Pa gofnodion y gallwch eu harchwilio er mwyn eich helpu i nodi darpar etholwyr newydd drwy gydol y flwyddyn?

Dylai eich cynllun cofrestru gynnwys manylion am y ffynonellau data sydd ar gael i chi ac amserlen sy'n nodi pryd y dylid gwirio'r cofnodion hynny. 

Gall Swyddog Cofrestru Etholiadol archwilio a chopïo cofnodion a gedwir ar ba ffurf bynnag gan:1  

• y cyngor a'ch penododd
• unrhyw gofrestrydd genedigaethau, marwolaethau a phriodasau, gan gynnwys unrhyw uwcharolygydd 
• unrhyw berson, gan gynnwys cwmni neu sefydliad, sy'n darparu gwasanaethau i'r cyngor, neu sydd â'r awdurdod i gyflawni unrhyw un o swyddogaethau'r cyngor, gan gynnwys unrhyw rai sy'n rhoi gwasanaethau ar gontract allanol o dan unrhyw gytundeb cyllid 

Lle y bydd y Swyddog Cofrestru Etholiadol yn gwneud cais i weld y cofnodion a restrir uchod neu wneud copïau ohonynt, ni ellir defnyddio cyfyngiad statudol na chyfyngiad arall, gan gynnwys y GDPR, i wrthod datgelu'r cofnodion hynny.2 Er enghraifft, os yw contractwr preifat wedi'i benodi i gasglu treth gyngor ar ran eich awdurdod lleol, fel Swyddog Cofrestru Etholiadol ar gyfer yr awdurdod hwnnw, mae hawl gennych i weld y data a ddelir gan y contractwr hwnnw.
 
Yn ogystal â hyn, gall y cyngor a benododd y Swyddog Cofrestru Etholiadol ddatgelu i'r Swyddog Cofrestru Etholiadol, at ddibenion cofrestru pennodol, wybodaeth sydd wedi'i chynnwys yn y cofnodion a ddelir gan y cyngor. Yn achos Swyddog Cofrestru Etholiadol ar gyfer cyngor dosbarth, mae hyn hefyd yn gymwys i'r cyngor sir perthnasol.
 
Ceir tri diben:

• dilysu gwybodaeth am berson sydd wedi'i gofrestru mewn cofrestr a gynhelir gan y swyddog, neu a enwir mewn cais i gofrestru
• canfod enwau a chyfeiriadau pobl nad ydynt wedi'u cofrestru ond y mae ganddynt yr hawl i gael eu cofrestru
• nodi'r bobl hynny sydd wedi'u cofrestru ond nad oes ganddynt yr hawl i gael eu cofrestru

Dim ond yn unol â chytundeb ysgrifenedig rhwng y cyngor a'r Swyddog Cofrestru Etholiadol ynghylch prosesu'r wybodaeth, gan gynnwys ei throsglwyddo, ei storio, ei dinistrio a'i diogelu, y gellir gwneud datgeliad.
 
Dylech hefyd sicrhau eich bod yn gwneud defnydd llawn o'r holl gofnodion sydd ar gael i chi ar gyfer gwirio cofnodion ar y gofrestr, gan gymryd camau i dynnu oddi ar y gofrestr enwau'r etholwyr hynny nad oes hawl ganddynt i fod ar y gofrestr mwyach.
 
Dylech gofnodi nifer yr etholwyr y tynnir eu henwau oddi ar y gofrestr a'r rhesymau dros wneud hynny. 

I gael rhagor o wybodaeth am y mathau o gofnodion eraill y gellir eu defnyddio i nodi newidiadau a'r rhai nad oes hawl ganddynt mwyach o bosibl i gael eu cofrestru mewn cyfeiriad penodol, gweler ein canllawiau ar reoli diwygiadau, adolygiadau, amcanion ac achosion o ddileu drwy gydol y flwyddyn. 

Bydd angen i chi ddefnyddio'r ffynonellau gwybodaeth sydd ar gael i nodi a thargedu etholwyr newydd, a sicrhau y cymerir yr holl gamau angenrheidiol i'w hychwanegu at y gofrestr. 

