth diogelu data yn gosod rhwymedigaeth gyfreithiol i ffurfioli'r gydberthynas waith ag ef.
P'un a ydych yn defnyddio argraffydd mewnol neu allanol, mae'n rhaid i chi gael cytundeb neu gontract ysgrifenedig ar waith. Bydd yn helpu i sicrhau y caiff gofynion diogelu data eu bodloni, gan gynnwys y gofynion sy'n ymwneud â phenodi prosesydd.
Yn dilyn y cam paru data cenedlaethol, ac unrhyw ymarfer paru data lleol, byddwch wedi neilltuo pob un o'ch eiddo i'r llwybrau canfasio priodol, wedi gwneud penderfyniadau ynghylch pa sianeli cyfathrebu rydych yn bwriadu eu defnyddio ar gyfer gohebiaeth ganfasio ar bob cam a sut y byddwch yn rheoli'r ffordd y caiff ei dosbarthu.
Wedyn, byddwch mewn sefyllfa i gadarnhau â chyflenwr eich deunydd print, nifer yr eitemau o ohebiaeth ganfasio wedi'i hargraffu sydd eu hangen arnoch.
Bydd angen i chi gytuno ar amserlen gynhyrchu fanwl â chyflenwr eich gohebiaeth ganfasio wedi'i hargraffu a ddylai gynnwys y canlynol:
Amserlenni ar gyfer prawfddarllen gohebiaeth ganfasio
Nifer yr eitemau o ohebiaeth ganfasio wedi'i hargraffu ar gyfer pob llwybr
Terfynau amser yr argraffydd ar gyfer anfon data
Y dyddiadau y bydd yr argraffydd yn danfon gohebiaeth ganfasio atoch (pan fydd gohebiaeth ganfasio yn cael ei danfon yn ôl atoch yn barod i'w hanfon ymlaen)
Trefnu dyddiadau danfon o'r argraffydd i'r Post Brenhinol, gwasanaethau dosbarthu eraill neu'ch swyddfeydd at ddiben dosbarthu gohebiaeth â llaw
Amseriad cynhyrchu ac anfon unrhyw ohebiaeth ddilynol lle y bo angen
Rydym wedi llunio templedi ar gyfer pob un o'r mathau gwahanol o ohebiaeth ganfasio wedi'i hargraffu, y mae'n ofynnol i chi ddefnyddio rhai ohonynt. Cewch ragor o wybodaeth am y templedi ar gyfer gohebiaeth a sut i'w defnyddio yn ein canllawiau ar ffurflenni a llythyrau.
Ar ôl i chi gymeradwyo'r templedi o'r proflenni, dylech anfon data prawf er mwyn sicrhau bod meysydd data yn ymddangos yn gywir. Mae ein canllawiau diogelu data ar gyfer Swyddogion Canlyniadau a Swyddogion Cofrestru Etholiadol yn pwysleisio pa mor bwysig yw sicrhau bod gennych broses gwirio proflenni gadarn ar waith wrth weithio gyda phrosesydd er mwyn nodi unrhyw wallau ac osgoi achosion o dorri diogelwch data cyn iddynt ddigwydd.
Os ydych yn bwriadu defnyddio'r Post Brenhinol neu wasanaethau dosbarthu eraill, dylech ystyried yr opsiynau dosbarthu y maent yn eu cynnig ac unrhyw ostyngiadau yn seiliedig ar y mathau o ohebiaeth wedi'i hargraffu a faint o eitemau o ohebiaeth rydych yn bwriadu eu hanfon er mwyn penderfynu pa opsiwn a fydd yn diwallu eich anghenion orau.