Rhaid i chi gadw copi o ffurflen gwariant a datganiad pob ymgeisydd, ynghyd ag unrhyw ddogfennau ategol, am gyfnod o ddwy flynedd gan ddechrau gyda'r dyddiad y derbyniwyd y ffurflen. Yn ystod y cyfnod hwnnw, rhaid i chi sicrhau bod copïau ar gael i'r cyhoedd eu harchwilio am ddim.
Os ydych wedi derbyn ffurflenni treuliau drwy e-bost, dylech ystyried sut y byddwch yn paratoi datganiadau i'w harchwilio. Er enghraifft, a fyddwch yn caniatáu i archwiliad gael ei gynnal ar gyfrifiadur dan oruchwyliaeth, neu a fyddwch yn argraffu'r holl ddatganiadau.
Dylech sicrhau bod copïau o'r ffurflenni gwariant, y datganiadau, a dogfennau ategol eraill ar gael i unrhyw un sy'n gofyn amdanynt am ffi o £0.20 fesul ochr tudalen. Rhaid i chi gyflenwi copïau o'r ffurflenni gwariant neu'r datganiad pan dderbynnir taliad.
Rhaid golygu cyfeiriadau unigolion sydd wedi gwneud rhoddion i ymgeiswyr o bob copi i'w archwilio a phob copi a ddarperir ar gais. Dylech hefyd sicrhau bod data personol yn cael ei olygu o'r copïau hyn. Dylech gysylltu â'ch Swyddog Diogelu Data am gyngor pellach.
Ar ddiwedd y cyfnod o ddwy flynedd, os bydd yr ymgeisydd neu'r asiant etholiad perthnasol yn gofyn amdanynt, rhaid iddynt gael eu dychwelyd i'r ymgeisydd. Fel arall, caiff y ffurflenni, y datganiadau a'r dogfennau ategol eu dinistrio.1
Heb fod yn hwyrach na deg diwrnod calendr ar ôl y terfyn amser ar gyfer cyflwyno ffurflenni gwariant, rhaid i chi gyhoeddi, mewn o leiaf dau bapur newydd sy'n cylchredeg yn yr etholaeth, hysbysiad o'r amser a'r lleoliad lle y gellir archwilio'r ffurflenni gwariant a'r datganiadau (gan gynnwys dogfennau ategol). Rhaid i'r hysbysiad hwn hefyd gael ei anfon at bob asiant etholiad.2
Os bydd ffurflenni neu ddatganiadau yn weddill erbyn yr amser y caiff yr hysbysiad ei anfon i'w gyhoeddi, rhaid i chi nodi hyn yn yr hysbysiad. Os caiff y ffurflenni/datganiadau eu derbyn yn y cyfamser, rhaid i chi hefyd gyhoeddi hysbysiad diwygiedig yn y ddau bapur newydd.
Rydym wedi paratoi canllawiau i ymgeiswyr ac asiantiaid ar wariant yn ystod etholiadau a'r ffurflenni angenrheidiol; at hynny, gall ymgeiswyr ac asiantiaid lawrlwytho'r ffurflen gwariant etholiad i ymgeiswyr ynghyd â nodiadau esboniadol, y datganiad gan yr asiant etholiad ynglŷn â gwariant ar yr etholiad a'r datganiad gan yr ymgeisydd ynglŷn â'i (g)wariant ar yr etholiad. Gallwch lawrlwytho'r holl ddogfennau hyn o'n gwefan: ar gyfer Etholiad cyffredinol Senedd y DU, neu Is-etholiad Senedd y DU.