Gall cofnodion eich helpu i nodi pwy sydd heb ei gofnodi ar y gofrestr, ond rhaid i unrhyw ddarpar etholwr newydd wneud cais llwyddiannus cyn y gellir ei ychwanegu at y gofrestr. Dylech gofnodi nifer yr etholwyr a ychwanegir at y gofrestr a sail y ceisiadau hyn. Er enghraifft, a gafodd y cais ei wneud yn ddigymell neu'n dilyn gwybodaeth a gafodd ei chynnwys yn yr ohebiaeth ganfasio. 

Gall y cofnodion canlynol eich helpu i gynnal eich cofrestr drwy gydol y flwyddyn: 

• Treth gyngor: Gall y cofnodion hyn ddangos bod preswylwyr newydd wedi symud i mewn i eiddo. Fodd bynnag, efallai na fydd y person a enwir yng nghofnodion y dreth gyngor yn gymwys i gofrestru i bleidleisio bob amser, er enghraifft perchenogion eiddo nad ydynt yn byw yno. Hefyd, ni fydd cofnodion y dreth gyngor o reidrwydd yn nodi'r holl bobl sy'n byw yn y cyfeiriad y gall fod angen i chi eu gwahodd i gofrestru. Gellir defnyddio cofnodion y dreth gyngor fel tystiolaeth bod eiddo yn wag neu i ddangos nad yr eiddo hwnnw yw prif breswylfan rhywun, a all effeithio ar ei hawl i gofrestru. Dylai'r hawl i weld y cofnodion hyn gynnwys unrhyw nodiadau ategol, a all helpu i egluro pwy sy'n byw yno. 
• Gostyngiad y dreth gyngor (budd-dal y dreth gyngor gynt): Gall y cofnodion hyn roi gwybod i chi bod pobl eraill yn byw mewn eiddo. 
• Tai: Gellir edrych ar gofnodion sefydliadau rheoli hyd braich a chofnodion tai lle y mae'r cyngor yn cynnal y stoc dai er mwyn cael manylion am denantiaid. 
• Budd-dal tai: Telir budd-daliadau tai yn uniongyrchol i unigolyn ac fel y cyfryw gallant fod yn ffordd ddefnyddiol o nodi etholwyr newydd. 
• Cofrestr o dai amlfeddiannaeth: Dylech ystyried defnyddio'r cofnodion hyn i gysylltu â landlordiaid neu asiantiaid rheoli sy'n debygol o fod yn gallu darparu enwau preswylwyr newydd. 
• Cofnodion a ddelir gan gofrestrwyr marwolaethau a phriodasau: Gallai gwybodaeth a dderbynnir am briodasau a phartneriaethau sifil ddangos bod preswylydd ychwanegol yn byw mewn eiddo. Gall hefyd roi gwybod i chi fod etholwr presennol wedi newid ei enw. Neu, yn achos marwolaethau, gall nodi bod angen tynnu enw etholwr presennol oddi ar y gofrestr. 
• Rhestrau o gartrefi preswyl a gofal / llochesau / hosteli: Bydd yr adran gwasanaethau cymdeithasol (neu adran gyfatebol) yn gallu darparu rhestrau o gartrefi preswyl a gofal, yn ogystal â llochesau a hosteli. Efallai y bydd wardeiniaid y preswylfeydd hyn yn gallu rhoi gwybodaeth am newidiadau ymhlith preswylwyr. Rydym wedi llunio taflen ffeithiau ar gyfer cartrefi gofal y gallwch ei haddasu er mwyn adlewyrchu eich amgylchiadau penodol. 

Mae'r daflen ffeithiau yn seiliedig ar ein canllawiau ar geisiadau gyda chymorth sy'n nodi'r hyn y gall rhywun ei wneud i helpu rhywun arall i gofrestru. 

• Rhestrau o bobl anabl sy'n cael cymorth gan y cyngor: Gall yr adran gwasanaethau cymdeithasol (neu adran gyfatebol) ddarparu manylion am rai pobl anabl sy'n byw gartref, fel y rhai sy'n ddall, yn fyddar ac ati, a ddylai eich galluogi hefyd i deilwra'r gwasanaeth a ddarperir gennych i unigolion o'r fath. 
• Cofrestrfa Tir: Gellir defnyddio'r ffynhonnell hon i gael gwybodaeth am eiddo a werthir, a all roi gwybodaeth am newidiadau, yn enwedig gan fod enw'r prynwr yn cael ei roi. 
• Cynllunio a rheoli adeiladu: Gall archwilio cofnodion rheoli adeiladau a chysylltu ag adeiladwyr tai roi syniad o gynnydd datblygiadau newydd a ph'un a ydynt yn barod ar gyfer meddiannaeth breswyl. Yn hytrach na chysylltu â'r adran cynllunio a rheoli adeiladu yn uniongyrchol, efallai y gallwch gael y wybodaeth angenrheidiol gan y Swyddfa Brisio yng Nghymru a Lloegr, neu'r Aseswr lleol yn yr Alban. 
• Rhestr o ddinasyddion Prydeinig newydd a ddelir gan y cofrestrydd: Bydd gan y cofrestrydd wybodaeth am bwy sydd wedi dod yn ddinesydd Prydeinig. Mae hawl gennych i archwilio'r cofnodion hyn a gwneud copïau ohonynt, a gallech eu defnyddio i nodi darpar etholwyr newydd. Gellid rhoi gwybodaeth am y broses o wneud cais i gofrestru i bleidleisio i'r cofrestrydd ei chynnwys mewn pecynnau sydd ar gael i'r rhai sy'n dod yn ddinasyddion Prydeinig. Yn dibynnu ar ei genedligrwydd blaenorol/arall, efallai y bydd enw rhywun sydd wedi dod yn ddinesydd Prydeinig wedi'i gynnwys ar  y gofrestr etholiadol eisoes, ond dylid rhoi gwybodaeth ym mhob achos er mwyn sicrhau bod ganddo'r etholfraint gywir. 
• Data addysg awdurdodau lleol: Gall y data hyn roi gwybodaeth er mwyn helpu i nodi darpar etholwyr o dan 18 oed a all fod yn gymwys i gael eu cofrestru fel cyrhaeddwyr neu etholwyr.

Mae gennych y pŵer ar wahân i'w gwneud yn ofynnol i berson nad yw'n etholwr ddarparu gwybodaeth.  Gallwch ddefnyddio'r pŵer hwn lle y bo ei angen at ddibenion cynnal y gofrestr etholiadol.3 Er enghraifft, gallwch ei ddefnyddio i'w gwneud yn ofynnol i'r rhai sy'n gyfrifol am sefydliadau amlfeddiannaeth neu gartrefi gofal roi gwybodaeth i chi am breswylwyr. 

Er mwyn cydymffurfio â deddfwriaeth diogelu data, mae angen i chi ddangos bod yr holl wybodaeth a geir yn cydymffurfio ag egwyddorion prosesu data personol, gan sicrhau ei bod yn cael ei phrosesu'n gyfreithlon, yn deg ac yn dryloyw. Felly, dylech gadw manylion am y canlynol:

• y cofnodion i'w harchwilio
• amserlen ar gyfer eu harchwilio
• ar ba sail gyfreithlon rydych yn prosesu'r wybodaeth honno. Er enghraifft, mae Adran 9A yn gosod rhwymedigaeth arnoch chi, y Swyddog Cofrestru Etholiadol, fel rhan o'ch dyletswydd i gynnal y gofrestr etholiadol, gan roi sail statudol ar gyfer prosesu'r data personol hynny a mesurau diogelwch i ddiogelu'r data. Er enghraifft, amgryptio data/diogelu data â chyfrinair pryd bynnag y cânt eu trosglwyddo, a defnyddio dulliau storio diogel
• y camau a gymerwyd ar sail y wybodaeth rydych wedi'i chael
• cadw a gwaredu data yn ddiogel (yn unol â'ch cynllun cadw dogfennau)

Mae nifer o Swyddogion Cofrestru Etholiadol wedi nodi adnoddau i'w helpu i reoli prosesau cofrestru. I gael gwybodaeth am ddefnyddio adnoddau rheoli ac enghreifftiau ohonynt, gweler ein hadnodd Rheoli prosesau cofrestru yn effeithiol: 

I gael gwybodaeth ac enghreifftiau o sut mae rhai Swyddogion Cofrestru Etholiadol yn defnyddio ffynonellau data presennol er mwyn helpu i sicrhau bod cofrestrau mor gywir a chyflawn â phosibl, gweler ein hadnodd Defnydd effeithiol o'r data sydd ar gael.